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1、投資擔保公司檔案歸檔、裝訂與移交管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一條 為了加強公司檔案工作的科學管理，根據國家關于檔案工作的有關規(guī)定，特制定本制度。第二條 本制度所稱的檔案，是指擔保有限公司從開始籌建時日起所產生的有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子文檔等不同形式的歷史記錄。本公司的檔案包括以下四類：（一） 文書檔案；（二） 業(yè)務檔案；（三） 計算機技術檔案；（四） 財務檔案。第三條 公司各部門在各項工作活動中形成的全部檔案，根據本制度進行管理。第四條 公司總經辦是公司文書檔案管理部門，主管公司的文書檔2、案管理工作。總經辦應指定至少一人負責保管公司的檔案，并指導各部門的文件、資料的形成、積累和歸檔工作。第五條 公司實行分部門立卷歸檔制度，各部門應指定專人負責將應當歸檔的材料收集齊全，并進行整理、立卷，每宗業(yè)務完結后，所及檔案及時向公司檔案室移交，并于次年的四月前進行年度檔案移交。任何人都不得將應歸檔的材料據為己有或者拒絕歸檔。第六條 公司配備檔案櫥等設備，確保文件的安全。第七條 檔案管理人員對工作盡心盡責，自覺維護和執(zhí)行國家的法律及檔案工作的規(guī)章制度，提高檔案管理技能，保證完成檔案工作的各項任務。第八條 檔案管理人員的基本任務：（一） 做好文件材料的立卷歸檔工作；（二） 管理各種門類和載體的檔3、案和重要資料；（三） 按有關規(guī)定提供檔案利用；（四） 進行檔案的鑒定工作，建議銷毀超過保管期限的檔案；（五） 辦理領導交辦的其他有關的檔案業(yè)務工作；（六） 按規(guī)定辦理應向上級部門移交的檔案。第二章 文件材料歸檔范圍第九條 凡是公司在工作活動中形成的，并已辦理完畢的，具有保存價值的收發(fā)文、傳真件、會議材料、電話記錄、內部資料、公司編印的刊物，圖表、薄冊、照片、聲像制品、電子文檔等，都必須立卷歸檔。第十條 凡辦理完畢的具有查考、保存價值的文件材料，由各部門檔案管理人員按照立卷程序和保管期限等規(guī)定整理立卷。第十一條 立卷的原則是按照文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件之間的自然聯系，正確區(qū)分文件的保存價4、值，使案卷能反映本級的歷史面貌和各項業(yè)務活動，便于保管和查找利用。第十二條 文書檔案類主要由公司總經辦負責整理歸檔，具體范圍包括：（一） 主管機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料；（二） 主管機關頒發(fā)的屬于本公司主要業(yè)務并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的、非本公司主要業(yè)務但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件；（三） 代主管機關草擬并被采用的最后草稿和印本；（四） 主管機關轉發(fā)本公司的文件（包括報紙、刊物轉載）。（五） 公司頒發(fā)的（包括轉發(fā)的）文件、電報、電傳、傳真稿；（六） 公司的請示與上級機關的批復文件，下級的請示與公司的批復文件；（七） 公司籌建期間報送主管機關的籌建申請材料及開業(yè)申請材料；（八） 董5、事會各個委員會以及董事會的會議記錄等文件材料；（九） 公司各個委員會以及總經理辦公會議的記錄等文件材料；（十） 公司監(jiān)事會、股東會、工作會議、專業(yè)會議、表彰會議的文件材料；（十一） 公司大事記、重要的電話記錄；（十二） 各部門年度以上的工作計劃、總結；（十三） 領導檢查下級工作，調查研究形成的重要文件材料；（十四） 匯總的各類統計表和統計分析資料；（十五） 各部門在經辦具體工作過程中向領導的簽報材料；（十六） 副總經理以上領導主要公務活動形成的重要文件、信件、電報、電話記錄、照片、聲像資料；（十七） 公司關于機構成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信的文件材料；（十八） 外事活動中形成的請示、報6、告、計劃、考察總結、重要簡報、會議、會談記錄、紀要、重要的聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品的清單，與境外簽訂的協議、協定、合同、換文（正本、副本）；（十九） 與有關單位簽訂的合同、協議書；（二十） 公司編輯出版的刊物、各類年報、簡報、各種匯編資料；（二十一） 關于公文運轉、印信、檔案、信訪、保密、保衛(wèi)等工作的文件材料； （二十二） 本公司申請辦理各種注冊證、照等材料（如營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、法人代碼證書、法人代表證書、統計證、房產權證、土地使用權證等）及各類年檢填報材料；（二十三） 公司申請參加各種學會、學術團體等申報材料證書；（二十四） 有關涉及訴訟仲裁等活動的法律文書；（二十五） 財產7、物資、檔案的交接憑證、清冊；（二十六） 關于基本建設的文件材料（如合同、預決算資料等）（二十七） 黨和國家領導人、人民代表、上級領導來公司視察、檢查工作時的重要指示、講話、題詞、照片、聲像等資料；（二十八） 有關業(yè)務機關對本級工作檢查形成的重要文件材料；（二十九） 各級各部門之間或非隸屬單位之間聯系、協商工作的重要來往文件；（三十） 個人參加學習、培訓、會議等從外單位帶回的與本級工作有關的、未經文書處理登記的文件材料；（三十一） 下級報送的重要的綜合性工作計劃、總結、典型材料，財務預、決算等材料；（三十二） 關于干部職工聘任、招聘、調動、培訓、評定職稱、退休（死亡）等工作的文件材料；（三十三8、） 勞動工資、人員編制、工資福利等工作的文件材料；（三十四） 其他應當立卷歸檔的材料。第十三條 業(yè)務檔案類主要由公司各個業(yè)務部門負責整理歸檔。第十四條 計算機技術檔案類是指公司在計算機開發(fā)應用研究活動中形成的，作為查考依據和原始記錄保存的圖像、圖表、文字聲像、計算數據等科技文件材料，主要由信息技術人員負責整理歸檔。具體范圍包括：（一） 公司日常的業(yè)務運作平臺、公共數據信息平臺的維護記錄；（二） 有關技術系統的突發(fā)事件處理記錄、結論和相關的應對措施；（三） 計算機及其他硬件設備和軟件系統文件材料；（四） 計算機技術改造和技術引進文件材料；（五） 公司業(yè)務運作軟件以及公司管理軟件的有關資料；（六）9、 計算機房的基建和綜合布線等有關資料；（七） 有關計算機管理和應用制訂的各項技術規(guī)范、制度及管理辦法；（八） 其他應歸檔的技術資料。第十五條 會計檔案類是指公司財務工作中形成的會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專業(yè)材料，該類檔案主要由財務部負責整理歸檔，具體包括：（一） 會計憑證；（二） 會計帳簿；（三） 會計報表；（四） 其他有關會計資料。第十六條 不歸檔文件的范圍：（一） 重份文件；（二） 公司內各部門互相抄送的文件；（三） 無查考利用價值的事務性、臨時性文件；（四） 未經簽發(fā)的文電草稿、一般性文件的歷次修改稿；（五） 無特殊保存價值的信封、一般性表態(tài)、詢問一般性問題、（六） 提出一般10、性建議意見的投資人來信；（七） 上級機關發(fā)來供工作參考或公開閱知的文件材料；（八） 非隸屬機關抄送的不需要辦理的文件、材料；（九） 為參考目的從各方面收集的文件材料；（十） 參加非主管機關召開的會議，不需要貫徹執(zhí)行和無查考第三章 文件材料的立卷裝訂第十七條 文書檔案立卷要求（一） 文書檔案的收集1、 凡是公司各部門在各項工作和活動中形成的具有查考利用價值的文件，必須收集齊全，除文件正本外，還應包括其附件；2、 在歸檔文件中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)件與原件、多種文字形成的同一文件分別組合在一起，不得分開。（二） 跨年度文書處理不同年度的文件一般不得放在一起立卷，以11、下情況作特殊處理：1、 跨年度的請示、批復文件歸入批復年度，沒有復文的歸入請示的年度；2、 跨年度的會議文件，歸入會議開幕的年度；3、 跨年度的案件材料，歸入結案的年度；4、 跨年度的規(guī)劃放在文件針對的第一年；跨年度的總結放在針對的最后一年；上一年的總結和下一年的工作計劃放在總結的一年；5、 預決算、統計報表歸入內容針對的年度。（三） 案卷的組合1、 案卷組合的基本要求是以問題為主，按文件類型組合，也可視文件數量適當合并，卷內文件內容應盡量單純，避免過雜、過厚；2、 案卷組合形成一般按以下內容和順序進行：（1） 會議文件按會議屆次組合，根據文件的數量，可以一會一卷、一會數卷或數會一卷；（2） 12、各部門業(yè)務會議中形成的文件、調研材料、制度、辦法等一般按單一問題組合；（3） 工作總結、計劃等文件，一般可按責任者或名稱組合；（4） 非訴訟案件文件材料，按立案問題或人頭組合，可一案一卷或一案數卷；（5） 統計報表、名冊等可按格式、名稱組合；（6） 簡報、刊物可按名稱或期號組合。（四） 卷內文件的排列卷內文件排列要有條理，應保持文件之間的歷史聯系，使卷內文件形成一個有機的整體，一般可按時間順序或重要程度排列。1、 密不可分的文件一般是批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；轉發(fā)文件在前，被轉發(fā)文件在后；2、 一個作者、幾個問題的案卷，先按問題集中，然后按重要程度結合時間排列13、；幾個問題的案卷，先按問題集中然后按重要程度，結合作者、時間排列；3、 非訴訟案件卷結論、決定、判決性文件在前，證據材料在后；4、 會議文件的排列順序為：通知、名單、議程、報告、總結或會議紀要等。（五） 卷內文件編目1、 編頁號卷內文件經過系統排列后，用號碼機在文件正面右上角、北面（有字的）左上角依次編頁，北面空白的不編號。文件上如附有保存價值的公文處理章也應編頁數，一本案卷為一起止號；2、 填寫卷內目錄可用計算機打印，但格式必須符合要求；如手工抄寫，必須使用鋼筆并用碳素墨水或藍黑墨水；卷內文件目錄有：順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注：（1） 順序號：卷內文件依其排列先后填寫次序號14、，占有一個順序號的文件稱為一件。卷內文件件數的計算應遵循以下原則：印件與底稿、正件與附件作為一件計算。轉發(fā)件與被轉發(fā)件可作為一件計算，但在備注中要注明被轉發(fā)件的文號。批復與請示、來文與復文應作為兩件計算。有的領導批示直接寫在請示上，不另復文的，可作為一件計算，但在卷內目錄的題名中XX請示后面加（與批示）；（2） 文號：完整填寫文件的字號和文號；（3） 責任者：是指發(fā)文的名義，不是指擬稿者或簽發(fā)者。責任者名稱過長的可采用通用的簡稱；（4） 題名：即文件標題，一般照實抄錄。原文過于簡單不能反映文件內容的，應在標題后加括號注寫文件提要；沒有文件標題的文件，可自擬標題。會議記錄應填寫每次會議的主要內容15、；（5） 日期：填寫文件制發(fā)日期。沒有日期的文件應考證清楚后填寫；（6） 頁號：填寫每份文件的首頁號，最后一份文件填寫起止頁號；（7） 備注：對卷內文件作必要說明。（六） 填寫卷內備考表卷內備考表放在卷末，內容為本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。1、 本卷情況說明：填寫卷內文件缺損、頁次變化、相關文件的卷號需要說明的問題；2、 立卷人：由立卷者簽名；3、 檢查人：由部門分管領導檢查后簽名；4、 立卷時間：填寫完成立卷時間。（七） 寫案卷封面案卷封面內容包括類目名稱、案卷標題、保管期限、時間和件、頁數：1、 類目名稱：以年度組織機構分類的填組織機構名稱。以年度問題分類的，填問題名稱，如：秘16、書類、人事類；2、 案卷標題：即案卷名稱。擬寫案卷標題要簡明確切，合乎文法，全面反映卷內文件的內容，一般不超過50個字。標題的結構要完整，一般應包括責任者、問題、文件名稱三要素。責任者可用通用的簡稱。字跡要工整、清晰；3、 保管期限：填寫立卷時劃定的保管期限；4、 時間：卷內文件起止年月；5、 件、頁數：裝訂的案卷要填寫卷內總件、總頁數，不裝訂的案卷要填寫總件數；（八） 案卷裝訂1、 裝訂前應去掉文件材料上的金屬物；2、 破損的文件應貼補好，發(fā)現用復寫紙寫、傳真件或用圓珠筆書寫的重要文件要進行復制并與原件一并訂入卷內；3、 文件材料裝訂部分過窄或有字的，要用紙條加寬再裝訂，紙面小的，加貼在十六17、開紙上；4、 文件材料是外文的，應附有譯文；5、 裝訂時兩邊取齊，紙張大的要折疊、裁切，不能超出卷皮；6、 案卷應用三孔一線的方法用線繩裝訂，每孔相距六公分左右。裝訂線結扣后應留出線頭，線頭留在卷底。裝訂好的案卷應牢固、整齊、做到線不壓字，頁不漏訂。第四章 檔案的保管和利用第十八條 公司應建立檔案庫，以保證檔案的安全。總經辦根據需要購置檔案櫥，檔案放置力求做到防盜、防光、防火、防潮、防塵、防鼠、防蛀。第十九條 檔案人員要熟悉留存檔案的情況，主動了解各項工作對利用檔案的需要，為檔案利用提供優(yōu)質服務。第二十條 文書檔案借閱辦法為了維護檔案的完整和安全，凡查閱和借用檔案必須遵守以下規(guī)則：（一） 凡借18、閱檔案，無論是否借出檔案存入場所，都必須辦理借閱手續(xù)，并視情況記錄檔案利用效果；（二） 公司工作人員借閱所在部門一般業(yè)務檔案，經部門負責人批準后直接到各部門查閱；應工作需要借閱其他部門的業(yè)務檔案或公司機密檔案，須經分管領導批準后方可借閱；（三） 外單位工作人員來本公司各部門借閱檔案資料，須持單位介紹信，寫明借閱檔案的用途和范圍，經分管領導批準后方可借閱；（四） 借閱檔案一般只限在檔案存入場所查閱，如因特殊情況確需借出的，應報主管領導批準，一般不超過一個星期，退回借閱的檔案時，收卷人應當面檢查有無缺損，注銷借閱登記后放回原處；（五） 外單位工作人員來本公司查閱檔案，一律在檔案存入場所閱卷，不得借19、出；（六） 借閱者應愛護檔案，不得污損、涂改、勾劃檔案，不準拆散案卷，不得轉借檔案。第五章 檔案的鑒定和銷毀第二十一條 公司檔案人員每年年初應對檔案進行一次清理，對已超過保管期限的檔案和無歸檔價值的文件材料進行鑒定，并在總經辦負責人的主持下，對確無保存價值的檔案編制清冊，經主管領導批準后銷毀。第二十二條 銷毀檔案時，應由總經辦人員負責監(jiān)銷，防止檔案遺失或泄密。監(jiān)銷完畢，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。第六章 檔案移交第二十三條 檔案管理人員調動工作時，應在離職前辦好檔案移交手續(xù)。第二十四條 檔案移交要填寫檔案清單，雙方根據清單核對，并履行簽字手續(xù)。第七章 獎 懲第二十五條 公司各部門應建立和完善檔案工作檢查和考核制度，對于檔案工作成績特別突出者，應給予精神和物質獎勵。第二十六條 對違反檔案法和公司規(guī)定的行為，按照檔案法實施辦法和公司有關規(guī)定，予以處罰。第八章 附 則第二節(jié) 本制度依據現行有效的法律、法規(guī)的有關規(guī)定而制定，公司將適時根據有關法規(guī)的要求和公司業(yè)務的發(fā)展作進一步的調整和完善；如遇有關法律、法規(guī)作出調整與本制度不一致時，公司依據新的法律、法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行。本制度由公司負責解釋。