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1、公司會(huì)議組織籌備、紀(jì)要發(fā)放管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 1 目的和范圍: 會(huì)議是公司內(nèi)部溝通的最有效方式之一，建立會(huì)議制度目的在于規(guī)范各種會(huì)議的組織籌備、信息收集、信息溝通、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要發(fā)放、會(huì)后跟蹤落實(shí)等工作，以提高會(huì)議效率、形成順暢的溝通渠道，從而有利于持續(xù)有效的制度化改進(jìn)。其范圍涵蓋公司內(nèi)的各種會(huì)議以及公司員工外出參加的會(huì)議。2 職責(zé)2.1 總經(jīng)理/副總經(jīng)理 主持經(jīng)理例會(huì)、公司專(zhuān)題會(huì)議、管理評(píng)審會(huì)議、全體員工大會(huì)； 指定專(zhuān)人追蹤經(jīng)理例會(huì)事項(xiàng)的落實(shí)情況；2.1.3 經(jīng)理例會(huì)后,指定專(zhuān)人整理會(huì)議記2、錄,形成并發(fā)放會(huì)議紀(jì)要； 參加相關(guān)會(huì)議。2.2 總經(jīng)理室 總經(jīng)理秘書(shū)負(fù)責(zé)經(jīng)理例會(huì)的通知、召集；總經(jīng)理室有關(guān)人員參加經(jīng)理例會(huì)。 總經(jīng)理室通知召開(kāi)公司員工大會(huì)； 組織召開(kāi)公司專(zhuān)題會(huì)議； 負(fù)責(zé)組織與質(zhì)量管理體系有關(guān)的會(huì)議； 總經(jīng)理室副主任負(fù)責(zé)經(jīng)理例會(huì)和公司專(zhuān)題會(huì)議的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要發(fā)放、會(huì)議布置工作執(zhí)行情況的追蹤、落實(shí)和反饋等工作。 2.3 各部門(mén) 經(jīng)理例會(huì)前向總經(jīng)理室遞交本部門(mén)工作周記，部門(mén)正職經(jīng)理和項(xiàng)目部正職經(jīng)理參加經(jīng)理例會(huì)，布置執(zhí)行會(huì)議安排工作；2.3.2 部門(mén)經(jīng)理主持召開(kāi)本部門(mén)周會(huì)，負(fù)責(zé)周會(huì)精神在本部門(mén)內(nèi)部的溝通；2.3.3 業(yè)務(wù)主管部門(mén)負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)專(zhuān)題會(huì)議的召開(kāi)，并組織相關(guān)部門(mén)參加；指定專(zhuān)人3、做會(huì)議記錄，發(fā)放會(huì)議紀(jì)要、追蹤落實(shí)會(huì)議布置工作；2.3.4 部門(mén)經(jīng)理、人力資源部經(jīng)理審定并批準(zhǔn)員工外出參加外部會(huì)議（高級(jí)員工由總經(jīng)理批準(zhǔn)）；2.3.5 人力資源部負(fù)責(zé)公司員工大會(huì)等會(huì)議的具體會(huì)務(wù)安排。3 工作流程 3.1 會(huì)議類(lèi)別3.1.1 例會(huì)，包括經(jīng)理例會(huì)、各部室周會(huì)、項(xiàng)目部例會(huì)、施工監(jiān)理例會(huì)等；3.1.2 專(zhuān)題會(huì)議，包括公司專(zhuān)題會(huì)議和部門(mén)業(yè)務(wù)專(zhuān)題會(huì)議（針對(duì)業(yè)務(wù)專(zhuān)題由業(yè)務(wù)主管部門(mén)牽頭組織有關(guān)人員召開(kāi)，如圖紙會(huì)審會(huì)議、開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)會(huì)議、合同評(píng)審會(huì)議等）；3.1.3 與質(zhì)量管理體系有關(guān)的會(huì)議，包括內(nèi)外審首末次會(huì)議，內(nèi)、外部審核會(huì)議，管理評(píng)審會(huì)議等；3.1.4 全體員工大會(huì)，包括各種動(dòng)員大會(huì)、年初計(jì)4、劃動(dòng)員會(huì)、年終總結(jié)表彰會(huì)等；3.1.5 其他內(nèi)部會(huì)議；3.1.6 外部會(huì)議：指公司員工外出參加的由政府、行業(yè)協(xié)會(huì)和其他組織機(jī)構(gòu)主辦的各種會(huì)議。3.2 會(huì)議組織流程 例會(huì).1經(jīng)理例會(huì)A經(jīng)理例會(huì)由總經(jīng)理/副總經(jīng)理主持，總經(jīng)理秘書(shū)負(fù)責(zé)召集，原則上每?jī)芍芤淮?。與會(huì)人員為各部室正職經(jīng)理、總經(jīng)理室有關(guān)人員以及總經(jīng)理指定的其他員工。原則上每三個(gè)月召開(kāi)一次經(jīng)理例會(huì)擴(kuò)大會(huì)議，與會(huì)人員范圍擴(kuò)大至公司本部以及各分支機(jī)構(gòu)的所有中、高級(jí)職員。B在例會(huì)前，各部室應(yīng)向總經(jīng)理室遞交部門(mén)工作周記一式四份（分發(fā)至總經(jīng)理、兩位副總、記錄存檔各一份）。周記包括“本周工作主要情況”、“存在的問(wèn)題及改進(jìn)意見(jiàn)”、“下周主要工作計(jì)劃”三個(gè)欄5、目?？偨?jīng)理室指定專(zhuān)人追蹤上次經(jīng)理例會(huì)事項(xiàng)的落實(shí)情況，并整理成“經(jīng)理例會(huì)落實(shí)情況” 一式四份（分發(fā)范圍同部門(mén)工作周記）。C在經(jīng)理例會(huì)上，由副總經(jīng)理通報(bào)上次例會(huì)已落實(shí)事項(xiàng)和未落實(shí)或正在辦理中的事項(xiàng)；總經(jīng)理主持討論各部室周記“存在的問(wèn)題及改進(jìn)意見(jiàn)”欄目中提出的問(wèn)題，并確定改進(jìn)意見(jiàn)；總經(jīng)理主持討論會(huì)上提出的其他問(wèn)題。D在經(jīng)理例會(huì)后，由總經(jīng)理室副主任整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要送呈副總經(jīng)理審閱后，及時(shí)發(fā)放至各與會(huì)者手中。與會(huì)者應(yīng)向本部門(mén)員工傳達(dá)會(huì)議精神，安排落實(shí)會(huì)議布置工作。會(huì)議紀(jì)要必須編號(hào)，標(biāo)明“機(jī)密”字樣，注明會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、缺席人員。經(jīng)理例會(huì)紀(jì)要共分“上次例會(huì)未完事項(xiàng)”和“本周例6、會(huì)事項(xiàng)”兩個(gè)欄目?？偨?jīng)理室保存經(jīng)理例會(huì)紀(jì)要、各部室周記、“經(jīng)理例會(huì)落實(shí)情況”，并按年度整理成冊(cè)，按規(guī)定，每?jī)赡晗蚬緢D書(shū)檔案室移交一次。.2 各部室周會(huì) 由各部室經(jīng)理負(fù)責(zé)主持召開(kāi)，會(huì)議內(nèi)容包括傳達(dá)經(jīng)理例會(huì)精神、安排執(zhí)行經(jīng)理例會(huì)上布置的工作、通報(bào)本周工作主要情況、討論存在的問(wèn)題及改進(jìn)意見(jiàn)、安排下周主要工作計(jì)劃等等。原則上每隔一至二周一次，與會(huì)人員為各部室全體員工。各部室周會(huì)應(yīng)形成書(shū)面紀(jì)要或以周記的形式體現(xiàn)，以適當(dāng)?shù)男问剑ㄈ缭诓块T(mén)辦公室的看板上張貼）在部門(mén)內(nèi)部傳遞，并在當(dāng)周經(jīng)理例會(huì)前送呈總經(jīng)理室。.3項(xiàng)目部例會(huì)和項(xiàng)目部參與的施工監(jiān)理例會(huì) 項(xiàng)目部例會(huì)和項(xiàng)目部參與的施工監(jiān)理例會(huì)的有關(guān)制度參見(jiàn)施工管理程7、序。 專(zhuān)題會(huì)議.1 公司專(zhuān)題會(huì)議總經(jīng)理/副總經(jīng)理根據(jù)公司業(yè)務(wù)運(yùn)作的需要確定公司專(zhuān)題會(huì)議議題、議程時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員等，由總經(jīng)理室根據(jù)總經(jīng)理的意見(jiàn)負(fù)責(zé)召集有關(guān)人員召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議，并負(fù)責(zé)會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要發(fā)放（發(fā)放范圍：每一位與會(huì)者）和會(huì)議布置工作的追蹤落實(shí)等。公司專(zhuān)題會(huì)議根據(jù)具體情況不定期舉行?？偨?jīng)理室保存專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要，并按年度整理成冊(cè)，定期送公司圖書(shū)檔案室存檔。.2業(yè)務(wù)專(zhuān)題會(huì)議由業(yè)務(wù)主管部室負(fù)責(zé)召集，與會(huì)者為各有關(guān)部室人員。會(huì)議應(yīng)形成書(shū)面紀(jì)要分發(fā)至所有與會(huì)部門(mén)的主管手中，并由專(zhuān)人對(duì)會(huì)議布置的工作進(jìn)行追蹤。業(yè)務(wù)專(zhuān)題會(huì)議根據(jù)業(yè)務(wù)開(kāi)展情況不定期舉行，必要時(shí)可針對(duì)同一專(zhuān)題舉行多次會(huì)議，形成系列紀(jì)要。會(huì)8、議紀(jì)要的發(fā)放和存檔同.1的有關(guān)規(guī)定。 與質(zhì)量管理體系有關(guān)的會(huì)議 與質(zhì)量管理體系有關(guān)的會(huì)議，包括內(nèi)外審首末次會(huì)議、內(nèi)外部審核會(huì)議、管理評(píng)審會(huì)議等，其有關(guān)規(guī)定參見(jiàn)工作改進(jìn)管理程序。 全體員工大會(huì)員工大會(huì)由總經(jīng)理/副總經(jīng)理主持，總經(jīng)理室通知召開(kāi)，并布置有關(guān)部室準(zhǔn)備會(huì)議資料，人力資源部負(fù)責(zé)具體會(huì)務(wù)安排。員工大會(huì)不形成會(huì)議紀(jì)要，但總經(jīng)理室應(yīng)保存會(huì)議有關(guān)材料，并定期整理歸檔。 其他內(nèi)部會(huì)議 其他內(nèi)部會(huì)議的有關(guān)制度參照上述適用的條款執(zhí)行。 外部會(huì)議公司員工外出參加由政府、行業(yè)協(xié)會(huì)和其他組織機(jī)構(gòu)主辦的各種會(huì)議，必須征得部門(mén)主管同意，如需出差，必須按照人力資源管理辦理出差申請(qǐng)手續(xù)。員工外出開(kāi)會(huì)期間，必須做好會(huì)議記錄，返回公司后，必須在一周內(nèi)整理有關(guān)資料，向部門(mén)主管或總經(jīng)理室提交報(bào)告，必要時(shí)召集有關(guān)會(huì)議進(jìn)行傳達(dá)。 3.3 會(huì)議紀(jì)要及其他會(huì)議文件的歸檔 會(huì)議紀(jì)要及其他會(huì)議文件歸檔參照檔案管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4 相關(guān)文件4.1施工管理程序 4.2內(nèi)審程序 4.3管理評(píng)審程序 4.4工作改進(jìn)管理程序 4.5人力資源管理制度5. 相關(guān)表單、記錄 工作周記 各種會(huì)議紀(jì)要6. 附表 工作周記（見(jiàn)文件管理程序）