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1、食品公司物資貯存盤點退貨管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.目的合理高效利用倉庫空間，防止物品混淆和非預期使用，確保儲存的物資在收發、貯存過程、搬運過程、標識等環節符合規定的要求。2.適用范圍適用于公司倉庫（材料倉庫、成品倉庫）的整個管理過程包括物資的收、發、存以及盤點和防護以及倉庫環境衛生管理等過程。3.職責3.1倉儲部負責倉庫的管理工作3.2質量技術部負責定期抽查監督倉庫的管理質量3.3相關職能部門配合倉庫開展倉庫管理工作4.工作流程4.1物資入庫原輔材料(包括原料、輔料、內包裝材料、外包裝材料).1 2、對于原輔材料到公司后，由倉儲部初步驗收包括物資的名稱、規格/型號、數量、供應商等內容，供應商的“送貨單”（一式三聯，一聯留與倉儲部作為辦理入倉的證據和公司對賬查賬的憑證；一聯交與公司采購科，作為采購科支付款項的憑證，該聯必須經倉儲部簽字方可生效；一聯供應商留底帶回供應商作為和公司對賬的憑證）、公司的“采購訂單”與實物三方相符后，暫時辦理進倉，在供應商的“送貨單”上注明“暫收”，同時填寫“報檢單”通知質量技術部依據產品監視和測量管理程序有關規定進行驗證或檢驗，并依據標識和可追溯性控制程序規定進行標識“待檢”。.2 質量技術部驗證或檢驗合格后，倉儲部將供應商的“送貨單”上的“暫收”更改為“實收”辦3、理正式入庫手續，同時作好臺帳登記和依據標識和可追溯性控制程序規定進行標識，定位定量整齊存放于指定的區域。成品生產部每入庫一次經質量技術部檢驗合格后，填寫“成品入庫單”與倉儲部雙方核對數量、名稱、規格等內容，無誤后，雙方在“成品入庫單”上簽署作實。（成品入庫單一式三聯，倉庫一聯，生產班組一聯，財務部一聯，方便三方核對帳務。）4.2貯存 對于物資貯存過程中，倉儲部應經常檢查物資質量情況和倉庫環境管理情況，作到防潮、防火、防雨淋、防強光照射、防蟲害、防污染等。產品堆放、存放環境必須符合產品外包裝上的防護標識要求如高度或層數、堆放方向、環境溫濕度要求、防曬、防潮等內容要求，對存放環境有特殊要求的物資比4、如避免光線直射可以貯存在專用柜里面。若物資存放需要冷藏的情況，則必須保存在冷庫（溫度必須保持在-182）中，倉儲部每隔兩個小時監控冷庫的溫度變化情況，并保留相應的監控記錄“冷庫溫濕度監控記錄表”，一旦發現異常，應第一時間反饋質量技術部，和質量技術部一同查驗冷庫內的物資質量是否符合要求，必要時啟動應急準備和響應控制程序；倉儲部負責不定期察看冷凍機組運行情況和冷庫內的溫度探頭是否正常，一旦發現異常依據生產設備設施管理程序填寫“生產設備維修記錄”反饋生產部設備組修復。4.2.4對于有保存期限或有保質期要求的物資，倉儲部必須按照先進先出的原則管理，防止物資超過保存期限或保質期限，導致浪費，增加成本。45、.2.5物資貯存過程中，必須在“物料卡”上注明物料的動態變化情況入倉、出倉、結余數量，同時表明物資的名稱、規格、型號等內容防止混淆，導致誤用或混用，同時經手人的姓名必須填寫完整，嚴禁有姓無名或有名無姓。4.2.6對于物資貯存過程中發現的不合格品或有質量懷疑的物資，由倉儲部依據產品標識和可追溯性控制程序進行標識“待處理”或“待定”并填寫“不合格品處理記錄”交質量技術部依據不合格品控制程序處理。倉儲部應根據質量技術部的檢驗結果以及處理決定標明物資的檢驗試驗狀態“不合格”、“已檢待處理”、“讓步接受”、“報廢”、“退貨”等，對于合格品不做任何的標識,對于不合格品或有異于合格產品的產品，都要進行相應的6、狀態標識（不合格品、待處理品、特采、廢品、待檢品），以防止與合格品發生混淆。所有物資存放要擺放整齊，不可超過規定的邊緣線或超出貨架或擺放過高，導致安全事故發生，排與排或垛與垛之間之間要保留一定的縫隙，方便通風和盤點用，同時要確保與天花板、墻壁、地板、柱子保留一定的距離，嚴禁靠墻壁、柱子擺放以及直接擺放在地板上和接觸天花板。內包裝材料(即直接接觸食品的材料如膠袋、卷材)在存放期間嚴禁外包裝破損，以免外界的灰塵、蟲害等污染內包材，導致不能用而浪費，一旦發現在貯存過程中內包裝材料的外包裝破損倉儲部必須第一時間內反饋質量技術部，同時掛放“待處理”標識，防止誤發或誤用，質量技術部負責根據情況決定最終的處7、理方案，倉儲部根據最終的處理方案執行。4.2.10每天下班前由倉儲部負責編制“倉庫日報表”，成品交銷售科、生產部各一聯，原輔材料交采購科、生產部各一聯，方便安排生產、訂單評審、采購合理審查及安排出貨交付工作；同時將倉庫內的異常物資情況匯總形成“異常材料報表”經倉儲部負責人審核后提交質量技術部，由質量技術部負責依據不合格品控制程序的要求決定方案反饋倉儲部，倉儲部根據方案的要求負責組織處理，質量技術部負責跟蹤監督。4.2.11非倉庫工作人員嚴禁私自動用倉庫里面的物資，若因工作需要，執行4.4之規定.倉儲部要不定期根據倉庫內的物資存放情況、倉庫的空間大小、物資的種類與數量、物資的質量特性與防護要求等8、因素進行調倉，確保倉庫內物資擺放合理、分類清晰和高效利用倉庫的空間，防止出現物資積壓或擺放混亂、誤丟失等等。4.3物資貯存量的控制倉儲部根據公司批準的各類物資的最高存量、最低存量、安全存量，定期核查各類物資的數量是否滿足要求，以免物資出現短缺或超量，導致公司物流鏈不舒暢或資金周轉問題。倉儲部根據公司的生產用量、采購周期、市場銷售情況等因素定期評定各類物資的最高存量、最低存量、安全存量是否適宜和合理，必要時可以組織相關部門、人員進行討論評審，評審結果需要更改時，則由倉儲部提出修訂，修訂后重新組織相關部門、人員進行討論，最終經倉儲部經理審核，總經理批準后發布新版本“倉庫物資存量控制表”，并按照文件9、控制程序的規定進行版本更新和再發放。4.4物資發放 4.4.1原輔材料/包裝材料 4.4.1.1對于原輔材料，由領用部門開具“領料單”經部門負責人（或領班）核對后，到倉庫領用；倉儲部依據“領料單”遵循先進先出原則進行物資發放，防止有保存期限或保質期限的物資過期（領料單一式三聯，倉庫、領用部門、財務各一聯）。4.4.1.2領用人與倉儲部雙方核對物資名稱、數量、規格/型號等無誤后，倉儲部在“領料單”上簽名作實并在“實發數”一欄填寫實際發放的物資數量，在“物料卡”以及臺帳上注明發放情況，確保帳、物、卡三方一致。4.4.1.3發放過程中發現存在有質量異常（比如原輔材料外包裝破損）或疑似有質量問題的，倉10、儲部負責標識“待處理”并第一時間反饋質量技術部，質量技術部依據不合格品控制程序的規定執行，倉儲部根據質量技術部的最終決定結果更換“待處理”標識為相應的標識。4.4.2成品發放4.4.2.1 對于成品，由經營助理開具“發貨通知單”（發貨通知單一式三聯，銷售科一聯，倉儲部一聯）通知倉儲部備貨，同時聯絡合格的物流公司，將物流公司安排的車輛以及司機（承運人）等信息詳細填寫在“發貨通知單”上以便倉儲部在裝車前進行核實驗證，若屬于零擔（非整車而是與其他類物資合并裝車）經營助理必須在“發貨通知單”上注明其他類物資的詳細情況，以免出現食品質量安全事故。4.4.2.2 物流公司安排的車輛以及司機到公司后，倉儲部11、負責驗證車輛、司機、車輛上原有的物資等信息是否與“發貨通知單”相一致，一致后聯絡銷售科負責組織裝車，倉儲部負責清點數量并將裝車結果填寫在“發貨通知單”的“實發數量”欄反饋給經營助理，經營助理負責依據倉儲部反饋的實際數量開具“發貨清單”、“出廠放行證”與物流公司的承運人，雙方據此簽署“貨物承運單”。.3物流公司的承運人拉貨出公司時，必須將“出廠放行證”提交公司門崗驗證同意后方可出公司，否則公司門崗有權拒絕放行；門崗第二天將前一天的“出廠放行證”整理后反饋到經營助理。.4倉儲部依據 “發貨通知單”和倉庫內物資的狀況循先進先出原則進行發貨，及時在“物料卡”以及臺帳上上注明發放情況，確保帳、物、卡三方12、一致，嚴禁出現錯發、誤發。.5成品必須在冷庫內冷藏至少24小時后方可發貨。 .6倉庫內負責傳遞產品的人員必須聽從倉儲部的指揮，嚴禁私自亂搬運，導致倉庫內混亂或摔壞產品質量或導致標識脫落，甚至導致倉庫內賬目出現錯亂。4.5物資盤點4.5.1 倉庫每月月底自我進行盤點一次，盤點結果形成“倉庫盤點報告”經倉儲責人審核后提交財務部、總經理各一份，對盤點發現的異常情況，由倉儲部負責依據糾正預防措施控制程序的要求進行分析確定原因-制定實施控制措施-效果跟蹤，并提交財務部和總經理各一份監督。4.5.2 每半年由質量技術部、倉儲部、財務部三方共同盤點，倉儲部、財務部主要盤點數量，質量技術部主要盤點物資質量，盤13、點結果形成“倉庫盤點報告”，由倉儲部負責編制，財務部、質量技術部核對無誤后提交總經理、財務部、質量技術部各一份。4.5.3 對于在盤點過程中發現的不合格品依據不合格品控制程序規定進行處理。4.5.4 對于盤點結果發現的嚴重不符合現象如數量相差較大、產品質量有嚴重的不符合現象如包裝嚴重破損等情況，由質量技術部填寫“糾正/預防措施報告”依據糾正/預防措施控制程序規定交倉儲部處理,也可以不填寫“糾正/預防措施報告”但必須滿足原因分析-改進措施-效果驗證等管理步驟的要求。4.6退貨管理4.6.1對于客戶退回來的產品，由銷售科填寫“客戶退換貨單”，倉儲部負責進行初步驗收，主要驗收內容：產品名稱、規格/型14、號、生產日期/生產批號是否與“退換貨單”相一致。4.6.2核對無誤后，倉儲部填寫“報檢單”通知質量技術部進行復檢，同時在退回的產品上依據標識和可追溯性控制程序規定進行標識“退貨”依據4.3.2的要求辦理換貨發貨手續。4.6.3倉儲部根據質量技術部復檢結果換標識“退貨”為相應的標識“不合格品”、“待處理”、“讓步接受”、“報廢”、“返工”等并執行相應規定，質量技術部負責跟蹤監督。4.6.4對需要返工的情況執行不合格品控制程序規定。4.6.5對需要退回供應商的產品，由倉儲部依據標識和可追溯性控制程序規定進行標識“退回供應商”，通知采購科依據不合格品控制程序的要求辦理退貨手續。從生產現場退倉的物資退15、之前生產部負責將其進行整理分類，并根據質量技術部的判定結果依據標識和可追溯性控制程序規定進行標識退回倉庫填寫“退貨記錄”，倉儲部按照質量技術部的處理方案負責組織處理，質量技術部負責跟蹤。4.7倉庫環境管理4.7.1 倉庫應配置適當的消防設施和照明裝置，確保倉庫的安全性和通風，并確保防強光照射、防雨淋、防潮等措施。4.7.2 倉儲部根據貯存的物資情況以及倉庫的空間合理劃分區域，進行區域標識確保倉庫空間合理高效利用，并確保倉庫物資擺放在相應的指定區域。4.7.3 倉儲部應不定期對倉庫的消防安全設施、環境衛生、物資的外觀進行自我檢查，確保設施及倉庫的環境衛生狀態完好。4.7.4 倉庫的通道上以及消防16、區域嚴禁擺放任何物資，確保通道暢通無阻。4.8倉庫監督檢查為了確保倉庫內貯存物資的安全，倉儲部應不定期對倉庫的蟲害防治、外包裝是否破損、冷庫的溫濕度、倉庫的衛生、物資是否在保質期限范圍內、物資的外觀質量衛生等方面進行自我檢查整改，確保倉庫內的物資質量符合要求，一旦發現物資質量不符合，必須報質量技術部依據不合格品控制程序的規定處理。質量技術部負責不定期對倉庫的管理情況進行監督檢查確認是否符合糕點廠衛生規范的要求，對于發現不符合要求的情況必須要求倉儲部進行整改，嚴重的則依據糾正預防措施控制程序的管理規定執行。5. 相關文件HKW-QP-001文件控制程序HKW-QP-005生產設備設施管理程序HK17、W-QP-009應急準備和響應控制程序HKW-QP-010標識和可追溯性控制程序HKW-QP-014產品監視和測量管理程序HKW-QP-015不合格品控制程序HKW-QP-017糾正預防措施控制程序糕點廠衛生規范倉庫物資存量控制表6相關記錄HKW-R-034生產設備維修記錄HKW-R-051發貨通知單HKW-R-053客戶退換貨單HKW-R-055出廠放行證HKW-R-063采購訂單HKW-R-073報檢單HKW-R-090成品入庫單HKW-R-091倉庫日報表HKW-R-092倉庫盤點報告HKW-R-093領料單HKW-R-094物料卡HKW-R-095退貨記錄HKW-R-096異常材料報表HKW-R-097發貨清單HKW-R-110不合格品處理記錄HKW-R-118糾正/預防措施報告