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1、集團(tuán)公司會計電算化系統(tǒng)操作使用管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 一、系統(tǒng)使用管理、為保證會計電算化系統(tǒng)的安全可靠運行,必須對系統(tǒng)的操作使用做出嚴(yán)格的控制。、在會計電算化系統(tǒng)投入運行前,由系統(tǒng)管理員確定本電算化系統(tǒng)的合法有權(quán)使用人員及其操作權(quán)限,并報單位主管審核批準(zhǔn)后在系統(tǒng)內(nèi)授予其使用權(quán)。運行中需要增減使用人員,按同樣手續(xù)辦理。、對各使用人員明確劃分使用操作權(quán)限,形成適當(dāng)?shù)姆止恐?健全內(nèi)部控制制度。、本會計電算化系統(tǒng)原則上專機專用,謝絕無關(guān)人員使用機器做其他工作。、設(shè)立“計算機使用登記簿”，任何人均須登記方可2、用機。、任何人員不得直接打開數(shù)據(jù)庫文件進(jìn)行操作，不允許隨意增刪改數(shù)據(jù)、原程序和數(shù)據(jù)庫文件結(jié)構(gòu)。、出納人員不允許進(jìn)行系統(tǒng)性的操作。、操作人員應(yīng)嚴(yán)格在規(guī)定范圍內(nèi)對系統(tǒng)進(jìn)行操作，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸入、運算、記帳和打印有關(guān)帳表。、存檔數(shù)據(jù)、軟盤、帳表和文檔資料等由系統(tǒng)管理員按規(guī)定指派專人統(tǒng)一復(fù)制、核對和保管。、系統(tǒng)管理員必須做好日常檢查監(jiān)督工作,發(fā)現(xiàn)不規(guī)范使用應(yīng)及時制止,并采取措施避免同樣情況再次發(fā)生。二、上機操作規(guī)程、操作人員必須是合法有權(quán)使用人員,經(jīng)過培訓(xùn)合格并經(jīng)系統(tǒng)管理員正式認(rèn)可后,才能上機操作。、操作人員上機操作前后,應(yīng)進(jìn)行上機操作登記,必須填寫真實姓名、上機時間、操作內(nèi)容，供系統(tǒng)管理員檢查核實。、3、操作人員上機前應(yīng)做好各項準(zhǔn)備工作,盡量減少占用機器時間,提高工作效率。、操作人員的操作密碼應(yīng)注意保密,不能隨意泄露,密碼要不定期變更。、操作人員必須嚴(yán)格按操作權(quán)限操作,不得越權(quán)或擅自上機操作。、操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照憑證輸入數(shù)據(jù)，不得擅自修改憑證數(shù)據(jù)（專職會計員，則應(yīng)保證輸入的數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)的一致性）。如發(fā)現(xiàn)差錯，應(yīng)在輸入前及時反映給憑證編制人員或系統(tǒng)管理員。已輸入計算機的數(shù)據(jù)，在記帳前發(fā)現(xiàn)差錯，可按憑證進(jìn)行修改，如在記帳后發(fā)現(xiàn)差錯，必須另作憑證，以紅字沖銷糾正，輸入機內(nèi)，任何人不能隨意修改帳目。、每次上機工作完畢后都要作好工作備份，以防發(fā)生意外事故，備份的數(shù)據(jù)軟盤，應(yīng)由財務(wù)處保管，下次上機備份要4、與機內(nèi)數(shù)據(jù)復(fù)核無誤后方可開始運行。、在系統(tǒng)運行過程中,操作人員如要離開工作現(xiàn)場,必須在離開前退出系統(tǒng),以防止其他人員越權(quán)操作。、任何人如有偽造，非法涂改變更，故意毀壞命令程序、數(shù)據(jù)文件、帳冊、軟盤等行為，依照會計法，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重的要追究法律責(zé)任。三、帳務(wù)處理程序、帳務(wù)系統(tǒng)初始化:在初次建立會計電算化系統(tǒng)時,需要進(jìn)行系統(tǒng)初始化工作,在會計主管授權(quán)下進(jìn)行設(shè)置會計科目、帳本格式、憑證類型、期初余額等項內(nèi)容的設(shè)定。、帳務(wù)系統(tǒng)更改：系統(tǒng)正常運行期間，任何對帳務(wù)系統(tǒng)的修改變動，必須得到會計主管的批準(zhǔn)。、日常帳務(wù)處理：(1)憑證處理:會計電算化系統(tǒng)輸入的記帳憑證分兩種，即：機制記帳憑證和手工編制5、的記帳憑證。記帳憑證要嚴(yán)格按照國家財會制度規(guī)定編制，對不真實、不合理的原始數(shù)據(jù)、憑證不予受理，對記載不確切、不完整的原始數(shù)據(jù)和憑證應(yīng)予以退還，并要求更改和補充。為適應(yīng)會計電算化系統(tǒng)的正常運行，編制記帳憑證還必須做到：、機制記帳憑證的編制：機制記帳憑證是指各子系統(tǒng)輸入原始憑證（如銷售原始發(fā)票和銀行收款憑單）由計算機，按有關(guān)規(guī)定編制并打印的記帳憑證。機制記帳憑證直接通過機內(nèi)程序轉(zhuǎn)到帳務(wù)處理系統(tǒng)進(jìn)行記帳、編報表等業(yè)務(wù)處理。機制記帳憑證編制前，要認(rèn)真審核原始憑證的合法性、正確性，輸入計算機及打印出的記帳憑證必須做到科目使用正確，數(shù)字準(zhǔn)確無誤。打印出的機制記帳憑證需加蓋制單人、審核人、記帳員及財務(wù)部負(fù)責(zé)6、人章，連同所附原始憑證裝訂成冊妥善保管。、手工記帳憑證的編制：手工編制記帳憑證是指會計人員根據(jù)原始憑證采用手工辦法編制的記帳憑證。手編記帳憑證需通過帳務(wù)處理系統(tǒng)用鍵盤輸入。手工編制記帳憑證包括：現(xiàn)金收付款憑證，部分銀行收付款憑證和部分轉(zhuǎn)帳憑證。手工編制的記帳憑證必須做到：a.原始憑證必須是合法憑證。經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容、摘要應(yīng)規(guī)范化，措詞要確切，其中標(biāo)準(zhǔn)摘要按規(guī)范填寫正確。b.帳戶使用正確。c.借貸方金額相等。d.原始憑證同記帳憑證金額一致。e.轉(zhuǎn)帳憑證必須填寫清楚借方和貸方科目代碼。對會計分錄的摘要內(nèi)容必須唯一，即：一種摘要內(nèi)容，只能對應(yīng)一個最細(xì)的明細(xì)科目，據(jù)此確定其隸屬于那一個一級、二級、三級科目7、。要求摘要內(nèi)容簡潔、扼要，用盡量少的字表達(dá)出該筆業(yè)務(wù)的內(nèi)容。凡能歸入標(biāo)準(zhǔn)摘要的業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)盡量的使用標(biāo)準(zhǔn)摘要。對于新的業(yè)務(wù)內(nèi)容可按上述原則編寫新的標(biāo)準(zhǔn)摘要，并注明所對應(yīng)的科目名稱及科目代碼。、記帳憑證編號必須連續(xù)。編號間斷時應(yīng)在斷號后第一張憑證上說明斷號原因并簽字蓋章。、現(xiàn)金日記帳和銀行日記帳可以由機器直接登記，出納人員不登記帳簿。為工作方便，出納人員可以自設(shè)備查輔助帳。(2)記帳憑證的審核與保管、記帳憑證必須經(jīng)憑證審核員嚴(yán)格審核無誤后方可進(jìn)行登帳處理。、操作員每輸入一張憑證，結(jié)束前要自審一次無誤后再按結(jié)束鍵。、輸入計算機的憑證、單據(jù)應(yīng)由制單人、審核員、記帳員、財務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字后方為有效憑證。8、已輸入的憑證應(yīng)在輸入操作完畢裝訂成冊后，交會計檔案資料保管員存檔保管。、同一張憑證，制單和復(fù)核不能是同一個人。(3)帳表打印和結(jié)帳:、現(xiàn)金、銀行存款日記帳需要每天打印，并應(yīng)與出納庫存現(xiàn)金核對無誤。、銀行余額調(diào)節(jié)表每月打印一次。、科目匯總表、總分類帳和各種明細(xì)分類帳每月打印一次。、在結(jié)帳前按有關(guān)規(guī)定做好當(dāng)月各類帳務(wù)數(shù)據(jù)和報表的備份工作。、月底，以上工作正確完成后，由系統(tǒng)管理員進(jìn)行結(jié)帳，系統(tǒng)自動生成下月期初余額。、每年年末必須將全部帳簿打印輸出，裝訂成冊，作為會計檔案保存。(4)會計報表、單位應(yīng)根據(jù)帳簿數(shù)據(jù)準(zhǔn)確編制或由計算機自動生成會計報表。帳表之間的數(shù)據(jù)必須銜接一致。、會計報表、計算表、分析表，按各核算子系統(tǒng)及管理要求和時間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財會負(fù)責(zé)人審核無誤后簽字蓋章方可生效。、單位上報會計主管部門的會計報表格式與要求，按會計主管部門的統(tǒng)一設(shè)計和布置。、單位必須以軟盤和書面形式上報報表，軟盤和書面報表的數(shù)據(jù)必須一致，書面報表必須由機器打印并按規(guī)定由有關(guān)人員簽字蓋章。