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1、集團(tuán)公司公文收發(fā)及流程管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 一、總則為加強(qiáng)公司的公文管理工作，使之規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文質(zhì)量和公文管理工作效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司各部門的公文管理工作。三、管理責(zé)任1、行政部是公司公文的統(tǒng)一管理部門，主管本公司并負(fù)責(zé)指導(dǎo)各部門的公文管理工作。2、公司及各部門在公文管理中必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，以保證公司秘密文件及事項(xiàng)的安全。四、公文種類公文種類包括決定、公告、通告、通報(bào)、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函 、會(huì)議紀(jì)要等。決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安2、排。公告：適用于向公司內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)。通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。通知：適用于傳達(dá)要求下級(jí)單位或員工周知、執(zhí)行或辦理的事項(xiàng)；批轉(zhuǎn)下級(jí)公司的公文；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬單位的公文；發(fā)布規(guī)章制度；任免和聘用管理人員。報(bào)告：適用于向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況、提出意見或建議，答復(fù)上級(jí)的詢問。請(qǐng)示：適用于向上級(jí)請(qǐng)求批示、批準(zhǔn)。 批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)請(qǐng)示的事項(xiàng)。函： 適用于不相隸屬公司、部門、員工之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題。會(huì)議紀(jì)要：適用于記載會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。五、行文規(guī)則1、為了維護(hù)正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，維護(hù)組織系統(tǒng)中的合理分3、工和正常的工作秩序，防止工作上的脫節(jié)、被動(dòng)或抵觸，具有隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系部門之間應(yīng)當(dāng)遵守逐級(jí)行文的規(guī)則，避免越級(jí)行文。2、公司各部門在本部門職權(quán)范圍內(nèi)，可以互相行文，也可以對(duì)下屬其對(duì)應(yīng)部門行文。3、對(duì)下屬部門的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送行政部及公司領(lǐng)導(dǎo)。4、對(duì)上級(jí)的“請(qǐng)示”不得同時(shí)抄送下屬公司或同級(jí)公司；“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。5、必要時(shí)，公司內(nèi)的有關(guān)部門可以聯(lián)合行文。6、公司內(nèi)部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致時(shí)，不得各自向下行文。7、發(fā)文的內(nèi)容涉及到其他部門的業(yè)務(wù)時(shí)，需經(jīng)所涉及的部門會(huì)簽。六、簽收規(guī)則1、收文管理一般包括文件的傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀4、等程序。2、各部門要明確專門的文件簽收人員負(fù)責(zé)本部門文件的收收簽工作，對(duì)來(lái)文進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)與檢查并履行簽收手續(xù)。3、簽收人員對(duì)來(lái)文進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)后，要進(jìn)行簽收登記，然后根據(jù)文件的性質(zhì)、重要程度、涉密等級(jí)、辦理時(shí)限、所涉及的職權(quán)范圍以及各部門的責(zé)任分工，將簽收的文件分門別類地分送給有關(guān)部門（人員）辦理，并履行簽收手續(xù)，即填寫文件簽收登記表（見附表一）。4、公司領(lǐng)導(dǎo)批示后再行辦理的文件，收發(fā)人員應(yīng)一并附上文件報(bào)批表（見附表二），公司領(lǐng)導(dǎo)要將批示意見、姓名及批示時(shí)間填寫在相應(yīng)欄目中。5、凡屬公司領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)其他部門辦理的公文，收發(fā)人員要按要求進(jìn)行公文批轉(zhuǎn)登記，即填寫批轉(zhuǎn)文件登記表（見附表三），并將批轉(zhuǎn)的5、文件復(fù)制一份存檔。6、對(duì)于需要傳閱的文件，收發(fā)人員要附上文件傳閱表（見附表四），送達(dá)規(guī)定的傳閱范圍內(nèi)的有關(guān)人員傳閱。7、辦理完畢的文件要隨時(shí)收集、及時(shí)歸檔（所有辦畢的文件歸檔時(shí)都要附上文件報(bào)批表；屬傳閱的文件歸檔時(shí)要附上文件傳閱表）。七、發(fā)文規(guī)則1、發(fā)文管理包括擬稿、校正、審核、簽發(fā)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。2、公文一般由密級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送部門、正文、附件、印章、成文時(shí)間、主題詞、抄送部門、擬文部門、份數(shù)和印發(fā)日期等部分組成。3、草擬公文應(yīng)當(dāng)做到 符合國(guó)家和政府的法律、法規(guī)及公司的規(guī)章制度。如提出新的政策規(guī)定，要按制度審批。 篇幅簡(jiǎn)短，觀點(diǎn)明確，情況6、確實(shí)，條理清楚，文字精確，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確。 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。 公司的對(duì)內(nèi)對(duì)外行文一律要求使用統(tǒng)一的文件格式。八、公文格式1、公文一律采用A4或B5型號(hào)的紙張打印，頁(yè)面邊距按標(biāo)準(zhǔn)版面。2、公文的字體采用“宋體”形式。3、所有正式的對(duì)外文件要求統(tǒng)一排序，各部門代字如下：總經(jīng)辦 XX 總字行政部 XX 行字財(cái)務(wù)部 XX 財(cái)字 XX 公司 XX 字九、 公文的校正程序先由相關(guān)出臺(tái)文件的責(zé)任部門起草，行政部負(fù)責(zé)初步編制文件，按文件形式書寫并進(jìn)行文字的修飾和校對(duì)。十、公文審批程序1、公司的公文采取逐級(jí)審批的程序，根據(jù)職務(wù)說(shuō)明書的約定，應(yīng)將擬制的公文報(bào)送直接上級(jí)審核7、。2、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，再由行政部統(tǒng)一發(fā)放相關(guān)部門3、文件審核（批）的重點(diǎn)是：是否需要行文；是否符合公司的規(guī)章制度；是否應(yīng)與有關(guān)部門或公司協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式、文字表述是否符合本制度規(guī)定等。4、公司頒布的規(guī)章制度以及涉及公司全局的文件，正式發(fā)文前應(yīng)先經(jīng)總經(jīng)理審核。交公司領(lǐng)導(dǎo)審批公文審批表。十、公文簽發(fā)辦法1、按各部門、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)劃分的規(guī)定，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)簽發(fā)職權(quán)范圍內(nèi)報(bào)送的文件；2、有關(guān)規(guī)章制度、管理辦法以及關(guān)系公司全局的文件由總經(jīng)理簽發(fā)； 3、法律文件由法定代表人或法定代表人授權(quán)的人員簽發(fā)。十、 公文在公司領(lǐng)導(dǎo)簽字或用印后生效。5、文件收發(fā)人員負(fù)責(zé)本部門的發(fā)文工作：對(duì)于公司全部發(fā)文，8、要進(jìn)行登記，即填寫發(fā)文登記表（見附表六）。6、文件收發(fā)人員將公文原件進(jìn)行歸檔管理；將公文的復(fù)印件發(fā)至抄送部門；存檔公文應(yīng)為原件。十一、收發(fā)效率與管理1、公司行政部負(fù)責(zé)公司的文件收發(fā)工作，所有上報(bào)、下達(dá)的文件一律由行政部人員進(jìn)行登記，即填寫文件簽收登記表、發(fā)文登記表和批轉(zhuǎn)文件登記表。2、文件收發(fā)人員必須盡職盡責(zé)，在收文和發(fā)文的各個(gè)環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格登記手續(xù)，使文件的流轉(zhuǎn)方向和辦理過程一目了然。3、文件收發(fā)人員應(yīng)在收文后一小時(shí)之內(nèi)將公文及時(shí)送達(dá)各收文部門（個(gè)人），不得在手中積存，以免造成辦公效率低下。4、文件審核人、審批人原則上應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)將所交批公文簽署意見并批轉(zhuǎn)或交辦。5、所有辦畢文件都應(yīng)立卷歸檔9、（具體辦法見另行發(fā)布的檔案管理制度）。附：本制度最終解釋權(quán)歸公司行政部。本制度自頒布日起生效。公司文件簽收登記表編號(hào)文件名稱發(fā)文字號(hào)來(lái)文單位頁(yè)數(shù)簽收人（代收人）簽收日期及時(shí)間達(dá)文單位收文簽字 收文日期及時(shí)間公司文件報(bào)送單文件主題： 文件編號(hào)： 主 送： 抄 送： 呈文部門： 報(bào)送時(shí)間： 年 月 日擬 稿 人： 核 稿 人：報(bào)告內(nèi)容：不足書寫，可后附詳細(xì)報(bào)告，此位置填寫報(bào)告內(nèi)容中重要信息摘要。部門負(fù)責(zé)人： 年 月 日行政部：年 月 日財(cái)務(wù)：年 月 日副總裁：年 月 日公司文件批轉(zhuǎn)登記表編號(hào)文件名稱發(fā)文編號(hào)批轉(zhuǎn)人收文人 簽 字收文日期及 時(shí) 間批轉(zhuǎn)送達(dá)單位收文人簽字簽收日期及 時(shí) 間公司文件傳閱登記表文件名稱發(fā)文字號(hào)來(lái)文部門傳閱范圍閱后簽名簽閱時(shí)間閱后意見送出時(shí)間送達(dá)人公司公文審批表公文名稱擬稿部門擬稿人初稿時(shí)間成稿時(shí)間發(fā)文部門: 年 月 日行政部:年 月 日財(cái)務(wù)部:年 月 日總裁:年 月 日公司發(fā)文登記表編號(hào)文件名稱文件流轉(zhuǎn)性 質(zhì)發(fā)文單位簽發(fā)人發(fā)文日期收發(fā)人員簽 字達(dá)文人簽 收簽收時(shí)間傳真 XX責(zé)任公司地址： 電話： 傳真： TO：（對(duì)方職務(wù)） Attn：（對(duì)方姓名）FaxNO：（對(duì)方傳真號(hào)） CC：（轉(zhuǎn)）Subject：（主題） From：（發(fā)傳真者）URGENT/緊急 FORREVIEW/請(qǐng)審閱 PLEASEREPLY/請(qǐng)答復(fù)PLEASERECYCLE/請(qǐng)傳閱*。