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1、股份公司合同起草保管、履行管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 合同管理制度1、公司經營管理過程中須訂立合同，其中額度低于1萬元的項 目，可根據實際情況不簽訂合同。2、合同管理的基本要求2. 1為保證經營活動的有序和有效，所有對外合同及相關文件必 須按規定進行分級審批管理；各級授權管理人員應在其授權范圍內開 展對外談判、審批合同和簽訂合同；2. 2股份公司，在對外簽訂合同時，應遵循以下原則：2.2. 1必須遵守國家法律法規和行政法規；必須貫徹平等互利、協商一致、等價有償的原則；不能超出公司的經營范圍；2. 2. 2、4必須保障公司的合法權益；2. 2. 5不得違反公司的各項規章制度；各類合同，均禁止未簽訂合同即先行實施。3、合同文本的采用3.1股份公司已發布過標準化合同文本的，須首先采用標準化合 同文本，不能采用時，應先報股份公司對口部門負責人批準；3. 2采用對方提供的標準化或非標準化合同文本的，在上報審批過程中一定要特別注明會給我方造成風險的條款，并評估其嚴重程度;3.3同一事項，持續發生5次以上的業務，必須由股份公司對口 部門負責人牽頭制定標準化合同文本，標準化合同文本需報經股份公 司總經理和法務審核后方可頒布使用；3. 4合同起草合同應包括但不限于以下內容：(1) 當事人的名稱或者姓名、住所、電話3、；(2) 標的；(3) 數量;(4) 質量；(5) 價款或酬金；(6) 計價依據；(7) 履行期限、地點和方式：經濟合同以及其它涉及標的轉讓(所 有權、使用權或占有權轉讓)的合同，應以公司所在地為合同履行地。 在公司為付款方時，應將付款時間與對方當事人履行義務的時間相結 合，若對方履行義務時間較長，就盡量選擇分期付款的方式；(8) 違約責任：包括構成違約的條件、不構成違約的除外條件、 承擔違約責任的方式等；(9) 解決爭議的方法：一般應選擇訴訟方式；公司與對方當事人 不在同一城市的，應盡可能選擇公司所在地為訴訟管轄地。4、合同文字條款內容的審核4.1采用我司制定的標準化文本，則根據業務、財務的4、相關管理 制度的要求，標準化文本空白處需填寫的內容，尤其是商務條件獲得 了有關部門、領導的批準后，由經辦部門負責將獲批內容填寫進標準 合同文本的空白處，并將合同文本附上審批單，方可正式簽訂并用印;4.2采用的是非標準化文本的合同，其所有文字條款內容除了要 經過股份公司及各地公司相關業務主管部門、領導審核外，還必須由 各地公司法律顧問出具書面的審核意見，該意見要詳細注明合同中的 風險點，并評估其嚴重程度；4. 3非標準化合同的文字條款部分的審批權限是：最終審批人：(1) 合同標的在50萬元(含)以上的，股份公司總經理批準；(2) 合同標的在5萬(含)至50萬(不含)之間的，報股份公司 分管副總經5、理審批；(3) 合同標的在5萬(不含)以下的，報各地公司總經理審批；(4) 合同標的是一段時間內累計的，上述金額是以其一年內(含) 的累計數為準，無相關參照時，報股份公司分管副總經理確定。4.4合同經辦人必須認真落實各部門及各位領導的審批意見，確 與對方無法達成一致時，應及時反饋給提出該條意見的人員或其主管 領導，并獲得書面認可。5、合同的簽訂 5.1所有合同均應加蓋公司公章，并注明實際簽署時間；5.2我方先蓋好章并簽署好的合同，若須轉交對方帶走蓋章和簽 署的，必須保留一份原件，并由對方簽字確認以下內容“已領取蓋章、 簽字的合同與此件內容一致”，對方返還時，我司經辦人員要確認相 關內容與留存原6、件一致；5.3合同的簽約主體的名稱必須與所蓋公章、營業執照及上報審 批文件中的完全一致；6、合同的保管6. 1我方留存的合同原件至少需要三份，業務主辦部門、財務部、 行政部各留存一份（有特殊需求的合同除外），合同簽訂后三日內保 存到財務部；6. 2財務部負責留存的合同文本不得外借；6. 3財務部門立即依據合同原件建立合同臺帳。7、合同履行7.1合同生效后，各部門應盡力保障合同的履行，不得擅自變更 和解除合同。如實際履行或全面履行確實存在難以克服的困難，或履 行合同后將給公司造成經濟損失而需要變更或解除合同時，經辦人或 經辦部門應在法律規定的有效期限內，與對方當事人進行協商，并及 時上報公司領導7、批準。合同的變更或解除手續應根據中華人民共和 國合同法及有關規定辦理。變更或解除合同必須采用書面形式，并 重新辦理合同的審批手續；7.2簽訂合同的部門負責人是負責合同履行的主要責任人，相關人員應隨時掌握合同的履行情況，合同履行中出現分歧時，應及時與 對方協商處理，并向公司領導匯報，必要時應邀請律師參與;7.3合同簽訂后3日內需送達財務部，財務部和相關部門負責建 立各類合同臺帳，并跟蹤監督合同的執行情況，各經辦部門應配合收集、整理和及時提交合同執行的相關資料。8、合同續簽與解除8. 1合同的續簽8. 1. 1合同到期提示，部門經理及財務部結算經理應定期關注合 同的到期情況，在合同到期前一個月應與8、供應商確認合同是否續簽, 決定續簽的合同，按照7.2執行；& 1. 2如果合同不再續簽或者中途終止合同，由本部向商家和財 務部發出（終止合作通知書，財務部接到終止合作通知書后, 要對供應商進行清場結算，詳見供應商貨款結算流程。8. 2其他類合同的續簽滿足續簽條件的合同續簽報批時，須按合同審批的要求同時上報 續簽合同的審批條件。8. 3合同解除正常合同到期解除不符合或放棄續簽條件的，按合同規定時間通知對方本合同期中 止合作關系，并做好代替的相關方聘請的準備工作；非正常合同期內解除若因一方違反合同，根據合同約定在合同期內非正常解除合同， 須注意避免合同解除對百貨經營管理的風險，做好相關應急措施；8. 3. 3合同解除期間，須做好業務正常過渡及物資保全工作。