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1、金融企業部門合同管理工作規范制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 前 言為加強公司的合同管理工作，預防、減少和及時解決合同糾紛，維護企業合法權益，提高經濟效益，根據中華人民共和國合同法和有關政府部門規定，結合公司的實際情況，制定本制度。本管理制度由管理中心負責制定、解釋。本管理制度主要起草人： 本管理制度主要審核人： 本管理制度批準人： 本管理制度執行人：全體員工本管理制度首次發布日期：XX-08-01本管理制度發送部門：公司所有部門更改歷史版本編號創建/更新日期更改說明（關鍵點、原因）編制審核批準會簽日期審核人會簽2、本人同意該管理制度的發布及實施。會簽框批準人會簽本人同意該管理制度的發布及實施。會簽框1目的為加強公司的合同管理工作，預防、減少和及時解決合同糾紛，維護企業合法權益，提高經濟效益，根據中華人民共和國合同法和有關政府部門規定，結合公司的實際情況，制定本制度。2適用范圍本制度適用于國億金控集團及其所屬各單位與各法人單位、其他經濟組織、自然人或相互之間簽訂的各類合同、協議等，包括但不限于買賣合同、借款合同、居間合同、合作合同、租賃合同、服務合同、保險合同等。3合同管理原則合同管理必須遵循依法辦事，預防為主，層層把關，跟蹤監督，及時調處，維護企業合法權益的原則。簽訂、履行、變更、解除合同，必須遵守中華3、人民共和國合同法及有關法律、法規、規章，參照有關政策。4保守商業秘密管理、參與合同工作的一切有關人員，應當為公司保守商業秘密。具體參見公司保密管理制度。5合同管理職責5.1各部門合同管理崗5.1.1認真學習、貫徹執行中華人民共和國合同法和有關條例，依法保護本企業的合法權益。5.1.2協助法務部制定、修訂本公司合同管理制度、辦法，組織實施合同管理工作。5.1.3做好合同統計、歸檔、保管工作。5.1.4協助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂。4.1.5監督、檢查本公司合同簽訂、履行情況。4.1.6在合同履行過程中，加強與其它各有關部門聯系，發生問題及時向法務部通報。5.2財務部門54、.2.1加強與行政部門等有關部門的聯系，及時通報合同履行中的應收應付情況。5.2.2做好與合同有關的應收應付款項的統計、分析，提出處理建議、妥善保管收、付憑證。5.2.3配合法務部和各部門合同管理崗做好合同管理工作。6合同審簽管理6.1公司對外簽訂合同，應由法定代表人或法定代表人授權的代理人進行。未經授權，任何人不得以公司名義對外簽訂合同。6.2嚴禁將合同業務介紹信轉借其他單位或個人使用。介紹信的存根應當保存五年，以備核查。6.3除及時清結者外，合同應當采用書面形式，合同文本應當采用法務部發布的合同示范文本;合同相對方提供的合同文本必須送交法務部審核。6.4所有合同都應按順序由法務部統一編號。5、6.5合同及其有關的書面材料，應當語言規范，字跡(符號)清晰，條款完整，內容具體，用語準確、無歧義。6.6訂立合同，必須完備合同條款。合同條款一般包括當事人的名稱或者姓名和住所，標的，數量和質量，價款和報酬，履行的期限、地點和方式，違約責任及解決爭議的方法等。6.7對于合同標的沒有國家標準又難以用書面確切描述的，應當封存樣品，由合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別交由各分公司經理、各部門經理或主管負責保管。6.8訂立依法可以設定擔保或者對對方當事人的履約能力沒有把握的合同，應當要求對方當事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應形式的有效擔保。對方當事人提供的保證人，必須是法律許可的具有代為6、清償債務能力的法人、其他組織或者自然人。對對方當事人的保證人的主體資格和清償債務能力要參照本制度的規定進行審查。6.9對外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，并力求選擇本公司所在地法院。6.10法定代表人或合同承辦人應當親自在合同文本上簽名蓋章。6.11簽訂合同，應當加蓋單位的合同專用章或公章。嚴禁在空白合同文本上加蓋合同專用章或公章。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。7合同編號規則7.1合同號編碼說明公司簡稱代碼-HT-業務所屬部門-業務類型+年月日+四位編碼編號說明：公司簡稱表示如下；公司名稱公司簡稱及代碼中國泉兢金融控股集團有限公司泉兢金控QJJK上海泉兢金融信息服務有限公司泉兢金融QJ7、JR 上海新善股權投資基金管理有限公司新善資本XSZB 上海梓天投資管理有限公司梓天投資ZTTZ 上海泰唐商業保理有限公司 泰唐保理TTBL 注：公司組織結構詳參行文管理制度泉兢金融用“QJJR”表示；合同縮寫“HT”業務所屬部門用“CF”；業務類型詳見下表；年月日用8位表示，如XX0808；四位編碼為序號。 QJJR-HT-CF-ZTXX08080001泉兢金融業務類型年月日四位編碼圖例如下：業務類型合同編號樣本項目直投(ZT)基金(JJ)信托(XT)保險(BX) QJJR-HT-CF-ZTXX08080001 QJJR-HT-CF-JJXX08080002 QJJR-HT-CF-XTXX08、8080003 QJJR-HT-CF-BXXX08080004合同)8合同審簽程序8.1簽訂合同前必須嚴格審查對方當事人的主體資格。1) 對法人必須審查原件或者蓋有工商行政管理局復印專用章的公司法人營業執照或營業執照的副本復印件。2) 對非法人經濟組織，應當審查其是否按法律規定登記并領取營業執照。對分支機構或是事業單位和社會團體設立的經營單位，除審查其經營范圍外，還應同時審查其所從屬的法人主體資格。3) 對外方當事人的資格審查，應調查清楚其地位和性質、公司或組織是否合法存在、法定名稱、地址、法定代表人姓名、國籍及公司或組織注冊地。8.2簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。1) 代理人9、職務資格證明及個人身份證;2) 被代理人簽發的授權委托書;3) 代理行為是否超越了代理權限或代理權是否超出了代理期限。8.3簽訂合同，必須認真審查對方當事人的履約能力。8.4簽訂合同，應當仔細審查對方當事人提供的有關證明資料，必要時應到簽發部門進行驗證或進行實地考察，以防對方當事人偽造或變造證明材料。對方當事人提供的各種證明資料中所使用的當事人名稱、印章等內容必須完全一致。8.5下列資料不能作為主體資格和履約能力的證明資料，但可歸入合同檔案保存，以備考查。1) 名片;2) 廠家介紹、產品介紹等資料;3) 各類廣告、宣傳資料;4) 各類電話、手機號等通訊工具號碼;5) 對方當事人提供的未經我方合10、同承辦人見證而復制的或未與原件核對無異的復印資料。8.6合同承辦人應將合同的副本一份及時送交本單位財務部門備案，作為財務部門收付款物的依據。9合同履行、變更和解除9.1合同履約管理9.1.1法定代表人、公司總經理全面負責合同的履行。合同承辦單位、部門和人員具體負責其訂立合同的履行。9.1.2在履行合同過程中，根據情況的變化，應當對對方當事人的履行能力進行跟蹤調查。如發現問題，合同承辦人要及時處理，必要時經單位負責人同意，可實地調查合同標的情況和對方當事人的履約能力。9.1.3接收標的必須經過嚴格的驗收或商檢程序。對不符合制度和合同約定的標的應在法定期限內及時提出書面異議。9.1.4合同結算必須11、通過本單位財務部門進行。對合法有效的合同，財務部門必須在合同約定的期限內結算。對未經合法授權或超權限簽訂的合同，財務部門有權拒絕結算。9.1.5凡與合同有關的來往文書、電傳、信函、電話記錄都應作為履約證據留存。對我方當事人的履約情況，除妥善保存有關收付憑證外，還要做好履約記錄。我方當事人收到對方當事人通過郵遞方式傳送的與合同有關的法律文書時，應當連同信封一并收存。通過郵遞方式傳送與合同有關的法律文書時，必須使用掛號信函，并保存郵局收據、回執備案。9.2合同的變更和解除9.2.1對方當事人作為款物接收人而要求變更接收人時，必須有書面變更協議。嚴禁未取得對方當事人的書面材料而憑口頭約定向已變更的接12、收人發貨或付款。9.2.2我方當事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時，應當及時收集有關證據，并立即以書面形式通知對方當事人，同時積極采取補救措施，減少損失。9.2.3發現對方當事人不履行或不完全履行合同時，合同承辦人應當催促對方當事人采取有效補救措施，收集、保存對方當事人不履行合同的有關證據，并及時向法務部報告。9.2.4我方當事人因故變更或解除合同，應當及時以書面形式通知對方當事人，說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復的期限，盡快與對方當事人達成變更或解除合同的協議。10合同糾紛處理10.1合同糾紛管理10.1.1為解決合同糾紛所采取的各項措施，必須在法定的訴訟時效和期間內進行。13、10.1.2發現對方當事人利用合同進行詐騙等犯罪活動時，應當立即向單位負責人報告并向公安機關報案。10.1.3合同承辦部門、人員應配合好公司法務部參加仲裁或訴訟。10.1.4合同糾紛發生后，可以通過協商、調解、仲裁、訴訟等方式解決。10.1.5合同發生糾紛后，需要委托代理人參加仲裁或訴訟活動的，應當及時委托有資質的代理人參與處理糾紛。10.1.6解決合同糾紛的申請書、起訴書、證據、答辯書、協議書、調解書、仲裁書、裁定書、判決書等，在結案后十日內，由承辦人送交法務部備案。10.2合同糾紛處理程序10.2.1發生合同糾紛，合同承辦部門、人員應立即報告分管領導和法務部、公司領導，法務部、行政部門、財14、務部等相關部門應當及時提供解決糾紛所需的相關材料。10.2.2在處理合同糾紛過程中，對于可能因對方當事人的行為或者其他原因，使判決不能執行或者難以執行的案件，應當及時向法院申請財產保全。10.2.3合同糾紛發生后，應當依法采取一切措施，積極收集、整理有關證據。在證據可能滅失或者難以取得的情況下，應當向法院申請保全證據。10.2.4向法院提供原始證據時，必須先行復制，并請求法院的承辦人員出具證據收執。11合同資料管理11.1檔案資料內容11.1.1下列資料可以作為合同檔案：1) 談判記錄、可行性研究報告和報審及批準文件;2) 對方當事人的法人營業執照、營業執照、事業法人執照的副本復印件;3) 對15、方當事人履約能力證明資料復印件;4) 對方當事人的法定代表人或合同承辦人的職務資格證明、個人身份證明、介紹信、授權委托書的原件或復印件;5) 我方當事人的法定代表人的授權委托書的原件和復印件;6) 對方當事人的擔保人的擔保能力和主體資格證明資料的復印件;7) 雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料;8) 登記、見證、鑒證、公證等文書資料;9) 合同正本、副本及變更、解除合同的書面協議;10) 標的驗收記錄;11) 交接、收付標的、款項的原始憑證復印件。11.2合同資料歸檔、統計與管理11.2.1公司所有合同都必須統一編號，由合同管理部門妥善保管。11.2.2合同16、承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續后十日內，應將合同檔案資料移交合同管理部門。11.3 合同管理流程計劃階段 執行階段 檢查及跟蹤董事會授權委托管理層授權委托合同經辦人是否常規業務NY合同簽訂申領合同號N草擬合同是否組織談判談判組YY組織談判法務合規審核行政部發放合同號合同保管合同登記合同存檔收款/付款合同執行情況登記12附則12.1凡因未按規定處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的，追究相關負責人和責任人的經濟和行政責任。12.2合同管理部門應定期將履行完畢或不再履行的合同有關資料按合同編號整理，由法務主管確認后交行政部檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。12.3本制度自XX年08月1日起生效實施。附件三主要執行人會簽本人同意該管理辦法的發布及實施。會簽框