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1、食品連鎖店采購部功能職責、計劃與流程制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 食品采購制度1.1 目的1) 便于連鎖店所需商品的統(tǒng)一管理和采購，降低商品的采購成本，規(guī)范進、出貨流程，做到人員合理分工與定位，通過標準化、簡單化、專業(yè)化達到提高效益的目的 2) 確保各連鎖店的正常供給，保證采購商品的適應(yīng)性和新鮮度并選擇穩(wěn)定、可靠的供貨渠道 3) 結(jié)合市場與各門店的地域差異性以及季節(jié)變化等，制訂采購計劃并負責洽談商品進場、維系供應(yīng)關(guān)系，爭取廠商的最大化支持 4) 了解消費新動向，適時引進新品，并與供應(yīng)商申請?zhí)貎r商品的支持和相關(guān)2、的促銷活動，擬定DM促銷商品 1.2 范圍采購、儲備、配送1.1.1 采購部功能、職責：(1) 商品購進工作實行統(tǒng)一管理，分級負責的方式，在營運總監(jiān)的領(lǐng)導(dǎo)下，由采購部經(jīng)理分級負責商品的采購。(2) 采供經(jīng)理對進貨的審批、管理、監(jiān)督、協(xié)調(diào)工作，具體負責審批各采購人員的進貨渠道、采購計劃制定和決定與經(jīng)營有關(guān)的進貨項目。(3) 采購部具體負責開發(fā)商品貨源渠道，建立商品基地，組織商品的購進工作。(4) 采購部負責編制所負責品類的商品購進計劃，經(jīng)審批后具體負責計劃的實施。(5) 采購部負責引進新商品，生產(chǎn)廠家及“總代理”、“總經(jīng)銷”的供貨商，并組織落實購進環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)洽談。(6) 采購部要進行市場調(diào)查和進3、行市場預(yù)測分析判斷不同季節(jié)和其他不同時間段消費者的消費變化特征，并根據(jù)消費特征的變化，制定合理采購計劃使所采購商品迎合消費者消費需求。(7) 采購部要不斷關(guān)注市場上的新產(chǎn)品動態(tài)，及時引進暢銷新產(chǎn)品 。(8) 對供貨商產(chǎn)品進行評價分析，杜絕性價比低的產(chǎn)品進入超市。(9) 對采購商品進行把關(guān)，杜絕產(chǎn)品質(zhì)量沒有保障的產(chǎn)品進入超市。(10) 根據(jù)采購商品的采購價和市場情況制定商品的零售價和利潤。(11) 每周監(jiān)測采購商品和其他商品的銷售情況，對于銷售不佳且供貨商支持不夠的給以供貨商降級處理。(12) 對于滯銷貨產(chǎn)品和利潤水平較低且不暢銷的商品給以下架處理(13) 對各分店的經(jīng)營業(yè)績負有連帶責任，必須從4、各方面為分店提供協(xié)助，幫助分店完成包括營業(yè)額、銷售利潤在內(nèi)的各項任務(wù)。(14) 具體補貨行為由各店負責，由采購部進行監(jiān)督1.1.2 采購部主要事項：（1）洽談商品進場并簽定購銷合同；（2）洽談各門店的促銷費用如地堆、端頭、廣告位招租等； （3）了解消費新動向，適時引進新品，并與供應(yīng)商申請?zhí)貎r商品的支持和相關(guān)的促銷活動，擬定DM促銷商品；（4）根據(jù)各門店上報的要貨計劃，查閱庫存、制訂合理采購訂單開始備貨；（5）根據(jù)各門店反饋的市調(diào)信息，調(diào)整商品的價格和制定促銷方案；（6）對各門店要求退貨的商品或大庫上報臨近保質(zhì)期商品，審核后及時和供應(yīng)商協(xié)調(diào)節(jié)退、調(diào)、換貨，對不能調(diào)退的商品應(yīng)立即控制訂貨并制定促銷5、處理方案；（7）組織大庫的商品盤點，分析庫存過大的原因，并采取相應(yīng)的措施；（8）對洽談的各項協(xié)議主要內(nèi)容進行備案、歸檔，對新簽訂的地堆、端頭協(xié)議的期限內(nèi)容即時書面告之各門店做好商品陳列；（9）落實門店大宗團購商品的交易、要貨和讓利工作；（10）調(diào)整門店商品的經(jīng)營品類和訂貨權(quán)限；（11）定期訪問各門店，指導(dǎo)商品的陳列，幫助門店調(diào)整商品結(jié)構(gòu)。1.1.3 電腦錄入員的工作職責（1）確保錄入數(shù)據(jù)的準確性與真實性；（2）積極主動與各部門溝通聯(lián)系與協(xié)調(diào)，做到與各部門暢通工作；（3）本著認真負責的態(tài)度及時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項。1.1.4 電腦錄入員的主要工作事項（1）負責新進商品的信息錄入；（2）負責將采購訂6、單分類交倉庫和門店并追蹤采購訂單的到貨情況；（3）每周根據(jù)連鎖門店（市外）要貨單，確認庫存，打印要貨單及時調(diào)撥，并對庫存不足的進行歸類，以便采購下單備貨；（4）對采購部簽訂的合同（地堆、端頭協(xié)議等）備檔后交財務(wù)存檔，并追蹤協(xié)議的履行情況；（5）對采購部審批后的門店每檔期特價商品進行調(diào)價或售價商品的價格變動，并書面告知門店；（6）整理、歸類好各項單據(jù)以便備查。1.1.5 配送中心的工作職責與主要事項：1、嚴格按收貨程序接收供應(yīng)商送貨，包括碼放程序、區(qū)域原則、貼碼程序、驗貨程序、驗單程序等；2、工作認真、細致、誠實、有條理，確保所有的收貨真實、正確、清楚；3、及時對驗收的貨物整理、碼放，根據(jù)各門店7、要貨單進行配送；4、負責收貨區(qū)域、庫區(qū)的清潔、衛(wèi)生、安全操作、消防等要符合公司規(guī)定；5、做好收貨區(qū)的車輛秩序、管理和外來人員的進出管理；6、執(zhí)行先退后收貨的程序；7、與供應(yīng)商保持良好的合作關(guān)系，為其提供份內(nèi)的服務(wù)；8、堅持月盤點制度；9、建立商品保質(zhì)期臺帳，對臨近保質(zhì)期或長期滯銷、庫存過大和孤品、品項不佳等列出清單，及時上報采購部；10、將各門店送來的報損商品，檢查退單單據(jù)是否與貨物一致，是否有領(lǐng)導(dǎo)簽名，批量退貨是否與采購部的指示相一致，然后統(tǒng)一執(zhí)行報損程序進行報損；11、對退貨商品分類、分區(qū)域進行整理，確保每一個供應(yīng)商的退貨全部集中在一起清退；12、負責維修商品的跟進工作；13、負責各連鎖門8、店的信息、單據(jù)的收集整理工作，于每日17時上交財務(wù)進行登帳或?qū)⑾到y(tǒng)庫存進行更正；14、負責入庫贈品的保管，即時通知采購部；15、每日早晨和中午到采購部反映到貨情況，并取走訂單。1.3 采購計劃的制定1、商品購進應(yīng)根據(jù)市場需求、季節(jié)變化，在市場調(diào)研預(yù)測分析的基礎(chǔ)上，分級制定商品購進計劃。2、采購部一個采購專員負責一個品類的商品采購，并制定所負責品類的商品季度、月份進貨計劃。3、采供部經(jīng)理對各采購專員采購計劃進行匯總、調(diào)整、審核。4、采供經(jīng)理根據(jù)審核、匯總后的采購計劃，向營運總監(jiān)遞交采購申請，申請被批準后，向采購專員下達商品購進指令。5、商品購進計劃是采購的依據(jù)，必須貫徹“積極、穩(wěn)妥、及時、可行”9、的原則，應(yīng)具有預(yù)見性、科學性和指導(dǎo)性。6、商品購進計劃按時間分為：年度、半年、季度、月份、節(jié)日計劃。按類別分為：應(yīng)季商品購進計劃、臨時補充計劃、專業(yè)會議訂貨計劃以及展銷、促銷活動商品儲備計劃。7、商品購進計劃內(nèi)容包括：購進日期、供貨單位、商品產(chǎn)地、商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總金額和結(jié)算方式等。8、采購人員要嚴格按采購計劃進行實施，對超計劃購進須及時向上級領(lǐng)導(dǎo)闡述理由，并經(jīng)批準后執(zhí)行，否則由此造成損失的，要追究當事人的經(jīng)濟責任。1.4 采購原則1 商品購進要遵循一百超市的經(jīng)營指導(dǎo)思想和商品定位的原則，符合市場供求規(guī)律。2 優(yōu)化選擇貨源渠道的原則。好中排好，優(yōu)中選優(yōu)，以商品質(zhì)量為主要依據(jù)。3 堅10、持“多渠道，少環(huán)節(jié)”的原則。力爭組織“源頭”商品，在同一條件下，“先廠家，后批發(fā)；先本市，后外埠；先代銷，后經(jīng)銷”。有條形碼的商品優(yōu)先。4 以“名、特、優(yōu)、新、鮮”及老字號產(chǎn)品為主的原則。貫徹“引名廠，賣名品，創(chuàng)名店”的經(jīng)營方針。5 堅持“質(zhì)價相符，真實合理，優(yōu)質(zhì)優(yōu)價，物有所值”的價格原則。同價商品，質(zhì)優(yōu)者優(yōu)先；同質(zhì)商品，價低者優(yōu)先。6 堅持“質(zhì)量合格，結(jié)構(gòu)合理，適銷對路，適時適量”的原則。做到不脫銷斷檔，無假、冒、偽、劣產(chǎn)品。7 堅持“以銷訂進，以進促銷，勤進快銷，儲存保銷”的原則。8 貫徹“以經(jīng)濟效益為核心，注重與社會效益相同一”的原則。1.5 采購流程由總店統(tǒng)一規(guī)劃同供應(yīng)商的接洽、議價、11、商品的導(dǎo)入、商品的淘汰以及POP促銷等，超市所屬各門店只負責商品的陳列以及內(nèi)部倉庫的管理和銷售工作，對于商品采購，各分店只有建議權(quán)，可以根據(jù)自己的實際情況向總部提出有關(guān)采購事宜。 第2章 自主采購（1）了解超市目前產(chǎn)品情況分析周邊社區(qū)消費者需求，找到超市沒有的空白產(chǎn)品、或應(yīng)季需求增長產(chǎn)品、或需替代產(chǎn)品做出采購計劃 （2）向營運總監(jiān)申請采購（3）申請被批準后向相關(guān)采購人員下達采購指令，限期完成采購任務(wù)第3章 被動采購（1） 超市經(jīng)理向采購部提出采購申請。（2） 采購部做出采購計劃（3）向營運總監(jiān)申請采購（4）被批準后向相關(guān)采購人員下達采購指令，限期完成采購任務(wù)3.1 收貨管理制度1、原則：按單收12、貨，仔細清點驗收，要求供應(yīng)商提供送貨清單，核對供價是否一致，應(yīng)及時反應(yīng)至采購部；2、收貨制度：（1）倉庫劃出收發(fā)貨區(qū)，所有收貨必須在收發(fā)貨區(qū)進行，未經(jīng)允許其他人不準進入倉庫；（2）所有收貨必須憑有效單據(jù)進行收貨，無效單據(jù)不可進行收貨；（3）收貨要求：A、驗貨時要進行抽樣檢查、開箱檢查；B、檢查項目：條形碼是否與訂單相符，包裝是否完整，保質(zhì)期是否符合要求，禮品是否配送，有品質(zhì)要求是否符合，對不符合要求的可拒收；（4）仔細清點商品數(shù)量，按實收單填寫有效單據(jù)，實收的數(shù)量不超過單據(jù)所列數(shù)據(jù)，有贈品的，要單獨填寫贈品單，并在有效單據(jù)上備注清楚，上報采購部后統(tǒng)一給予分配；（5）收貨完畢，雙方在單據(jù)上簽字確13、認，并注明收到貨日期，綠聯(lián)交對方，紅聯(lián)自己留用，白聯(lián)整理及時送交財務(wù)。3.2 出貨管理制度1、原則：先進先出2、出貨制度：A、倉庫管理人員憑要貨單等其他有效單據(jù)按單發(fā)貨；B、堅持先進先出的原則；C、配送或退貨商品必須整齊堆放在收發(fā)區(qū)并當場確認；D、駕駛員當場監(jiān)督配送，對拼箱商品做好封箱序號，并在配送中心登記好單據(jù)號和出車時間，到門店后雙方驗貨，以門店實收數(shù)量為準，雙方在要貨單上簽字后，綠聯(lián)給對方，紅聯(lián)倉庫保留，白聯(lián)整理后由駕駛員帶回交于配送經(jīng)理核對分店的收貨情況。3.3 倉庫的盤點制度1、目的：檢查商品的實際庫存與帳存數(shù)是否相符；2、不定期盤點制度：A、由財務(wù)部確定若干個要抽查的商品；B、由采14、購部組織人員參加檢查；C、倉庫要做好抽查商品的整理工作與單據(jù)整理工作；D、倉庫保管員與抽查人員一起清點要抽查的商品，填寫盤點表；E、財務(wù)人員在盤點表的基礎(chǔ)上調(diào)整未錄入電腦的單據(jù)，數(shù)出抽查日的實際盤存數(shù)；F、財務(wù)部把實際盤點與電腦帳存數(shù)進行比較，填寫盤點差異分析表報送采購部。3、定期盤點制度：A、每月定于20日進行倉庫盤點，盤點時停止收貨；B、倉庫在盤點之前，把所有的殘次商品上報采購部進行處理，把所有的單據(jù)整理好上交財務(wù)部錄入電腦；C、整理清點商品，填寫盤點表，盤點工作應(yīng)在最短的時間內(nèi)完成，及時上交采購部；D、采購部組織人員進行倉庫抽查，抽查完畢，盤點表交給財務(wù)部，財務(wù)部進行實存數(shù)與電腦帳存數(shù)比15、較并填寫差異表送交采購部。3.4 配送車輛管理制度1、原則：確保運輸安全，商品及時配送到位；2、車輛管理及運輸制度（1）所有車輛必須嚴格遵守集團公司車輛暫行管理條例；（2）配送到門店商品，駕駛員要與倉庫清點好件數(shù)，運輸途中要確保商品安全，送達門店后，協(xié)同門店收貨員驗收確認；（3）收集各門店的各項單據(jù)，及時上交配送中心，對異常情況及時反饋到采購部， 門店直配單直接上交財務(wù)；（4）駕駛員必須服從上級領(lǐng)導(dǎo)的安排，除配送之余，有義務(wù)協(xié)助倉庫做好相關(guān)工作；（5）配送中心在出車前應(yīng)通報采購部，駕駛員在貨品送到分店驗貨后應(yīng)及時返回配貨中心報到。3.5 罰則1、目的：自覺自愿遵守公司各項規(guī)章制度；2、罰則：（1）保管員違反上述規(guī)定的，沒有造成損失者給予1020元的罰款；對造成損失的除按售價給予賠償外，另給予50元以上的罰款；（2）入庫人員應(yīng)潔身自愛，若有奸守自竊的一經(jīng)查實，開除并移交司法機關(guān)；（3）因玩忽職守造成公司損失的部分應(yīng)承擔賠償責任，例：不及時反映倉庫存在的隱患，造成倉庫失火、漏水、被偷等；（4）駕駛員在運輸過程中，因工作失誤，造成商品在運輸中破損，駕駛員應(yīng)承擔相關(guān)責任；（5）配送時必須整車配送，要有成本節(jié)約意識。