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1、集團國際合作事務涉外合同、商務出國管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 集團國際合作事務管理制度(試行)1 總則1.1 目的 為加強集團國際合作事務的管理，規范集團公司及各成員企業對外商務行為，降低經營風險，提升集團國際形象，特制定本制度。1.2 適用范圍 本制度適用于集團公司、各成員企業和駐外機構。1.3 管理體系和歸口管理部門主要職責1.3.1集團辦公室負責集團國際合作事務的總體協調和管理，為集團公司國際合作事務的歸口管理部門。1.3.2各成員企業綜合辦負責本企業國際合作事務的具體安排和實施。1.3.3集團辦公室國際合作事務的主要職責:（1）負責集團涉外合同的起草，參與涉外合2、同的談判與簽訂。（2）負責集團外事活動組織與實施。（3）負責集團中外文筆譯與口譯。（4）負責集團商務出國管理與安排。（5）負責集團進出口業務管理與操作。（6）負責集團駐外機構管理與工作對接。（7）負責集團海外信息披露管理。（7）負責集團參與國際商務活動、展會、研討會的管理與安排。（8）參與集團國際合作事務發展戰略的制定，并協助實施。2 涉外合同管理2.1涉外合同是指集團公司及各成員企業與注冊地在中國大陸以外公司簽訂的合同。2.2涉外合同的談判及簽訂應事先通報集團辦公室。2.3涉外合同的中外文文本由集團辦公室負責譯文校對、初審。2.4集團公司各職能部門需要簽訂涉外合同，應填寫 “xx集團合同簽訂3、審批單”，由申請部門負責人簽字后，報集團辦公室校對初審，然后報經濟發展部審核，再由集團首席律師審核，最后報集團公司總經理批準。2.5集團公司成員企業需要簽訂涉外合同，應填寫“xx集團合同簽訂審批單”，由申請公司總經理簽字后，報集團辦公室校對初審，然后報經濟發展部審核，再由集團首席律師審核，最后報集團公司總經理批準。2.6涉外合同的簽訂須符合以下兩項要求之一：（1） 同時使用簽約雙方各自的官方文字，并在合同里寫明兩種文字具有同等法律效力；（2）使用英文。 在實際應用時，建議首選英文。2.7根據公平原則，涉外合同的仲裁地應選在北京、香港或簽約各方注冊地以外的其他地區，并適用該地區法律。2.8涉外合4、同編號在合同號碼后加“/I”。3 進出口業務管理3.1集團公司及成員企業的進出口權由集團辦公室統一管理，根據涉外合同安排進出口業務。3.2在北京、天津、石家莊海關報關的進出口業務，由集團辦公室直接辦理。3.3在其他海關報關的進出口業務，由集團辦公室指導與協助當地成員企業辦理。3.4與進出口業務有關的信用證、形式發票、裝箱單、海運/空運提單等文件由集團辦公室負責審核。4 商務出國管理4.1xx集團商務出國事宜由集團辦公室統一管理。4.2集團公司各職能部門需要出國訪問、參與境外國際性展覽與會議、考察國外市場，應填寫“xx集團商務出國申請表”,由申請部門負責人簽字，報集團辦公室審核，再報集團公司總經5、理批準。出國回來后，應立即撰寫商務出國工作匯報，報集團辦公室備案。4.3集團成員企業需要出國訪問、參與境外國際性展覽和會議、考察國外市場，應填寫“xx集團商務出國申請表”,由該公司總經理簽字后，報集團辦公室審核，再報集團公司總經理批準。出國回來后，應立即撰寫商務出國工作匯報，報集團辦公室備案。4.4集團公司及廊坊地區各成員企業人員的出國手續（包括護照、簽證）由集團辦公室統一辦理。4.5外埠成員企業人員的出國手續（包括護照、簽證）由本企業綜合辦辦理，同時報集團辦公室備案。4.6出國費用標準按照集團出差標準執行。5 外事活動管理5.1外事活動是指集團商務活動中的對方為外國公司或外國公司駐中國辦事機6、構（以下簡稱外國公司）。5.2集團公司及廊坊地區各成員企業的外事活動（地點在國內的）由集團辦公室直接負責安排和接待。5.3外埠各成員企業的外事活動（地點在國內的），由集團辦公室指導與協助當地成員企業安排和接待，并根據具體情況決定是否派人參與。事后由成員企業將活動主要成果以會議紀要形式報集團辦公室備案。5.4集團在境外的商務活動由集團辦公室統一安排。5.5外事活動的口筆譯工作由集團辦公室負責安排。6 駐外機構管理6.1駐外機構是指集團在中國大陸境外注冊的公司（境外公司）及辦事處（境外辦事處）。6.2集團辦公室是境外公司的工作對接部門。境外公司作為集團在該地區的業務代理，由集團辦公室與其簽訂代理協7、議。集團辦公室根據代理協議考核該公司的業績及支付代理費。6.3集團辦公室是境外辦事處的歸口管理部門。境外辦事處應在每年12月上旬將本年度工作總結和下年度工作計劃（包括資金計劃）報集團辦公室。集團辦公室協助經濟發展部對駐外機構進行工作考核及計劃審核。6.4駐外機構需要邀請國外公司來集團訪問，應事先報集團辦公室，并由集團辦公室安排接待。6.5駐外機構應積極配合集團辦公室在國外開展的工作，包括信息搜集、業務接洽與市場考察。7 附則7.1本制度由集團辦公室負責解釋。7.2本制度自20xx年9月27日起實施,試行一年。附件：xx集團商務出國申請表xx集團商務出國申請表申請日期： 年 月 日申請部門/公司： 商 務 資 料去往國家（地區）：行程安排：(日期、地點)出國事由：邀請單位：邀請人：職務：出 國 人 員 資 料帶隊人：成員：姓名：部門：職務：戶口所在地：相關部門負責人意見： 年 月 日 年 月 日申請部門/公司負責人意見： 年 月 日集團辦公室審核： 年 月 日 集團總經理批示： 年 月 日填表說明：1）去往國家（地區）需詳細列出每個途徑國家（地區）及城市2）出國事由需詳細說明停留目的，如果停留城市不止一個，需一一說明3）出國人員如不屬于申請部門的，其直屬部門領導應在相關部門負責人意見欄內簽字4）附上必要的文件，如邀請信、對方公司介紹、項目資料等