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1、集團總部及下屬公司對外招待管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1. 目的為加強集團外聯接待工作管理，提高工作效率，規范工作行為，特制定本規定。2適用范圍集團總部執行此規定，各二級集團（直屬公司）參照執行。3. 接待原則3.1 對等原則：業務對口、職務對等；3.2 保密原則：嚴守機密；3.3 節約原則：堅決杜絕高消費，避免不必要支出；3.4 服務原則：利用集團資源，宣傳企業及產品，提升集團知名度及美譽度；3.5 優先原則：重大接待活動優先安排。4. 接待標準根據來賓類別及活動的重要性，接待分為A、B、C級。級別來2、賓類別陪同人員A級省、市級以上領導，重要客戶，外賓，董事會以及集團其他重要高管會議及活動集團副總裁級及以上，各二級集團、分公司總經理B級政府部門主要負責人，重要參觀團體，客戶，集團總監級以下主任級以上會議，其他較為重要來訪人員對口部門負責人及分管領導C級政府部門一般工作人員，一般參觀團體，一般客戶，集團一般工作會議，其他一般來訪人員對口部門負責人5. 接待主體及職責5.1 承辦單位：接待活動的第一承接單位或部門，負責接待方案初稿的擬定，接待需求的提報。5.2 集團辦公室外聯部：負責接待方案的審核，及接待的協調、安排、落實。5.3 相關單位：接待活動的協辦單位或部門，主要任務是配合接待工作完成本3、單位涉及的活動安排。6. 接待流程6.1 外部接待承辦單位制定接待方案 (見附件1)，提前一天提報外聯部，外聯部根據接待級別及單位要求協調、安排、落實接待活動中涉及的相關事項，接待結束后根據實際執行情況修改接待方案，每月5日之前形成月度接待檔案進行歸檔。6.2 內部會議承辦單位需提前一天提報外聯部，外聯部根據會議級別和要求協調、安排、落實會議所涉及的相關事項。7. 接待工作要求7.1 協調、安排、落實7.1.1 外聯部收到接待任務后，協調對等領導出席并根據接待級別、要求及時通知相關單位做好接待準備。7.1.2 相關單位要根據接待級別、要求做好相應接待工作。7.1.3 承辦單位須提前與活動出席領4、導及相關單位聯系，做好對接。7.1.4 外聯部可根據要求代訂用餐及住宿酒店，費用由承辦單位承擔；集團總部各職能部門承辦的接待活動費用要根據集團總部職能部門業務接待標準（見附件2）相關流程執行。7.2 會議室使用及管理7.2.1 非參加會議人員,不得隨意進入會議室。7.2.2 任何人員未經外聯部允許，不得隨便移動會議室的物品。7.2.3 除專業人員外，任何人員未經外聯部允許，不得隨便操作會議室智能化設備。7.2.4 任何人員不得隨意使用會務物品。7.2.5 任何人員不得隨意取走會議室的報紙、雜志等資料。7.2.6 會議結束，承辦單位要與外聯部進行交接，確認會議室設施設備的完好性。7.3 展廳使用5、管理7.3.1 所有參觀須提前通知外聯部，并由外聯部講解人員陪同。7.3.2 各展區裝修及物品變動，須提前一周報集團辦審核，批準后及時通知外聯部。7.3.3 參觀人員不得隨意挪動展廳產品。7.4 接待記錄接待活動主辦部門要準確記錄接待活動情況并及時進行總結，重要活動要召集相關單位進行專題總結會并形成書面材料。7.5 檔案歸檔7.5.1 接待檔案為電子檔案。以月度為單位進行收集、整理。7.5.2 每年一月份將上年接待檔案移交檔案室保管。8. 招待費用管理招待費用包括用餐、住宿及禮品費用，須嚴格執行年度及月度預算，超預算部分，根據集團財務管理本部的規定，報集團總裁審批后執行。8.1 用餐管理8.16、.1 外部用餐按照集團總部職能部門業務接待標準（見附件2）經本部門第一負責人審批后進行。8.1.2 集團食堂用餐參照外部用餐備案程序，集團食堂憑招待用餐批單（見附件3）及實際消費賬單履行報銷程序。8.2 住宿根據接待需求，由外聯部負責酒店預訂；如需掛賬，則以月結的方式走相應部門內部預算，如為現結，則根據集團總部職能部門業務接待標準執行。8.3禮品審批8.3.1 外購禮品填寫外購禮品批單經由部門第一負責人審批后執行。8.3.2 集團產品根據集團禮品管理規定執行。9.其他9.1 外聯部根據預約登記順序安排會議室，如預約發生沖突，由承辦單位雙方商定。9.2 總部辦公樓內所有部門、單位的內部會議一律自7、帶水杯，重大A級會議除外。9.3 接待活動如有變動，承辦單位須及時通知外聯部，以便外聯部做好工作安排。10. 罰則10.1 所有接待主體須根據本規定承擔各自的職責，如發生疏漏造成接待工作失誤，將根據實際情況給予通報批評、考核扣分等處罰。10.2 損害會議室及展廳設施設備及產品，將根據損害程度給予賠償。11. 本規定解釋權歸集團辦公室。12. 本規定修訂于二一五年一月，自頒布之日起執行，原制度廢止。附件1：接待方案附件2：集團總部職能部門業務接待標準附件3：招待用餐批單附件4：外購禮品批單附件1: /行政.003/01 接待方案（日期+來訪單位+接待方案）接待申請部門申請人（姓名及電話）級別：（8、A/B）一、來訪信息1.來客單位2.來客名單序號來客姓名職務/級別聯系電話性別備注1備注（總人數、聯系人、特別說明等）3.來訪事由4.來訪時間（日期，時間段）5.我方接待領導序號單位姓名職務/級別備注1二、參觀行程時間參觀內容接待人員備注三、接待要求1.歡迎詞播放地點2.會議室預定使用時間3.車輛安排（車輛要求，數量，使用時間，聯系人）負責人4.用餐安排（地點，人數，餐標等）負責人5.住宿安排（酒店，房型，數量，抵離時間）負責人6.禮品要求（名稱，數量）負責人7.攝影要求負責人8.資料準備負責人9.外聯人員（姓名，聯系方式）四、接待準備責任部門落實事項及要求負責人1.物業公司、園區內道路整潔；9、保障噴泉、音樂開通；、道路暢通，綠燈放行，保安執勤、禮儀到位。2.各參觀點協調、落實相關領導接待，自備移動麥克，區域衛生清理。尤其是接待沿線主干道、環山路及周邊土地，嚴禁出現垃圾塑料袋等。光伏三期項目道路及光伏廣場以西道路的參觀區域內，嚴禁停放各種車輛，保障環湖路的暢通。附件2: /行政.003/02集團總部職能部門業務接待標準1、對外接待標準級別客戶類型出席領導項目消費標準備 注A級省、市級以上領導，重要客戶，外賓，董事會活動、投資者及重要媒體來訪 集團副總裁級及以上用餐（內）菜金不超過300元/人，特殊來賓按實際消費報銷。司機及工作人員不超過50元/人用餐（外）住宿四星級以上禮品不超過110、000元原則上以集團產品為主B級較重要參觀團體，各職能本部或二級單位客戶及重要來訪人員，集團主任級及以上用餐（內）菜金不超過200元/人司機及工作人員不超過50元/人用餐（外）不超過150元/人司機及工作人員不超過50元/人住宿三星級酒店普通標準間或單人間禮品不超過500元/人原則上以集團產品為主C級一般客戶來訪集團部級及以上用餐（食堂）招待標準：菜金不超過80元/人；工作餐標準：15-30元/人司機及工作人員不超過50元/人用餐（外）不超過80元/人司機及工作人員不超過50元/人住宿三星級以下酒店普通標準間或單人間原則上住宿費由對方自理禮品不超過200元/人只限集團產品2、內部會議接待標準級11、別會議類型出席領導項目消費標準備 注A級董事會會議、總裁辦公會及其他集團重要高層會議集團董事會、集團核心高管用餐（內）菜金不超過200元/人，特殊來賓按實際消費報銷。擴大會議（40人以上）菜金標準為5080元/人司機及工作人員不超過50元/人用餐（外）住宿按出差標準執行 B級集團主任級及以上參與會議集團主任級及以上用餐（內）菜金不超過100元/人司機及工作人員不超過50元/人用餐（外）不超過150元/人司機及工作人員不超過50元/人住宿按出差標準執行禮品不超過500元/人原則上以集團產品為主C級部級及以下參與的內部會議集團部級及以下用餐（食堂）招待標準：菜金不超過60元/人；工作餐標準：15-30元/人司機及工作人員不超過50元/人用餐（外）不超過50元/人司機及工作人員不超過50元/人住宿按出差標準執行原則上住宿費由對方自理禮品不超過150元/人只限集團產品附件3： 行政.003/03招待用餐批單用餐地點： 年 月 日來客單位來客姓名及職務來客人數用餐標準及預算招待單位接待人分管領導： 部門負責人： 經辦人： 總裁辦審批：附件4： /行政.003/04外購禮品批單 年 月 日來客單位來客職務招待部門來客人數禮品標準禮品數量分管領導： 部門負責人： 經辦人： 總裁辦審批：