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1、公司財務部門組織構架及規章管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 財務部組織架構及規章制度第一章 財務部組織架構 財務經理會計出納總監助理第二章 財務部職責范圍 1 根據國家有關財務制度，結合公司的具體情況，制訂適合物業管理需要的會計核算制度和財務管理制度。2 根據物業管理合同、物業的功能，編制財務預算，確定合理可行的收費標準和分攤比例。 3 組織日常的會計核算，遵守各項收入制度、費用開支范圍和開支標準，對不合法、不真實、不準確、不完整的原始憑證及違反財務制度的收支予以抵制，認真做帳、記帳算帳、查帳、報帳。日清日結2、，做到帳實相符、帳帳相符，帳表相符。 4 準確計算并及時催收各住戶應交的管理費、水電費等各項費用，按期上繳各種稅收。 5 定期檢查財務預算的執行情況，加強與其他部門的協調，發現問題及時調整，確保管理費收支基本平衡。6 妥善保管會計憑證、會計帳簿、會計報表其他檔案資料。 7 參與重大經濟合同業務以及合同簽約和管理業務開拓的可行性研究，為總經理決策提供參考意見。第三章 崗位職責一、 財務部經理 1 全面負責本部門各項工作，直接對總經理負責。 2 組織公司的財務管理工作，制定和完善財務管理制度和操作流程，協助總經理進行經營管理。 3 審核會計憑證和各類會計報表，編寫財務分析，送總經理審閱。 4 加強3、部門建設，開展業務培訓，提高并保持部門員工的總體業務水平。 5 編制財務預算，審核控制各項費用支出，合理安排各項費用。 6 檢查、監督各項收入的及時收繳，保證公司資金的正常周轉。二、會計 1 進行本部門的日常管理，協助經理做好會計核算工作。2 負責會計制證和帳務處理，編制會計報表。3 審核收費通知單，保證收費標準無誤，并做好催繳工作。4 審核各項費用支出，執行財務預算。 5 檢查銀行、庫存現金、資金帳目，發現問題監督改正調帳，并負責來往帳的清理。 6 登記帳本，妥善保管會計憑證、帳本、會計報表和其他檔案資料。 7 完成經理交辦的其他工作。三、出納員 1 現金收付，登記現金手冊，并編制現金收支日4、報單。 2 現金及時存行，支票及時進帳，同時保證日常報銷所需要的備用金的支取和款項的收取和支付。 3 負責收據和發票等票據的管理。 4 負責代收代付款項的收取和劃付。 5 登記現金帳、銀行存款帳、管理費用明細帳。 6 計算和發放員工工資。7 收入類單據的清理并制證或清理后轉入會計制證。8 完成上級交辦的其他工作。第四章 工作標準 1 會計核算工作能有條不紊地進行。（即從收支兩條線分別來看，收入方面從款項取得直到交納稅款、報表反映；支出方面從款項提取至報表反映，中間各個環節環環相扣，每個環節操作正常以保證整個過程按會計核算的要求進行。） 2 及時準確地提供各項財務信息，包括收入情況、支出情況及銀5、行存款余額情況或某項經濟業務的效益情況。 3 及時準確地編制會計報表及報表說明、財務分析報告。4 加強收入的管理，保證公司收入不流失。 5 加強支出管理，保證一切支出都在受控制狀態，包括工資性支出以及水、電、維修材料、辦公用品等費用的支出。 6 加強預算管理，保證日常的收支狀況與財務預算基本一致。 7 制定切實可行的財務管理制度和操作流程，并對部門內員工進行崗位培訓與指導，保證部門員工基本上能履行各崗位的職責。 8 與稅務、金融等部門溝通良好，不因為公關工作不到位導致公司利益受損失。第五章 財務管理規定一、目的。本規定規定了公司資金、現金、票據、費用開支、會計檔案的管理辦法，旨在加強會計基礎工6、作，正確執行國家財經紀律和財務制度，更好地為物業管理工作服務。二、適用范圍本規定適用于公司財務部對資金、現金、票據、費用開支、會計檔案的管理。三、職責財務部財務人員嚴格執行本規定，并監督公司全體員工執行本規定。四、工作內容和要求 1本規定的基本原則是：執行國家有關法律、法規和財務制度，對公司的財務活動實施有效控制，并接受上級有關部門的監督。2財務部是公司財務管理部門，在總經理領導下，對公司財務活動實行統一管理。3財務人員管理（1） 會計人員的聘用，由行政人事部初試后，由總經理直接面試后決定。（2） 公司重大項目的決策須有財務部負責人參加。（3） 財務人員必須具備專業技術資格，持證上崗。 4.資7、金管理（1） 原則上應在國有商業銀行開設銀行帳戶，開設或撤銷銀行帳戶時，必須報總經理批準。確需在非國有商業銀行開戶的，在申請開設帳戶的同時，須報審帳戶資金最高限額。財務負責人必須監督帳戶資金限額的執行情況，并對執行結果負責。（2） 必須按銀行及公司規定使用現金。（3） 庫存現金限額，按開戶銀行的規定執行。開戶銀行沒有核定限額的，最高不得超過5000元。 5實物管理（1）關于材料物資管理的規定： a） 購進的材料物資，原則上應先進倉，后領用。b） 對生產中急需的或零星的輔助材料，確需直撥使用的除按規定審批外，必須經項目負責人驗收并簽名，方可報銷。c） 工程完工后，剩余的材料必須辦理退倉手續。 d8、） 材料、物資必須至少在每年三月和九月盤點二次。會計人員必須實地監督盤點，財務負責人必須對盤點結果的真實性負責。e） 對材料物資出現盤盈、盤虧的，必須查明盈、虧的原因，提出改進措施。必要時，對庫存材料進行復點。 6固定資產管理（1） 各管理處、部門必須指定一名固定資產實物保管責任人，對固定資產的實物管理負責。（2） 固定資產必須設置卡片帳進行管理，卡片帳必須由固定資產保管責任人簽名，保管責任人變更的，必須及時變更卡片帳。（3） 在每年的六月，財務人員必須會同固定資產專責及實物保管責任人全面盤點固定資產。會計人員必須實地監督盤點，對盤點結果的真實性負責。（4） 盤點中出現的損溢，必須按規定的程序9、報批。7會計檔案管理會計憑證、會計帳簿、會計報表及儲存會計資料的磁盤是企業的重要經濟資料，要定期裝訂、整理立卷、妥善保管。（1） 會計檔案管理實行分階段負責制。按會計憑證的傳遞流程分出納責任期、主管會計責任期。其中出納責任期從出納審核并接收業務部門的原始憑證起，到出納將憑證傳遞給主辦會計為止；主管會計責任期是從主辦會計審核并接收出納傳遞過來的憑證起，到將會計檔案移交給檔案室保管為止。（2） 在出納責任期，出納對交存的原始憑證及自己填寫的記帳憑證負保管責任，按規定于每月28日前傳遞給主管會計。（3） 在主管會計責任期，主管會計對出納交存的會計憑證、電算產生的記帳憑證、所有科目匯總表、裝訂成冊的憑10、證本、會計帳簿、會計報表、已登錄的檔案袋、儲存會計資料的磁盤等負責保管，同時應按歸檔要求對各類檔案負責立卷、裝訂成冊、分類分柜保管。存放場所應加鎖，鑰匙由主管會計掌握。檔案原則上不得借出，如有特殊需要經總經理批準后，征得主管會計的同意并約定歸還期，辦理登記手續。借用期內借出資料的借用人負責保管。超過借用期限，主管會計未催討追索，造成會計資料丟失的主管會計負連帶責任。（4） 會計年度終了后，當年的會計檔案半年內仍保存在主管會計處，期滿后編造清冊移交公司的檔案室。（5） 會計檔案必須妥善保管，存放有序，查找方便，并嚴格執行安全和保密制度。 8定期公布管理規定（1） 按業主管理委員會的要求，采用不同11、形式，定期公布管理費用收支情況、維修基金使用情況。（2） 對較大費用的支出要分析情況、加以說明。 9財務管理安全管理規定（1） 注意防盜，財務管理部門嚴禁閑雜人員逗留，下班關好門窗，鎖好保險箱，密碼加鎖，密碼注意保密。（2） 保險箱鑰匙不得在辦公室過夜。（3） 注意防火，室內嚴禁抽煙，下班切斷電源。10財務人員工作要求： （1）財務部經理 a） 貫徹執行國家和上級有關財務管理方針、政策和法規，遵守國家法律、法令。 b） 嚴格遵守財經紀律，建立和健全財務管理制度及核算制度，并負責督促檢查執行情況。 c） 負責公司資金的平衡、掌握和監督資金的合理使用，監督資金回籠，考核資金使用和投資效果。d） 參12、與策劃重要的經營策略，并對重要經濟合同及投資項目進行評議。e） 向上級領導提供季度分析報告，并提出可行性建議。f） 負責收付憑證的審核、工程結算工作。g） 負責編制公司年度預算，制定各部門考核指標并監督執行。h） 對財務人員進行業務指導。（2）主管會計 a） 按國家會計制度規定，進行認真審核、分錄、算帳，做到手續完備、內容真實，數字準確、帳目清楚，做到帳物相符、帳帳相符、帳表相符。b） 根據公司的特殊性，分門別類進行分部門分小區建帳核算，使公司領導和各部門各小區領導能及時掌握盈虧情況，c） 編制各種記帳憑證，及時編制會計報表，為領導的管理工作提供有關的數據資料。 d） 負責妥善歸檔保管好會計憑13、證、帳簿、報表等一切檔案資料。e） 編制資產負債表、損益表、收入明細表、成本明細表，并與其他報表相互核對，有對應關系的數字必須保持一致，年終編報財務狀況變動表及財務分析。f） 依據國家稅法規定，按時按規定繳納各項稅金，做好有關資料的報送工作，按發票管理的有關規定，做好發票的保管及發出工作。g） 嚴守機密，妥善保管會計檔案資料，及時裝訂會計憑證，年底結算完畢，將全年會計憑證、帳簿、會計報表等資料收集齊全，整理立卷，妥善保管。 h） 指導出納，定期檢查或抽查出納的現金庫存情況。i） 編制每月經營情況分析并提供分析報告。 （3）出納員a） 遵守國家有關財經紀律，嚴格執行現金管理規定和銀行結算制度。b14、） 負責辦理現金收付各銀行結算業務，負責登記現金的銀行存款日記帳，每月終及時做出銀行存款調節表。c） 負責保管庫存現金和各種有價證券、結算憑證、空白支票、收據和有關印章。d） 認真審查每一筆款項的支付和費用報銷，對違反規定的一律拒付，并及時向有關領導反映。嚴禁白條取款入帳。e） 負責工資表的編制及發放。f） 出納人員不得兼管收入、費用、債權、債務帳簿的登記工作和檔案的保管工作。第六章 費用報銷管理規程一、 目的 本規程規范費用報銷程序，確保各項費用支出得到合理控制。二、 適用范圍 本規程適用于公司各項報銷費用的控制。 三、職責 1 財務部經理負責報銷單據的及時審核。 2 公司總經理負責報銷費用15、的審批。 四、報銷程序 1報銷費用的填制要求a） 費用經辦人原則上應在費用發生后的5個工作日內到財務部辦理報銷手續，特殊情況可另行處理。b） 將原始單據剪齊邊角，正面朝上（與報銷單據同向）粘貼在報銷單的反面左邊。c） 用藍色或黑色鋼筆、簽字筆如實填寫報銷單的各項內容，如：報銷時間、報銷人、費用摘要、單據張數等。d） 采購類經營費用，須憑有效的請購單（或采購計劃表）和發票到倉庫辦理物品驗收入庫手續，并將進倉單、直拔單附在報銷單據的后面。 e） 非采購類的行政、辦公或其他費用，直接填制報銷單據。 f） 外出培訓費憑培訓協議辦理報銷手續。 2報銷單據的審核 a） 費用報銷單據經手人簽名后，由各部門主16、管簽字確認。 b） 財務部經理應在收到報銷單據的一個工作日內，對各項報銷費用進行嚴格認真的審核，凡符合報銷標準的，審核人在財務審核欄內簽署姓名、審核日期后，由報銷人交總經理審批。 c） 經審核報銷單據不符合費用開支標準或在有其他疑問，而報銷人又無法提供總經理批準的報告時，審核人應退回報銷單據。3 費用的給付a） 報銷人依據審批手續完整的報銷單到財務部出納處簽名領取費用。b） 單位價格在2000元以下的報銷費用，由出納員用現金支付。c） 單位價格在2000元以上的報銷費用，原則上由出納員用支票支付，特殊情況的可報財務部經理批準后，以現金支付。 d） 各費用發生前借支備用金的，由出納員作沖減備用金17、處理。4.費用報銷單據的保管 a） 費用報銷單據由出納按順序編制付款憑證，送財務部會計匯總、記賬。b） 所有報銷的費用單據，由財務部加密長期保存。5 本規程執行情況作為財務部相關人員的考評情況之一。 第七章 工資發放規程一、 目的 本規程規范工資發放程序，確保員工能及時、如數、安全地領取工資。三、 適用范圍 適用于物業公司員工的工資發放工作三、職責 1 行政人事部負責每月員工考評及員工動態資料的編制。 2 財務部出納員負責員工工資計算和工資發放表的編制。 3 財務部經理負責工資發放表的審核。 4 總經理負責工資發放表的審批。 四、工作程序要點 1員工每月工資的計算 a） 財務部負責每月25日發18、放上月1-30日的工資，遇節假日順延（春節除外）。b） 公司人事部、管理處在每月2日前將員工考勤表送出納。 c） 出納員每月6日前根據考勤表、員工工資的計算系數計算員工上月工資，并編制員工工資發放表。d） 員工工資的計算工式：員工月工資（基本工資崗位工資業績工資）*當月出勤天數/當月全勤天數。e） 出納員必須在編制完畢的員工工資發放表的制表人欄簽署姓名及日期并于每月8日前報財務部經理審核。f） 財務部經理應在每月10日前審核員工工資發放表。如有疑問，應及時查清并予以更正；如無疑問，應在財務部審核欄內簽署姓名及日期后于11日前報總經理審批。 g） 總經理原則在15日前將審批完畢的員工工資發放表交19、回財務部，特殊情況另行處理。2年終獎金的計算 a） 公司行政人事部在規定日期（具體日期由總經理決定）將總經理審批完畢的上年度員工考評表交財務部會計。 b） 財務部會計根據當年可分配獎金總額并根據獎金分配方案（由總經理根據當年經營狀況決定）及員工考評表計算出每個員工的年終獎金，并據此編制員工年終獎金發放表。財務部會計應在編制完的員工年終獎金發放表的制表人欄內簽署姓名及日期。c） 財務部經理應嚴格審核員工年終獎金發放表。如有疑問應立即查清，予以更正；如無疑問，應在審核欄內簽署姓名及日期。d） 財務部經理應及時將員工年終獎金發放表報送總經理審批。 e） 總經理在審批的同時應注明具體發放日期。 f） 20、試用期員工不享有年終獎金。 g） 獎金發放日離職的員工不享受年終獎金。 3工資、獎金的發放 （1）銀行代發的工資及獎金： a） 出納員根據審批手續完整的員工工資發放表在每月25日前將員工工資表交公司開戶銀行發放； b） 新人職的員工由出納員根據人事部提供的員工個人資料及身份證復印件向開戶銀行申請辦理工資代發存折； c） 新辦的工資發放存折原則上在20日前由員工本人到出納處簽名領取； d） 存折原則上禁止他人代領。如有特殊原因確需他人代領的，代領人必須在領取時出具被代領人的書面委托書、代領人及被代領人的有效身份證原件，由納員將雙方身份證復印后留存； e） 員工可在每月2025日到出納處領取工資清21、單； f） 員工的年終獎金由出納在總經理批準的日期內送交公司開戶銀行代發。（2）現金發放的員工工資及獎金： a） 工資年終獎金原則上應由銀行統一代發，因特殊情況無法辦理銀行代發手續的員工工資由出納員按照（員工工資發放表）用現金發放；b） 員工應在每月規定的工資發放日（或年終獎金發放日）到財務部出納員處簽名領取自己的工資（或年終獎金）； c） 員上在領取現金發放工資的同時可以領取工資單。4.離職員工工資的計算與發放 a） 離職員工憑審批手續完整的（員工離職表）到財務部結算工資。 b） 出納員根據員工離職表、依照員工工資計算公式在一個工作日內計算該員工離職工資。 c） 員工離職工資經財務經理審核、22、總經理審批后生效。 d） 未辦理離職手續，擅自離職的員工將扣發其未領工資。 5工資資料的查閱及保管 a） 如員工對自己的工資存有疑問，原則上應在工資發放后的五日內持工資存折或工資單到出納員處查詢。特殊原因不能及時查閱的，可在一個月內到財務部申請查閱。b） 員工只可以查閱自己的工資，不可以任何理由代他人查閱。c） 每月的工資發放資料由財務部主管會計編制憑證進行相關的賬務處理。d） 財務部經理月末進行系統的審核后，將工資發放資料加密在財務部長期保存。第八章 管理費收取管理規程一、目的本管理規程規范服務收費管理，確保業主（住戶）滿意。二、適用范圍本規程適用于對興業新邨管理服務費、水費、公共分攤水電費23、。三、職責 1財務人員負責辦理現金或委托銀行收費的有關手續。 2保安員協助財務人員向業主（住戶）派發收費憑據或催款通知單。四、工作要求和內容 1收費方法，可分為兩種：a） 現金收費：車位使用費（臨時停車）、裝修管理有關費用、物業管理服務費、水費及公共分攤水電費、維修服務費、家政服務費；b） 委托銀行收費：住宅物業管理服務費、住宅水費、住宅公共分攤水電費；2委托銀行收費的開戶手續：在業主辦理入住手續時，憑物業公司開的帳戶，到指定銀行存入一定金額，以便每月結算劃帳。3對小區內業主（住戶）的收費（1）住宅物業管理服務費的收取 a） 興業新邨兩個月收一次管理服務費，逢單月收費。逢雙月30日前，財務人員24、通知指定銀行在業主（住戶）帳號上扣除住宅物業管理服務費及其它應收費用。財務人員在收到銀行扣費成功通知后，應在5天內把收費憑據交管理處服務中心，由服務中心組織分發給業主（住戶）。 b） 若業主（住戶）帳戶中金額不足以支付當期費用時，由財務人員用電話通知或發出催款通知單向業主（住戶）催繳。 c） 若連續三個月欠繳，由財務人員發出限期繳款通知單，限其3天內繳清欠款及滯納金，否則按有關規定處理。d） 住宅物業管理服務費計算公式：服務管理費=住宅的銷售面積住宅管理服務費標準+購買的機動車車位面積住宅管理服務費標準50% （2）住宅水費的收取 a） 每雙月25日前，由管理處工程組人員讀取水表值，并計算每戶25、應交水費（包括公共分攤）。住宅水費同住宅管理費一起收取，收取程序跟住宅管理費一樣。b） 水費計算公式： 業主（住戶）的每月水費=該戶水表讀數（噸）住宅水費單價公共分攤水費攤R：（3）小區內住宅公共分攤電費的收取 a） 每雙月22日前，由管理處工程組人員讀取小區內公共部分電表值，并計算每戶應分攤值；每雙月30日前，財務人員通知指定銀行在業主（住戶）帳號上扣除公共分攤電費及其它費用。 b） 公共分攤電費和管理費一起收取。 c） 公共電費分攤原則： ）每一座走廊、樓梯、電梯運行、水泵運行等每座樓宇內公共電費，由該座業主（住戶）分攤； ）小區道路、中心公園等小區公共區域的路燈、草坪燈的電費， 由小區業主（住戶）及區內商鋪租戶分攤。