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1、零售連鎖公司印章管理制度附用印登記本編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 1.總則1.1 目的 為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范公司印章的刻制、發(fā)放、監(jiān)督、管理、使用，以及停用和作廢，特制定本制度。1.2公司印章的定義 本制度中所指印章是在公司發(fā)布或管理的文件、憑證文書等與公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文件上，需以公司或有關(guān)部門名義證明其權(quán)威作用而使用的印章。2.公司印章的種類2.1公司公章 公司按法定程序經(jīng)工商行政管理部門注冊(cè)登記后，在所在地公安部門登記備案，對(duì)外具有法人效用的公司正式印章。華潤(rùn)萬(wàn)佳有限公司公章名稱為“華潤(rùn)萬(wàn)佳有限公司”。2、2.2業(yè)務(wù)專用章 代表和行使某項(xiàng)專業(yè)內(nèi)容和權(quán)力的印章，包括人事章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、報(bào)關(guān)專用章、門店收貨專用章、門店質(zhì)檢章等。2.3法人章 刻有公司董事長(zhǎng)名字具有法人效應(yīng)的法人專用章。2.4部門章 刻有公司各職能部門名稱，部門章不具備法人效力。2.5門店章 刻有門店名稱的門店正式印章。2.6戳記 帶有標(biāo)識(shí)性的印章，常加蓋在顯要位置上，起提示作用。如“急件”、“密件”等字樣。3.相關(guān)部門職能3.1行政部負(fù)責(zé)公司印章監(jiān)督（監(jiān)督各部門規(guī)范用章）、管理（包括：印章的刻制、廢止）。3.2法律事務(wù)部負(fù)責(zé)保管、使用公司合同章，負(fù)責(zé)會(huì)同行政部銷毀已經(jīng)廢止的印章。3.3行政部負(fù)責(zé)法人章、公司公章的保管、使3、用。3.4總部行政部負(fù)責(zé)華南區(qū)各門店印章的管理和使用。3.5各區(qū)域行政部負(fù)責(zé)本區(qū)域內(nèi)所有印章的管理和使用，并負(fù)責(zé)根據(jù)本區(qū)域的實(shí)際情況制定相應(yīng)的管理規(guī)定。3.6其他部門負(fù)責(zé)保管、使用本部門印章及業(yè)務(wù)專用章。4.公司印章的申請(qǐng)與刻制、廢止4.1申請(qǐng) 必要的業(yè)務(wù)用章：合同、財(cái)務(wù)、人事用章可以書面形式向行政部提交“刻制印章申請(qǐng)表” （附件一）。總部各部門、華南區(qū)“刻制印章申請(qǐng)表”必須由申請(qǐng)部門、總部行政部第一負(fù)責(zé)人確認(rèn)，公司CEO/COO/CFO批準(zhǔn)。香港公司、華東區(qū)、華北區(qū)由相應(yīng)區(qū)域總經(jīng)理批準(zhǔn)。其他印章申請(qǐng)應(yīng)嚴(yán)格控制。門店印章由行政部批準(zhǔn)。4.2刻制 公司印章的刻制由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。刻制標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國(guó)4、家相關(guān)規(guī)定。4.3散失、損毀、被盜 公司印章出現(xiàn)散失、損毀、被盜的情況時(shí)，各管理者應(yīng)迅速向行政部遞交說(shuō)明原因的報(bào)告書。總部各部門、華南區(qū)的此類報(bào)告書須經(jīng)部門第一負(fù)責(zé)人、總部行政部、公司CEO/COO/CFO確認(rèn)。總部行政部根據(jù)情況依本制度辦理改制。4.4廢止 由于機(jī)構(gòu)變更或其他原因廢止的印章，由使用部門及時(shí)將印章交行政部，由行政部會(huì)同法律事務(wù)部共同銷毀。5.新制印章的登記印鑒檔案 申請(qǐng)刻制好的印章應(yīng)在行政部進(jìn)行登記。行政部應(yīng)將每個(gè)印章登入“印章登記卡”（附件二）內(nèi)，建立公司印鑒檔案，并將此檔案永久保存。6.管理6.1公司印章由公司行政部歸口管理。其主要職責(zé)包括：根據(jù)公司需要，確定公司印章的種類5、范圍、數(shù)量；組織印章的刻制、發(fā)放、停用和收回、銷毀；管理公司印鑒檔案；制定公司印章管理的規(guī)章制度和監(jiān)督、檢查印章管理制度的執(zhí)行情況。6.2公司有關(guān)職能部門對(duì)所分工保管、使用的法人章、公司業(yè)務(wù)專用章負(fù)管理責(zé)任，承擔(dān)用印的后果。公司公章、法人章由行政部負(fù)責(zé)管理、用印。合同專用章由法律事務(wù)部按照公司合同管理規(guī)定管理、使用。人事章由人力資源本部按公司人事管理的有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)保管、使用。財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)管理本部按公司財(cái)務(wù)管理制度規(guī)定保管、使用。6.3各部門負(fù)責(zé)本部門印章的保管、使用。原則上本款所列印章只能對(duì)內(nèi)使用，不具備對(duì)外效力。6.4其它專用章的管理由相關(guān)部門按申請(qǐng)時(shí)批準(zhǔn)的使用管理規(guī)定及在公司“印章登6、記卡”中登記的使用范圍（參見附件二）執(zhí)行并負(fù)直接責(zé)任。6.5公司公章用印應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行用印登記和審批手續(xù)，填寫“印章登記本（附件四）”。用印申請(qǐng)部門應(yīng)根據(jù)用印的性質(zhì)、重要性以及用印后果確定用印種類。部門印章、業(yè)務(wù)用章由部門第一負(fù)責(zé)人（包括被授權(quán)人）審批即可用印(“授權(quán)書”格式見附件五)；公司公章需由部門/本部第一負(fù)責(zé)人（包括被授權(quán)人）或公司執(zhí)委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)（包括被授權(quán)人）審批方可用印（具體審批人以用印當(dāng)日有效的任免決定為準(zhǔn)），否則行政部有權(quán)拒絕用印；法人章需由法人本人或公司CEO/COO/CFO簽字方可用印。用印申請(qǐng)單位對(duì)所選印種負(fù)責(zé)，行政部有權(quán)對(duì)用印申請(qǐng)單位所選印種提出質(zhì)詢。公司公章的保管人施印時(shí)必須7、認(rèn)真核對(duì)所用印文件與 “公司印章用印登記表”上的內(nèi)容是否一致，嚴(yán)格把關(guān)。6.6“公司印章用印登記表”（附表三）必須由用印申請(qǐng)單位經(jīng)辦人依照所附填表說(shuō)明，認(rèn)真、清楚、詳細(xì)的填寫。6.7公司業(yè)務(wù)合同的用印，不允許使用公司公章，須由相關(guān)職能部門按規(guī)定程序使用合同專用章。6.8需要使用公司公章的專業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)方面的用印，須由相關(guān)部門協(xié)同行政部進(jìn)行管理。6.9公司公章設(shè)專人保管，原則上公章的保管人也是公章的管理人和使用人。公章管理人應(yīng)堅(jiān)持原則，工作細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)，嚴(yán)格執(zhí)行印章管理制度，不得用掌管公章的權(quán)力為自己謀私利；對(duì)不合手續(xù)或不合法的用印，以及不正當(dāng)?shù)挠糜∮袡?quán)拒絕。公司公章的使用必須登記記錄。行政部對(duì)8、公司各部門的用章情況有監(jiān)督權(quán)，應(yīng)定期對(duì)印章管理使用情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。6.10公司公章的使用限在公司辦公室內(nèi)，原則上不能將公章攜帶出辦公室以外使用。如確實(shí)需攜帶外出用印時(shí)，應(yīng)由行政部第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并有至少兩人一同前往辦理（其中一人應(yīng)由行政部專門指派）。6.11公司不允許開具蓋有公司公章的空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開具的，必須經(jīng)公司CEO/COO/CFO書面批準(zhǔn)，行政部做特別登記、追蹤管理。持空白介紹信外出工作歸來(lái)必須向公司原開具處匯報(bào)登記其介紹信的用途，未使用的必須交回。7.使用范圍行政部在印章發(fā)放時(shí)，應(yīng)書面確認(rèn)該印章的使用范圍，建立公司“印章使用范圍表”（格式附后，見9、附件四）。8.罰則8.1嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)私自刻制公章，否則無(wú)論用于何種目的，都要嚴(yán)肅追究責(zé)任。8.2違反印章刻制、保管、使用規(guī)定，視情節(jié)和后果追究責(zé)任人的行政和經(jīng)濟(jì)責(zé)任，觸犯刑律者，提請(qǐng)司法機(jī)關(guān)依法追究法律責(zé)任。9.本制度自發(fā)布之日起施行，由行政部解釋并修改。10.附件10.1刻制印章申請(qǐng)表10.2印章登記卡10.3公司公章用印登記表10.4印章使用范圍表10.5授權(quán)書附件一：刻制印章申請(qǐng)表日期部門經(jīng)辦人申請(qǐng)印章種類名稱材質(zhì)形式 年 月 日申請(qǐng)理由：使用范圍：管理權(quán)限：管理人：申請(qǐng)部門領(lǐng)導(dǎo)： 年 月 日行政部領(lǐng)導(dǎo)： 年 月 日公司領(lǐng)導(dǎo)： 年 月 日備注：附件二： 印章登記卡登記日期年 月 日登記號(hào)10、碼名稱印模管理人責(zé)任人種類形狀用途制成日期：年 月 日印章材質(zhì)制印人廢止日期：年 月 日廢止理由：備注：附件三：公司印章用印登記本日期內(nèi) 容印章名稱用印枚數(shù)經(jīng)辦人確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)審批領(lǐng)導(dǎo)填表說(shuō)明：1、本表由用印申請(qǐng)單位經(jīng)辦人持“用印審批單”填寫后方可用印；2、填寫必須認(rèn)真、清楚、詳細(xì)；3、本表“內(nèi)容”欄的填寫須依申請(qǐng)用印材料內(nèi)容明細(xì)填寫，不能籠統(tǒng)歸納。附件四:印章使用范圍表種類名稱形狀材質(zhì)印章內(nèi)容管理負(fù)責(zé)人辦理責(zé)任人備注 注：本表計(jì)劃在行政部完成“印章登記卡”及印章檔案后，將現(xiàn)于公司內(nèi)部使用的各種印章匯總制表，使各種印章的使用及管理人清楚列明，便于查詢。失效備忘：失效原因：附件五：編號(hào)：（2003）第X號(hào)授 權(quán) 書授權(quán)人：被授權(quán)人：授權(quán)范圍：授權(quán)生效日期：授權(quán)有效期限：授權(quán)失效：如授權(quán)人、被授權(quán)人雙方任何一方離職或任何一方職務(wù)發(fā)生變動(dòng)，原授權(quán)自動(dòng)失效。授權(quán)雙方簽字確認(rèn)：授權(quán)人： 被授權(quán)人： 年 月 日 年 月 日說(shuō)明：此“授權(quán)書”原件留存印章使用部門以備查對(duì)。