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1、集團公司企業標準管理制度編寫規則編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 集團有限公司企業標準管理制度編寫規則(修訂)1 目的為了規范集團各項管理制度的編寫制訂工作，促進集團制度化建設，不斷提高企業管理水平，特制定本規則。2 適用范圍本規則規定了集團管理制度的制定原則、管理制度的構成、編寫要求。本規則適用于集團各部門、各子公司及其下屬單位各項管理制度的編制。3 規范性引用文件下列文件中的條款通過本規則的引用而成為本規則的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本標準；凡是不注日期的2、引用文件，其最新版本適用于本部分。GB/T1.1-2000 標準化工作導則 第一部分：標準的結構和編寫規則。GB/T 15498-2003 企業標準體系 管理標準和工作標準體系。4 管理制度編寫的基本要求4.1 合法性管理制度應貫徹國家有關政策、法令和法規，遵守集團基本法，與同級有關制度規章相協調，下級制度不得與上級制度相抵觸。4.2 完整性管理制度在其范圍所規定的界限內按需要力求完整。4.3 準確性管理制度的文字表達應準確、簡明、易懂、邏輯嚴謹，避免產生不易理解或不同理解的可能性。管理制度的圖樣、表格、數值和其它內容應正確無誤。4.4 統一性管理制度中的術語、符號、代號應統一，并與其它的相關3、管理制度一致，已有國家標準的應采用國家標準，已有集團標準的應采用集團標準。同一概念與同一術語之間應保持唯一對應關系，類似部分應采用相同的表達方式與措辭。4.5 適用性管理制度應盡可能結合集團的實情編寫，同時應符合集團戰略規劃及集團基本法，力求具有合理性、先進性和可操作性。5 管理制度的結構5.1 內容劃分管理制度一般由名稱、目的、范圍、規范性引用文件、關鍵詞語解釋、職責、管理內容和方法、報告和記錄、其它、終結線、批準實施日期標注欄、編寫標注欄及附錄（或附件）等部分組成。5.2 層次的描述和編號6.3.5 章章是管理制度內容劃分的基本單元。在每項管理制度中，應使用阿拉伯數字從開始對章編號。編號應4、從“目的”一章開始，一直連續到附錄之前。每一章均應有標題。標題應置于編號之后，并與其后的條文分行。6.3.6 條條是章的細分。應使用阿拉伯數字對條編號。第一層次的條（例如5.1、5.2等）可分為第二層次的條（例如5.1.1、5.1.2等），一般情況下宜分到第三層次（例如5.1.1.1、5.1.1.2等）。同一層次中有兩個以上（含兩個）的條時才可設條。例如，第10章的條文中，如果沒有10.2條，就不應設10.1條。在某一章或條中，同一層次的條，有無標題應統一。例如：10.1有標題，則10.2也應有標題。第一層次的條如果包含有下一層次的條時宜給出標題。標題應置于編號之后，并與其后的條文分行。第二層5、次的條可同樣處理。6.3.7 段段是章或條的細分。段不編號。編寫段時不宜出現“懸置段”，以避免在引用這些段時產生混淆。“懸置段” 是指在同一層次的條之前出現了未予編號的獨立的一段文字表述。6.3.8 列項列項可用下述形式引出：一個句子；一個句子的前半部分，該句子由分行列舉的各項來完成。列項中每一項前應加破折號。如果需要識別時，則在每一項前加上后帶半圓括號的小寫拉丁字母序號。在字母形式的列項中，如果需要對某個項進一步細分成需要識別的分項，則應使用后帶半圓括號的阿拉伯數字序號。6 管理制度的起草6.1 名稱名稱為必備要素，它應置于管理制度正文首頁。名稱的結構為“單位名稱管理制度主題”。例如：*控股6、集團有限公司企業標準安全管理制度。制度名稱除采用“管理制度”以外，也可采用管理活動的主題與“程序”、“規則”、“辦法”、“規定”等的組合，例如：合同評分程序、能源管理辦法、財務管理制度等。名稱力求簡練，并應明確表示出管理制度的主題，使之與其它管理制度相區分。名稱不應涉及不必要的細節。6.2 目的目的為必備要素，它應置于每項管理制度正文的起始位置。編寫目的之陳述應使用“為了，制定本制度（或本條例、本規定、本辦法、）”。6.3 范圍范圍為必備要素，它應置于“目的”之后。范圍包括管理制度內容范圍及其實施范圍。如果管理制度名稱中已包含其內容范圍，可只陳述其實施范圍。6.4 規范性引用文件規范性引用文件7、為可選要素，應置于“范圍”之后。規范性引用文件的表述應符合GB/T 1.1-2000標準化工作導則 第一部分：標準的結構和編寫規則中關于本部分的要求（具體內容見附錄1）。特別地，所有規范性引用文件應由下列引導語引出：“下列文件中的條款通過本制度的引用而成為本制度的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本標準；凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本部分。”但在制度編制過程中僅作為參考的引用文件、資料性引用文件、非公開的文件不應作為規范性引用文件，宜作為參考性文獻在附錄中列出。6.5 關鍵詞語解釋關鍵詞語解釋為可選要素。當管理制度中某些關鍵詞語尚未8、普遍使用，或有可能影響管理制度的理解時，宜對這些詞語加以解釋說明。6.6 職責職責為可選要素。當管理制度中的事項需要兩個或兩個以上部門參與完成且需要界定他們的職責時，應明確加以說明。必要時，即使管理制度中的事項只需一個部門完成，也可明確其職責。6.7 管理內容和方法管理內容和方法是管理制度的主體內容，可用一章或若干章予以表述。本規則中所指“管理內容和方法”并非該章的推薦標題。管理內容和方法應符合GB/T 15498-2003企業標準體系 管理標準和工作標準體系6.3.5中的要求（具體內容見附錄2）。6.8 報告和記錄報告和記錄為可選要素，應規定該項管理活動所形成的報告、記錄的格式、簽發、傳遞路9、線和保存期限。6.9 其它其它為必備要素，它應作為每項管理制度正文的最后一章。在這一章中應明確表明該管理制度的解釋部門、實施時間。當與現行管理制度相沖突時，應表明處理原則。處理原則的陳述可根據需要使用下列表述其中之一項：制度自本制度實施之日起即行廢止。現行制度與本制度有抵觸的，以本制度之規定為準。現行制度中與本制度之規定不相符的，應參照本制度予以修改。6.10 終結線在管理制度最后一個條款之后應有終結線。6.11 批準實施日期標注欄批準實施日期標注欄為必備要素，表述內容包括管理制度批準單位名稱及日期、實施日期。例如：“*控股集團有限公司2004-05-25批準 2004-05-26實施”。批準10、實施日期標注欄置于管理制度首頁頁腳處。6.12 編寫標注欄編寫標注欄為必備要素，表述內容包括管理制度版次、有效期限、起草部門、起草人、起草部門負責人、審核部門負責人及批準人，置于終結線之后的版面下方。6.13 附錄（或附件）附錄（或附件）為可選補充要素，主要是幫助理解管理制度的內容，以便正確貫徹執行。管理制度的每次修訂均宜在附件中說明各版次歷次修改沿革說明。附錄的主要內容由下面列項中的一項或幾項組成：范例；管理制度中所引用的參考性文獻資料或目錄；管理制度中所引用的政策法規名稱；管理制度中所引用的專業術語解釋或系統介紹。附件的主要內容由下面列項中的一項或幾項組成：表格式樣或圖例；管理制度歷史上各11、版本的修改沿革說明。附錄（或附件）中的圖表編號與正文中的圖表編號應分別采用不同的編號方法。7 編排格式7.1 幅面與頁邊距幅面采用A4幅面（210mm297mm）。頁邊距的設置：上邊距、下邊距各為2.54cm,左邊距、右邊距各為3.17cm。7.2 名稱管理制度名稱用三號黑體加粗水平居中排，置于首頁版面上部。單位名稱與其它要素分行，行間距為3mm。7.3 管理制度編號首頁管理制度的編號置于名稱后，與名稱之間空一行，用小四號黑體加粗居版面右側排。管理制度編號與管理制度正文之間用一水平粗實線分隔,線長同版面寬度。管理制度編號與水平粗實線的距離宜為2mm，管理制度正文與水平粗實線的距離宜為一行。從次12、頁開始到最后一頁，管理制度編號均置于頁眉右側，用小四號黑體加粗字體排。從次頁開始，管理制度編號與正文之間無分隔線。7.4 章、條、段 章、條的編號頂格排，編號與標題或文字之間空一個字的間隙。章的標題占兩行。段的文字空兩個字起排，回行時頂格排。章、條的編號及章的標題用小四號宋體加粗排。條的標題及章、條、段的內容用小四號宋體排。7.5 列項各項前面的破折號或字母編號（后帶半圓括號的小寫拉丁字母）均空兩個字起排，其后的文字以及文字回行均應置于距版心左邊五個字的位置。字母編號下一層次的數字編號（后帶半圓括號的阿拉伯數字）、破折號或圓點均空四個字起排，其后的文字以及文字回行均應置于距版心左邊七個字的位置13、。列項的內容用小四號宋體排。第一層次列項中的段空四個字起排，回行時應置于距版心左邊五個字的位置。7.6 圖、表管理制度中每個圖、表均應有圖題或表題并從1開始予以編號。即使只有一個圖、表時也應編號。表的編號和表題應置于表上方的居中位置，用小四號宋體加粗排。表內文字內容用五號宋體排。圖的編號和圖題應置于圖下方的居中位置，用小四號宋體加粗排。圖內文字可用五號或小五號宋體排。7.7 終結線終結線置于管理制度正文的最后一條之下空一行，為一居中粗實線，長度宜為版面寬度的四分之一。終結線不能另起一面編排。7.8 批準實施日期標注欄批準實施日期標注欄應置于管理制度首頁頁腳兩側，與正文用同版面寬的粗實線分隔。批14、準單位名稱及日期置于左側，實施日期置于右側，用五號黑體加粗排。 7.9 編寫標注欄編寫標注欄置于終結線之后，鄰近頁腳。該標注欄為表格形式，6列4行，寬同版面寬度。行高宜為10mm，列寬視情而定，應美觀。編寫標注欄內標題用小四號黑體加粗排，其它的用小四號宋體排。編寫標注欄不能另起一面編排。7.10 附錄（或附件）附錄（或附件）編號以及附錄（或附件）標題，每項各占一行，附錄（或附件）編號用五號宋體,置于版心左上側,附錄（或附件）標題用四號宋體加粗，于附錄（或附件）條文之上居中位置。附錄（或附件）應另起一面，以后各個附錄（或附件）通常另起一面。如果有多個較短的附錄（或附件），也可接排，接排的附錄（或15、附件）之間距離宜大于20mm。管理制度中如果同時存在附錄和附件時，附件應排在附錄之前。8 其它8.1 本規則為第二版，即第一次修訂，修訂沿革說明見附件1。8.2 本規則對于管理制度編寫未作說明部分依通行慣例處理，不作特別要求。8.3 本規則由經營管理部負責解釋與修訂。8.4 本規則自總裁簽發批準之日起生效執行。版次第二版批準人日期20xx-10-26有效期限20xx-10-24至2007-10-23審核部門負責人日期20xx-10-24起草部門負責人日期20xx-10-24起草部門經營管理部起草人日期20xx-10-24附件1管理制度編寫規則的修訂沿革說明集團 管理制度編寫規則完全替代 Q/*16、G 01.02.02-2005 管理制度編寫規則。本次修訂考慮了集團近年來大力推行制度化管理，規范化管理水平大幅度提升，在原管理制度編寫規則的基礎上進一步規范了集團管理制度的編寫。本規定與 Q/*G 01.02.02-2005 管理制度編寫規則相比，主要變化如下：增加了第3章、6.4條、6.8條、8.1條；增加了兩份資料性附錄；對于管理制度的內容劃分進一步按國家標準進行了規范，增加了規范性引用文件、報告與記錄部分內容，同時進一步明確管理內容與方法的起草應符合國家標準；批準實施標注欄的內容進行了調整，以利于制度的審核與批準；本制度中第2章、5.1、6.1、6.2、6.7、6.11、6.13、7.17、8等條內容在原制度基礎之上有所調整；修訂后的各條款與 Q/*G 01.02.02-2005 管理制度編寫規則存在對應關系，但應注意條款編號的變化。本標準2005年6月24日首次發布，本次為第二版，第一次修訂。附錄1GB/T 1.1-2000標準化工作導則 第一部分：標準的結構和編寫規則部分條款摘錄以下條款均摘自于GB/T 1.1-2000標準化工作導則 第一部分：標準的結構和編寫規則。6.2.3 規范性引用文件規范性引用文件為可選要素，它應列出標準中規范性引用（見6.6.6.5）的文件（這些文件一經引用便成為標準應用時不可缺少的文件）一覽表。對于注日期的引用文件，應給出年號以及完整的名稱。對于18、不注日期的引用文件，不給出年號。不注日期引用一項標準的所有部分時，應在標準順序號后標明“（所有部分）”及其名稱的相同部分，即引導要素和主體要素，見附錄D。一覽表中引用文件的排列順序為：國家標準、行業標準、地方標準（適用于地方標準的編寫）、國內有關文件、ISO標準、IEC標準、ISO或IEC有關文件、其他國際標準以及其他國際有關文件。國家標準、ISO標準、IEC標準按標準順序號排列；行業標準、其他國際標準先按標準代號的拉丁字母順序排列，再按標準順序號排列。規范性引用文件一覽表應由下述引導語引出：“下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括19、勘誤的內容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本部分。”規范性引用文件中的國家標準或行業標準如果有對應的國際標準，應注明與國際標準的一致性程度，其標識方法見GB/T 2000.2。該一覽表不應包含：非公開的文件；資料性引用文件；在標準編制過程中參考的文件。上述三類文件可列入參考文獻（見6.4.2）。6.6.6 引用6.6.6.1 通則通常，應采用引用文件中特定條文的方法，而不要重復抄錄需引用的具體內容。這樣，可避免由于重復可能產生的錯誤或矛盾，也可避免增加標準的篇幅。然而，如果認為有必要重復抄錄20、有關內容，則應準確地標明出處。引用應使用6.6.6.2至6.6.6.5所示的形式，而不應使用頁碼。6.6.6.2 在標準條文中提及標準本身通常，宜根據情況使用“本標準”或“本標準化指導性技術文件”等形式。然而，如果標準分為多個單獨的部分，為了避免可能混淆，可使用下列形式：“GB/T 1的本部分”；（只提及一個部分)；“GB 3102”（提及所有部分）。由于不注日期，這種提及方式應視為包括了所引標準的所有修改單和修訂版。6.6.6.3 引用條文6.6.6.3.1 例如使用下列表述方式；“按第3章的要求”；“符合3.1的規定”；“按3.1b）的規定”；“按3.1.1給出的細節”；“見附錄C”；“參21、見附錄B”； （針對資料性附錄）；“按第B.2章給出的要求”；“參見表2的注”；“見6.6.3的示例2”。6.6.6.3.2 如果需要引用列項中無序號的某項，則使用如下表述方式：“按3.1列項中的第二項規定”。如果某條內無序號的列項多于一個，則引用時可使用如下表述方式：“按5.2中第二個列項中的第二項規定”。6.6.6.4 引用圖和表標準中的每個圖和表均應在條文中提及。“圖A.6所示”；“（見圖3）”；“表2給出”；“（見表B.2）”。6.6.6.5 引用其他文件6.6.6.5.1通則引用其他文件可以注日期，也可不注日期。所有規范性引用文件，無論是注日期，還是不注日期，均應在“規范性引用文件”22、一章中列出（見6.2.3）。6.6.6.5.2 注日期引用文件除了6.6.6.5.3中的規定，規范性引用文件應注日期（即，針對特定的版本給出年號）。引用其他文件的特定章或條、圖和表時，均應注日期。注日期的引用文件，隨后如果有修改單或修訂版，則引用這些文件的標準可根據需要發布修改單，以便引用這些被引用文件的修改單或修訂版的內容。注日期引用時，使用下列表述方式：“按GB.31988進行試驗，” （注日期引用其他標準特定的部分）；“遵照GB/T1997中第3章” （注日期引用其他標準中特定的章）；“按GB/T.41996中表1的規定，）” （注日期引用其他標準的第4部分中特定的表）。6.6.6.5.23、3 不注日期引用文件只有引用完整的文件或標準的某個部分，并在滿足下列條件之一的情況下，才可不注日期引用文件：a) 根據標準的目的，可接受所引用文件將來的所有改變；b) 針對資料性引用文件。不注日期引用應視為包括所引文件的所有修改單和修訂版。不注日期引用時，使用下列表述方式：“按GB/T 4457.4和GB3102規定的”；“見GB/T 16273”。附錄2GB/T 15498-2003企業標準體系 管理標準和工作標準體系部分條款摘錄以下條款均摘自于GB/T 15498-2003企業標準體系 管理標準和工作標準體系。6.3.9 管理活動的內容與方法企業在制定管理標準時，首先確定管理內容和方法，包括：a) 應詳細規定該管理活動所涉及的全部內容和應達到的要求，采取的措施和方法；b) 逐步列出開展此項活動的細節，明確輸入、轉換的各環節和輸出的內容。其中包括物資、人員、信息和環境等方面應具備的條件，與其他活動接口處的協調措施；c) 明確每個過程中各項工作由誰干、干什么、干到什么程度、何時干、何地干、怎么干以及為達到要求應如何進行控制，并注明需要注意的任何例外或特殊情況。必要時可輔以程序或流程圖；d) 內容復雜的管理標準，當條的層次太多時，可根據管理活動的特點或類別分別列出若干章，分別表述；e) 管理要求應盡可能量化，不能量化的要求應用可比較的特性表達。