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1、集團公司OA系統使用管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司OA系統使用管理制度一、 總則1】為提高公司的整體運行工作效率，保障信息傳遞的流暢性、準確性和高效性，同時結合公司的實際，特制定本制度。2】公司辦公自動化系統（以下簡稱OA）管理平臺，采用服務器/客戶端/瀏覽器結構，建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統，實現網上無紙化辦公和信息資源共享，同時也是有效降低企業管理成本的有效工具。OA系統是公司信息化建設的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。 二、 組織職責OA系統運行中，公司各部2、門各負其責，協同配合。各職能部門職責如下：行政部1】行政部是公司OA系統的歸口管理部門主要職責為：2】負責制定OA系統建章立制、運行監管、安全維護等；3】負責OA系統核心工作流程設計、修改；4】負責OA系統各職能部門工作流程設計輸入的審核；5】負責確定、監管OA系統核心工作流程參與人員的權限設置；6】負責監控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉狀態；7】負責工作流程的歸檔、提供查詢；8】協助HR培訓分支組織操作培訓；9】協助公司各職能信息搜集、提取的需求；10】負責對系統內的保密設置進行定期檢查。11】負責OA系統的建設、維護和服務支撐工作，服務器的日常管理維護。12】負責系統用戶注冊、注銷等管3、理；13】負責OA系統軟件的開發升級及數據備份；人力資源部主要職責如下：人力資源部負責為OA系統提供現行組織機構設置，用戶的流動信息。職責如下：1】負責現有用戶、新增用戶的權限審核； 2】負責提供用戶（變更或注銷）信息提報至行政部； 質檢部主要職責如下： 1】負責公司及部門規章制度、文件OA系統簽發版本編寫標準的制定；2】負責OA系統簽發文件、制度版本號、文件號的統一匯編工作；3】負責OA系統簽發文件、制度原件的受控、歸檔等文控工作，不得出現遺失、借閱記錄不清、責任部門的現象。 其它職能部門主要職責如下：1】各職能部門有OA賬戶的每日上班須第一時間打開OA系統，進行文件審閱、批復工作；2】各職4、能部門有OA賬戶的若出現出公差的情況，必須用手機下載OA客戶端，OA文件批復效果必須是跟在公司時效性一致；3】各職能部門根據實際情況需要更改OA流程的，需按照OA流程更改流程報批后交由行政部統一更改。三、 OA文件及流程管理要求 1】公司各部門發出、報送的各類OA文件（含通知、申請、報告、報表等信息）原則上統一采用公司OA系統發出，發出部門必須負責督促整個OA流程及時實現閉環，時效性必須符合以下條款。序號流程類型批復時效管控辦法考核對象1部門內未涉及分管領導8小時超出負激勵50元未批復者2部門內涉及分管領導24小時內超出負激勵30元未批復者3發出文件涉及總經理48小時內超出負激勵10元未批復者5、4文件指令督辦部門批復結束24小時內主觀原因超出負激勵100元指令未執行者或部門5文件指令督辦部門批復結束24小時內客觀原因超出執行者或部門必須予以郵件回復累計不得超出3次，反正負激勵20元6OA指令執行異常通報異常發生點由文件發出部門提報績效考核主管處按制度處理，監管由質檢部負責不定期抽查發現有舞弊現象，舞弊部門負激勵100元2】遇特殊情況或緊急事件（來不急走OA流程）的如銷售接待費用等，有OA流程發起部門負責人以電話、短信方式報領導審批后補OA流程，并將手機短信截圖作為附件一并傳送；3】電子公文與紙質公文具有同等效力，不加電子印鑒。如需要對外提供紙質文件，各部門申請報批后由行政部提取正式文6、件； 4】在OA上發布的文件各相關部門會簽結束后，由文件發起部門。 四、登陸規范 1】系統用戶必須建立個人密鑰，填寫個人信息，保護好個人登陸密碼、電子簽名密鑰，并定期更換。多人共用一臺計算機，如暫停OA辦公需及時注銷或退出OA系統，以免他人介入工作環境； 2】登陸OA系統用戶口令應經常更改并保守秘密，以防他人有意或無意打開系統數據庫獲取信息，濫發電子郵件、惡意增刪資料或干擾公文運轉。五、安全保密 1】OA系統中的所有用戶應按規定的權限閱讀和使用系統提供的信息。不得冒用他人賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統服務。 2】未經管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關人員及外部人員查看OA系統中的內容，更不許下載受控的內容；3】發生泄密的情況，將按制度及保密規定追究相關人員責任且處罰權歸屬公司行政部。八、不良記錄為強化OA系統的健康運行，發揮其有效作用，實施考核管理。1】對未按規定及時回復的由發出部門進行記錄報人力資源部，按月進行公布，列入考核，對造成工作受到影響的將予按以上“表格”規定考核；