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1、集團本部及子公司招待標準方法及流程制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 制度名稱 某集團招待管理制度制度編號制度版本V1.0主辦部門人資行政中心監督檢查者總裁辦審核部門總裁辦解釋權歸屬人資行政中心簽發日期制定目的為了規范公司出差管理，明晰各項人力資源管理流程。適用范圍適用于XXX集團約束對象規章制度編寫、撰稿者涉及的相關制度文控中心管理制度起草人起草日期2013年8月審核人審核日期變更/修訂情況說明變更版本號變更條款變更原因及內容變更日期管理者代表審核會簽職 務簽 字日 期職 務簽 字日 期批準執行人批準執行日期2、制度分發部門（簽收）部 門簽 收日 期部 門簽 收日 期制度名稱招待管理制度受控狀態編 號FY-HR-003（1.0）執行部門集團及各子公司監督部門人資行政中心 生效日期第一章 總則 第一條 總則為規范管理公司的招待工作，厲行節約，有效控制招待費用，嚴格執行內控管理各項規定，特制定本制度。第二條 適用范圍 本制度適用于集團本部及各子公司第三條 招待原則：1、堅持熱情、誠懇、周到、節約、歸口招待、分級限標、嚴格控制、統一管理；2、堅持安全第一原則，包括客人食宿安全、財物安全、交通安全等；3、堅持請示匯報制度，凡遇到超出職權范圍，難以解決的問題，應主動請示。第四條 招待范圍及類型1、對外招待是指政3、府部門、重要性業務招待、公司重要客人或因公司業務需要特殊招待的客戶。2、內部招待是指參加會議、培訓、高層管理人員入職招待、部門員工聚會等公司內部需招待的。3、其他因工作需招待的。 第五條 招待標準 公司招待工作實行分級限標的原則 1、餐費標準招待類型客戶級別招待標準陪同人員備注對外招待公司重要客戶或企業負責人200元/人董事長、董事長秘書、總裁及業務歸口部門煙灑另算客戶企業總監以上150元/人董事長、董事長秘書、總裁及業務歸口部門煙酒另算一般客戶、外來較重要來客100元/人總裁及業務歸口部門煙酒另算普通客戶及人員50元/人歸口部門煙酒另算普通外來業務人員或外來面試人員公司食堂客餐歸口部門/人資4、行政部門內部招待高管入職、高管聚餐或領導批準的員工活動聚餐50-80元/人董事長、總裁、人資行政總監、歸口部門煙酒另算部門聚會50元/人部門員工含煙酒說明：1、招待用餐時須嚴格控制陪同人數，實行對口接待且本公司陪同人員需1人以上且不得超過對方人員半數，特殊情況須經領導批準。2、為增強部門員工凝聚力，部門每年可申請一次員工聚餐。2、招待住宿標準客戶級別住宿標準董事長重要賓客300-550元董事長普通來客300元總監/總經理以上300400元部門經理/公司普通來客150-320元一般客人員工宿舍3、客情標準（1）、公司規模性、綜合性、大綜性客情統一由集團董事辦組織開展，各需求部門將計劃報董事辦，由5、董事辦匯總后統一進行安排。（2）部門及子公司有客情需求由部門負責人根據情況申請，填寫交際應酬審批單，依據XX集團授權管理手冊逐級進行審批。第二章 職責分工 第六條 凡屬來公司參觀、訪問、指導、學習及入駐研討工作的重要賓客或知名企業重要客戶，由總裁辦登記，歸口部門接待的辦法，誰接待、誰負責，貫徹始終。第七條 歸口部門要在賓客到來前，需提前通知總裁辦，聯絡好有關事宜，提出書面的外來賓客參觀申請，經部門負責人批準簽字后，逐級上報審批。除董事辦接待工作外，總裁辦是公司接待工作的管理者，公司級重大接待活動由總裁辦負責，如重要來賓前來參觀、訪問，需及時上報總裁和董事長，并由歸口部門和總裁辦共同承辦招待事宜6、。國家、市、省級政府領導視察、指導或董事長交待的重大招待由董事辦和總裁辦共同承辦招待事宜。第三章 招待規定 第八條 招待審批流程1、凡有招待需求的，須事前填寫招待申請單，寫明經辦人、經辦部門、陪同人數及級別和招待對象、人數、級別、事由、時間、地點、方式等。依據XX集團授權管理手冊進行逐級審批，特殊情況、突發性招待事后須在三個工作日內補辦相關手續。報銷時須將審批后的招待申請表作為附件與報銷票據一起報財務部報批，否則不予報銷。2、在實際操作中，招待費用按照總體的預算進行控制，對于超出預算的費用和因特殊情況而發生的重大單項費用，則必須按XX集團授權管理手冊規定簽批。第九條 招待辦法實行憑單接待，登記7、備案的辦法。 1. 憑單接待。接待歸口部門在來賓到達前，必須提前一日（重大接待須提前三日）報批。 2. 登記備案。總裁辦接到招待申請單并進行審核，須總裁出席的，由總裁辦負責接待，并做好接待準備工作，必要時應向總裁、人資行政總監匯報接待工作。 3、在接待過程中，需臨時購買的物品（如煙、茶等有關物品），必須經董事長或總裁同意后方可購買，事后補辦報批手續。4、招待報銷一事一報，不得將同一次招待產生的費用拆分報銷，超出部分須注明原因一起報銷。第十條 公司重大接待活動流程（一）擬定接待方案1. 公司重大接待歸口部門應對招待的目的、性質、特點、程序、賓客的基本情況（如性別、年齡、職務、生活有無特殊要求）以8、及接待負責部門及負責人等信息制定出可行性接待方案報總裁辦審批，原則上總裁辦為主辦方，歸口部門為執行部門。 2. 制訂接待方案應注意以下事項： （1）接待計劃內容須盡量詳細周密。日程安排要體現出高效率、快節奏。 （2）主要內容應包括：食宿地點和標準、活動日程、禮儀安排、接送安排、陪同人員、交通用車、宣傳報道、善后工作安排等。 （二）接待方案實施前期準備工作 1. 負責接待歸口部門制訂接待方案，根據XX集團授權管理手冊 逐級審批后，組織實施。 2. 明確參加人員。歸口視接待需要確定參加人員，如需其他部門相關人員參加，則通知部門負責人，由其落實本部門參加人員。 3. 分配接待任務。召集參與接待工作的9、全體人員，將任務逐項分配，把責任落實到人，同時把接待日程印發給有關人員，便于提前準備，相互協同配合。 4. 歸口部門要在賓客到達前，檢查落實接待各環節安排情況，發現問題，及時糾正。 （三）接待方案的實施 1 、安排食宿：接待人員應嚴格按照總體的預算控制進行接待安排。 2、 商定活動日程：住宿用餐安排妥后，接待人員應與來客中的負責人商定活動日程，如需變動，在充分尊重來客意愿基礎上，對原定日程作適當修改，并向公司領導匯報，及時通知有關部門。3、 組織活動：接待人員要按日程精心安排組織各項活動，預訂返程車（機、船）票。 4、 收尾工作：有關部門要協助歸口部門做好接待后的收尾工作。包括向客人征詢意見，10、把訂好的返程車（機）票交給客人，請客人辦理有關離開手續，確定離開住地時間，安排交通工具、送站，結算各種帳目等。 （四）接待過程中應注意的事項： 1、在接待過程中，有關各方既要必須嚴格按照接待方案行事，又要及時妥善地彌補接待方案中難免出現的疏漏，機動靈活地處理接待工作中可能出現的各種變化，保證接待工作的順利進行。 2、凡工作餐，中午一律不準飲酒；其他招待外來人員的用餐場合，陪餐人員必須飲酒的，必須適量，不得因酒誤事或損害單位形象。第十一條 接待要求及禮儀1、接待人員要保守公司秘密，不經部門負責人同意，不得讓客人隨意查閱資料和超規定范圍參觀，如客人提出超范圍要求，接待人員應婉言謝絕，在特殊情況下，11、須請示部門負責人同意。2、 公司門衛要注重保安人員形象，對客人出入要致禮，如發現客人中有違反公司規定行為，要禮貌檢查和制止，并確保不出現騷亂現象，同時向部門領導匯報報告。3、 保安人員要配合接待人員做好外來賓客的人身安全和物品安全工作。4、 各歸口接待部門要在客人離開前，請客人提出反饋意見，以便總結工作經驗，克服不足之處。第十二條 違紀管理1、接待人員對招待費用、人數、私客公待等弄虛作假、營私舞弊，做有損公司利益的行為，除退還臟款外，另給予100-200元罰款，并通報批評。2、虛報或多報招待費用，情節嚴重的可給予辭退。3、招待負責人要按業務需要進行安排，嚴格控制標準，防止奢侈浪費，造成安排不妥12、浪費等現象的，由招待負責人自行承擔。第四章 附則第十三條 本制度制定、修定、解釋權歸人資行政中心；本制度未盡事宜，另行補充。第十四條 本制度各審批流程依據公司XX集團授權管理手冊執行。子公司如本制度未有未盡之處，可根據本公司情況另行制定，須報集團審核批準。第十五條 附件：交際應酬申請表使用表單：交際應酬申請表、招待管理流程、流程操作說明發行變更記錄：版本號變更條款變更內容變更日期編制人審核人批準人日期日期日期附表一：XX集團交際應酬申請表申請日期憑 證 編 號申 請 人申 請 部 門對方單位預計用餐金額禮品數量預計禮品金額招待方式招 待 地 點陪同人員 共 人事由:初審 復核批準 附件三：招13、待管理流程附件四：流程操作說明：公司名稱XXXXX集團制度及版本編號：流程名稱招待申請管理流程流程圖編號子流程名稱執行日期流程負責人集團人資行政總監執筆人田茂芬步驟節點名稱對應部門對應崗位節點控制說明輸出文檔1制訂出差計劃申請部門部門經理/分管領導 出差員工事先填寫公司員工出差單，認真、詳細地寫明每項內容 出差員工所在部門負責人在員工出差單上簽字 行政中心檢查員工出差單的內容是否完整，如有漏項，返回出差人員重新填寫 人資行政中心為出差員工辦理出差手續，財務中心備案出差申請表2出差管理財務管理中心財務經理/財務總監 員工出差過程中應嚴格遵守公司員工出差管理制度，控制各種費用的花銷 員工出差完畢，14、及時整理各種費用發票 出差員工所在部門負責人審核發票是否超過公司規定標準。若員工出差費用超過公司規定的標準，則需要公司高層相關負責人審批；如果員工出差未超過公司規定標準，則由出差員工所在部門負責人簽字 財務中心檢查核對員工出差費用是否超過公司規定標準出差管理制度.3出差報銷財務管理中心 經核對無誤后，財務中心向出差人員報銷有關出差費用 出差人員在報銷單上簽字確認，收取報銷款差旅報銷原始憑證4出差總結人資行政中心/財務管理中心/申請部門人資行政中心主管/財務管理中心主管/申請部門主管 出差員工完成出差任務，回到公司后，及時填寫公司員工出差報告書 出差員工作所在部門負責人在出差報告書上簽字，并審核出差人員總結，出差目標結果 人資行政中心檢查出差報告書是否填寫完整，如有漏項，返回出差人員重新填寫。審核出差傊辦理有關手續，如考勤等出差總結表附件：操作表單出差申請表、出差總結表