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1、 集團公司制度編制及評審管理辦法附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總 則第一條 為配合公司建立簡捷、實用、高效、統一的制度管理體系，實現本公司制度建設的系統化、一體化、流程化、表單化、信息化，促進公司管理實現制度化、流程化、標準化，特制定本辦法。第二條 本辦法之制度建設管理是指對各類制度的起草、審批、執行、修訂、廢止等各環節進行統一規范。第二章 制度分類及部室職責第三條 本辦法之制度分為組織管理制度、專業管理制度、技術規范三類，各類制度實行公司專業管理部門歸口管理。其中組織管理制度是規范組織行為的管理制度2、，包括公司章程、機構設置、職責劃分、崗位設置等方面的制度；專業管理制度是關于規范各專業管理部門各項專業職能的制度；除此之外的劃歸為技術規范，技術規范是闡明和確定技術要求方面的規定，包括產品、產品檢驗、工藝、環境保護、安全技術等方面的標準、規程等。制度編制、修訂管理歸口管理如下（包含但不限于以下部門及制度）：績效管理、制度管理、公司級章程管理等相關制度由企業管理部負責；文件管理、公章管理、車輛管理、會務管理、辦公財物管理、檔案管理、環境衛生管理、安全保衛管理等行政相關制度由行政辦公室負責；招聘管理、培訓管理、考勤管理、勞動合同管理、勞動保護管理、工傷事故處理辦法等人力資源相關制度由人力資源部負責3、；預算管理、成本控制管理、審計等財務相關專業制度由財務部負責；采購管理、庫存管理、入庫及出庫管理、供應商管理等采購相關制度由供應部負責；設備管理（檢修、潤滑、事故）、工藝管理、安全管理、調度管理等生產相關制度由生產技術部負責。第四條 根據制度內容，一個完整的可操作的制度應包含三部分內容：1、制度基本內容：制度制定的目的、適用范圍、制度正文約束條例、考核條例。2、制度操作流程：依據基本內容繪制出制度操作的流程圖，通常可用VISIO編制。3、制度操作表單：依據制度基本內容與操作流程所涉及的表單，通常可用WORD、EXCEL繪制。根據管理活動的特點、性質及其范圍大小等，管理制度的文體基本上可分為以下4、幾種：1、章程：是指嚴格依據國家法律法規要求，規范公司行為和治理結構等方面的管理制度。2、條例：是規范某一類對象、某一系統(過程)、某一系列活動的綜合性管理制度。3、職責：是針對“工作”這一特定對象制定的管理制度，包括各管理層次、各級、各類崗位職責與相關的工作描述。4、守則：是確定員工行為規范方面的管理制度。5、辦法：是確定某一方面或特定管理對象、過程、活動的方法和要求的管理制度。6、制度：是規范某一方面經營、管理活動行為準則的管理制度。7、規定：是確定特定對象、過程、活動規范、準則方面的管理制度。8、細則：是為實施制度、規定、守則、辦法而制定的更為具體的管理制度。另外，按照公司相關專業管理部5、門的專業要求確定“技術規范”的名稱。第五條 公司制度建設的管理部門為企業管理部，主要職責是：負責制度體系建設及管理工作；根據工作需要負責向各管理部門提出制度編寫要求；負責制度的初審與會審管理工作；負責制度起草部門編寫制度的指導工作、流程編制的輔導與完善工作、培訓情況檢查、落實情況檢查、執行效果評價；負責統籌制定制度優化方案，并負責逐項督導落實；配合公司制度建設的各項工作；負責有效制度清單的整理等。第六條 公司的制度責任部門即公司制度的編制及督導執行部門為公司各專業管理部門。各專業管理部門負責公司制度的制定及督導執行（包括調研、起草、征求意見、編寫培訓教案及培訓計劃并進行授課、編制制度檢查計劃、6、執行情況的檢查與意見反饋、申請修訂等）。第七條 制度的責任部門必須對每一項制度確定制度責任人，責任人的主要職責是：對負責的制度進行培訓、檢查制度執行情況、建立制度檔案(包括制度建設各個環節的內容)等。第八條 制度責任人的確定及變更。新出臺制度的責任人一般應為制度的起草人；在本管理制度下發前的制度責任人由各部門領導指定責任人；制度責任人工作發生異動時，由部門領導及時重新指定制度責任人。制度責任人工作發生異動時，必須到制度建設管理人員處確認制度檔案交接情況，否則企業管理部在組織制度評審時，將對無制度責任人的進行考核。第九條 辦公室負責文件審批、文件編號、打印下發、整理建檔等。第十條 企業管理部負責7、按照培訓工作相關要求組織實施制度培訓，達到培訓效果。第十一條 本辦法所指流程就是指做事情的順序，業務流程是指為了實現特定的目的，利用多部門或單位之間的合作共同完成的工作過程。第三章 制度的編制、修訂和廢止第十二條 制度編制的流程(見附件一)。專業管理部門對制度編制需求進行識別與確認專業管理部門起草初稿專業管理部門組織與制度相關部門進行研討并征求意見(包括公司對口專業部門的意見)企業管理部制度建設管理人員初審專業管理部門根據制度的重要程度組織會審或會簽經公司總經理或主管領導審批后以紅頭文件下發或經局域網發布（審批時須附制度需求識別與征求意見單、制度審核單、制度定稿及文件審批單）。1、制度編制需求8、的識別與確認。全面分析和識別制度編制的需求，了解本部門有關職責、國家相關規定、公司及各子公司目前相關制度建設和執行情況，特別要找準存在的問題，并參考其他企業同類制度，填寫制度需求識別與征求意見單(見附件二)。2、征求意見。制度在初稿編制完成后，都必須在公司相關單位范圍內征求意見(制度需求識別與征求意見單見附件二)，反饋意見必須由各單位主管領導簽字。3、前期研討。若為了工作方便，提高效率，可以組織與制度相關部門進行研討，以會議紀要的形式確認研討結果，而不再另行征求意見(“會議紀要”可代替“制度需求識別與征求意見單”)。4、制度初審。初審的內容包括：采納反饋意見情況；與其他專業制度的銜接情況；制度9、重要程度的判定是否正確；制度編寫格式(見附件四)是否規范；有無相應的流程與表單；有無檢查計劃和培訓計劃表(見附件五)；有無制度需求識別與征求意見單(或相應會議紀要)；有無制度履歷表(見附件六，首次編制不需要)等方面。企業管理部制度審核人員要形成書面的審核意見，填寫制度審核單(見附件七)，并隨同制度文本一起按下列方式提交公司審定：(1)經企業管理部初審確認為“很重要”的制度須在公司經理辦公會上進行審定。(2)確認為“重要”的制度在公司例會上審定。(3)確認為“一般”的制度可在公司例會上審定或組織相關的專業部門進行會簽(需進行會簽的單位由編制制度的專業部門提出)。凡未征求意見或企業管理部初審的制度10、，不得提交公司領導審定或會簽。5、批準下發。“很重要”和“重要”的制度須由總經理審核批準后下發，屬于“一般”的制度由公司主管領導審核批準后下發。第十三條 制度的修訂流程(見附件一)：編制制度的專業管理部門提出制度修訂的書面申請或建議企業管理部審核提交公司例會審定執行制度編制流程。第十四條 制度的廢止流程(見附件一)1、對原制度進行修訂后，原制度廢止。2、對不能適應現實狀況要求的制度進行廢止，按如下流程進行：制度編制部門（制度責任部門）提出制度廢止的書面申請，并填寫制度需求識別與征求意見單企業管理部審核提交經理辦公會或公司例會審定決定是否廢止。第四章 制度的督導執行第十五條 制度的貫徹：公司制度11、下發一周之內，各相關專業管理部門要組織相關人員學習，對要制定具體的實施細則的，需在15個工作日內完成，下發一周內，各相關單位要組織相關人員進行學習貫徹。第十六條 制度的培訓：制度下發前，制度責任人要編寫制度培訓教案和培訓計劃，填寫制度培訓計劃單（見附件五），并提交到企業管理部，在制度下發的15天內，企業管理部牽頭會同制度責任部門對相關人員進行培訓。第十七條 制度的執行：各級管理制度必須嚴格執行，各單位檢查管理制度在本單位執行情況時，每一個環節都必須有檢查執行情況的原始記錄，且記錄一定要真實、全面，要留下管理的“痕跡”，以作為檢查、督導和明確責任的依據。第十八條 制度執行中特殊情況的處理1、制度12、執行過程中，如果認為制度脫離實際難以落實時，要及時與制度起草部門或企業管理部書面溝通，如無異議就要對制度在本單位的落實負責。2、制度執行過程中，如果發現重大情況確實不能按制度執行的，制度的執行部門或相關部門必須履行請示報批程序，經制度責任人同意后方可靈活處理，并要對此過程存檔備查。第十九條 制度落實的督導檢查1、制度下發時，應附一年內制度執行情況的檢查計劃:制度下發執行的前三個月，制度責任人對各相關單位執行制度情況每月都要進行全面檢查；制度下發三個月后，起草部門對制度的落實情況每三個月至少檢查一次,每次檢查都要填寫制度檢查(制度評審)報告單(見附件八)或形成書面報告交給制度管理部門制度建設人員13、。2、制度檢查主要內容：制度是否得到嚴格貫徹執行，制度本身存在什么問題。第五章 制度的評審第二十條 定期評審：每年十二月初，企業管理部組織公司各專業管理部門對公司的制度進行一次評審，并將評審結果填入制度檢查(制度評審)報告單(見附件八)。第二十一條 不定期評審：發生下列情況時，企業管理部應適時組織公司制度體系或有關制度的評審活動。1、國家宏觀經濟政策調整、重要法律法規實施、競爭對手的競爭態勢發生變化等影響公司經營環境改變時。2、公司資源配置、經營方向和領域、組織機構等發生重大變化時。3、公司對本公司的經營、管理策略進行重大調整時。4、其他改變公司外部或內部經營條件的事項發生時。第二十二條 制度14、評審結果的運用1、識別并確定公司制度建設的需求。確定公司有關制度的培訓、編制、修改、執行中止、廢止等事項；確定公司制度管理改進創新的空間和實施措施。2、編制公司制度管理與建設的評價報告。企業管理部在每年的12月底，應根據制度定期和不定期的評審結果，結合制度日常檢查和有關數據與信息的情況，編制公司制度管理和建設的綜合評價報告，并提交總經理。3、將制度評審的結果作為公司各部門進行年終評比的主要依據。第六章 制度的存檔管理第二十三條 各部門要指定專人負責制度的存檔管理工作，要求用專門的檔案盒（袋）存放各類制度。第二十四條 每項制度應體現管理“痕跡”，每項制度的檔案應包括以下基本內容：制 度編制過程115、制度需求識別與征求意見單2制度初稿3規范審核單4經過會議研究討論的會議紀要（若進行會簽的，復印會簽頁）5紅頭文件（待實行網絡化后取消）宣傳貫徹6下發1月內組織培訓的記錄檢查執行過 程7制度下發后前3月每月1份執行檢查報告8制度下發3個月后，每3個月1份執行檢查報告修訂過程9提出制度修改申請（建議）單10重復1-8項內容第七章 附 則第二十五條 公司的制度及制度建設檔案屬于公司內部資料，未經公司領導同意嚴禁向外提供。否則，按照員工獎懲條例的處罰規定，除要求返還資料彌補公司損失外還將給予行政“開除”處分。第二十六條 本辦法的附件有：附件一：制度管理流程附件二：制度需求識別與征求意見單附件三：制度重16、要程度的判定附件四：制度編寫格式規定附件五：制度執行情況檢查計劃和培訓計劃表附件六：制度履歷表。附件七：制度審核單附件八：制度檢查（制度評審）報告單第二十七條 所有擬下發的制度都需注明貫徹的對象，本辦法需貫徹到公司所有職能部室人員。第二十八條 所有制度的解釋權均歸制度制定部門，本辦法由公司企業管理部負責解釋，培訓、修訂亦由企業管理部負責。第二十九條 本辦法自下發之日起執行。附件一： 制度管理流程編號：附件二： 公司制度需求識別與征求意見單編號：制度名稱及編號編制部門首次編制是 否 制度修改第 次換版編制，日期： 年 月第 次修訂編制，日期： 年 月制度廢止是 否 制度重要性的識別結果：很重要 17、重要 一般 制度需求識別編制及修訂需求識別1、履行部門職責的需要 ( )2、滿足國家有關法律法規的要求 ( )3、加強或完善 專業管理的需要 ( )4、原有制度已經不適應管理的要求 ( )5、原制度一次修改在10處以上 ( )6、制度某一條累計修改在5次以上 ( )7、修訂的主要條款： 需求識別說明：廢止需求識別廢止原因：征求意見或相關領導會簽被征求意見單位： 反饋時限：反饋意見(可另附材料)：單位主管領導簽字： 時間： 年 月 日附件三： 制度重要程度的判定1、制度重要程度的分類及其判定依據制度按其重要程度可分為很重要、重要和一般三類，判定制度重要程度的依據是：判 斷 項 目很重要重 要一 18、般發揮作用的范圍全局性綜合性局部性對過程(流程)的增值作用很 大大較 大對公司經營活動的影響很 大大較 大在公司制度體系中的地位基礎性結構性支持性所管理控制的資源重要程度很重要重 要較重要2、制度重要程度的識別確認：制度的重要程度先由各專業部門識別，最后由企業管理部審核確認。3、制度重要程度分類的用途：企業管理部依據審核確認后的制度重要程度，確定是在公司經理辦公會或例會上審定，還是組織專業會議審定，或者進行會簽。4、制度重要程度的范例制 度 名 稱重要程度制度建設管理辦法實施細則很重要員工親屬工作回避制度重要文書管理制度一般企業郵箱和辦公自動化管理辦法一般附件四： 制度編寫格式規定1、管理制度19、名稱的確定。管理制度一般由“單位名稱(全稱)+管理的對象、過程、活動名稱+制度文體名稱”構成，如“有限公司制度建設管理辦法”。2、制度編寫的內容要求。(1)制度的第一章為總則。總則的內容應包括：制度的目的、適用范圍、有關術語的定義、職責分工等內容。(2)制度的最后一章是附則，附則的內容應包括：該制度實施的有關要求；與該制度相關的其它專業管理制度、流程、表單名稱;該制度的附件，與相關制度的關系等內容。(3)制度的中間章節，用來規定制度的步驟、方法以及管理要求等主體內容。3、制度編寫的格式要求。(1)制度正文按照章、節、條、款、目的格式編寫。正文的章、節、條用“第章”、“第節”、“第條”分別表示，20、其中正文的“條”不分章、節，采用連續順序號表示；正文的“條”下設“款”，款下設“目”，“款”、“目”分別用阿拉伯數字“1、2、3”和“(1)、(2)、(3)”表示；“目”下用阿拉伯數字“、”表示；再往后可以用英文字母“a、b、c”等表示。(2)頁面設置。所有制度均用A4紙縱向編制，不分欄，不設頁碼；上、下頁邊距分別為3.4厘米、2.4厘米，左、右頁邊距分別為3厘米、2.6厘米；正文行間距一般為1.5倍行間距。(3)字體及字號。頁眉文字為標準仿宋5號字。制度首頁表頭的“公司名稱”、“制度名稱”、“編制部門”用4號黑體字，表頭的其它部分用小4號標準仿宋字體。正文“章、節、條”的順序號用4號黑體字加21、粗，正文的其他部分一律用4號標準仿宋字體；“附件”用4號宋體加粗。制度中的附件（主要包括流程和表單）可根據實際需要選擇合適的字號，標題用宋體，其它文字用標準仿宋字體。(4)制度正文的每個段落，首行縮進兩個字符；“第章”、“第條”后面空一個字符；“總則”和“附則”的兩字之間均空一個字符；“附件”在頁面左端頂部頂格寫，不空字符；“章、節”的標題以及表單、流程均居于頁面中間，其它文字兩端對齊。4、制度、流程、表單的編號方法。專業管理制度、組織管理制度及其流程、表單的編號，采用漢語拼音字母、阿拉伯數字、英文字母統一進行編制，具體編號方法分別規定如下：修改碼：用阿拉伯數字0、1、2、3表示版本號：用大寫22、英文字母A、B、C表示制度順序號：按編制順序用三位阿拉伯數字表示公司代碼：101專業（組織）管理代碼：用兩位規定的漢語拼音縮寫表示例：公司制度建設管理辦法實施細則的編號：xx1A0 V (1)制度的編號方法 L V (2)制度的流程編號方法修改碼；用阿拉伯數字0、1、2、3表示版本號：用大寫英文字母A、B、C表示流程順序號：用兩位阿拉伯數字表示流程編號：用漢語拼音“L”表示制度順序號：按編制順序用三位阿拉伯數字表示公司代碼：101專業（組織）管理代碼：用兩位規定的漢語拼音縮寫表示例：公司制度建設管理辦法的制度管理流程編號：xx1L0A0(3)制度的表單編號方法 B V 例：公司制度建設管理辦法23、的制度識別需求與征求意見單的編號：xx1A01A0修改碼；用阿拉伯數字0、1、2、3表示版本號：用大寫英文字母A、B、C表示表單順序號：用兩位阿拉伯數字表示表單編號：用漢語拼音“B”表示制度順序號：按編制順序用三位阿拉伯數字表示公司代碼：101專業（組織）管理代碼：用兩位規定的漢語拼音縮寫表示5、制度編號的調整。制度每一次修訂均要調整編號。原制度一次修訂在10處以上或者制度某一條款累計修訂5次以上時，原制度需換版，并更改版號；其他修改，只需調整修改碼。6、公司、專業管理、組織管理代碼公司名稱代碼專業管理方面的名稱代碼專業管理方面的名稱代碼101人力資源管理RZ企業管部QG行政管理XZ黨工辦DG24、財務管理CW設備管理SB生產管理SC安全管理AQ供應管理GY原料管理YL7、制度流程圖繪制的要求(1)專業管理制度及組織管理制度流程圖，采用圖形符號和“二維”坐標的方式進行繪制。(2)圖形符號，應使用WORD、EXCEL、PPT中“自選圖形中流程圖和連接線”符號，或使用visio規定的符號。(3)“二維”坐標，應按制度中規定的管理活動(工作)的步驟和責任者(部門或崗位)建立。(4)流程圖繪制的要求。嚴格依據制度中規定的職責、管理活動(工作)步驟和邏輯關系，用最簡明的圖形描述。對有時限要求的工作，應在相關圖形連線上,用d(表示工作日)、h(表示工作小時)注明。對于“判斷”事項，必須要表達明確的意25、思，并在 “判斷”連線上，用“Y”(“同意”或“是”)和“N”(“不是”或“不同意”)表示。(5)流程圖常用符號規定過程文檔多文檔決策準備終止8、制度匯編的要求(1)匯編的封面：內容依次分別是“公司年度”（宋體2號橫向居中）、“制度匯編”（宋體初號加粗，每個字占一行，縱向居中）、“編制時間”和“編制部門”（兩者為宋體小三，橫向居中，并排排列，中間空兩字），行間距可依美觀程度自行確定。(2)匯編的目錄：內容包括“目錄”和“制度名稱”，“制度名稱”按“序號（阿拉伯數字）-頁碼”的格式編制，頁碼右端對齊。(3)具體制度的匯編：按本附件“3、制度編寫的格式要求”編制。附件五： 制度執行情況檢查計劃及制26、度培訓計劃表 編號：制度責任人制度執行情況檢查計劃檢查時間檢 查 內 容制度下發次月1、是否出臺實施細則(若需制定)；2、制度出臺是否按流程進行；3、制度檔案建設情況；4、相關處室人員對出臺制度的掌握情況；5、制度培訓情況；6、制度本身存在哪些問題；7、制度執行中存在哪些問題。第二月與上月檢查結果對比，執行情況是否有所改進。第三月與上月檢查結果對比，執行情況是否有所改進。第六月1、檢查：對執行情況進行全面檢查；2、審計：企業管理部對本制度執行情況進行專項評審。第九月對執行情況進行全面檢查第十二月對執行情況進行全面檢查培訓計劃培訓時間培 訓 人擬培訓單位附件六： 制度履歷表 編號：制度名稱編制（27、修改）時間首次編制換版編制修訂編制編制人編制單位廢止編號說明：說明：注：“說明”主要闡述修改的主要內容。例如：制度建設管理辦法履歷表 編號：xx1B05A0制度名稱編制（修改）時間首次編制換版編制修訂編制編制人編制單位廢止編號制度建設管理辦法說明：在此之前沒有關于制度建設方面的制度,為加強制度建設,規范管理,實現管理的制度化、流程化、表單化，特制定了本制度。制度建設管理辦法附件七： 制度審核單編號：制度名稱起草部門制度管理部門的制度審核意見審核人： 審核時間： 審核單位主管領導：附件八： 制度檢查(制度評審)報告單編號：xx1B07A0制度檢查 制度評審 制度名稱檢查(評審)人起草部門檢查(評審)時間發布時間檢查(評審)方式檢查(評審)意見此部分可另附材料制度執行存在問題:制度本身存在問題:改進建議:評審結果結論1、 建議繼續使用 ；2、 建議修改(編制)后使用 ；3、 建議換版(編制)后使用 ；4、 建議廢止 ；5、 建議配套編制實施細則后使用 ；6、 建議與 制度歸并；7、其他建議。評審人員：(簽名) 時間： 年 月 日確認制度編制單位確認：編制單位主管： 時間： 年 月 日企業管理部確認： 主 管： 時間： 年 月 日