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1、科技有限公司資質證照證件管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.0目的1.1各類證照是公司進行規范經營的重要依據，為加強公司的證照管理，確保證照在公司經營管理活動中安全、有效、合法的使用，服務好公司的經營管理工作，特制訂本制度。1.2公司的證照管理本著“及時辦理、及時年檢、統一保管”原則，保證證照管理的效率和安全性。2.0定義政府機關及其他部門頒發給公司的各類營業執照、登記證、許可證、資質證、榮譽證、產權證等證書。以下簡稱“資質證照”。3.0分類證照種類包括基礎證照、專業證照及獲獎證照三類：3.1基礎證照是指公2、司的營業執照正副本、稅務登記證正副本、銀行開戶許可證等公司開業運營必須具備的證照。3.2專業證照是指公司經營中取得的專業類證照：如建筑智能化工程設計與施工一級資質證書、機電設備安裝工程專業承包一級資質、交安事業一級二級資質、 安全工程師執業資格證書、市政公用工程總承包三級資質、公路公用工程總承包三級資質、鋼結構工程專業承包三級資質、城市及道路照明工程承包二級資質、二級建造師（市政或公路）技術人員學歷證、職稱證、專業資格證書、特種作業Q1Q2等。3.3獲獎證照是指公司經營中獲得的各項榮譽證書、發明專利、軟件著作權等。4.0管理原則公司證照原則上要求由人力資源部行政集中統一保管，結合公司當前實際情3、況，為了便于各項業務的順利開展，各項目相關的資質證照可由其項目部指定人員保管，其他的資質證照全部由公司人力資源部行政集中保管。5.0職責劃分5.1由人力資源部是公司所有資質證照的歸口管理部門。具體職責如下：負責對公司的資質證照管理工作進行指導、檢查、監督和培訓；負責監管公司各類證照的申報、年審、變更、注銷工作；負責建立公司資質證照管理制度的建立和完善，負責建立公司所有資質證照臺賬明細；負責公司部分資質證照申辦、年審、變更、注銷工作。5.2各項目部負責其相關業務職責內的資質證照的申辦、年審、變更、注銷工作。5.3其他相關部門負責其業務相關的資質證照的申辦、年審、變更、注銷工作。5.4各類資質證照4、的責任部門為資質證照的第一責任人，要及時辦理有關證照申辦、年審、變更和注銷工作；資質證照的保管部門為證照管理一般責任人，要及時提醒相關責任部門進行資質證照的年審、變更等工作。5.5各類證照的具體職責劃分參照資質證照分類明細臺賬5.5.1公司人力資源部負責企業法人營業執照、組織機構代碼證、進出口貨物收發人報關注冊登記證書、對外貿易經營者備案登記表、自理報檢登記證書、貨運代理備案登記證書、投資證書、商標證書、專利證書、安許證、榮譽證、國家級、保險、資質等的申辦、年審、變更工作。5.5.2財務部負責稅務登記證、開戶許可證、機構信用代碼證的申辦、年審、變更工作。5.5.3質檢部負責安全生產許可證、HS5、E管理體系審核證書、體系內審員證書的申辦、年審、變更工作。6.0工作要求6.1各部門因業務需要辦理相關資質證照的，須經本部門領導同意，方可辦理。6.2資質證照的責任部門要按照國家有關部門的規定及時辦理各類證照的年審、變更工作；證照保管部門要督促責任部門及時進行證照的年審、變更工作。不允許發生推遲年年審、變更事項。6.3特行證照的申辦、年審、變更完成后相關部門要及時向質量安全部備案，再由質量安全部向公司辦公室備案；其他證照的申辦、年審、變更完成一律向公司辦公室備案。6.4證照在申辦、年審、變更完成后，其相關文件由經辦部門妥善保管。7.0資質證照的注銷7.1按照公司實際業務需求，對于需要注銷的資質6、證照，相關部門須按照政府職能部門的有關規定辦理。注銷后的資質證照要及時到保管部門備案。7.2各種資質證照的注銷要填寫資質證照注銷申請表，須經過申請部門主管領導批準方可辦理注銷。8.0資質證照的保管8.1為方便公司各項業務的順利開展，公司證照保管實行以“以公司人力資源部保管為主，各個項目部為輔”的保管原則。8.2對于公司機動車輛登記證書、房屋所有權證書等涉及到實物資產的證書具體參照實物資產管理制度進行管理，不在本辦法管理范圍之內。8.3保管要求8.3.1資質證照保管部門要建立資質證照的明細目錄，目錄登記項目包括證照名稱、頒發部門、數量、登記日期、有效期限、年審情況、年審責任人等。8.3.2所有資7、質證照要建立電子檔案，將證照進行掃描或拍照后將電子版予以存檔。公司榮譽類的獎牌、獎杯等體積較大的實物可先拍照后將電子版存檔，將實物陳列至會議室或其他能夠有效宣傳公司形象的位置。8.3.3各單位要確保各類資質證照妥善保管。一旦發現被盜或丟失，應立即逐級報告并及時補辦。9.0資質證照的使用9.1審批流程在辦理各項業務工作中需要借領公司證照原件或復印件時，經辦人須辦理證照借領手續（公司證照借領審批登記表）。資質證照因業務需要需外借到異地時，須經資質證照保管部門總監批準方可外借。9.2 使用要求9.2.1資質證照借領人辦完業務后應及時歸還所借原件。9.2.2公司資質證照復印件對外使用時需加蓋公司公章方8、可發生效力。9.2.3使用資質證照復印件時，證照專管員須加蓋“再復印無效“等內容的紅色印章。9.2.4公司資質證照未經相關領導審批，任何人不得隨意查閱、復印、外借。9.2.5禁止擅自使用公司的資質證照進行各種擔保。9.2.6資質證照借領原則上堅持一事一用，不得隨意轉作他用。9.2.7有外部公司及個人要求與我公司合作使用資質證件進行投標商務活動的，請示公司總經理并得到授權后，填寫公司證件使用登記表和后，由人力資源部安排專人負責辦理。9.2.8公司商務活動中出具的資質證件復印件上，須寫明“僅供*工程投標活動使用”等相關信息；商務活動中攜帶印鑒的，無論任何理由，不得在空白紙頁上加蓋。10.0罰 則19、0.1公司資質證照應妥善保管，不得遺失、損壞。如出現遺失或損壞，應立即向資質證照保管部門及保管部門負責人報告，由證照責任部門及時與發證機關聯系，辦理證照的掛失和補辦等手續。證照借領人和使用人需寫出書面檢查交公司處理。10.2對于證照遺失、損壞，未造成公司損失的由責任人承擔補辦證照全部費用。10.3嚴禁任何人擅自拷貝資質證件電子版、復印資質證件，更不得涂改、出租、出借、偽造、轉讓或出賣資質證件，違反上述規定者，追究其當事人經濟責任和法律責任。10.4本辦法解釋由公司人力資源部負責。10.5 本辦法自下發之日起實施。附件：1、公司資質證照借領審批登記表 2、資質證照復印件印模 3、資質證照注銷申請表 制表： 審核： 批準： 公司證照借領審批登記表 編號 ：2017- 編號時間證照 名稱原件/復印件份數用途、使用范圍、時間借領人經辦部門 審核主管部門審核人力資源部審批歸還時間確認人備注注：1、只有在本表逐項填寫審批后證照保管人員方可辦理證照借領； 2、本表由證照保管人員負責保存歸檔再復印無效僅限 使用證照復印件印模申請部門申 請 人申請時間資質證照名稱頒發機構頒發時間注銷事由申請部門經理審核申請部門審核公司總經理批準備 注資質證照注銷申請表