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1、食品產業集團公司收發文管理及考核制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 發文管理制度第一章 總則第一條 為保證公司信息渠道的暢通，規范發文，特制定本規定。第二條 本規定適用于xx集團各分（子）公司、各部門。第二章 發文處理程序第三條 公司發文是指為了傳達和貫徹公司的政策精神，管理公司事務而擬寫、頒發的公務文書。發文可以分為對內發文和對外發文兩種。（一） 對內發文的閱文對象是公司內部部門和人員，對外發文的閱文對象是公司外部部門和人員。任何部門的發文均應局限于該部門職能范圍內，不得超越其職能范圍隨意發文。對內發文可以分為以2、下幾種情況： 部門內部的發文：如辦公室對制度科的發文； 公司內部各部門、各子（分）公司之間的發文：如辦公室對各子公司發文； 辦公室以公司的名義對各部門的發文。（二） 對外發文的閱文對象是公司外部部門和人員。對外發文須以公司名義，采用紅頭文件，并由辦公室統一負責進行。第四條 發文處理程序指的是按照擬稿、核稿、簽發等文件處理的規律，對發文處理工作的一系列環節所安排的工作順序。第五條 發文處理的基本程序包括擬稿、填寫發文稿紙、核稿、簽發、復印、蓋章、分發等。可以用下圖表示：擬稿填寫發文稿紙核稿簽發復印裝訂蓋章分發歸檔 第六條 擬稿指為了解決工作中的實際問題，傳達領導的指示和精神，草擬文件的過程。擬稿3、可以分成幾個步驟：領會精神確定文種撰寫正文附加標記落款擬寫標題附件（一） 領會精神：發文要根據工作的實際需要，不能濫發文件；在擬稿之前，首先要真正領會工作需要和領導指示，以此作為發文的依據。（二） 確定文種：文種指通知、決定、請示等文件的種類。不同的發文需要決定文件的不同類型。（三） 擬寫標題：標題位于文件的開頭，正文的上端正中（紅頭文件中標題位于紅線下面正中，白頭文件中標題位于首頁上端正中），它至少應包括事由和文種兩個部分，且事由之前應加上介詞“關于”（或“對”），如關于各部門上交費用的通知。（四） 撰寫正文：正文是文件的主體，具體敘述要表達的思想內容。擬定正文的要求是準確、簡明、及時，符合4、文種體式要求。正文一般一文一事，便于處理。（五） 附加標記：附加標記包括發文字號、份數、密級、緩急時限、主題詞、抄送機關、印發機關和印發時間等。1 發文字號：(1) 江蘇xx食品產業集團有限公司發文字號為“xx字號”，括號中為公元紀年的年號，括號外為按發文時間排列出的順序號。各部門發文字號為“xx字號”，如辦公室發文字號為“xx辦字號”。(2) 發文字號在紅頭文件中位于版頭下方，紅線上方；在白頭文件中位于標題正下方。2 份數是對于絕密、機密、秘密文件，為便于加強管理，將印制的若干份同一文件逐份給予的編號。在登記、分發、清退時，須對號核清。份數放在文頭左上角，以兩位阿拉伯數字標出。如第一份文件，5、可寫作“01”。3 密級是對保密文件內容的機密程度劃分的等級，可以分為絕密、機密、秘密三種。絕密是最高等級，機密次之，秘密又次之。密級由發文機關根據文件內容涉及公司機密的程度來劃定，以保障公司機密的安全。密級位于文頭的左上角，份數之下。4 緩急時限是對文件送達和辦理的時間要求，分為特急、緊急、急件三種。標明緩急時限是為了引起特別注意，以確保緊急工作問題的及時處理。緩急時限位于文頭左上角，密級之下。5 主題詞是對文件內容主題進行概括的詞語或詞組，它必須反映文種，如“主題詞：行政事務接待通知”。主題詞標注在公司落款之后，文件左下角（在該頁的最下面）。一份文件可能有一個或多個主題詞，但除文種外最多不6、超過五個。在同時標注兩個以上主題詞時，并列的主題詞之間應空一個字，不使用頓號。主題詞作用是日后便于按文件的主題進行檢索。6 抄送機關公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用小3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；回行時與冒號后的抄送機關對齊；抄送機關名稱間用逗號隔開，在最后一個抄送機關后標句號。7 印發機關和印發時間位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用小3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。（六） 落款包括發文機關和成文日期。1 發文機關指文件的責任者（制作者）發文的名義，位于正文的下面偏右。發文機關一般應寫明全7、稱或用規范化的簡稱。2 成文日期位于文件的末尾，發文機關的下面。每份文件上均須注明成文日期，這直接關系到文件何時開始生效。成文日期必須用小寫漢字寫全年月日，不能省略。成文日期以領導人簽發日期為準。（七） 附件指附屬于正文的文件材料，有時是某些文件的重要組成部分。附件并不是每份文件都有，一般作為正文的補充說明或參考材料。有附件的文件應當在正文之后、發文機關之前空兩格注明附件的件數和標題，所附的文件本身放在正式文件之后。（八） 文件用紙：發文（包括公司發文和部門發文）采用A4型紙。（九） 發文格式： 字體：標題采用宋體二號字加粗，其他采用小三號仿宋體字（其中主題詞字體要求：“主題詞”三字使用小三號8、黑體，詞目使用小三號宋體）； 時間：采用小寫漢字形式。第七條 發文稿紙是依制度發文的依據。文件標題、字號、擬稿人、核稿人、校對人、簽發人、打字員、簽發日期、印發份數等都要在發文稿紙上注明，以備查考，且發文部門負責人應充當上述人員中的一員。第八條 核稿指文件初稿在送交公司或部門領導最后審批簽發之前，對于文字內容、體式等所作的全面審核檢查工作，目的是保證文件質量。不同形式的發文對核稿的要求不同：（一） 公司性質的發文或部門間的發文、有文件編號、長期性或規定性文件，必須先交辦公室核稿，獲準后方能進行（各部門交辦公室核稿的文件必須保證格式的正確性）；（二） 部門內部發文由部門主管直接負責核稿，不必再交9、辦公室；第九條 簽發是形成文件的最后一個環節，文件經領導人簽發后即成為定稿，可以據此復印正本。簽發人代表公司或部門對文件負有完全責任。公司發文應由總經理或分管副總簽發；部門發文應由部門負責人簽發，部門重要的文件須由分管副總簽發；主要領導人不在時，由代理人簽發。文件簽發人應寫全名，并注明簽發日期。上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人后示全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。第十條 復印的文件是發文處理的最后成品，必須保證質量。多頁文件應盡量用膠水粘貼，避免用訂書釘裝訂，以免日后立卷歸檔時拆取不便，甚至損壞10、文件。復印發文必須出示經由辦公室核稿、部門負責人簽發的發文稿紙。第十一條 印章是表示制發文件部門對文件生效負責的憑證。蓋章的位置在文件末尾成文日期中間。關于加蓋公司公章的手續詳見公章管理制度。第十二條 分發指文書人員按照文件閱讀范圍將文件發送給有關領導人、有關部門或承辦人的工作。發文必須進行登記，由各部門文書檔案工作人員負責收取。發文登記包括本部門發文登記和分發簽收登記兩部分。第十三條 發文歸檔指文書人員在文件分發完畢之后，將文件的原稿和發文稿紙一起存放到相應的文件夾中，以備日后查考。第十四條 特殊發文（一） 傳真發文 部門（分公司）的傳真發文（1） 由部門主管確定需蓋部門章、需長期保存的文件11、，檔案員用書面存檔，發文后須即時向收文單位確認。（2） 一般告知性、編號的文件，檔案員只需要進行傳真登記即可。（3） 為避免文件少發、漏發，總部發往各分公司以及各分公司發往總部的文件均須編寫流水號。 傳真登記：采用公司統一的傳真發送登記簿，登記具體到發送（反饋）人、傳真內容、發送時間（日）、發往部門。（二） 電子郵件發文集團內部各部門發文，均應在發文程序中進行，一般不采用書面形式及普通郵件形式發送。第三章 考核辦法第十五條 擬稿考核 凡有下列情況之一者：（一） 文種選用不正確的；（二） 標題擬定不正確的；（三） 附加標記編制不正確的；（四） 落款不正確的；（五） 附件未在正文中說明或說明不規范12、的；（六） 文件用紙不規范；（七） 文件格式不正確的；（八） 發文稿紙填寫不規范的，如用圓珠筆或用鉛筆填寫、或內容填寫不全等。 扣除相關文書人員獎金20元次。第十六條 核稿考核 凡有下列情況之一者：（一） 應該核稿的文件未到辦公室核稿的；（二） 未先將初稿交辦公室核準而擅自利用電子郵件發文的。 扣除相關文書人員獎金100元次。第十七條 簽發考核 凡有下列情況之一者（一） 未經簽發擅自發文的；（二） 越權簽發的；（三） 部門負責人簽發時未簽全名或日期的； 扣除相關文書人員獎金50元次。第十八條 分發考核 發放正式文件時出現下列情況之一者：（一） 發文未登記的或漏發的；（二） 發文未由收件人簽字的13、；（三） 利用郵件發文時未將文件發送到各部門固定收件人的。扣除相關文書人員獎金20元次。第十九條 歸檔考核 凡有下列情況之一的：（一） 發文保存不全的；（二） 發文與登記不符的； 扣除相關文書人員獎金20元次。第四章 附則第二十條 本規定監督執行權歸集團公司辦公室。第二十一條 本規定自下發之日起生效，以前相關規定自行廢止。附件1：內部請示樣式緩急程度：密 級：時 限：關于的請示xx辦請字xx號： （部門或公司名稱） （負責人簽字） 年月日附件2：內部發文樣式份 數：密 級：緩急程度：關于的通知xx辦字xx號： （部門或公司名稱） 年月日主 題 詞： 閱讀范圍：注：內部發文中主題詞及閱讀范圍的標14、注如能與對外發文的格式一致最好；如無法達到與對外發文一致，至少必須與該樣式一致。附件3：對外發文樣式0001 機密一年 特急xx字xx號 簽發人：祝義才 關于的請示：附件：1. 2. 江蘇xx食品產業集團有限公司 年月日主題詞： 抄送：，。 年月日印發附件4國務院公文主題詞表(1997年12月修訂)國務院辦公廳秘書局使用說明 為適應辦公現代化的要求，便于計算機檢索和管理公文，特編制國務院公文主題詞表(以下簡稱詞表)。詞表主要用于標引國務院、國務院辦公廳印發的文件和各地區、各部門上報國務院及其辦公廳的文件。一、編制原則(一)詞表結構務求合乎邏輯，具有較寬的涵蓋面，便于使用。(二)詞表體現文檔管理15、一體化的原則，即詞表中主題詞的區域分類別詞可分別作為檔案分類中的大類和屬類。二、體系結構(一)詞表共由15類1049個主題，分為主表和附表兩大部分，主表有13類751個主題詞，附表有2類298個主題詞。詞表分為三個層次。第一層是對主題詞區域的分類，如綜合經濟、財政、金融類等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如工交、能源、郵電類中的工業、交通、能源和郵電等。第三層是類屬詞，如體制、職能、編制等。第二層和第三層統稱為主題詞，用于文件的標引。(二)1988年12月和1994年4月修訂的詞表中曾列入本詞表中而不再繼續用作標引的主題詞，用黑體單列在區域分類的最后部分。三、標引方法(一)一份文件的標16、引，除類別詞外最多不超過5個主題詞。主題詞標在文件的抄送欄之上，頂格寫。 (二)標引順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內容的詞，最后標反映文件形式的詞，如國務院關于加強水土保持工作的通知，先標類別詞農業，再標類屬詞水土保持，最后標上通知。(三)一份文件如有兩個以上的主題內容，先集中對一個主題內容進行標引；再對第二個主題內容進行標引。如國務院關于在若干城市試行國有企業兼并破產和職工再就業有關問題的通知，先標反映第一個主題內容的類別詞經濟管理，再標類屬詞企業、破產；然后標反映第二個主題內容的類別詞勞動，再標類屬詞就業；最后標通知。(四)根據需要，可將不同類的主題詞進行組配標引17、。如國務院關于九五期間深化科學技術體制改革的決定，可標科技、體制、改革、決定。(五)當詞表中找不出準確反映文件主題內容的類屬詞時，可以在類別中選擇適當的詞標引。同時將能夠準確反映文件內容的詞標在類屬詞的后面，并在該詞的后面加以便區別。(六)列在區域分類最后，用黑體標出的主題詞只供檢索用，不再用作標引。(七)附表中的主題詞與主表中的主題詞具有同等效力，標引方法相同，不同的是，如果附表中所列的國家、地區的實際名稱發生了變化，使用本表的各單位可先按照變化后的標準名稱進行修改和使用。國務院辦公廳秘書局將定期修訂附表。 四、詞表管理(一)本詞表由國務院辦公廳秘書局負責管理和解釋，具體工作由檔案數據處承辦18、。(二)本詞表自1998年2月1日起執行，1994年4月修訂的詞表同時廢止。國務院公文主題詞表此表中藍色的詞即第二層的詞是類別詞，紅色的詞即第三層的詞是類屬詞，標引方法見上述。01綜合經濟(77個)01A計劃規劃 統計 指標 分配 統配 調拔 01B經濟管理經濟 管理 調整 調控 控制 結構 制度 所有制 股份制 責任制 流通 產業 行業 改革 改造 競爭 兼并 開放 開發 協作 資源 土地 資產 資料 產權 物價 價格 投資 招標 經營 生產 轉產 項目 產品質量 承包 租賃 合同 包干 國有 國營 私營 集體 個體 企業 公司 集團 合作社 普查 工商 商標 注冊 廣告 監督 增產 效益 19、節約 浪費 破產 虧損 特區 開發區 保稅區 展銷 展覽 商品化 橫向聯系 第三產業 生產資料02工交、能源、郵電(69個)02A工業冶金 鋼鐵 地礦 機械 汽車 電子 電器 儀器 儀表 化工 航天 航空 核工 船舶 兵器 軍區 輕工 有色金屬 鹽業 食品 印刷 包裝 手工業 紡織 服裝 絲綢 設備原料 材料 加工 02B交通鐵路 公路 橋梁 民航 機場 航線 航道 空中管制 飛機 港口 碼頭 口岸 車站 車輛 運輸 旅客02C能源石油 煤炭 電力 燃料 天然氣 煤氣 沼氣02D郵電通信 電信 郵政 網絡 數據 民品 廠礦 空運 三線 通訊 水運 運費03旅游、城鄉建設、環保(42個)03A旅20、游03B服務業飲食業 賓館03C城鄉建設城市 鄉鎮 基建 建設 建筑 建材 勘察測繪 設計 市政 公用事業 監理 環衛征地 工程 房地產 房屋 住宅 裝修 設施出讓 轉讓 風景名勝 園林 島嶼03D環保保護區 植物 動物 污染 生態 生物 風景飯店 城鄉 國土 沿海04農業、林業、水利、氣象(56個)04A農業農村 農民 農民負擔 農場 農墾 糧食棉花 油料 生豬 蔬菜 糖料 煙草 水產漁業 水果 經濟作物 農副產品 副業畜牧業 鄉鎮企業 農膜 種子 化肥 農藥飼料 災害 以工代賑 扶貧04B林業綠化 木材 森林 草原 防沙治沙04C水利河流 湖泊 灘涂 水庫 水域 流域水土保持 節水 防汛 21、抗旱 三峽04D氣象氣候 預報 預測 煙酒 土特產 有機肥多種經營 牧業05財政、金融(57個)05A財政預算 決算 核算 收支 財務 會計 稅務 稅率 審計 債務 積累 經費 集資 收費 資金 基金 租金 撥款 利潤 補貼 折舊費 附加費 固定資產05B金融銀行 貨幣 黃金 白銀 存款 貸款 信貸 貼現 通貨膨脹 交易 期貨 利率 利息 貼息 外匯 外幣 匯率 債券 證券 股票 彩票 信托 保險 賠償 信用社 現金 留成 流動資金 儲蓄 費用 僑匯 折舊率06貿易(62個)06A商業商品 物資 收購 定購 購置 市場 集貿 酒類 副食品 日用品 銷售 消費 批發 供應 零售 拍賣 專賣 訂貨22、 營業 倉庫 儲備 儲運 貨物06B外貿對外援助 軍貿 進口 出口 引進 海關 緝私 仲裁 商檢 外商 外資 合資 合作 關貿 許可證 駐外企業 貿易 倒賣 外向型 議購 議售 壟斷 經貿 販運 票證 外經 交易會07外事(42個)07A外交對外政策 對外關系 領土 領空 領海 外交人員 建交 公約 大使 領事 條約 協定 協議 議定書 備忘錄 照會 國際 涉外事務 抗議07B外事國際會議 國際組織 對外宣傳 出訪 出國 出入境 簽證 護照 邀請 來訪 談判 會談 會見 接見 招待會 宴會 外國人 外賓 對外友協 外國專家 涉外08公安、司法、監察(46個)08A公安警察 武警 警銜 治安 非23、法組織 安全 保衛 禁毒 消防 防火 檢查 掃黃 案件 處罰 戶口 證件 事件 危險品 游行 海防 邊防 邊界 邊境08B司法政法 法制 法律 法院 律師 檢察 程序 公證 勞改 勞教 監獄08C監察廉政建設 審查 紀檢 執法 行賄 受賄 貪污 處分 偵破09民政、勞動人事(85個)09A民政基層政權 選舉 行政區劃 地名 人口 雙擁工作 社會保障 社團 救災 救濟 募捐 婚姻 移民 撫恤 慰問 調解 老齡問題 烈士 糾紛 殘疾人 基地 殯費 社區服務09B機構駐外機構 體制 職能 編制 精簡 更名09C人事行政人員 干部 公務員 考核 錄用 職工 家屬 子女 知識分子 專家 參事 院士 文史24、館員 履歷 聘任 任免 辭退 退職 職稱 待遇 離休 退休 交流 安置 調配 模范 表彰 獎勵09D勞動就業 失業 招聘 合同制 工人 保護 勞務 第二職業 事故09E工資津貼 獎金 福利 收入 老年 簡歷 勞資 人才 招工 待業 補助 擁軍優屬 喪葬 獎懲 10科、教、文、衛、體(73個)10A科技科學 技術 科普 科研 鑒定 標準 計量 專利 發明 實驗 情報 計算機 自動化 信息 衛星 地震 海洋10B教育學校 教師 招生 學生 培訓 畢業 學位 留學 教材 校辦企業10C文化文字 文史 文學 語言 藝術 古籍 圖書 宣傳 廣播 電視 電影 出版 版權 報刊 新聞 音像 文物 古跡 紀念25、物 電子出版物 10D衛生醫院 中醫 醫療 醫藥 藥材 防疫 疾病 計劃生育 婦幼保健 檢驗 檢疫10體育運動員 教練員 運動會 比賽 館所 院校 校舍 地方志 軟科學 社科11國防(24個)11A軍事軍隊 國防 空軍 海軍 征兵 服役 轉業 民兵 預備役 軍銜 復員 文職 后勤 裝備 戰備 作戰 訓練 防空 軍需 武器 彈藥 人武 退伍12秘書、行政(74個)12A文秘工作機關 國旗 國徽 機要 印章 信訪 督察 保密 公文 檔案 會議 文件 秘書 電報 提案 議案 談話 講話 總結 批示 匯報 建議 意見 文章 題詞 章程 條例 辦法 細則 規定 方案 布告 決議 命令 決定指示 公告 通26、告 通知 通報 報告 請示 批復 函 會議紀要12B行政事務行政 工作制度 紀念活動 慶典活動 休假 節假日 著裝 參觀 接待 措施 調查 視察 考察 禮品 饋贈 服務 出席 發言 轉發 名單 批準 審批 信函 事務 活動 紀要 督察13綜合黨團(54個)13A黨派團體共產黨 民主黨派 共青團 團體 工會 協會學會 民間組織 文聯 學聯 婦女 兒童 基金會 13B統戰政協 民主人士 愛國人士13C民族民族區域自治 民主事務13D宗教寺廟13E僑務外籍華人 歸僑 僑鄉13F港澳臺香港問題 澳門問題 臺灣問題13G綜合整頓 形勢 社會 精神文明 法人 發展 其他 試點 推廣 青年 政治 范圍 黨派27、 組織 領導 方針 政策 黨風 事業 咨詢 中心 清除附表01中國行政區域(54個)01A華北地區北京 天津 河北 山西 內蒙古01B東北地區遼寧 吉林 黑龍江01C華東地區上海 江蘇 浙江 安徽 福建 江西 山東01D中南地區河南 湖北 湖南 廣東 廣西 海南01E西南地區四川 貴州 云南 西藏 重慶01F西北地區陜西 甘肅 青海 寧夏 新疆01G臺灣01H香港01I澳門哈爾濱 沈陽 大連 青島 廈門 寧波 武漢 廣州 深圳 海南島 西安 單列市 省市 自治區02世界行政區域(244個)02A亞洲中國蒙古 朝鮮 韓國 日本 越南 老撾 柬埔寨 緬甸 泰國 馬亞西亞 新加坡 文萊 菲律賓 印度28、尼西亞 東帝汶 尼泊爾 錫金 不丹 孟加拉國 印度 斯里蘭 卡馬爾代夫 哈薩克斯坦 蘭卡 吉爾吉斯斯坦 塔吉克斯坦 烏茲別克斯坦 土庫曼斯坦 格魯吉亞 阿塞拜疆 亞美尼亞 巴基斯坦 阿富汗 伊郎 科威特 沙特阿拉伯 巴林 卡塔爾 阿聯酋 阿曼 也門 伊拉克 敘利亞 黎巴嫩 約旦 巴勒斯坦 以色列 塞浦路斯 土耳其02B歐洲冰島 法羅群島 丹麥 挪威 瑞典 芬蘭 愛沙尼亞 拉脫維亞 立陶宛 俄羅斯 白俄羅斯 烏克蘭 摩爾多瓦 波蘭 捷克 斯洛伐克 匈牙利 德國 奧地利 列支敦士登 瑞士 荷蘭 比利時 盧森堡 英國 愛爾蘭 法國 摩納哥 安道爾 西班牙 葡萄牙 意大利 梵蒂岡 圣馬力諾 馬耳他 南29、斯拉夫 斯洛文尼亞 克羅地亞 波黑 馬其頓 羅馬尼亞 保加利亞 阿爾巴尼亞 希臘 02C非洲 埃及 利比亞 突尼斯 阿爾及利亞 摩洛哥 西撒哈拉 毛里塔尼亞 塞內加爾 岡比亞 馬里 布基納法家 佛得角 幾內亞比紹 幾內亞 塞拉利昂 利比里亞 科特迪瓦 加納 多哥 貝寧 尼泊爾 尼日利亞 喀麥隆 赤道幾內亞 乍很 中非 蘇丹 埃塞俄比亞 吉布提 索馬里 肯尼亞 烏干達 坦桑尼亞 盧旺達 布隆迪 風果民主共和國 剛果 加蓬 厄立特里亞 圣多美和普林西比 安哥拉 贊比亞 馬拉維 莫桑比克 科聯羅 馬達加斯加 塞舌爾 毛里求斯 留尼汪 津巴布韋 博茨瓦納 納米比亞 南非 斯威士蘭 萊索托 圣赫勒拿0230、D大洋洲 澳大利亞 新西蘭 巴布亞新幾內亞 所羅門群島 瓦努阿圖 新喀里多尼亞 斐濟 基里巴斯 瑙魯 密克羅尼西亞聯邦 馬紹爾群島共和國 帕勞 北馬里亞納群島自由聯邦 管道 瓦利斯群島和富圖納群島 圖瓦盧 西薩摩亞 美屬薩摩亞 紐埃 托克勞 庫克群島 湯加 法屬波利尼西亞 皮特凱恩群島 02E美洲格陵蘭 加拿大 圣皮埃爾島和密克隆 美國 百慕大 墨西哥 危地馬拉 伯利茲 薩爾瓦多 洪都拉斯尼加拉瓜 哥斯達黎加 巴拿馬 巴哈馬 特克斯群島和凱科斯群島 古巴 開曼群島 牙買加 海地 多米尼加 波多黎各 美屬維爾京群島 英屬維爾京群島 圣其茨和 尼維斯 安圭拉 安提瓜和巴布達 蒙特塞拉特瓜德羅普 多31、米尼克 馬提尼克 圣盧西亞 圣文森特和格林納丁斯 巴巴多斯 特立尼達和多巴哥 荷屬安的列斯 阿魯巴 格林納達 哥倫比亞 委內瑞拉 圭亞那 蘇里南 法屬圭亞那 厄瓜多爾 秘魯 巴西 玻利維亞 智利 阿根廷 巴拉圭 烏拉圭 蘇聯 民主德國 聯邦德國 捷克斯洛伐克 扎伊爾 圣赫勒那島和阿森林松島等 留尼汪島 貝勞 馬紹爾群島 北馬里亞納群島 東薩摩亞 圣皮埃爾和密克隆群島 百幕大群島多米尼加共和國 多米尼加聯邦 荷屬安的列斯群島收文處理規定第一章 總 則第一條 為保證公司信息渠道的暢通，規范收文，特制定本規定。第二條 本規定適用于xx集團公司及其下屬各分（子）公司、各部門。第二章 收文處理第三條 收32、文分類（一） 按照發文主體：外收文和內收文；外收文指xx集團外部發來的文件，內收文指xx集團內部其他部門或分公司發來的文件；（二） 按照文件形式：紙張性收文、傳真收文和電子郵件收文。第四條 基本程序如圖所示：收進登記分發收進登記擬辦傳閱承辦簽字注辦催辦歸檔反饋批辦第五條 收文管理程序（一） 收進：由各部門檔案員負責（檔案員不在時，可由本部門其他人員代收，確保安全、及時地將文件交給部門檔案員）；1、 紙張性收文： （1）外部單位經郵局遞送的文件，由門衛負責收進登記辦理相關手續，及時交相關部門檔案員或公司辦公室； （2）公司派相關部門人員到外單位取回的文件，由該部門檔案員登記 ； （3）外單位來訪33、時帶來的文件、公司人員外出檢查工作或參加會議時帶回來的文件，及時交檔案員登記處理； 2、傳真收文：（1） 直接發到各部門的傳真，由該部門檔案員負責登記收進；（2） 發到公司辦公室的傳真，由辦公室負責轉發，部門檔案員負責登記收進（檔案員不在時，可由該部門其他人員簽字代收）。（3） 各分公司、各部門收到的外收文，若需反饋意見的，應在規定的時間內給發文單位回復，以便統一管理： 注明了反饋期限的外收文，須在反饋期限以前給發文單位以回復； 對于緩急時限為“特急”的外收文，須于收文后一小時內予以回復； 對于緩急時限為“緊急”的外收文，須于收文后半天內予以回復； 對于緩急時限為“急件”的外收文，須于收文后一34、天內予以回復； 對于未標明緩急時限的外收文，須于收文后三天內予以回復。 3、電子郵件：部門檔案員負責在郵件發送的次日登記“發文專機”的 郵件； 4、代收：非部門檔案人員收文，須在交接登記簿上登記，以便帳物相符。（二）登記說明：外收文與內收文分別編號登記（并備注從公司辦公室轉發的編號）。 1、 傳真收文：所有的傳真檔案必須及時在傳真收文反饋登記簿上登記，且時間登記精確到分。2、 電子郵件：所有電子郵件發文在次日八時起正式生效；（1） “發文專機”郵件的登記：由檔案人員負責及時登記，不得遺漏；根據發文要求進行收文處理。（2） 臨時、告知性郵件：無須登記，由各部門自行處理；（三） 收文分發：由部門文35、書檔案人員負責，針對對象及時下發。檔案人員必須讓其接收人員及時在交接登記簿上登記，以備查看跟催。（四） 傳閱：由部門文書檔案人員負責；1、 檔案員負責將“發文專機”郵件內容在要求的時間內告之相關人員，若因傳達不及時而造成的相關責任，由檔案人員全部承擔。2、 將已確定閱讀范圍的收文及時交多位領導人和部門閱知與處理時，切實保證閱文工作質量和及時處理；3、 范圍：文件上注明的閱讀范圍，若其他有關人員確需閱知，有部門主管批示方可。4、 順序：傳閱應分清主次先后，相關責任人應優先閱讀，提高文書工作處理率。5、 對象：閱文者在收文處理標簽上簽寫全名和閱文時間。 （五）擬辦：指部門或承辦人對于某些除閱知外尚36、需具體處理的收文，提出的初步辦理意見，供公司領導人或有關負責人審核定奪。1、 擬辦承擔者：秘書部門負責人對其中需經公司領導批示的文件可提出擬辦意見；由文書人員直接分發給承辦者的文件，由承辦人擬辦；文書或有關業務部門負責人在批辦文件時，若發現其中有比較重大的、需要請示公司領導決定的問題，也需提出擬辦意見。2、 擬辦意見：應當言簡意賅，抓住關鍵。 （六）批辦：指領導人對文件應如何處理及對相關承辦部門或承辦人所作的批示意見。 1、 范圍：收文并不需要件件首先送交公司第一領導人批辦，只有全面性的、具有重要指導性的文件才要交給公司第一領導人批辦。2、 承擔者：主要由受公司領導委托的秘書部門的負責人（如辦37、公室主任）承擔。（除少數極重要的文件直接送交公司領導人或主管領導人批辦外）；多數以公司名義的一般收文，通常先由秘書部門負責人批辦。3、 程序：先批辦后由文書檔案工作人員交承辦人承辦；（七） 承辦：由承辦人對文件涉及的工作問題進行具體執行和及時處理，（八） 催辦：對于需要回復的文件，根據緩急情況和承辦時限的要求，適時對承辦工作進行督促檢查，以防止積壓和延誤，保證工作效率。催辦工作由各部門文書人員負責。（九） 注辦：對已經辦理的文件，須由承辦人將文件處理結果登記注明。（十） 反饋：指各部門收到的外收文：須以書面形式回復的外收文，要求用規范、得體的書面語言、正規文種，及時以書面形式反饋；對可以用電話38、傳真等回復形式的外收文，也須在辦理后及時電話回復對方；并由檔案員負責及時在辦文單或登記簿上注明。第六條 歸檔：文書人員按照適當的標準將文件分類存檔的過程。第三章 考核辦法第七條 交接考核（一） 文件代收人員因沒有及時在檔案員的交接登記簿上登記轉交，而造成文件丟失或不完整的，視情節輕重，扣除當事人獎金50100元/次。（二） 若文件在交接登記后，出現丟失或不完整的，視情節輕重，扣除部門檔案員獎金50100元/次。 第八條 登記考核凡有下列情況之一者：（一） 登記不齊全：急件未隨到隨登記，平件當天未登記的；屬登記范圍的文件漏登記或雖登記卻條目不齊全的；（二） 形式不統一：未采用公司統一的收文登記39、簿、傳真接收登記薄和傳真發送登記簿登記的。（三） 內外：內收文與外收文未分別登記的；（四） 編號：內收文與外收文未分別編號，或編號有空號、重號的；（五） 收文處理標簽：未用炭素墨水筆或簽字筆填寫收文處理標簽的及相關人員閱處的； 扣除相關文書人員獎金10元/次。第九條 傳閱考核（一） 時限：郵件發文生效后，任何收件部門不得因信息傳閱不到位，而推卸相關責任；扣除與其相關的郵件收件人和當事人獎金20元/次；1、 檔案人員負責將“發文專機”正式發文在要求的時間通知相關人員，若因傳達不及時，扣除檔案員獎金20元/次；2、 若因傳達不及時給公司帶來損失的，視情節輕重扣除相關檔案文書人員獎金20500元/次40、；（二） 范圍：傳閱超出范圍或屬于傳閱范圍而未傳閱到的，扣除相關文書人員獎金20元/次；（三） 閱簽：因傳閱不及時導致未簽或過期補簽的，扣除相關文書人員獎金20元/次；對閱而不簽者，檔案人員有權扣除其獎金20元/次。第十條 辦理考核（一） 文書人員即時將文件交承辦人后，承辦人在規定時限內未以公函、傳真、電話等適當形式將辦理結果反饋給外單位的，扣除承辦人獎金50元/次，若因此給公司造成損失的，進一步追究其經濟責任。（二） 辦理結束后未及時在相關登記簿上注明辦理結果的，扣除相關文書人員獎金20元/次，并扣除具體承辦人員獎金50元/次。第十一條 歸檔考核（凡發文部門在“發文專機”上正式發文必須有原件存檔；）凡出現下列情況之一者：（一） 收文部門：重要傳真沒有根據要求處理復印存檔的；（二） 重要郵件沒有根據要求打印存檔的，一般處理性的郵件沒有分部門保存的；（三） 紙張性收文沒有分內外、部門進行編號歸檔的；視情節輕重，扣除相關檔案文書人員獎金2050/次。第四章 附 則第十二條 本規定執行監督權歸公司辦公室。第十三條 本規定自頒布之日起正式生效，前期相關規定自行廢止。