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1、貿易有限公司公文管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1、目的本公司公文，是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題，指導或商洽工作的重要工具。2、適應范圍公司各部門3、公文管理的核心3.1為使公司的公文處理工作規范化、制度化、科學化，根據國務院辦公廳頒布的國家行 政機關公文處理辦法，結合公司情況，特制定本辦法。3. 2公司的公文，是公司在管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法進行 公司各項活動的重要工具。3. 3公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相關聯、銜接有序的工 作。3. 4公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。32、. 5公文處理必須嚴格執行公司有關保密的規定，確保公司機密的安全。3. 6公司各級負責人應當重視公文處理工作，并加強對本公司公文處理工作的領導和檢查。3. 7行政人力資源部是公文處理的管理機構，主管本公司公文處理工作并指導各部門的公文處理工作。4、公文種類4.1公司公文種類主要有以下八種：4. 1.1決定（決議）：適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關部門及人員，變更 或者撤銷下級單位（部門）不適當的決定事項。通知（批復）：適用于批轉下級單位（部門）的公文，轉發上級主管和不相隸屬單位 公文，傳達要求下級單位（部門）辦理和需要有關單位（部門）周知或者執行的事項， 任免人員；答復下級單位（部3、門）的請示事項。通報（意見）：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況；對重要問題提 出見解和處理辦法。4. 1.4報告（請示）：適用于向上級主管匯報工作，反映情況，答復上級主管的詢問；向上 級主管請求指示、批準。4. 1. 5函：適用于不相隸屬單位Z間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。4. 1.6會議紀要：適用于記載、傳達公司內部各級會議、公司外部會議情況和議定事項。5、行文規則5. 1 “請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送 形式，但不得抄送其下級機關。“報告”不得夾帶請示事項。5. 2除上級負責人直接交辦的事項外，不得以單位（部4、門）名義向上級負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。5.3受雙重領導的單位（部門）向上級單位（部門）行文，應當寫明主送機關和抄送機關。 上級單位（部門）向受雙重領導的下級單位（部門）行文，必要時應當抄送其另一上級 機關。6、發文辦理6.1發文辦理包括擬稿、審辦、審核、會稿、簽發、復核、印發、登記、簽收程序。草擬公文應當做到：情況真實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，字詞規 范，標點正確，篇幅力求簡短；6. 1.2擬稿后，應由核稿人對文字進行核定成文。核稿人為擬稿人的上級主管；6. 1.3審辦：審辦單位根據情況確定是否采用公文形式，明確處理意見；6. 1.4審核：經審辦后由擬稿人將草擬5、公文送至文稿審核單位進行審核定稿；董事會公文由 各董事審核；公司公文由公文涉及部門的負責人、公司相關領導審核。會稿：指由擬稿人根據審核意見匯總進行修改后，再交會稿人會稿形成正式公文。簽發：指定稿后的公文在發文前須由相關單位（部門）會簽的過程。6.1.6. 1以公司名義對外發文，會簽人應包括總經理、常務副總經理、公文涉及的主管領導 等，簽發人為總經理;須由董事會審核的公文在正式發文前須取得相關董事會決議。6. 1.7復核：公司公文由行政人力資源部負責印發并存檔。公文正式印發前，應進行復核。 復核重點是：審核公文形式，簽發手續是否完備，文件標題是否準確等。6. 1.8印發、登記：由行政人力資源部負6、責印制、蓋章，并登記然后下發。6. 1.9簽收：公文印發時須由簽收人簽字確認。6. 2公司內部各部門行文應遵守以下規則：6. 2. 1未經上級公司領導審核批準，公司內部任何單位部門不得自行對外正式發文。涉及多個部門職權范圍的事項，主辦部門應主動協商，并取得一致意見后方可以公司 名義行文。部門Z間對有關問題未經協商一致，不得各自行文。6. 2. 3本部門內的重要行文，應當同時抄送直接上級主管。受雙重領導的部門向上級主管行 文，除了主送對象外，應當寫明抄送對象。上級主管向受雙重領導的下級部門行文, 應當抄送其另一上級主管。6. 3草擬公文應當做到：6. 3.1符合國家的法律、法規及其他有關規定。如7、提出新的政策、規定等，要切實可行并加 以說明。6. 3.2情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點 正確，篇幅力求簡短。6. 3. 3公文的文種應根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。6. 3. 4擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。6. 3.5人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文 應當明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。6. 3. 6應當使用國家法定計量單位。6. 3.7文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫 形式，應當在第一次出現時注明8、準確的屮文譯名。6. 3.8公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具 有修辭色彩語句屮作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。6. 4以本部門名義制發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發；以本部門名義 制發的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。6、收文辦理6. 1收文辦理指收到外單位公文的辦理過程，包括收到登記、傳遞、簽收、處理四個程序。6. 2收到登記指由行政人力資源部門專人在收到外單位公文時統一進行登記，填寫收文登 記表。6. 3簽收指收文對象在收到行政人力資源部門專人送至的外單位公文后，在收文登記表上簽名9、予以確認。6.4處理指收文對象在收到外單位公文后處理并行文的過程。7、公文歸檔7.1公文辦理完畢后，應當根據檔案管理制度和其他有關規定，及吋整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。7. 2歸檔范|韋|內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸 檔公文齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。7. 3聯合辦理的公文，原件由主辦機關整理（立卷）、歸檔，其他機關保存復制件或其他形 式的公文副本。7. 4本機關負責人兼任其他機關職務，在履行所兼職務職責過程屮形成的公文，由其兼職機 關整理（立卷）、歸檔。7. 5歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有10、關規定定期向檔案部門移交。7. 6擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。8、文件管理8. 1公文用紙一般采用國際標準A4型（210nimX297mni）,左側裝訂。8. 2公文辦理完畢后，應當及時整理（立卷）、歸檔，以確保歸檔公文的齊全、完整，便于 以后調用；員工個人不得保存應當歸檔的公文。8. 3公司內各部門所發的文件由行政人力資源部門統一留存管理，文件底稿作為公文審核簽 發單的必備附件由行政人力資源部統一歸檔保管。8. 4公司一般性公文的調閱、借閱、復印需部門負責人審批，重要的文件資料需公司總經理 審批，涉及秘密的按照保密管理制度的規定執行。8.5員工調離工作崗位11、時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。8. 6公文歸檔。參照檔案管理制度的有關規定。9、附則9.1本制度由行政人力資源部負責解釋、補充，常務副總經理審核，總經理批準生效。9. 2本制度口批準發布之日起實施。本制度實施后，公司之前實施之制度與本制度有抵觸的規定一律以本制度為準。公文管理作業流程公文管理作業流程標準任務節點任務程序.重點及標準時限文件行C3按照檔案管理要求進行管理隨時政C6內部公文發布部C7C8C9天 當2 C職能部門D211D務總 常 副B4B83 亠B關位 相單E1OE1總經理A5A8公文版頭XXXX貿易有限公司文件簽發人:XX字(2012) 號主題詞:主送：抄送：發文單位：XXXX貿易有限公司簽發日期：年 月日XX發文簽收單編號：ZAXZ文件名稱：文件號：日期:收文部門簽收人收文部門簽收人文件傳閱單文件名：編制部門：傳閱要求：部門傳閱意見傳閱時間