藥業公司供應商結款規定附審批表.doc
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上傳人:職z****i
編號:1131580
2024-09-08
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1、藥業公司供應商結款規定附審批表編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 供應商結款規定一、 付款方式:(一)、預付款方式:1、此種方式只適用于合同中規定的以預付款方式結算的供應商,特殊情況下需要付廠家預付款時,必須由業務部按要求提交預付款申請單報批后付款。2、預付款的沖賬時間一般在商品到達的半月內完成,即商品到達后發票送達,否則將影響財務核算及財務利潤。3、行預付款的商品和供應商必須具備如下特征: A 、市場上暢銷的品牌,同時在我公司銷售排行的前20%的商品; B、節假日期間暢銷,需特殊備貨的商品;C、現款采購價格和其他付款2、方式相比有明顯的優勢,商品的銷售毛利至少高出30%,且保證過季后商品不能積壓。 (二)、按賬期結款方式購銷合同中約定、且市場銷售較好的生產廠家、代銷商,可執行按賬期結算。分別為賬期7天,賬期15天、賬期55天等。如賬期7天就是供應商送貨后7日內付款,其余類推。 (三)、按月銷月結方式: 1、超市月結賬期統一為月結55天。即在商品供應次月的5-15日對賬,并提交發票及結算單,月結55天的付款期為對賬當月(即送貨到店的次月)的15-25日內付款 2、月結方式要求財務結算科參照供應商的銷售和庫存情況,按照送貨單據號依次結款,通常供應商結款額=應付賬款余額-庫存商品余額,防止因已結清貨款的商品節日過后3、或因季節的原因返廠使供應商的應付賬款形成負數。 3、采購中心向財務資訊部提供供應商合同及付款條件明細,在無特殊理由的情況下,財務部保證按合同付款,但財務部有權查詢此類供應商的庫存和銷售情況。如果出現庫存異?;蚱骄鶐齑嬷芷诔^本類商品平均周轉天數的情況,財務部應及時通知業務部并暫停支付貨款,待問題解決后方可付款。 4、個分店因不掌握直配供應商的應付和庫存情況,所以不經總部采配中心和財務部的同意和部長的簽字不能直接打返廠單,否則容易造成供應商的欠款。 (四)、聯營專柜供應商的結算:采配中心應向財務部及分店提供供應商付款方式及扣點明細,各分店根據供應商的賬期及扣點上報結算科銷售額,聯營專柜會計根據賬4、期及扣點予以復核,復核無誤后生成專柜采購掛支單并上傳,付款審批等同上。 (五)、分店自采結算方式1、同意結算分店自采結算(1)、內部核算分店的范圍包括超市和藥店(2)、內部核算分店自采商品的范圍目前只限定在農副產品、生鮮制品和加工生產用輔料,不經總部采配中心的批準,各店不得隨意擴大分店自采的采購范圍(3)、由供應商送貨的商品是將商品送到分店后,分店收貨部和賣場共同驗收并打印結算單據,結算單據由分店店長核對簽字,由分店填寫自采商品付款單,交總部財務部報批。(4)、由總部采配中心業務員為分店采購的商品是將商品送分店,分店驗收后打印結算單,由收貨部、賣場及分店店長簽字后帶回總部填寫付款申請單,由總部5、財務部審核后報財務總監和總經理批準后付款。2、獨立核算分店自采(1、)獨立核算的分店采購范圍除本地分店自采的范圍外,還包括部分由當地供應商所經營的商品。(2)、分店在年初與供應商簽訂全年供貨合同,合同的樣本應與總部相同,合同中應注明結款方式和結款期限等條款,付款的方式參照總部的付款方式。(3)、當地產品或當地供應商代理的商品與總部直配和配送的商品相比,價格要有明顯的優勢。(4)、外地分店增加自采商品的品種,需經總部采配中心的同意,經部長和總監簽字,否者財務部不能增加供應商及商品信息,分店應將自采商品的價格、毛利率、預計銷售量及銷售周轉天數、收取的各種通用費用的復印件報總部財務部備案。(5)、總6、部采配中心應對分店的自采價格進行監督,發現進價高于總部進價的商品應進行糾正,同時應通知總部和分店財務暫時停止支付貨款,待查明原因和改正后再進行支付。(6)、分店每季度向總部財務和業務上報分店自采商品銷售及庫存情況。分店自采商品銷售、庫存情況表XXXX店 年 月 日供應商編碼供應商名稱本期購進累計購進全年銷售已銷商品毛利率期末庫存額備注合計二、付款流程(一)直配商品結算流程1、直配商品由總部業務部根據分店提交的要貨單向供應商下采購訂單,同時微機系統中自動生成訂單序列號。2、分店在接到供應商送到的商品后,由接貨驗收員和賣場理貨員二次驗收,共同簽字后,交分店錄入員生成供應商結算單及商品入庫單。3、供7、應商結算單生成后由分店收貨部簽字、加蓋收貨章交與送貨人,送貨的供應商應保管好手中的單據,丟失后不能再補打,特殊情況應由分店核對庫存后出具證明。分店會計每天核對訂單與入庫數,確認無誤后進行賬務處理。4、供應商按規定時間到總部財務部對賬,由負責結算的會計根據供應商的結賬期及應付款數和供應商的庫存數之差生成付款通知單。5、供應商根據付款通知單核對手中的結算單,核對無誤后根據付款通知單和結算單送總部結算科。經核對審核后準備按賬期付款。6、結算科將付款通知單按賬期整理,付款前將待付款的供應商和庫存金額標注在付款單上,不夠付款條件的撤下。財務總監將付款單審核無誤后報總經理審批。7、總經理批準后將付款單交給8、結算科,出納員填寫轉賬支票或其他形式付款單據。,送交銀行付款。8、總部會計每月15日前將業務與財務進行對賬,發現錯誤馬上解決。對供應商應付款為負數的情況每月進行跟蹤清理。(二)、獨立核算分店自采結算流程1、賣場根據商品情況填寫要貨單,要貨單必須經賣場經理和業務部簽字,收貨部根據要貨單明細生成訂單。2、收貨程序要和直配商品一樣,必須有收貨部、賣場的簽收單后生成結算單。3、供應商根據購銷合同規定的時間到分店對賬,分店根據對賬結果調諧付款審批單和付款通知單(采購掛支單)。4、分店應在每月的5日前將分店自采商品明細表和付款計劃報總部財務部,財務部將分店上報的分店自采商品付款審批表和各店以上報批準的自采9、商品明細及上季度填報的自采商品的跟蹤考核明細相核對,確認無誤后履行審批手續,經審核批準后方可付款。附表:分店自采商品付款審批表XXXX店 年 月 日供應商編碼供應商名稱付款金額應付賬款余額供應商庫存備注合計分店店長: 財務經理: 經手人:聯營商付款審批表分店XXXX店 年 月 日供應商編碼供應商名稱付款金額供應商銷售額供應商銷售扣點備注合計分店店長: 財務經理: 經手人:5、對自采商品的付款及賬務處理參照直配結算程序。(二)、非獨立核算自采商品的付款1、分店自采商品的供應商或總部的業務員將自采商品送至各分店,各分店由收貨部和賣場相關人員組織驗收,驗收后打出自采商品結算單并加蓋收貨專用章。2、自10、采商品的供應商按合同約定的時間到分店財務對賬,分店核對無誤后填寫自采商品付款申請單交總部財務部履行審批手續,批準后方可付款。3、由總部生鮮部業務員代采的商品由總部業務員填寫付款單,然后統一交財務部,經批準后付款。(三)、總部自采商品付款1、預付款的付款(1)、總部采配中心根據訂貨情況填寫預付款申請單,經采購主管、采購總監審核簽字,付款單應附帶訂貨明細及庫存情況。(2)、預付款生清單報財務部結算科審核、財務總監和總經理審批后付款(3)、商品入庫后,經辦人將入庫單和發票(收據)附在一起到財務報賬,財務結算科核對發票和入庫是否一致,無誤后做沖賬處理。(4)、財務結算科應每月核對一次預付款的報銷情況,對長期未能報賬的預付款及時追繳,下發預付款催收單,單據格式如下:預付款催收單采配中心負責人:你部門下列人員經辦的預付款業務至今沒有報賬,請協助及時催繳。經辦人姓名采購單位付款日期賬面余額備注如經辦人超過一月不能報賬,財務部在下個月開支時對經辦人暫扣工資。2、貨到付款及其他形式的自采付款(1)、采配中心經辦業務員填寫付款單,同時一同提供商品入庫單,商品發票,付款單需經采購主管和采購總監簽字(2)、財務部結算科根據合同規定按時上報審批,經財務總監和總經理審批后付款。三、此規定自X月X日起執行。xx藥業公司財務部xx年5月12日