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1、投資公司合同審批、簽訂與履行管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄第一章 總則.2第二章 合同管理部門及職責.2第三章 合同審批權限.4第四章 合同準備.4第五章 合同審查.6第六章 合同簽訂.8第七章 合同履行.9第八章 合同變更與解除.10第九章 合同糾紛處理與訴訟.11第十章 合同存檔12第十一章 附則13附件 相關表格.13第一章 總 則一、為適應集團發展，加強合同管理，規范經營行為，降低風險，維護集團和控股公司的合法權益，根據民法通則、中華人民共和國合同法等有關法律法規規定，結合本公司實際情況，制2、定本制度。二、本制度所稱的合同是指集團或控股公司與其他法人、自然人和其他各類組織所簽訂的各種合同、協議等，分為集團統一訂購長期合作合同和針對項目單獨訂立合同，包括開發、設計、工程、財務、行政、營銷、物業等類別，不包括能即時清結的零星采購、與職工簽訂的勞動合同。三、合同管理是指合同的起草、審查、執行、監督和管理，包括資信調查、合同簽訂、履行、變更與解除、糾紛處理、合同終結歸檔等全過程的管理。四、合同管理實行“統一管理、分級負責、授權簽訂”的原則，貫徹以預防為主的方針，維護公司的合法權益。五、合同應采用書面形式，按本制度進行審查會簽后簽訂。六、合同標的額在30萬元（含）以下的，優先采取議標形式，邀3、請三家及以上單位進行洽談，擇優選擇；合同標的額在30萬元以上的，應組織招標。第二章 合同管理部門及職責七、集團行政人力中心作為合同主管部門，負責各類合同的統籌管理工作。集團各職能中心和項目公司作為合同承辦部門，負責組織本中心或項目公司職責范圍內合同的起草、審查、談判、簽訂、糾紛處理等工作，項目公司作為合同主要執行部門負責合同的履行、監督、管理等工作。八、各部門承辦合同類別集團設計中心：負責設計類合同。集團工程管理中心：負責工程類合同（含工程施工、材料設備供貨、監理、造價咨詢、各類檢測試驗等技術服務）。集團財務中心：負責財務類合同。集團行政人力中心：負責行政采購類合同。項目公司：負責開發類（含可4、研、測繪、招標代理等）、營銷類、物業類合同，項目公司下設各部門協同集團對口職能中心，共同完成相關合同管理工作。九、集團行政人力中心職責1、負責監督指導集團合同范本以及部分非范本合同的起草制定，對部分重大及重要合同的條款內容進行審核，避免出現法律漏洞。2、 組織、協調集團各職能中心合同審查及會簽。3、對合同訂立、變更、執行、終止等行為進行監督。4、負責處理與外部的重大合同糾紛。5、負責對各類合同統一登記、編號并分類保管、調閱登記等合同檔案管理工作，對合同糾紛處理資料進行歸檔、分類保存，建立合同管理總臺帳。6、定期組織各部門對合同范本進行審查，根據新的法律、法規、政策、規范、標準進行修編。十、集團5、各職能中心職責1、負責擬定、審查合同范本，保證合同的完整性、合法性、可行性。2、審查合同簽約方的經營狀況、資信情況、履約能力等。3、參與合同協商、談判，簽署合同會審表。4、對合同訂立、變更、執行、解除等行為進行監督。5、及時向集團領導匯報合同履行中發生的問題，提出處理意見。6、參加對合同糾紛的調解、仲裁、訴訟，為處理合同糾紛提供事實依據和技術支持。7、審核合同付款、收款計劃。8、負責本中心合同及糾紛處理資料的歸檔、保存，建立合同管理臺帳。9、對合同簽約單位的履約情況進行評定，建立合作單位評定臺帳。十一、項目公司職責1、負責擬定、審查非范本合同，視具體情況對集團合同范本提出修改意見，保證合同的完6、整性、合法性、可行性。2、對合同簽約方的經營范圍、資信情況、業績經驗、履約情況和能力進行調查，對其真實性和合法性負責。3、負責組織合同協商、談判，發起合同會審表。4、負責組織合同的簽訂、履行、變更、解除等事宜。5、及時向上級主管部門或集團領導匯報合同履行中發生的問題，提出處理建議。6、參加對合同糾紛的調解、仲裁、訴訟，為處理合同糾紛提供事實依據和技術支持。7、負責編制合同付款、收款計劃，經集團相關職能中心會審同意后報財務部門備案。8、負責本項目公司合同及糾紛處理資料的歸檔、保存，建立項目公司合同管理臺帳。9、對合同簽約單位的履約情況進行評價，填寫合同履行情況調查表、合作履約綜合評定表，連同相關7、調查、評價資料報送集團相關職能中心。第三章 合同審批權限十二、下列人員有權代表公司簽訂合同1、公司法定代表人；2、公司法定代表人書面授權的委托人。十三、任何部門及工作人員未經法定代表人授權委托，不得以公司名義對外簽訂合同或改變合同內容，不得變更、解除合同及放棄合同規定的權利。被授權的法人委托人原則上不再向其他人員辦理繼續授權委托，如情況必需，辦理之前須征得授權人的書面同意。十四、法人委托人的主要職責1、嚴格按授權范圍行使簽約權，禁止超越代理權限對外簽約，具體代理權限由法定代表人在簽發法人委托書時注明。2、在授權范圍內負責談判、簽訂合同，概不能違章越權，也不能消極推諉。3、對所簽訂合同的合法性、8、完整性和可行性負責。4、對須報請上級領導審批的合同，辦理申報手續，提出本人意見并對本人意見負責。5、對所簽訂合同的履行負責，履行中發現問題應立即上報，同時積極想辦法解決；對發生的合同糾紛負責處理或協助有關部門處理。6、負責保管好本人所簽合同的一切資料，合同簽訂后應立即將資料上交存檔。第四章 合同準備十五、合同擬定1、集團合同范本由集團各職能中心負責擬定，并辦理合同會審表審查會簽。凡國家或行業有示范文本的，擬定合同時應當優先使用，但對涉及權利義務關系的條款承辦部門要重點審查，必要時應進行修改。2、擬簽訂的合同應使用集團合同范本，原則上，集團合同范本中有關實質性的內容不允許修改。項目公司擬定合同時9、確實需要對集團合同范本進行修改的，可提出修改意見，對標的內容、質量標準、工期或供貨時間、合同價款、付款條件、交貨條件、保修條款、驗收標準或程序等內容的更改調整必須填寫合同修改內容審批表，經審核確認后修改合同。3、擬簽訂的合同無集團合同范本或不宜使用集團合同范本時，由承辦部門根據項目特點或行業要求進行編制，并辦理審查會簽。十六、合同一般要求1、合同內容必須合法、具體、條款齊全、責權明確，用語確切。2、合同一般由下列內容構成：（1）合同標的概況，包括名稱、地點、規模等；（2）合同標的內容、目標成果；（3）質量標準和要求；（4）合同工期或供貨時間；（5）合同價款和計量計價原則；（6）合同付款條件；（10、7）合同雙方權利和義務；（8）合同特別約定，例如安全生產、環境保護、成品保護、相關方配合協調、趕工、特殊措施等；（9）質量保證或保修約定；（10）合同解除和糾紛處理；（11）違約責任；（12）國家或行業示范文本的標準或通用條款；（13）其他應約定的內容。3、對于標的額較大的涉外合同、施工或供貨合同，一般竣工之日起一年后才能付清款項。4、質量保修金原則上為合同總標的額的5%。5、為了有利于可能由于合同履行而引起的法律訴訟，應在合同中約定“發生糾紛時先以友好和解或者要求有關主管部門進行調解方式解決”。合同糾紛的最終解決方式：（1）合同標的內容比較簡單、標的額在100萬元（含）以內、合同履行時間較短11、的可選擇仲裁方式。（2）合同內容較復雜、涉及范圍較廣、合同標的額在100萬元以上、合同履行時間較長等不宜采用仲裁方式的，應選擇向具有管轄權的人民法院提起訴訟方式。第五章 合同審查十七、合同會審材料由項目公司行政人事部或集團行政人力中心按合同會審表上的程序送各部門審查會簽。十八、合同審查程序1、合同承辦部門的經辦人和負責人對所提報合同以及與合同相關的所有事宜進行自查和初審，并在此基礎上完成合同草稿和必要的情況說明書。2、項目公司承辦合同由承辦部門移交項目公司行政人事部，項目公司行政人事部提交項目公司相關部門和項目總經理審查完畢后，移交集團行政人力中心；集團各職能中心承辦合同由承辦部門移交集團行政12、人力中心。3、集團行政人力中心會同集團相關職能中心逐條審查合同條款及其他相關事項，并提交集團總經理審批。4、集團行政人力中心將審查意見和審批結果反饋項目公司行政人事部（項目公司承辦）或承辦部門（集團職能中心承辦）。5、項目公司行政人事部將審查意見和審批結果反饋項目公司承辦部門。十九、合同審查的重點內容1、簽約方情況（1）主體資格：具有經年檢合格的企業法人營業執照或非法人營業執照，其核載的內容必須與實際相符。（2）經營范圍：合同標的應符合對方經營范圍，涉及專營許可的，應具有相應的許可證書。（3）資信情況：擁有與合同標的要求相符的資質條件，對方所獲得的信譽、質量、安全和其他認證，獲獎證書等。（4）13、履約能力：企業性質、行業經營年限、支付能力、生產能力、技術能力等。必要時應要求對方出具資產負債表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關文件；需提供擔保的合同，應查明擔保人的擔保資格和擔保能力。（5）履約情況：已完成的主要項目，正在履行的合同情況，有無質量、安全事故及事故處理情況，合同糾紛、索賠調查。（6）代理權限：由代理人代簽合同的，應出具真實有效的法定代表人（負責人）身份證明、授權委托書、代理人身份證明。2、合同內容（1）合同內容是否符合國家法律、政策和本制度中相關規定。（2）合同標的范圍是否描述準確、全面。（3）合同主要內容是否明確，包括質量標準、工期或供貨時間要求、承包方式、合同價款14、及承包方式、計量方法、付款方式和時間、結算約定、保修條款、違約責任、稅費和票據等。（4）合同應具備的條款是否齊全、合理、嚴密。（5）合同條款、字句是否存在歧義，合同各方的意思表達是否真實、一致，雙方的權利、義務是否明確、平等。（6）合同條款中有無潛在對公司不利或可能損害公司利益的條款。（7）是否存在無效條款。二十、合同審查部門必須在合同文本送達后二日內出具審查意見，不得拖延。審查人如出差、請假等不能及時審查的，應授權他人審查、會簽；對于緊急、特級類合同，可先送下一部門或上級部門審查，也可由相關領導直接審批。二十一、在審查過程中，發現重大錯誤、遺漏或不妥時，提出修改意見書，并與合同承辦部門取得聯15、系，直到修改意見達到統一為止。二十二、合同審查部門在會簽表上加具會簽意見，應做到字跡清楚，觀點明確，字句不得存在歧義。審查部門在合同稿上修改時，應盡量使用與其他審查部門不同顏色的筆，并在修改處簽名確認。二十三、審查完成的合同由承辦部門修改后與簽約方磋商，如簽約方對合同內容提出異議，由承辦部門負責解釋。合同承辦部門不得直接將集團合同范本交予簽約方修改，也不得將合同會審表和其他審查資料交予簽約方。二十四、經簽約方磋商后需要修改合同，承辦部門應征得集團對口職能中心同意，對標的內容、質量標準、工期或供貨時間、合同價款、付款條件、交貨條件、保修條款、驗收標準或程序等內容的更改調整必須填寫合同修改內容審批16、表，經審核確認后修改合同。二十五、負責合同承辦、審查的部門和人員，因工作失職或循私舞弊，而疏忽、放任不該簽訂的合同得到簽訂而造成經濟損失的，應按后果及其責任的大小，承擔相應的行政責任、經濟賠償責任直至法律責任。二十六、審查合同過程中，集團對口職能中心進行成本指標對應登記，如合同簽約價款超出成本計劃指標或成本計劃指標中無此項內容，應對此類合同提出處理意見。二十七、如為辦理特殊手續或有特別需要而簽訂的合同，可不進行審查會簽，但用章審批表和合同上應有相關領導或授權簽約人的簽名。經辦部門應在用章審批表上注明該合同的性質、用途和份數，按規定份數蓋章，確保此類合同無多于原件存留。第六章 合同簽訂二十八、合17、同應采用書面形式，由承辦部門按審查意見修改定稿后，連同審查意見稿及合同修改內容審批表送交集團行政人力中心（集團職能中心承辦）或項目公司行政人事部（項目公司承辦）核對，確認無誤后方可簽訂。二十九、不先予履行將嚴重影響工作進程的緊急、特級項目，具備下列條件之一的，承辦部門可以口頭形式先予履行，再補簽書面合同：1、合同標的額在10萬元（含）以下，已征得集團主管職能中心同意。(如：隔油池等）2、合同的主要內容（標的、質量、工期、供貨時間、價款、計量計價原則、付款條件等）已經確定，合同文本已經過集團相關職能中心初審。3、經集團總經理批準的。以口頭形式先予履行的合同，承辦部門應在二日內提交書面合同進行審查18、會簽，并對合同情況、先予履行原因進行詳細說明，有相關部門、領導書面批示的應一并提交。三十、合同必須經法定代表人或法人授權委托人簽字或簽章，加蓋企業公章或合同專用章后方為有效。一般情況下定稿合同應交簽約方先予簽名蓋章。三十一、集團的各類合同應按以下規定，先由簽約人簽字，再加蓋公章1、合資合同、合作（開發）合同、股權轉讓合同、土地使用權出讓與轉讓合同、土地（征地）補償合同、貸款合同、擔保合同、經營承包合同由公司法定代表人簽署。2、工程類合同、材料設備采購類合同、技術服務類合同、廣告代理合同、品牌推廣合同及項目公司負責實施的其他合同，由項目公司總經理簽署。三十二、合同蓋章應按集團制度進行用章審批，19、合同相應位置蓋章齊全，并連同合同附件一起加蓋騎縫章。無特殊原因，合同中沒有簽名、時間、地點的，不得蓋章。三十三、集團已簽訂的統一訂購長期合作合同，項目公司應與該類簽約方訂立補充協議，確定具體的合作范圍、工作量、合同價款和其他特殊要求、注意事項等。第七章 合同履行三十四、合同依法成立后，即具有法律約束力。一切與合同有關的部門和人員，應嚴格履行合同規定的權利義務，確保合同正常履行，實現簽約目的。三十五、項目公司是合同主要執行部門，負責履行我方權利和義務，督促、規范合同簽約方履行合同，監督合同簽約方的履約情況。三十六、合同簽約方應在合同約定范圍內履行合同，超出合同范圍的應辦理通知單和簽證、認價手續，20、具體見各部門管理辦法。合同范圍以外的工作不得超出合同簽約方資格能力范圍，且累計金額達10萬元（含）以上的，應辦理合同審批手續，簽訂補充協議。三十七、合同執行部門負責收集、記錄合同履行過程中的資料，驗證合同簽約方的履約行為和承諾（如質量、進度等），保留好有關的單據、信函等文字資料和圖片影像資料，以此作為合同付款、獎罰款和處理糾紛等的基本依據。三十八、合同執行部門必須對每一項合同填寫合同履行情況調查表報送集團對口職能中心，對合同履行情況、投訴情況，簽約單位的資金實力、技術水平、合作態度、綜合管理水平、各方關系協調能力等進行全面評價。原則上合同履行情況調查表每季度至少上報一次，并要求相關人員對調查情21、況進行保密，確保合同正常履行。三十九、合同履行過程中出現的問題，合同執行部門應及時督促解決。如發現合同簽約方履約能力及資信程度下降，或出現違約責任中所規定的行為，合同執行部門應及時以書面形式反饋給集團行政人力中心。集團行政人力中心組織集團相關職能中心根據合同規定和履行情況提出處理意見，涉及違約處罰的經集團總經理審批后，通知集團財務中心執行。四十、集團相關職能中心定期約見合同簽約單位進行座談，了解合同履行情況和市場信息，收集意見和建議。調查合同履行過程中出現的問題，對責任部門及責任人提出處理意見，并監督落實。根據合同履行情況調查表，對于合作不良，影響工期和質量的合同簽約方提出書面警告。四十一、合22、同不能履行或不能完全履行的，由我方合同執行部門收集有關證據，并及時上報集團相關職能中心。集團相關職能中心進行調查判斷，對責任部門及責任人提出處理意見，并監督落實。1、合同簽約方無違約責任而經辦部門無理拒收、不及時驗收、不及時結算付款以及經辦人員吃拿卡要等造成合同履行不暢的，給合同簽約方造成的損失由我方承擔，對責任人進行等額處罰。2、由于我方設計修改或工期調整，造成合同簽約方無法按原合同履行的，不追究合同簽約方的違約責任，并視情況對其進行相應的補償。3、合同簽約方出現如下情況屬于嚴重違約，應取消其合作資格，追究其法律責任，并承擔由此給我方造成的損失：（1）產品質量不合格或工作不及時主動，嚴重影響23、工期或我方信譽，造成損失難以補救的；（2）提出無理漲價要求不被接受而毀約或無因毀約的；（3）因合同糾紛而阻撓我方正常辦公、經營，威脅或報復我方工作人員的。4、合同簽約方由于資金或生產原因造成履約能力不足，無法全面履約的，視其合作情況部分或全部中止合同，承擔由此給我方造成的損失。四十二、合同履行完成或無法繼續履行，簽約各方辦理價款結算，清理付款帳目，并由合同執行部門填寫合作履約綜合評定表進行評定會簽，集團對口職能中心審批并建立承/供商目錄，確定合同簽約方的合作資格。1、獲得合格承供商資格的合作單位參加投標時，如經營資格滿足招標項目要求，可免于考察。2、未通過評定的承供商，二年內不允許參加集團各項24、目投標或議標。第八章 合同變更與解除四十三、合同一經簽訂即依法成立，任何人不得擅自變更或解除。但合同在履行過程中，如遇到法律規定或合同約定允許變更、解除合同的條件時，可以變更或解除合同。四十四、合同的變更或解除必須符合經濟合同法的規定，并應在法律規定或合理期限內由合同的當事方共同商議。四十五、變更、解除合同的審批權限和程序與原合同訂立的審批權限和程序相同。四十六、合同承辦部門在收到對方要求變更或解除合同的正式文件、電子郵件、電話后，必須及時請示領導，立即處理，緊急事宜不得超過一天，一般事宜不得超過三天，并在有效期限內正式答復對方。超過期限再作答復，造成嚴重后果的，承辦部門和承辦人應承擔相應的責25、任。涉及經濟糾紛的復電、復文，須經集團相關職能中心審閱后方能發出。四十七、變更解除合同必須采取書面形式（包括各方的信函、文件、傳真等），由雙方簽訂確認書。四十八、合同的變更、解除應注意以下事項1、主體變更應征得合同各方同意。2、有擔保條款的合同變更，應征得原擔保單位的同意并在變更協議上加蓋擔保單位的印章。3、經上級主管機關批準的合同或協議變更、解除，應報原批準機關批準。4、經公證、鑒證的合同，所達成的變更、解除協議，應報原公證、鑒證機關備案。5、聯營、承包經營、租賃經營、涉外等合同的變更或解除，法律有特別規定的，應依特別規定辦理。四十九、變更、解除合同的協議在尚未達成或批準以前，原合同繼續有效26、，仍應履行。五十、如因變更、解除合同可能使當事人受到損失，雙方應在變更（解除）合同的協議中明確規定各自應承擔的責任。第九章 合同糾紛處理與訴訟五十一、提請合同糾紛的程序1、已經簽訂的合同在履行過程中產生糾紛的，合同執行部門應根據合同中有關糾紛處理的條款與合同簽約方協商進行解決。2、協商不成時，必須在一個工作日內向集團行政人力中心匯報，并在三個工作日內提供有關資料，任何部門或個人不得延誤訴訟時效或擅自放棄實體權利，更不得隱瞞實情。3、集團行政人力中心接到報告后組織集團相關職能中心在三個工作日內提出處理意見。根據合同糾紛的不同情況，向集團有關領導匯報。經協商無法解決的糾紛，經總經理批準后，可向仲裁27、委員會申請仲裁或直接向人民法院起訴。4、如糾紛需進入法律訴訟程序解決，應按中華人民共和國合同法、中華人民共和國民事訴訟法等有關法律、法規和本制度處理。五十二、集團各部門和下屬公司與合同簽約方協商處理糾紛的時間，應在法律規定的時效內進行，并考慮留有申請仲裁或起訴的足夠時間。五十三、發生合同糾紛時，合同執行部門除應將糾紛情況及時報告以外，同時還應迅速收集下列有關證據：1、合同文本，包括附件、變更或解除協議、信函、圖表、視聽資料、廣告、授權委托書、介紹信及其他有關資料等。2、開工、驗收、提貨、發票等有關單位票證。3、貨款的承付、托收憑證、有關的財務賬目。4、產品的技術規范、質量標準。5、證人證言。628、其它與處理糾紛有關的材料。（照片、攝像、錄音、會議紀要）五十四、處理合同糾紛，應特別注意以下問題1、在證據可能丟失或以后難以取得的情況下，及時采取證據保全措施。2、發現對方當事人或利害關系人有可能隱匿、轉移財產將使我方權利難以實現時，適時依法申請采取財產保全措施。3、對于債權債務關系明確、合法且雙方對債務無異議的，依法及時向人民法院申請支付令或提起訴訟。4、做好每起合同糾紛實況記錄、存案備查。5、凡屬我方責任的合同糾紛，應逐筆查明原因，分清責任，要求責任人員承擔責任，并責成其提出補救措施。五十五、合同糾紛經協商達成一致處理意見的，應訂立書面協議，雙方代表簽字并加蓋單位公章。五十六、雙方已簽署29、解決糾紛的協議書、仲裁機關的調解書、仲裁決定書及法院的裁定書、調解書、判決書，在正式生效后，應復印若干份，交給有關部門收執、備案或存檔。五十七、合同糾紛處理完畢，應及時將有關材料匯總、存檔，以備考查。第十章 合同存檔五十八、合同份數1、合同及補充協議一般為一式六份，其中正本二份，副本四份。合同簽約方留存正副本各一份；集團行政人力中心留存正本一份；集團主管職能中心、項目公司行政部和承辦部門各留存副本一份。2、施工總承包合同一式十份，其中正本二份，副本八份。合同簽約方留存正本一份副本四份；集團行政人力中心留存正本一份；集團財務中心、集團主管職能中心、項目公司行政部和承辦部門各留存副本一份。3、集團30、統一訂購長期合作合同一式四份，正副本各二份。合同簽約方留存正副本各一份；集團行政人力中心留存正本一份；集團主管職能中心留存副本一份；項目公司行政部和承辦部門各留存一份復印件。4、指定分包和指定供貨合同一式八份，其中正本三份，副本五份。合同簽約方和總承包方留存正副本各一份；集團行政人力中心留存正本一份；集團主管職能中心留存副本一份；項目公司行政部和承辦部門各留存副本一份。五十九、各類合同由集團行政人力中心負責統一編號，分類建立檔案。合同采用四級編碼：一級編碼：集團或項目公司簡稱，由四個大寫字母組成，項目公司簡稱的前兩個字母為城市名稱，后兩個字母為項目簡稱；集團總公司為“HYJT”，太原星河御廷項31、目為“TYXH”，新設立項目公司按上述原則編排.二級編碼：合同類別，由兩個大寫字母組成，如有細分的用（）進行編碼，具體為：開發類 “KF”；營銷類 “YX”；設計類 “SJ”；工程類 “GC”（細分為施工總承包“ZB”、甲方獨立發包“JB”、甲供材料設備“JG”、技術服務“JF”、甲方指定分包“JZB”、甲指乙供材料設備“JZG”）；財務類“CW”；行政采購類“XZ”；物業類“WY”。三級編碼：分類合同編碼，由四位阿拉伯數字組成，按分類合同簽訂順序流水號，從“0001”開始編排。四級編碼：合同補充協議編號，由大寫字母“B”加兩位阿拉伯數字組成，按補充協議簽訂順序流水號，從“01”開始編排；對原32、合同編號時省略。合同編號舉例：1、HYJT-GC（JZB）-0001（集團公司工程類第1份甲方指定分包長期合作合同）2、TYXH-SJ-0001（太原星河御廷項目第1份設計合同）3、TYXH-GC（ZB）-0001-B01（太原星河御廷項目工程類第1份施工總承包合同的第1份補充協議）六十、合同簽訂后三個工作日內，將合同正本原件交集團行政人力中心存檔，合同副本原件或復印件分別交集團主管職能中心、項目公司行政部和項目公司承辦部門存檔。各存檔部門應建立包含合同名稱、編號、合同價款、承包方式、簽約方、簽訂日期、結算金額等內容的合同臺帳，各存檔部門之間至少每季度進行一次臺帳核對，確保合同臺帳的及時性和準確性。六十一、合同履行過程中的信函、批示、補充協議、違約處罰、糾紛處理結果等文件資料與合同原件一并保存。原件不足時，由集團行政人力中心保存原件，其他部門保存復印件。六十二、因工作需要向存檔部門借用合同時，存檔部門應進行登記，由借閱人簽字，并注明借用天數和用途。存檔部門負責及時收回合同。六十三、集團各部門應對合同進行保密，任何人不得私自復印合同，不得擅自將合同（原件或復印件）借給外單位或人員，也不得泄露合同內容。第十一章 附則六十四、本制度自簽發之日起執行，試行期為一年。