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1、通信技術公司文控管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.0 目的為做好文件與資料的歸口管控工作,保證檔案歸檔質量，提高檔案管理水平，充分發揮檔案的作用，以更好地為公司運營、內控、管理、基建等工作提供支持與服務，特制定本管理規范。2.0 范圍2.1僅適用于XX通信技術有限公司的文控管理。3.0 定義3.1立卷歸檔：按照一定的要求和方法，對建檔范圍內的文件與資料進行有序且系統性的整理、組合成案卷并（交）由管理部的文控中心歸檔的過程。3.2 內控：主要是指財務、會計、審計、預算等方面的管控。3.3文控中心：即DCC(2、Document Control Central),是公司建檔文件資料歸口管控單位。4.0 職責4.1管理部負責本制度的歸口管控。4.2管理部文控中心負責對公司建檔范圍內的所有文件與資料進行歸口管控，非文控中心管理人員不得私自接收、保管、發放、回收和銷毀之。4.3公司內部各職能部門和個人應嚴格遵守本管理規范，并應承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件與資料的義務。4.4管理性作業文件如規程、作業表格、制度、質量記錄等由各部門負責按“類別日期”進行立卷并每月1次（次月10日前）將當月“公司建檔范圍內的文件與資料”統一移交文控中心歸檔管控。4.5外來文件可由相應的對外接口部門做預簽（接）收再轉文控中3、心簽收、立卷歸檔。5.0 內容5.1文控中心建檔范圍體系文件：質量方針、質量目標、質量手冊、程序文件、作業規范/表單（原始體系文件）技術文件：技術標準、圖紙/BOM、控制計劃、工藝流程圖、項目研發各類文檔。外來文件、工程規范：技術標準、法律法規及相關識別、第二/三方圖紙等。運營內控及基建檔案：公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；財務、會計及其管理方面的文件材料；勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料；經營管理方面的文件材料；生產技術管理方面的文件材料；產品生產、能量消耗、安全生產方面的文件材料；儀器、設備方面的文件材料；基本建設、工程設計、維修方面的文件材料；科研、技術引進、4、轉讓方面的材料；教育培訓方面的文件材料；信息、情報方面的文件材料；其它具有利用和保存價值的文件材料。以上（）文件材料包括決議、決定、條例、規章制度等法規性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規劃、工作總結、勞動工資、經營情況、人事文件資料、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知、技術圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及公司總部與外埠工廠集體活動和員工在從事技術革新和管理改善等各項工作活動中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）；5、錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經濟、科技、文娛、廣告活動）；公司歷史成長音像圖片資料。5.2管理機制、機構職責管理機制：實行集中與分散管理相結合的機制。由公司管理部負責主體文件資料的歸口管理，并對其它部門的文件資料管理工作進行督促和指導。管理部設立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作并由管理部負責人直接領導。文控中心管理員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。機構職責：文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構，同時又是開發利用文件資料資源的信息交流中心。其主要職責如下。負責規劃6、協調全公司文件與資料管控工作，對各職能部門文件與資料工作進行監督、指導和檢查。制訂和組織實施公司關于文件與資料工作的規章制度。負責公司文件和有關資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統計等工作。嚴格執行保密制度，做好文件資料密級控制和守密、解密工作。開展文件與資料宣傳、咨詢活動，做好文件與資料開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務。發揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓、教育基地之一。開展文件資料編研工作和信息開發交流工作，發揮文件資料的信息源作用。組織公司各部門文件管理員的業務學習與培訓，負責指導他們的工作。做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。5.3文件資7、料的收集建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分長期、5年、3年、1年等）；注明文件的版本號。相關具體內容按記錄控制程序執行。對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；及時跟進并將辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。5.4文件資料的歸檔、立卷與管理區分業務模塊，確定立檔職能部門。分類：依據文件資料來源、時間、題目、內容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。大類分為：S制度/規定、F文件、D資料、A檔案、C合同。業務模塊漢字拼音縮寫：XX通信技術有限公司：SW； 銷售部:XS；商務部:SW； 外貿部:W8、M；技術部：JS；管理部行政：XZ；管理部人事：RS； 研發部：YF；生計部：SJ；倉庫：CK；品質：PZ其它依此類推。保密用Y表示，非密級則用N表示。密級：TS絕密、VS機密、SE秘密、NO無歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄。整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；每一案卷須端正書寫標題。對所有文件資料進行系統排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。每年對文件資料進行一次清理，9、清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復制。公司應采取嚴密管理措施，防止文件資料失密和泄密。對文件資料的收進和移出、案卷數量、利用等情況進行統計，并定期上報主管部門。公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據有關規定進行鑒定銷毀。5.5文件資料的保管為維護文件與資料的安全（預防損壞、延長壽命），絕密、機密與秘密類電子檔文件與資料須刻錄成光盤或在專用服務器上做備份。公司應設立專門地點或專用文件庫保存文件資料；文控中心積極采用電腦信息系統對文件資料進行管理，以提高管理效率。管理人員應做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲10、蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。5.6文件資料借閱副總級（含）以上人員借閱非密級文件資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時，須填寫借閱文件申請表，經文控中心負責人審核后方能調閱。公司文件密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級文件資料禁止調閱；機密級文件資料只能在文控中心閱覽，不準外借且需辦理相關借閱審批手續；秘密級文件資料經審批后可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級文件資料的借閱如屬本部門則由部門負責人審批；如屬于跨部門的則由系統負責人批準；跨系統的由總經理批準，總經理因公外出時可委托副總經理或總經辦負責人審批11、，具體須按委托書的內容執行。案卷一般僅供在文控中心查閱，立卷的文件與資料可外借，但外借的必須辦理登記及相關審批手續。借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。借閱文件資料者應愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。借閱文件資料交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，文控中心管理人員應及時報告主管領導。外單位借閱文件資料，應持有單位介紹信，經總經理批準后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內容也須總經理同意且審核后方能帶出。公司內文件資料利用的方式有：提供文件資料原件；提供文件資料復印件；提供文獻索12、引資料。出文部門負責人要求或同意時，文控中心應主動向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務，主要方面為經營戰略信息、管理信息、產品信息、專題技術信息等。5.7文件資料的鑒定和銷毀公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司文件資料。當某些文件資料到了銷毀期時，由文控中心管理人員填寫作廢文件（記錄）銷毀登記表，交所屬負責人審核，經公司總經理批準后執行。凡屬于密級的文件資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的文件資料由綜合管理部負責人批準后方可銷毀。銷毀時，必須由總經理或主管副指定專人監督銷毀，并在銷毀清單上簽字。對已失效的、經批準銷毀的公司文件資料，文控中心管理人員須認真核對，編制銷毀清單，將批準的作廢文件（記錄）銷毀登記表和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。