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1、設計院公司財務報銷管理規定及流程編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 財務報銷制度及報銷流程第一部分 總則 第一條 為了加強公司內部管理，規范公司財務報銷行為,倡導一切以業務為重的指導思想，合理控制費用支出，特制定本制度。 第二條 本制度根據相關的財經制度及公司的實際情況，將財務制度分為審批權限管理制度、借款管理制度、發票報銷制度、財務報銷制度、科研經費使用管理制度。 第三條 本制度適用公司全體員工。各地分公司參照執行。 第二部分審批權限管理第一條 本制度所指審批權限是對各類財務支出、包括借款具有的簽字審批權。各部門具有2、簽字審批權限為：院部為院領導；生產部門為簽訂承諾協議的所長（主任）、書記；職能部門為部門主任或副主任（主持工作）。第二條 根據關于審批權限管理的規定及其補充規定（華東院字2007第14號、15號），審批權限匯總表如下： 審批權限匯總表部門/金額2萬以內（含）2-3萬（含）3-5萬（含）5萬以上職能部門部門負責人部門負責人、分管院長部門負責人、分管院長、總經理、董事長生產部門部門負責人部門負責人、分管院長部門負責人、分管財務院長、總經理、董事長科研項目項目負責人、分管院長項目負責人、分管科研院長、總經理、董事長專項、事項專項、事項負責人及分管院長專項、事項負責人及分管院長、總經理、董事長分包203、萬以內（含）部門負責人及財務分管院長20-50萬（含）部門負責人、財務分管院長、總經理50萬以上部門領導、財務分管院長、總經理、董事長第三部分 借款管理規定及流程第一條 借款管理規定（一）除員工出差借款可借支現金外，其他借款原則上不能支付現金，應通過支票、轉賬、電匯形式支付。（二）投標押金借款時，應提供標書復印件及收款方賬號，且必須通過銀行支付。 (三) 以現金支付的出差借款金額超過5000元應提前兩天預約，以便財務備款。(四) 借款逾期未還者原則上不得再次借款。 第二條 借款的歸還期限根據華東院財字2007第01號中對各類借款歸還期限要求如下：出國類借款- 60天內結清；項目投標保證金借款-4、6個月內結清；其他個人借款- 30天內結清；第三條 借款流程 (一) 借款人按規定填寫三聯式借款單，注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、支付方式。 (二) 審批流程：所借款項在借款人所在部門負責人的審批權限范圍內的，由部門負責人審批；超過其審批權限的，由部門負責人審批后，逐級審批。(三) 財務付款：憑審批后的借款單及必要的附件到財務部辦理付款手續。 第四部分 發票報銷規定第一條 發票報銷的一般規定（一）可用于報銷的發票有增值稅專用發票及非增值稅發票兩類。應盡量取得可抵扣的增值稅專用發票用于報銷，涉及以下費用類型的發票必須取得增值稅專用發票：分包支出、資產采購支出、軟件購置支出5、車輛修理支出、汽油費支出、效果圖模型費。（二）取得發票為非增值稅發票的，發票抬頭準確、內容清晰，且真實、有效、符合發票開具要求和管理規定。發票大寫與小寫金額應一致，且不得涂改。（三）取得的發票為可抵扣專用發票的，發票上的單位名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號必須準確，且能夠通過稅控系統認證。（四）各類發票的取得途徑，應合法合規。通過偽造、變造等途徑取得的發票，不得用于報銷。（五）可用于報銷的發票，應在發票的有效期內。發票的使用期。限以稅務機關通告為準，或新版發票代替舊版發票的日期為準、第二條 發票報銷的特殊規定（一）一次性購買大宗同類商品，發票上不能逐一標明商品名稱的，發票內容可填6、寫“詳見清單”，但清單內容必須與實物一致，且清單必須加蓋與發票一致的“財務專用章”或“發票專用章”。（二）可抵扣的發票共有兩聯，分別為作為報銷憑證的“發票聯”和作為計算進項稅額依據的“抵扣聯”。（三）對發票內容為禮品、化妝品、蟲草、健身、按摩、洗浴、娛樂、旅游、煙、酒等與企業經營無關的項目不得作為報銷憑證。第五部分 財務報銷制度 第一條報銷一般規定 （一） 必須取得相應的合法票據，且一般為當年度開具的發票。相關規定見發票報銷規定。（二）現金報銷應在Oracle系統中的“費用報銷”模塊填制報銷單據；通過銀行支付的報銷單據應在“無合同應付”模塊或“合同采購訂單”模塊填制。（三）涉及增值稅發票的現金7、報銷單據應在“無合同應付”模塊填制。（四）按照審批權限管理制度的要求，對報銷單據采取書面簽字審批及Oracle系統審批的雙重審批制度。 （五）一次性現金報銷金額大于5000元的，需提前二天預約，以便財務備款。（六）企業與企業之間，支付款項過萬元得，應簽訂相關合同，未過萬元應簽訂相關協議。（七）在一個預算期間內，各項費用的累計支出原則上不得超出預算。 第二條 各類報銷的具體規定（一）設計分包類 1、發票的取得：屬于“營改增”試點范圍地區的分包單位，應提供可抵扣的增值稅專用發票；非試點地區的分包單位，應提供加蓋分包單位公章的工程設計資質證書復印件。2、“營改增”試點地區，報銷時應提供的材料，增值稅8、專用發票、實收系統中開具負數的設計收費通知單、由項目經理簽字確認付款階段的合同、經審批的合同采購付款申請表。非試點地區，還應提供工程設計資質證書復印件。（二）出國考察類1、出國考察包括技術類出國考察與非技術類出國考察兩類。技術類出國考察，須提供經審批的因公出入境專業化考察審批表，非技術類出國考察，須提供經審批的因公出入境審批表。2、技術類出國考察通過旅行社辦理出入境事宜的，可按合同額的70%預付，待考察結束后支付余款。預付時應提供經審批的借款單。3、出國考察報銷時，應提供材料：發票、簽訂的出國考察合同、員工出入境審批表，經審批的合同采購付款申請表。技術類考察還應提供考察成果備案表。（三）資產購9、置類1、資產購置需預付的，須提供經審批的固定資產請購單復印件，按要求的填制的、經審批的三聯式借款單。2、一次性大批采購及車輛購置應簽訂資產采購合同。3、采購的資產由綜合辦驗收并入庫。4、資產購置類報銷時，提供以下材料：增值稅專用發票、固定資產請購單原件、資產入庫單、經審批的付款申請單、資產采購合同。5、資產的實物管理由綜合辦負責。（四）職工福利類1、發放給職工的勞防用品等各類物品、卡券，應由領受人簽收。簽收單作為報銷憑證的附件。2、旅行社開具的發票內容為：團費，機票、酒店，考察費，差旅費的發票可以作為職工旅游費的報銷。若多人組團旅游的，應通過旅行社辦理并簽訂相應的旅游合同。合同簽訂形式，應與院10、相關規定一致。3、員工自助旅游的，在旅游地實際發生的交通費、住宿費、餐費等，符合報銷規定的、取得發票合法的有效的，可作為旅游費報銷。4、臨時聘用人員發放勞務費，應按要求詳細填寫勞務費發放通知單，按審批權限審批后，先交人力資源部審核，再交財務審核。審核無誤，由本人領取或有發放部門代為領取。（五）其他類1、差旅費報銷時應詳細填寫外埠差旅費報銷單。2、其他各類報銷按照一般報銷規定辦理。第六部分 科研經費管理制度 第一條 所指科研經費是公司從事各類科研活動所獲得的經費。按其來源分為四類：1、國家級、市級項目經費：指由國家自然科學基金、國家社會科學院基金、國家各部（委）的專利項目研究經費、各類開放實驗室11、基、市或區科委、市或區經委下達的項目研究經費等。2、外部項目經費：指由公司企事業單位、大專院校、廠商批準立項、簽訂合同以及聯合開展的科研所獲得的科研經費。3、集團項目經費：指由集團公司下撥的科研經費。4、院部項目經費：指由本公司獨立開展的科研項目所需的，由企業內部調撥的科研經費。第二條 技術部統一管理各類經費來源的科研項目。科研項目經費的申請、預算的編制、經費的使用，應按照技術發展經費使用管理規定執行，財務部僅審核科研項目經費使用是否符合財務報銷的相關規定。第三條 科研項目經費支出預算包括基本費用、專項費用、人力資源費和其他費用等。（1）基本費用具體如下：1、辦公費，包括辦公用品、手機費、電話12、費、郵費、快遞費等；2、差旅費，一般不大于院內撥款總額的20%，包括：市內交通費、外埠差旅費；差旅費是指在課題研究過程中開展科學實驗（試驗）、科學考察、業務調研、學術交流等所發生的外埠（國內）差旅費、市內交通費用等。差旅費的開支標準應參照國家有關規定執行。3、出版物/文獻/信息傳播/知識產權事務費是指課題研究過程中需要支付的出版費、資料費、專業軟件購買費、文獻檢索費、專業通信費、專利申請以及其他知識產權事物等費用。打印、復印、印刷、制版、照相、文獻檢索入網費及書籍購買費等各項費用可在該項預算中列支。4、會議費，指課題研究過程中為組織開展學術研討、專家咨詢以及協調課題等活動而發生的相關費用。應嚴13、格控制會議規模、會議數量、會議開支標準和日期，并提供詳細說明。5、業務招待費，不大于院內撥款總額的5%。第四條 科研經費的使用實行支出登記制度，項目組在向財務部門報銷費用時應注明預算項目、金額。財務部門報銷相關費用時，發現屬于下列情況之一的，不予報銷：單項使用累計金額超出單項的總預算額；累計使用總額超出當前的已拔經費總額；違反院其他相關財務規定的情況。第五條 科研經費均實行按項目建賬，獨立核算。科研經費的使用由項目負責人全權負責。項目負責人經在制度允許的范圍內，依據申請時所列經費適用范圍，自主合理支配項目科研經費的使用。第六條 科研項目報銷的一般規定1、科研項目各類報銷單據，按非科研項目一般報銷規定在Oracle系統中填制。2、報銷單據的審批，按照審批權限的規定執行。3、各類科研的，試驗、測試費，出國考察費等大額支出應與對方單位簽訂相應合同。4、院級科研項目原則上不得購置資產，其他經費來源的科研項目，按照預算執行。5、經費使用嚴格按照預算執行。按比例撥付款項的，在撥付款項的額度內使用。6、對集團科研管理系統中的科研項目，按照實際發生數，逐個項目逐筆維護。