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1、集團有限公司公文處理管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的1.1為了規范集團有限公司（以下簡稱“集團公司”）公文處理工作，提高公文處理的效率和質量，根據國家行政機關公文處理辦法及省人民政府、集團公司、省國資委公文處理的有關規定，結合集團公司的工作實際，制定本辦法。2 適用范圍2.1 本制度適用于集團公司總部及下屬單位（即分公司、子公司、辦事處等單位）。3 組織機構與職責3.1本制度由總裁辦公室擬定、審核， 集團公司領導批準，集團公司發行。集團公司公文處理工作由（以下簡稱“總裁辦”）負責管理，并負責指導下屬2、單位公文處理工作。3.2集團公司各下屬單位、總部各部門負責人應高度重視公文處理工作，加強對公文處理工作的領導和檢查；總部各部門應指定專人負責公文傳送、整理、歸檔工作。3.3總裁辦公室負責本制度的管理督導，本制度修改權和解釋權屬總裁辦公室。4 工作內容與流程4.1公文種類集團公司常用的公文種類和具體適用范圍如下：決定適用于對重要事項或重大活動作出決策和安排，獎懲有關單位和人員，變更或撤銷下屬單位不適當的決定事項。通知適用于傳達上級指示，批轉下級公文，轉發上級單位及不相隸屬機關和單位的公文，公布規范性文件，傳達要求下屬單位辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項，任免和聘用干部。通報適用于表彰先進3、，批評錯誤，傳達重要精神，交流重要情況。報告適用于向上級機關和單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級機關和單位的詢問。請示適用于向上級機關和單位請求指示。批復適用于答復下屬單位請示事項。意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。函適用于與不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。此外，根據需要還可采用決議、規定、辦法、規則、制度等適用體式。4.2公文格式公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文單位標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、附注、主題詞、抄送單位、印發單位、印發4、日期和印數等部分組成。a.秘密等級，按照國家保密局有關規定執行。密級公文的確定，由承辦部室提出，經總裁辦核準。在首頁右上角標明“絕密”、“機密”、“秘密”，并標明份數序號。秘密等級和保密期限之間用“”隔開，例如“秘密6個月”、“絕密5年”。對于不涉及國家秘密的企業商業秘密及公司其他非公開資料，在秘密等級之后用半角括號加注“企”字，以使文檔區別于國家秘密，例如“秘密 (企) 3年”、“機密(企)3個月”。b.緊急程度，可分為“特急”、“急件”，在頁右上角秘密等級之上標明。緊急程度的確定由承辦部室提出，需經總裁辦核準。自被確定為緊急公文起，特急件應在當天辦結，急件一般應在2天內辦結。c.發文單位標5、識應當使用發文單位全稱或規范化簡稱。d.發文字號，包括代字、年份、序號，由集團公司總裁辦統一編號。e.上行文應在發文字號的右側注明簽發人姓名。f.公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類。公文標題中除規章、規范性文件名稱加書名號外，一般不用標點符號。g.主送單位，是公文的主要受理單位，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。h.公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。i.公文除會議紀要以外，應當加蓋印章。j.公文的成文日期以集團公司領導簽發的日期為準。k.公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。l.公文應當標注主題詞，由總裁辦在審稿時擬定。上行文按照上級單位的主題詞表標注主6、題詞。m.公文的抄送單位，指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他人員和單位，應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。公文中各組成部分的標識規則，參照國家行政機關公文格式國家標準執行。公文用紙一般采用國際標準A4型(210mm297mm)左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。4.3行文規則行文關系根據隸屬關系和職權范圍決定，一般不得越級請示和報告。4.3.2公文處理工作要貫徹黨政分開的原則。集團公司黨的工作以中共集團有限公司委員會、中共集團有限公司紀律檢查委員會或集團有限公司黨委辦名義行文；行政業務工作以集團有限公司或集團有限公司總裁辦名義行文。4.3.3請示類公文應一事一文，一般主送一個機關7、或單位。需報送其他機關或單位的，可用抄送形式，但不得同時抄送其下屬單位，4.3.4報告中不應夾帶請示事項。4.3.5集團公司內部請示（報告）原則上只報送主管領導，由主管領導批轉其他領導，內部請示（報告）由本單位（部門）總經理（主任、部長）簽報，總經理（主任、部長）不在時，由臨時主持工作的負責人簽報，并注明“代”字。4.3.6向上級行文，一般不寫給領導個人。領導交辦或領導指示上報的請示性公文，應附另頁說明。除領導交辦的工作外，應通過上級機關或單位的辦公室轉報。4.3.7公文制作堅持“誰承辦，誰負責”的原則。4.4發文辦理4.4.1發文辦理一般包括：草擬、審核、簽發、復核、登記、繕印、用印、分發等8、程序。4.4.2草擬公文應當做到： a.符合國家的法律、法規及其他有關規定。b.情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。 c.公文的文種應當根據行文目的、發文的職權和與主送機關或單位的行文關系確定。 d.擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。 e.人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。 f.結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”第四層為“（1）”。 g.應當使用國家法定計量單位。 h.文內使用非規范化簡稱，9、應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。 i.公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼字。 4.4.3審核公文擬定后，擬稿人須按要求填寫發文稿紙，經承辦部室負責人核稿后必須送總裁辦審稿。審核與核稿的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則，公文內容、文字表達、文種使用、密級規定、格式是否符合公文擬制的有關規定等。4.4.4簽發以集團公司名義發出的上行文以及涉及集團公司全面工作、重大事項的公文，由董事長、黨委書記、總裁簽發。屬于10、單項業務工作的公文，由集團分管領導簽發。（根據集團公司領導分工確定請簽領導）。4.4.5登記由總裁辦機要秘書統一編號登記。4.4.6繕印與用印按照國家行政機關公文格式的規定進行公文繕印。用印時，加蓋公章的公文份數要與核準的一致，多余的不蓋。4.5收文處理收文辦理一般包括：簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、督辦。各部分環節的工作要求是：登記總裁辦機要室負責對收到的公文、資料、傳真和信函進行清點、簽收。按規定進行分類、編號、登記，對總裁辦主任實行一日一報制。擬辦收文登記后，總裁辦公主任根據來文的內容和部室職能分工，從有利于準確、及時、保密地處理公文的原則來擬辦文件。應對來文及時提出擬辦意見送集團11、公司領導批示或交有關部門辦理。緊急公文，應當明確辦理時限。批辦由集團公司領導對呈送文件作出批示。對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期。承辦各有關部室接到交辦的公文后，應簽字并標注時間，按照集團公司領導的批示意見和來文時限要求，抓緊辦理，及時答復辦理結果。做到急事急辦、特事特辦，不積壓、不拖欠。督辦由集團公司總裁辦督辦室根據相關督辦制度督辦。4.6公文傳送公文分發、送閱的一般原則：a.公文中明確規定發送范圍的按規定的發送范圍分發、送閱。b.“機密”級以上公文及“密傳電報”報請集團主管領導，按批示要求傳閱、承辦。c.“閱件”送集團公司領導和工作有密切關系的有關部室。d.一般性12、的“辦件”送分管領導與相關的部室，重要的“辦件”送集團公司主要領導，然后按主要領導批示，分送分管領導和相關部室。e.上級領導的批件和“傳批件”，除直接批給集團公司領導個人的外，凡批給單位的一般性的公文送集團公司分管領導和相關部室，重要的送集團公司主要領導，然后按主要領導批示，分送集團公司分管領導和相關部室。f.會議通知、請柬由總裁辦分送相關領導和部室。公文的傳批、傳閱，原則上按照集團公司領導的排序依次傳送（如領導外出可待其返回后再送）?！伴喖庇汕跋蚝笏烷?，“內部請示（報告）”由后向前送批。“辦件”按擬辦要求送批，由多個部室承辦的“辦件”、“傳批件”按集團公司領導的批示，原件送主辦部室，復印件13、送各相關部室。傳閱文件在個人手中盡量不要過天，當日返還，不要橫傳。傳閱文件應在15天內傳閱辦理完?！皺C密”級以上公文和電報統一由機要室傳送，一般不在領導、部室之間橫傳，下午下班前由機要室收回?？偛肯嚓P部室工作人員可根據需要經批準后到機要室借閱公文或經過批準在機要室閱讀標有密級的公文。4.7公文歸檔公文辦理完畢后，應根據中華人民共和國檔案法以及國家、省檔案局的有關規定，及時整理、歸檔。歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等進行整理，保證歸檔公文的齊全、完整。a.集團公司各部室負責起草的公文及呈辦公文處理任務完成后，應及時將領導批示、原件及正稿歸檔。b.集團公司及各部室工作制度、計14、劃、總結、會議材料均要歸檔。c.總部各部室同志外出參加各種會議所帶回的會議文件資料，應及時歸檔。d.各部室或領導個人工作中形成的其他有保存價值的檔案資料，應收集齊全，分類整理，于本年度12月底送交檔案室歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。e.公文歸檔的職能部門為總裁辦機要室。擬制、修改和簽批公文，書寫所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。機要室檔案人員應搞好文書檔案的日常收集，及時分類整理、完成歸檔工作。并確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。4.8公文管理公文由總裁辦統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀?？偛棉k要建立健全公文處理、公文保密、公文借閱等方面制度?！敖^密”、“機密”級公文禁止借閱和翻印，除“絕密”、“機密”級和注明“不準翻印”的外，其它公文經總裁辦負責人批準，可以翻印和借閱，但要辦理翻印、借閱手續，限期收回。不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經總裁辦負責人批準，可以銷毀。銷毀秘密公文應當到指定場所由兩人以上監銷，其中，銷毀絕密公文（含密碼電報）應當進行登記，報省保密部門批準。工作人員調離工作崗位時，應當將本人借用、暫存的公文按照有關規定移交、清退。5 相關文件5.1 集團有限公司公文格式示例5.2 集團有限公司發文字號表