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1、投資發(fā)展集團(tuán)會(huì)議形式組織及效率管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 目 錄第一章總則1第二章會(huì)議形式1第三章會(huì)議組織3第四章會(huì)議效率管理5第五章會(huì)議室管理8第六章附則8附錄：會(huì)議記錄簿9第一章 總則第一條 為使鑫科集團(tuán)公司（以下簡稱“公司”）的會(huì)議管理規(guī)范化和有序化，提高會(huì)議的效率，特制定本辦法。第二條 會(huì)議本著精減、有效、節(jié)儉原則運(yùn)行。第二章 會(huì)議形式第三條 總裁辦公會(huì)（一） 出席人員：總裁、執(zhí)行總裁、行政總監(jiān)、營銷總監(jiān)、產(chǎn)業(yè)總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、人力資源部部長、財(cái)務(wù)部部長、總裁辦主任、總裁秘書、各事業(yè)部總經(jīng)理等常設(shè)2、成員。（二） 周期：根據(jù)需要隨時(shí)召開；（三） 會(huì)議內(nèi)容：公司經(jīng)營計(jì)劃事項(xiàng)，公司管理制度和管理辦法的擬定和審核事項(xiàng)，人事管理事項(xiàng)，公司合理化建議管理事項(xiàng)，公司其他重大經(jīng)營決策和管理問題等。（四） 主持人：總裁。第四條 總裁質(zhì)詢會(huì)（一） 出席人員：總裁、執(zhí)行總裁、行政總監(jiān)、營銷總監(jiān)、產(chǎn)業(yè)總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、人力資源部部長、財(cái)務(wù)部部長、總裁辦主任、總裁秘書、各事業(yè)部總經(jīng)理等常設(shè)成員；（二） 周期：每周一次；（三） 會(huì)議內(nèi)容：上周業(yè)務(wù)工作總結(jié)、下周業(yè)務(wù)工作安排、公司情況傳達(dá)；（四） 主持人：總裁或執(zhí)行總裁第五條 全體員工會(huì)議（一） 出席人員：公司全體員工；（二） 周期：每半年或一年、或不定期；（三） 會(huì)議3、內(nèi)容：公司經(jīng)營、管理情況通報(bào)，討論職工關(guān)心的切身利益問題、與公司發(fā)展相關(guān)的合理化建議；（四） 主持人：總裁。第六條 每周晨會(huì)（一） 內(nèi)容：對本周重大工作事項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)一安排，協(xié)調(diào)跨部門工作；（二） 出席人員：總裁、執(zhí)行總裁、各相應(yīng)總監(jiān)、各職能部門部長、各事業(yè)部總經(jīng)理、公司內(nèi)其他的重要人員等；（三） 主持人：總裁；（四） 周期：每周周初第七條 工作匯報(bào)會(huì)（一） 內(nèi)容：下級向上級匯報(bào)指定內(nèi)容；（二） 出席人員：上下級或有關(guān)責(zé)任人；（三） 主持人：上級主管；（四） 周期：定期或不定期。第八條 專題會(huì)議（一） 內(nèi)容：某一問題討論和商定；（二） 出席人員：有關(guān)人員；（三） 主持人：相關(guān)主管；（四） 周期：不4、定期或定期。第九條 各部門會(huì)期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會(huì)不應(yīng)安排在公司例會(huì)同期召開，（與會(huì)人員不發(fā)生時(shí)間上的沖突除外）應(yīng)堅(jiān)持小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體的原則。第三章 會(huì)議組織第十條 會(huì)議程序一般而言，公司的會(huì)議組織過程包括以下幾個(gè)步驟：（一） 確立會(huì)議議題；（二） 安排會(huì)議議程；（三） 發(fā)出會(huì)議通知；（四） 會(huì)務(wù)準(zhǔn)備；（五） 做會(huì)議記錄和攝像、錄音；（六） 整理會(huì)議紀(jì)要、決議；（七） 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱改、簽批；（八） 印發(fā)有關(guān)部門、人員，并歸檔。第十一條 確立會(huì)議議題會(huì)議的議題可能有以下的來源：公司領(lǐng)導(dǎo)提出和各部門提出，總裁辦收集等。經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，即可召開會(huì)議。第十二條 對定期的常規(guī)會(huì)議，在5、會(huì)前應(yīng)明確該次會(huì)議主題和臨時(shí)出席或列席人員。對不定期的重要會(huì)議，承辦人應(yīng)提出會(huì)議企劃報(bào)告，該報(bào)告包括：1、會(huì)議名稱；2、會(huì)議主旨和目標(biāo)；3、會(huì)議議項(xiàng)；4、會(huì)議時(shí)間；5、會(huì)議議程；6、會(huì)議主持人；7、出席人員（名單）；8、會(huì)議財(cái)務(wù)（支出收入）預(yù)算；9、現(xiàn)有籌備情況及進(jìn)展；10、籌劃備時(shí)間進(jìn)度等。該報(bào)告批準(zhǔn)后方執(zhí)行。第十三條 提前發(fā)出會(huì)議通知（一） 通知內(nèi)容包括：時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、議題、議程、編組等；（二） 方式：由會(huì)議承辦人通過口頭或書面形式發(fā)出，注意口頭僅適用于例會(huì)召開的確認(rèn)；（三） 出席會(huì)議的重要或主要人員，應(yīng)通過電話等方式確認(rèn)是否能如期出席，并做出相應(yīng)安排。（四） 通知時(shí)間：根據(jù)會(huì)議要項(xiàng)6、擬訂會(huì)議通知，并提前發(fā)送。第十四條 會(huì)務(wù)準(zhǔn)備會(huì)務(wù)準(zhǔn)備包括以下內(nèi)容：會(huì)議場所布置座次布局、會(huì)議需用設(shè)備的準(zhǔn)備與調(diào)試、出席者主賓座次銘牌、資料袋（內(nèi)裝鉛筆和記錄紙）、簽到簿、備用桌椅、墨水、電源插頭和延長線、麥克風(fēng)和播放系統(tǒng)、錄音工具、茶水、飲料、水果或點(diǎn)心，投影儀、幻燈片和白板或黑板等。根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容和性質(zhì)的不同進(jìn)行相應(yīng)的準(zhǔn)備。第十五條 各部門召開本部門會(huì)議，由本部門指定負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的起草人。幾個(gè)部門召開聯(lián)席會(huì)議，由幾個(gè)部門協(xié)商指定一個(gè)部門負(fù)責(zé)起草會(huì)議紀(jì)要，且在會(huì)議室使用時(shí)間登記表上登記會(huì)議的召集人或主持人。一個(gè)部門召集，其他部門參加的，由召集的部門負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的起草工作。第十六條 各部門起草會(huì)7、議紀(jì)要的內(nèi)容要求：（一） 必須全面記錄會(huì)議的內(nèi)容；（二） 必須準(zhǔn)確記錄與會(huì)人的意見，不能以個(gè)人的喜好、觀點(diǎn)而增刪內(nèi)容，或加入記錄人自己的觀點(diǎn)；（三） 會(huì)議紀(jì)要必須做到全而精，要詳略得當(dāng)，重點(diǎn)突出；（四） 起草會(huì)議紀(jì)要應(yīng)采用打印體（其正文部分字體要求是宋體小四號）；時(shí)間緊急的情況也可采用手寫體；但為了長久保持要求用墨水筆寫，同時(shí)要保持紙面清潔；（五） 會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)后的三天之內(nèi)提交總裁辦存檔；（六） 會(huì)議紀(jì)要一般要由總裁或執(zhí)行總裁簽發(fā)，重要決議必須經(jīng)所有參會(huì)人員閱讀簽字后存檔。第四章 會(huì)議效率管理第十七條 判斷會(huì)議效率的高低有以下的標(biāo)準(zhǔn)：（一） 會(huì)議是否按預(yù)期進(jìn)行（二） 目的及議題是否清晰，是否8、徹底討論（三） 會(huì)場準(zhǔn)備是否完善（四） 資料是否齊全（五） 會(huì)議日程是否有計(jì)劃性（六） 參加者是否預(yù)先了解主題（七） 討論離題是否嚴(yán)重（八） 會(huì)議氣氛是否熱烈（九） 建設(shè)性發(fā)言數(shù)量（十） 是否得出結(jié)論或?qū)Σ叩谑藯l 提高會(huì)議效率的要領(lǐng)（一） 要嚴(yán)格遵守會(huì)議的開始時(shí)間；（二） 要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明；（三） 要把會(huì)議事項(xiàng)的進(jìn)行順序與時(shí)間的分配預(yù)先告知與會(huì)者；（四） 在會(huì)議進(jìn)行中要注意如下事項(xiàng)：1. 發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題?2. 發(fā)言內(nèi)容是否出于個(gè)人的利害?3. 是否全體人員都專心聆聽發(fā)言?4. 發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進(jìn)?（五） 應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)在預(yù)定時(shí)間內(nèi)做出結(jié)論；（六） 在必須延長會(huì)議9、時(shí)間時(shí)，應(yīng)取得大家的同意，并決定延長的時(shí)間；（七） 應(yīng)當(dāng)把整理出來的結(jié)論交給全體人員表決確認(rèn)；（八） 應(yīng)當(dāng)把決議付諸實(shí)行的程序理出，加以確認(rèn)。第十九條 會(huì)議禁忌事項(xiàng)（一） 發(fā)言時(shí)不可長篇大論，滔滔不絕；（二） 不可取用不正確的資料；（三） 不可打斷他人的發(fā)言；（四） 不要中途離席。第二十條 會(huì)議管理技巧（一） 控制出席人數(shù)，與會(huì)無關(guān)者不參加；（二） 每次會(huì)議須明確主題；（三） 對重大或有分歧的議題，在會(huì)議上爭執(zhí)不下時(shí)，主持人應(yīng)及時(shí)制止且擱置該問題，會(huì)后再議；（四） 會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，相對控制每位發(fā)言時(shí)間；（五） 對多個(gè)議題的會(huì)議，每段時(shí)間只集中充分地討論其中一個(gè)議項(xiàng)。主持人可在每一議項(xiàng)或每隔10、一段發(fā)言時(shí)間做出小結(jié)，及時(shí)做出決定。第五章 會(huì)議室管理第二十一條 會(huì)議室使用登記手續(xù)（一） 凡需用會(huì)議室的部門及人員須提前做預(yù)約登記手續(xù)；（二） 會(huì)議室預(yù)約登記手續(xù)由總裁辦辦理；（三） 會(huì)議結(jié)束后將會(huì)議紀(jì)要送總裁辦備案。第二十二條 會(huì)議室必備的物品、用品和環(huán)境（一） 會(huì)議室備有會(huì)議桌、椅；（二） 會(huì)議室備有飲水機(jī)；（三） 會(huì)務(wù)準(zhǔn)備有特殊要求的，請與總裁辦協(xié)商；（四） 會(huì)議室保潔。第二十三條 會(huì)議室使用環(huán)境衛(wèi)生的要求（一） 注意保持會(huì)議室的環(huán)境衛(wèi)生；（二） 嚴(yán)禁在會(huì)議室吃東西；（三） 嚴(yán)禁在會(huì)議室及桌面，堆放與會(huì)議室配套物品無關(guān)的設(shè)施；（四） 嚴(yán)禁在會(huì)議室處理與工作無關(guān)的事情。第二十四條 會(huì)議室維護(hù)費(fèi)用由總裁辦編制預(yù)算并執(zhí)行。第六章 附則第二十五條 本辦法的擬定或者修改由總裁辦負(fù)責(zé)，報(bào)總裁批準(zhǔn)后執(zhí)行。第二十六條 本辦法由總裁辦負(fù)責(zé)解釋。附錄：會(huì)議記錄簿時(shí)間地點(diǎn)主持人記錄人出席人缺席人列席人議題（記錄內(nèi)容）決議執(zhí)行部門時(shí)間核查使用要點(diǎn)：（1） 重要會(huì)議，有言必錄，詳細(xì)記錄；（2） 一般會(huì)議，可摘其要點(diǎn)記錄；（3） 日常事務(wù)性會(huì)議，簡要記錄；（4） 對于重要會(huì)議記錄，與會(huì)人員須確認(rèn)簽字；（5） 本簿裝訂成冊使用。