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1、零售便利店采購合同填寫及簽訂管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XX 合 同 管 理 制 度本公司與各供應商簽定的具有法律效力的合同文件，是本公司與供應商進行合作交易的基礎，即所有供應商與XX開始進行交易之前必須簽定雙方認可的合同，XX采購人員方可據此建立各種供應商資料，并開始下單訂貨，無雙方認可合同的交易，XX將視為無效交易行為。XX財務部亦將拒絕支付所有費用，由此產生的所有糾紛及責任均由相關人員承擔。因此，所有采購人員須嚴格遵守本合同管理規定。一、 合同的簽定：1、 采購人員在與供應商簽訂合同之前，須對供應2、商的背景、資信、實力、服務及其商品在市場的上知名度、市場占有率、發展趨勢等進行深入調查了解，嚴禁引入各種“皮包”公司或自己親友所開的公司，除非事先以書面向上級報備申請，并獲核準。2、 同一供應商經營不同屬性（即歸屬本公司不同的采購部門）的產品，應分別與相對應商品的采購部門簽訂不同的合同，即本公司采購人員應將經銷不同屬性的供應商視為本組單獨的供應商，（例如：雀巢公司主要產品系列有奶粉、咖啡、休閑糖果、調味品、飲料類。）根據本公司產品的劃分，其應該分別與沖調組、休閑組及糧油組簽定不同的合同。但在談判時為加大本公司的談判實力，各組可聯合與供應商進行，以爭取最有利的交易條件。同時，各組應視其產品的屬性3、及回轉率分別談判不同的帳期，但有時本公司為爭取在其暢銷品上的更大支持，可適應對其弱勢產品給予一定的優惠政策。3、 同一供應商對應本公司同一采購，若經銷產品因回轉率及市場占有率等的有巨大差異而有不同的交易條件時，采購人員應根據 不同的交易條件簽定不同的合同。（例如：某供應商同時經銷油脂及調味粉類產品，則采購人員可根據不同產品的回紗與供應商洽談不同的帳期，并簽定不同的合同。）4、 合同是建立供應商檔案資料的依據，一份合同對應一個供應商檔案資料，即供應商編號。5、 若供應商的交易條件改變，則原合同作廢，必須重新簽定新合同。6、 如因特殊原因（例如：重大促銷、囤積貨源、爭取更優惠的交易條件等）須臨時改4、變某供應商或某一單獨商品的交易條件，必須簽定臨時的協議，否則財務部按原合同執行。7、 若地區公司各門店實行統一結算者，則針對同一供應商由地區采購部代表地區公司下屬各門店統一簽訂一份合同；若地區公司各門店實行獨立結算者，則采購人員應就不同的門店簽訂不同的合同。8、 采購主管（含）以上人員方可就合同進行簽訂工作。二、 合同的填寫：1、 合同的各項內容項目應填寫完整、準確，并書寫規范，涂改及粘貼者無效。2、 合同一律以鋼筆或中性筆填寫。3、 合同上凡出現數字的項目內容，都應在其旁邊加注大寫。（例如：￥100元“壹佰元”）。三、 合同的審批流程：XX02/03處全國性A類供應商商品采購合同審批流程區域5、高級采購/區域高級采購經理負責談判，并按規范匯整合同報批資料 全國商品行政部合同審核處審核合同行政文件 全國商品行政部經理審批 全國商品部總監審批 全國商品行政部蓋章 Yes Yes 全國商品行政處錄入合同及商品資料 Yes No 全國商品行政部進行合同費用統計及合同檔案管理：全國商品行政處留存一聯；傳總部結算中心一聯；交采購傳供應商一聯 No 對應的全國高級采購經理審批合同條件 物流部審批物流協議 合同含物流協議 Send No Yes 全國高級采購負責談判，并按規范匯整合同報批資料 No No No Yes Yes Yes No 由全國商品部負責談判簽訂的02/03處A類供應商合同 由區域6、商品部負責談判簽訂的02/03處A類供應商合同 合同不含物流協議 【 2天 】 No【 1天 】 【 2天 】 【 2天 】 【 2天 】 【 1天 】 A類供應商定義：XXA類供應商：1、全國性A類供應商：占全國銷售額50%的供應商；2、區域性A類供應商：占區域銷售額70%的供應商（除去全國的A類供應商）市場上A類供應商：國內品牌、國際品牌商品的供應商；XX02/03處全國性A類供應商采購合同審批流程流程說明：一、合同規范及要求：1、合同構成之行政文件文本： 年度A類供應商購銷合同審批表； XX商品采購合同； XX商品采購合同補充協議； XX新商品價格確認表（新簽必備）/系統內的商品資料明細7、（續簽必備）； 上年度合同正本、補充協議（續簽必備）； 供應商的營業執照、組織機構代碼證、國稅登記證、地稅登記證； 供應商基本資料表； 供應商商品報價單（蓋紅印公章，自營）； 代理證書（非生產商需備）； 誠信和約、反貪污賄賂協議； 樣品入庫登記表；2、合同正本、補充協議、價格確認表及所有附件應填寫完整、清晰，改動部分須簽名；3、供應商應在合同正本、補充協議、價格確認表原件上簽名蓋章；4、合同相關證件要求：商品分類 供應商應提供的證件名稱國產煙酒類 1、衛生許可證2、酒類衛生許可證 3、酒類批發許可證4、煙草專賣批發許可證進口煙酒類 1、酒類批發許可證2、衛生許可證 3、特種煙草專賣經營企業許可8、證國產食品 1、食品衛生許可證 2、衛生許可證 3、質量檢測報告或化驗單進口食品 1、衛生許可證 2、動、物檢疫放行證國產保健食品 1、衛生許可證 2、保健食品批準證 3、衛生檢驗報告或化驗單進口保健食品 1、進口保健食品批準證2、進口保健食品衛生證日用百貨 1、生產許可證 2、質量檢測報告電器 1、 3C認證 2、廠家生產許可證 3、質量檢驗報告 4、其他進口/國產傳真機/電話 1、 3C認證 2、生產許可證（國產電話、傳真機） 3、郵電部入網證 4、質量檢驗報告 二、審批說明：1、區域高級采購/區域高級采購經理/全國高級采購：1） 按照合同規范完成合同文本填寫及相關資料收集；2） 區域高級9、采購/區域高級采購經理在要求的時間內完成合同報批的所有事項并將合同及所有附件交由區域商 品行政處報全國商品行政部合同審核處審批；3） 收到已經審核蓋章的合同后應即時將合同“供應商聯”交給供應商；4）區域高級采購/區域高級采購經理對本處合同負責，區域高級采購完成本處的合同審核簽名后無需區域高級 采購經理審核簽名；2、區域商品行政處：1） 收到區域高級采購/區域高級采購經理交寄的合同后檢查合同規范及要求的內容，合同審批表與合同、協 議數據一致；如無誤簽名后向全國商品行政部合同審核處寄送合同；如有誤應退回采購或督促收集改正；2） 收到全國商品行政部退回的合同后應登記并即時交區域高級采購/區域高級采購10、經理；3）收到全國商品行政部寄回的已經完成審批蓋章的合同后應即時進行合同資料、商品資料的指定及費用登記 統計，并完善合同檔案管理，將合同正本、補充協議的“供應商聯”交區域采購處由其轉交供應商，將合同 正本、補充協議的“財務聯”交區域結算中心存檔以備結算；3、全國高級采購經理：1） 合同審批時限：自接到報批的合同后2個工作日內完成審批；2） 完成合同采購條件的審核、將符合【合同各項收費標準】的合同簽名后轉全國商品行政部；3） 對不符合合同審批要求的合同、不同意合同條款或商品要求的合同，應要求區域高級采購/區域高級采購 經理進行補充或補正。若需要退回區域進行補充或補正的合同可交由全國商品行政部合同11、審核處寄回該 區域商品行政處，由區域商品行政處將合同退回區域高級采購/區域高級采購經理；4、全國商品行政部：1） 合同審批時限：全國商品行政部合同審核處長自接到報批的合同后2個工作日內完成審批； 全國商品行政部經理自接到報批的合同后2個工作日內完成審批2） 全國商品行政部合同審核處根據合同標準對合同數據的準確性及相關證件的完備進行審核并簽名后轉 全國高級采購經理審核；3） 全國商品行政部經理根據合同標準對合同數據的準確性及相關證件的完備進行審核、將符合【合同各項 收費標準】的合同簽名后蓋章；4） 對不符合合同審批要求的合同、不同意合同條款或商品要求的合同，應列印【合同的問題明細】傳區域 商品行12、政處/區域高級采購/區域高級采購經理/全國高級采購要求補充或補正。若需要退回區域進行補充或 補正的合同可寄回該區域商品行政處，由區域商品行政處將合同退回區域高級采購/區域高級采購經理；5） 全國商品行政部合同審核處應將完成審核蓋章的合同進行登記：6） 應每周2次將完成審核蓋章的區域合同寄回區域商品行政處；7） 所有新合同、新商品資料的錄入由全國商品行政部進行錄入；7、全國采購總監：1）合同審批時限：全國采購總監自接到報批的合同后3個工作日內完成審批；2） 每周2次將完成審核的合同返回總部商品行政部；三、解釋：1、 審批時限：指在合同審核中，審核人在限定的時間內必須對合同作出判斷，合格、滿意、同13、意的應簽名 確認向上移交，不合格、不滿意、不同意的應寫明意見并向下移交，以保障合同審批效率；2、 補充：指在合同審核中，審核人發現合同必備的資料未提供完整或提供的資料有錯誤，審核人要求責任人 必須補齊資料以使合同達到審核要求，責任人在補齊資料后將資料和【合同的問題明細】的解決結果簽名 后傳審核人；3、 補正：指在合同審核中，審核人對合同條款、商品要求等不滿意、不同意時，應要求責任人對合同條款、 商品要求等進行修改。責任人應與供應商簽署補正協議，增加或減少或修改合同條款、商品要求等， 以使合同達到審核要求，責任人在完成條款、要求的補正后將補正后的資料和【合同的問題明細】的 解決結果簽名后傳審核人14、；XX區域性商品采購合同/聯營合同審批流程外區：區域采購完成合同談判按規范匯整合同報批資料 區域商品行政處長審批合同行政文件 Yes Yes Post Yes Yes 合同不含物流協議 區域高級采購、區域高級采購經理審批采購條件 No Yes No 區物流部審批物流協議 No 區域財務部蓋章 區域商品行政處進行新合同及商品資料錄入、合同費用統計及合同檔案管理；區域商品行政處留存一聯；傳區結算中心一聯；交部門傳供應商一聯 合同含物流協議 全國商品行政部合同審核處審核合同行政文件 Yes No 合同含物流協議 Send 物流部審批物流協議 Yes 全國商品行政部進行新合同及商品資料錄入、合同費用統15、計及合同檔案管理：全國商品行政部留存一聯；傳總部結算中心一聯；交部門傳供應商一聯 深圳區：全國采購完成合同談判按規范匯整合同報批資料 全國高級采購審批后交全國采購經理審批（審批合同條件） No Yes No No 全國商品行政部經理審核 全國商品行政部蓋章 Yes 【1天】 【1天】 【1天】【1天】 【1天】 【1天】 【1天】 【1天】 全國商品行政部依據【區域合同抽查流程】進行合同抽查 注：全國高級采購經理、全國商品行政部經理每月根據各區域已蓋章合同清單抽查10；XX區域性合同審批流程流程說明：一、合同規范及要求：1、合同構成之文本： 年度區域購銷合同審批表（自營）/ 年度區域聯營合同審16、批表（聯營）； XX商品采購合同（自營）/ XX合作經營合同（聯營）； XX商品采購合同補充協議（自營）； XX新商品價格確認表（新簽必備，自營）/系統內的商品資料明細（續簽必備，自營）； 上年度合同正本、補充協議（續簽必備，自營）/ 上年度合同正本（聯營）； 供應商的營業執照、組織機構代碼證、國稅登記證、地稅登記證； 供應商基本資料表； 供應商商品報價單（蓋紅印公章，自營）/ 供應商合作商品明細表（蓋紅印公章，聯營）； 代理證書（非生產商需備）； 誠信和約、反貪污賄賂協議； 樣品入庫登記表；2、合同正本、補充協議、價格確認表及所有附件應填寫完整、清晰，改動部分須簽名；3、供應商應在合同正本、17、補充協議、價格確認表原件上簽名蓋章；4、合同相關證件要求：商品分類 供應商應提供的證件名稱國產煙酒類 1、衛生許可證2、酒類衛生許可證 3、酒類批發許可證4、煙草專賣批發許可證進口煙酒類 1、酒類批發許可證2、衛生許可證 3、特種煙草專賣經營企業許可證國產食品 1、食品衛生許可證 2、衛生許可證3、質量檢測報告或化驗單進口食品 1、衛生許可證 2、動、物檢疫放行證國產保健食品 1、衛生許可證 2、保健食品批準證3、衛生檢驗報告或化驗單進口保健食品 1、進口保健食品批準證2、進口保健食品衛生證日用百貨 1、生產許可證 2、質量檢測報告電器 1、 3C認證 2、廠家生產許可證 3、質量檢驗報告 418、其他進口/國產傳真機/電話 1、 3C認證 2、生產許可證（國產電話、傳真機） 3、郵電部入網證 4、質量檢驗報告二、審批說明：1、區域采購/全國采購：1） 按照合同規范完成合同文本填寫及相關資料收集；2） 外區域的合同：在要求的時間內完成合同報批的所有事項并將合同及所有附件報區域商品行政處；3） 深圳區的合同：在要求的時間內完成合同報批的所有事項并將合同及所有附件報全國高級采購審批；4） 收到已經審核蓋章的合同后應即時將合同“供應商聯”交給供應商；2、區域高級采購：1） 合同審批時限：自接到報批的合同后1個工作日內完成審批；2） 完成合同采購條件的審核、將符合【合同各項收費標準】的合同簽名19、后蓋章；3） 對不符合合同審批要求的合同、不同意合同條款或商品要求的合同應要求區域采購進行補充或補正或退回采購；4） 區域高級采購對本處的合同負責，本處的合同經區域高級采購審核簽名后無需區域高級采購經理審核簽名；3、全國高級采購：1） 合同審批時限：自接到報批的合同后1個工作日內完成審批；2） 完成合同采購條件的審核，并將符合【合同各項收費標準】的合同簽名后轉全國商品行政部合同審核處審核；3） 對不符合合同審批要求的合同、不同意合同條款或商品要求的合同應要求全國采購進行補充或補正或退回采購；4、區域高級采購經理：1） 合同審批時限：自接到報批的合同后1個工作日內完成審批；2） 完成合同采購條件20、的審核、將符合【合同各項收費標準】的合同簽名后蓋章；3） 對不符合合同審批要求的合同、不同意合同條款或商品要求的合同應要求區域采購進行補充或補正或退回采購；4） 區域高級采購經理只對本處合同負責，非本處的合同無需區域高級采購經理審核簽名；5、區域商品行政處：1） 合同審批時限：自接到區域采購報批的合同后1個工作日內完成審批；2） 合同組審查合同填寫及資料提供狀況后登記備檔并報區域商品行政處長審批；3） 區域商品行政處長根據合同標準對合同數據的準確性及相關證件的完備進行審核并簽名后轉區域高級采購 經理審核；4） 對不符合同審批要求的合同、對合同條款或商品不符合公司標準和要求的合同可要求區域采購進21、行補充或 補正退回區域采購；5） 配合全國商品行政部進行合同抽查工作；6）完成合同資料、商品資料等的錄入后將合同正本、補充協議的“供應商聯”交區域采購處由其轉交供應商；7）完成合同資料、商品資料等的錄入后將合同正本、補充協議的“財務聯”交區域結算中心存檔以備結算；6、全國商品行政部：1） 合同審批時限：全國商品行政部合同審核處長自接到報批的合同后1個工作日內完成審批； 全國商品行政部經理自接到報批的合同后1個工作日內完成審批；對符合區域【合同各項收費標準】的合同 進行抽查審批。2） 全國商品行政部合同審核處根據合同標準對合同數據的準確性及相關證件的完備進行審核并簽名后轉全國商品 行政部經理審核22、；3） 全國商品行政部經理根據合同簽訂標準對合同數據的準確性及相關證件的完備審核，并將符合標準的合同簽名 后蓋章；4） 全國商品行政部合同審核處應將完成審核蓋章的合同進行登記：三、解釋：1、 審批時限：指在合同審核中，審核人在限定的時間內必須對合同作出判斷，合格、滿意、同意的應簽名確認向上 移交，不合格、不滿意、不同意的應寫明意見并向下移交，以保障合同審批效率；2、 補充：指在合同審核中，審核人發現合同必備的資料未提供完整或提供的資料有錯誤，審核人要求責任人必須補 齊資料以使合同達到審核要求，責任人在補齊資料后將資料和【合同的問題明細】的解決結果簽名后傳審核人；3、 補正：指在合同審核中，審核23、人對合同條款、商品要求等不滿意、不同意時，應要求責任人對合同條款、商品要 求等進行修改。責任人應與供應商簽署補正協議，增加或減少或修改合同條款、商品要求等，以使合同達到審核 要求，責任人在完成條款、要求的補正后將補正后的資料和【合同的問題明細】的解決結果簽名后傳審核人；四、 合同的生效：合同協議必須經供應商及XX相關人員簽字及蓋章后方可生效。五、 合同管理：1、 合同協議統一由公司印制，采購部總監辦公室統一保管及發放。2、 采購人員與供應商簽訂合同協議，原則上必須使用本公司印制的標準合同協議。3、 采購人員與供應商簽訂“年度交易合同協議書”時，應附上一份“年度交易合同協議書約換資料比較表”（如附件一），由采購處長及采購總監審批。4、 臨時性合同可以不使用公司統一印制的標準合同協議格式，但不允許使用手寫合同，且同樣適用合同審批流程。5、 合同協議一律一式三份，一份由財務部存檔，一份由供應商存檔，另一份由采購部存檔。除經采購部門經理核準外，已簽訂合同禁止“無關人員”借閱