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1、集團公司公文格式、辦理及立卷歸檔管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公文管理制度第一節 總 則1、為使集團公司及各下屬子公司公文（以下簡稱“公文”）處理工作進一步規范化、制度化，提高公文質量和公文處理效率，保證公文的嚴肅性，結合集團公司的實際情況，特制定本制度。2、適用范圍：本制度適用于集團公司及各下屬子公司、部門。3、集團公司人事行政中心是公文處理工作的管理機構，主管并負責指導集團公司各部門及各下屬子公司的公文處理工作。 4、公文的定義：（1）公文指在集團公司在經營管理過程中形成的具有管理效力和規范體式，以紙2、質或電子方式為載體的文書。（2）公文處理指公文編制、管理、整理、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。（3）外來公文指政府部門、行業協會等外企事業單位（轉）發給集團公司的公文。（4）內部公文指在集團公司內部使用的公文，包括集團下發的或下屬各子公司下發的規章制度、計劃總結、報告、會議紀要、通知、通告、通報、任命、決定和階段性規定等等。（5）上行文是指各下屬子公司向集團職能管理部門請求指示、匯報工作、反映情況、答復詢問等所用的公文，文種有“請示、報告”。請示是各下屬子公司向集團職能管理部門請示某項工作中的問題、明確某項政策界限、審核批準某事項時使用的請求性上行公文。報告是各下屬子公司向集團職能管理3、部門匯報工作、反映情況、提出建議、回答上級詢問的上行公文。（6）下行文是集團或集團職能管理部門向各下屬子公司下發的文件，文種有“通知、通報、決定、批復”等。（7）平行文是指沒有行政隸屬關系或職能管理關系的各下屬子公司用于聯系業務或往來活動的知照性文件，文種有“函”。5、公文管理是指集團及下屬子公司行政公文管理。具體包括：集團下發的公文；各下屬子公司上報或下發的公文；集團各部門上報或下發的公文；集團及各下屬子公司對外（包括政府機關、其他事業單位）往來公文等。6、公文處理工作須嚴格執行公司有關保密規定，確保公司機密安全。7、公司各部門及各下屬子公司應當指派專人具體負責公文處理工作，公司領導、各部門4、負責人、各下屬子公司負責人應加強對本部門、本公司公文處理工作的領導和檢查。第二節 職 責1、集團人事行政中心為集團公司公文的歸口管理部門。2、人事行政中心負責接收和處理外來文件及各下屬子公司對集團領導的請示、報告，負責處理所有以集團名義上報、下發的公文文件，并對集團各下屬子公司的公文處理工作負有檢查、指導和監督責任，對不按相關規定進行公文處理的子公司、部門及個人進行處罰。3、各下屬子公司行政部負責本公司上報、下發文件的歸口管理，負責接收、處理、宣貫和落實集團轉發的外來文件及集團下發的規章制度、工作指令、通知、通報等文件。4、各下屬子公司根據業務需要，設置專職或兼職行政文員，負責各類制度、公文等5、信息的傳遞、接收、處理、跟進落實和編號保管存檔等工作；5、發文資格：集團所屬一級部門（各下屬子公司）、二級部門（各人事行政、審計、財務等職能部門）為具備發文資格的主體，其它部門或單位一律禁止發文。集團層面項目組及工程部經授權后，各項目組、工程部門具備發文資格。6、發文效力：公文對接收對象具備約束力，對非接收對象不具備效力，但非接收對象必須對該公文在接收對象的執行、落實時給予支持。第三節 公文種類根據實際，公司日常使用公文種類有：1、決議：適用于經董事會、總經理辦公會等重要會議討論通過的重要決策事項。2、決定：適用于重要事項或重大行動的確定性安排。3、通知：適用于發布規章；轉發上級單位、不相隸屬6、單位的公文，批轉下級單位的公文；要求下級單位辦理和需要周知或共同執行的事項；任免和聘用干部；印發“規定”、“辦法”、“細則”等。4、通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。5、報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見和建議，答復上級單位詢問。6、請示：適用于向上級單位請求指示、批準。請示和報告要分開，請示問題應做到一文一事，報告中不得帶請示問題。7、批復：適用于答復下級單位請示事項。8、函：適用不相隸屬單位間相互商洽工作，詢問或答復問題；向有關主管部門請求批準等。9、會議紀要：適用于記載和傳達會議情況和議定事項。第四節 公文格式1、公文版頭： 現有公司公文版頭共二種： （7、1）公司名稱（對外上行文或平行文使用）。（2）公司名稱+文件（集團內下行文以及集團公司各部門使用）。2、公文排版格式公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文單位標識、發文字號、標題、主送單位、正文、附件說明、成文時間、印章、附件、主題詞、抄送單位和印發份數等部分組成。為保證公文的嚴肅性、完整性、正確性及有效性，為公文處理工作提供方便，對公文排版格式統一規范如下：（1）眉首、版記 公文首頁紅色反線以上各要素統稱眉首（上行文和平行文、下行文的眉首具體要求見附件二公文排版格式），包括秘密等級和保密期限、緊急程度、發文單位標識、發文字號。發文單位標識使用方正小標宋簡體字，用紅色標識，字號以醒目、美8、觀為宜，一般應小于22mm15mm，聯合行文，主辦單位應當排列在前；發文字號居中。 置于主題詞以下的各要素統稱版記，應寫明主題詞、抄送單位及打印份數等事項，字體均為3號仿宋體，“主題詞”3字為3號黑體。秘密公文應根據密級分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”。緊急公文應注明“特急”、“加急”、“平急”。 秘密公文須在文件右上角注明，字體為3號黑體。（2）標題標題注意醒目、美觀。 文章標題。一個完整的標題應包括發文單位、事由、文種三要素。標題應準確、簡要地概括公文主要內容。排法應視字數多少而定，可排單、雙行（原則上不超過3行），12字以內的標題一般居中排1行。注意每行不要兩頭頂格，長度最好不要超過9、正文的3/5。分行時不要把兩個字以上的詞分開，各行字數可相等或不等。標題字間距視長短而定，字體用2號黑體。標題與紅色反線之間空2行，標題與主送機關之間隔開1行。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。 段落標題。字體采用3號黑體，其字數較多時建議與下文空開一行。 段落序號。應按照主次順序在行頭分別列為：一、（一）、1、（1）等。3、發文字號包括單位代字、年份、順序號。 公司公文發文字號：（1）公司文件（對外及對上行文）：*201號。如*xx1號其中：“*”代表發文單位“*有限公司”，xx為年份，“號”為文件的順序號。（2）公司內部文件（對公司內部發文）：*xx號。例如*人xx110、號，“*人”代表發文部門“*有限公司人事行政中心”。聯合發文的，只注明主辦單位發文字號，不得有兩個發文字號。（公司及各下屬子公司簡稱和行政文件發文代字、發文字號規定待定）4、主送單位主送單位指公文的主要受理單位，置于標題之下，正文之上，起頭頂格。主送單位名稱應為全稱或規范化簡稱、統稱，排列順序力求相對統。向上請示、報告公文，一般只有一個主送單位，不宜多頭主送，以免責任不明。如需同時送其他單位，可用抄送形式。5、正文正文是公文主體部分。要求情況確實、觀點明確、文字精煉。正文起于主送機關名稱下一行，字體采用3號仿宋體。字距、行距要清晰。頁面四周要留出適當空白，上頁邊距為3厘米，下頁邊距為3.5厘米11、，左、右頁邊距各為2.9厘米，每頁28行，每行22字。6、附件附件是正文的補充說明，或有關參考資料。在正文下空1行，左空2字，用3號仿宋字體標識“附件”，附件如有序號使用阿拉伯數碼，名稱后不加標點符號。附件序號和名稱前后標識應一致，并和正文一起裝訂。7、發文單位標注在正文下面偏右。要寫全稱，并加蓋單位印章。8、日期、印章 發文日期標注于發文單位下面。須用漢字寫明年、月、日。發文日期以領導簽發日期為準。日期、印章二者不得放在與正文脫節的空白頁上，以保證公文的嚴肅性。排印或繕寫時，盡量不要使前頁正好寫在正文結束，即印章版面應有1行以上的正文；尤其是上行文不得再采取標識“此頁無正文”的解決方法。此時12、，落款應提至頁面中心線以上位置，避免中心空白太大。印章上弦一般不得壓正文，下弦壓在日期適中位置。9、主題詞反映文件主要內容的規范化名詞或名詞性詞組。標注在發文日期和印發說明之間，并按照規定標引，最多不超過五個。10、印發說明公文的最后組成部分。包括印發范圍和公文印數。11、頁眉、頁腳頁眉、頁腳與邊界距各1.5厘米；總頁碼數及頁碼（居中），均采用5號宋體。12、用紙及裝訂 按規定采用國際標準A4紙張（長297毫米，寬210毫米）。裝訂時，公文紙右側與下邊對齊，統一在左側裝訂，訂2顆訂書釘，書釘位置距左側邊沿1CM和距上、下邊5CM的交匯處。張貼公文用紙大小視實際需要而定。（公文格式排版規定見附件13、二）第五節 行文規則1、行文應當確有必要，注重實效，堅持少而精。可發可不發的公文不發，可長可短的公文要短。2、凡是通過口頭、電話或其他便捷方式能夠解決的問題，原則上不再發文。3、某項工作方針已經明確，執行過程中不需要采取新的措施，只是一般性號召或重申已有的規定、要求，原則上不再發文。4、發布相關制度或規定時，必須注意與已發布的同類制度或規定相銜接，內容不得抵觸。若有新的規定，必須在發文時注明對原發布制度或規定修改或廢止，在已有的制度或規定未廢止前，原則上不得重復發布同類制度或規定。5、集團公司各部門無權對上級政府機關直接行文，該類行文均應以公司或集團的名義。6、集團公司的行文關系，應根據各自的14、隸屬關系和職權范圍確定。（1）集團可以對集團各部門、各下屬子公司各部門行文。（2）各下屬子公司各部門在其職權范圍內，可以互相行文，也可以根據集團授權，向其他各公司職能部門行文。注：各下屬子公司各職能部門向其他各公司業務部門的行文,應當同時抄送本公司行政部，需要集團審批或備案的，抄報集團人事行政中心；7、各下屬子公司各部門及人員一般不得越級行文；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級公司部門或領導。8、集團各下屬子公司、各部門可以聯合行文。9、各下屬子公司、各部門不能直接向集團董事長報送公文，均須通過集團人事行政中心登記轉呈。第六節 公文辦理一、 發文辦理1、集團人事行政中心為發文管15、理部門，所有發文依據集團人事行政中心“發文流程”進行：（1）各下屬子公司、各部門可針對本公司部門情況提出業務需求,自行擬訂公文，并填寫擬稿發文審批表。（2）集團人事行政中心或各下屬子公司行政部根據相關制度對初稿的行文、內容進行審核。如需要會簽的可組織相關部門進行會簽，擬稿部門根據會簽意見修改完善公文。（3）對需要集團董事長或各下屬子公司總經理審批的公文，集團公司人事行政中與各下屬子公司行政部根據公文規范要求制作正式公文。2、擬稿：非部門業務范圍的綜合性重要文件，由集團公司人事行政中心擬稿；內容屬各部門業務范圍內的文件，由部門擬稿；相關公司部門聯合行文，由主辦部門擬稿。3、擬稿的基本要求是：（116、）符合國家和地方政府的法律、法規、方針和政策；符合集團公司的章程及有關規定；（2）文稿必須情況確實、觀點明確、表達準確、結構嚴謹、條理清楚、直述不曲、字詞規范、標點正確；（3）公文的文種應當根據行文目的、發文公司的職權和與主送公司的行文關系確定;（4）人名、地名、數字、時間、引文、印發及抄送范圍準確；4、文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱；5、擬稿必須符合集團公司公文格式要求。6、核稿 ：以集團名義發文的由集團人事行政中心負責人核稿；以集團下屬子公司名義發文，由行政部主管核稿；以部門名義發文，由部門經理或公司分管領導核稿；相關公司部門聯合行文，由主辦部門負責人或公司主管領導核稿。7、17、核稿的重點是：（1）內容是否符合有關政策、規定，與其它有關公文有無重復或矛盾；（2）涉及其他公司或部門的問題是否協商一致；（3）文種使用是否妥當；（4）文字表達是否準確，格式是否規范；（5）是否符合行文規則和擬稿的其它要求。8、會簽聯合行文的公司部門應予會簽，再送有關領導簽發。9、簽發： 以集團名義行文，由董事長或其授權人員簽發，以集團人事行政中心或集團其他部門名義行文，由董事長助理簽發；以董事長或總經理名義行文，由其本人簽發；以各下屬子公司部門名義行文，由公司分管領導簽發，特殊行文上報集團簽發。（1）簽發權限：涉及集團管理制度、辦法及規定性文件，由集團董事長簽發；集團重要對外文件（如對政府函18、件），由集團董事長簽發；各下屬子公司重要對外文件（如對政府函件），由集團董事長簽發；集團總部各職能部門間知會性函件，由董事長助理簽發；各下屬子公司對內發文，由該公司總經理簽發；人事任免通知，按人事管理權限簽發。（2）對會簽有不同意見者，經整理后再送簽發人，文件一經簽發，不再改動。如確需修改，須經簽發人同意。10、文稿經簽發后，即成定稿，原則上不得再做修改，若確需修改，需征得簽發人同意。簽批公文應使用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用鉛筆、彩色筆及圓珠筆等。11、繕?。阂约瘓F及集團各部門名義行文，由集團人事行政中心負責打印；以各下屬子公司部門名義行文，由該公司行政部負責打印。12、用印 ：以集團及集19、團各部門名義行文，由集團人事行政中心負責蓋章；以董事長名義行文，由其本人簽章；以各子公司各部門名義行文及聯合上報公文，由各公司行政部負責蓋章；同時各用印和印章管理部門做好用印審批程序和嚴格管理。13、發送 ：以集團及集團各部門名義行文，由集團人事行政中心文員負責發送；以各下屬子公司各部門名義行文及相關部門聯合行文，由各下屬子公司行政部負責發送；對于實效性較強的如會議紀要等公文，應當及時發送并抄送相關所有參會人員。14、集團人事行政中心與各下屬子公司行政部有權力和責任對文件所載內容的執行情況予以催辦、監督，而且有義務適時予以提醒，提供必要的幫助，并將事情進展狀況以口頭或書面方式匯報上級領導，以保20、證有關公司、部門、人員依照指示按時、按質、按量完成任務，為下一步工作提供條件。15、為使發文有備可查，公文的發送必須登記備查，所有以集團公司部門名義下發的正式公文均須到人事行政中心備案，以下屬子公司部門名義下發的正式公文均須到下屬子公司行政部備案。16、公文的發文流程：（1）集團公文簽發流程：編制（文件起草部門）部門外會簽（可缺?。徍耍瘓F人事行政中心負責人）會審（董事長助理會審）審批（集團董事長）編號下發（集團人事行政中心）備案（集團人事行政中心）。（2）各下屬子公司各部門公文簽發流程：編制（文件起草部門）部門外會簽（可缺?。徍耍ü拘姓控撠熑耍彛ǚ止芨笨倳彛徟ü究偨浝恚┚?1、號下發（公司行政部）備案（公司行政部）。注：各下屬子公司各部門下發公文，必須同時抄報集團董事長/董事長助理/常務副總/人事行政中心及業務相關部門，以便協辦或查考。二、 收文辦理1、 所有外來文件，包括上級主管部門、平行公司、下級公司部門的來文，首先送交各級行政職能部門登記。2、各類抄閱件、資料、信息及個人信函，不納入收文登記。3、署名“*集團負責人”、“*集團辦公室”、“*公司負責人”、“*公司辦公室”收的信件，由人事行政中心或各下屬子公司行政部主管拆封。凡署名部門的信件，由人事行政中心或行政部分發至各部門，由部門負責人自行拆封。4、集團公司各部門收到來文需送到人事行政中心登記，下屬子公司各部22、門收到來文需送到行政部登記，嚴禁橫向傳送、處理。5、集團人事行政中心及各下屬子公司行政部收文的辦理程序：（1）行政文員填寫公文收件登記表簽收，并填寫收文處理專用紙。（2）呈送集團人事行政中心總監或各下屬子公司行政主管或被授權人在收文處理專用紙上提出擬辦意見，明確主辦與協辦部門、辦理要求、時限及具體處理意見。（3）行政文員按擬辦意見進行處理。（4）對領導閱示后有批示的公文，行政文員按領導批示送有關單位或人員辦理，有關公司或人員須履行簽收手續。（5）對涉及兩個或兩個以上部門的工作，應落實有關部門牽頭承辦。（6）文件分送要做到準確、及時、安全，急件隨到隨辦。（7）政府及相關機要部門文件由行政主管分送23、，法律文件由法務專員處理分送，其它各類文件由行政文員分送。（8）承辦人或閱件人應在限定時間內辦理完畢并反饋集團人事行政中心或各下屬子公司行政部，以備存檔查閱。（9）收到下屬子公司或部門上報的需要辦理的公文，人事行政中心進行審核。審核的重點是：是否應由集團公司辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他部門或公司職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規范等。6、 除公司有明確規定的辦結時限要求的公文或者其他文件外，對公文轉呈和辦結時限的規定如下：（1）一般公文，集團人事行政中心或各下屬子公司行政部應在簽收時刻起24小時內轉呈有關領導，承辦人須在收到轉呈公24、文后三日內做出批復（對下屬公司或部門的書面請示等批注意見答復）。（2）加急公文，集團人事行政中心或各下屬子公司行政部應在簽收時刻起3小時內轉呈有關領導，承辦人須在收到轉呈公文后一日內做出批復或反饋。（3）緊急公文，集團人事行政中心或各下屬子公司行政部應在簽收后立刻轉呈有關領導，承辦人須在收到轉呈公文后即時做出批復或反饋。領導批復后，緊急公文和加急公文需即刻反饋來文公司/單位，一般公文應在批復后不超過三日內予以反饋。7、集團人事行政中心按照督辦流程，對各下屬子公司、各部門承辦、閱辦的文件在限定的時間內未報告辦理結果的，要及時催辦，防止漏辦、延誤。8、對因內容表述不明確、所需背景資料不齊備或不具備25、批示條件的文件，可由承辦人予以口頭說明，集團人事行政中心或各下屬子公司行政部予以整理后以書面形式反饋至來文公司或部門人員。9、若遇承辦人出差或其他情況，在沒有授權的情況下集團人事行政中心或各下屬子公司行政部應當在以上規定時間內電話匯報情況，根據承辦人口頭指示予以轉達，但事后須提請承辦人追加簽字確認。如有授權，則由被授權人履行職責。10、送領導批示或者交有關部門辦理的公文，行政文員負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。11、對因集團人事行政中心或各下屬子公司行政部轉呈不及時導致沒有按規定時限轉呈而延誤批復時限或因公文批復后集團人事行政中心或各下屬子公司行政部沒有按規26、定時限下發的，集團公司將按有關規定對責任人進行處理；除集團公司有辦結時限規定的公文或者不具備批復條件的公文外，對因承辦者原因導致沒有按規定時限進行批復，被請示事項將被默認為自動生效，由此所導致的一切后果由承辦者負責。12、對因外來文件直接發送到各部門、各公司沒往集團人事行政中心或各下屬子公司行政部轉送，造成丟失或沒及時處理的，由收文部門承擔責任并通報批評。13、考慮到集團公司實際情況，集團公司范圍內的往來行文不僅限于公文種類，對于公司專有文本，如：各種呈批件、傳閱單、款項支付呈批表等涉及簽批的文件，不受公文轉呈制度約束，本著節約時間成本的原則，來文直接送達業務受理部門，由受理部門按照有關轉呈和27、辦結時限的要求辦理。業務受理部門沒人或呈送給主管領導的各種文件可由經辦人同送達人聯系確認，由集團人事行政中心或各下屬子公司行政部代簽收，待業務部門來人后及時轉呈；14、收文辦結后，將文件材料歸檔。需要答復的，由呈辦部門起草答復意見，經集團公司相關領導審核后簽發下文。15、重大事項，需經集團辦公會議研究決定后，再由各部門辦理。16、以上文件處理時間不得超過來文要求時限。第七節 公文立卷、歸檔和銷毀1、公文辦理完畢后，應根據有關規定，由集團公司人事行政中心及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷，歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。其他部門承辦的文件由承辦部門立卷、歸檔。公文歸檔，應根據其相互聯系、特28、征、年度、機構、問題等分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，以便于保管和利用。（1）凡經集團公司繕印發出的公文，其定稿與相關附件一律由集團公司人事行政中心統一收集歸檔，擬文單位僅保留發文正本。（2）凡外部及集團內部來文，均由集團公司人事行政中心統一簽收，并按其來文時間的順序進行內部編號后登記公文收件登記表（附表一），同時粘貼*有限公司文件呈批件（呈批件格式一）送分管領導，領導簽批后直接退呈報部門辦理。屬于分管領導權限之外的，則由行政人事中心呈報總經理閱批，批后經分管領導閱后退呈報部門或根據領導批示處理。主辦部門辦理完畢后，必須在*有限公司文件呈批件（呈批件格式一）注明辦理結果，來文及相關資料留主29、辦單位。2、以集團公司名義辦理的公文，集團人事行政中心負責歸檔；各部門、各下屬子公司的行文自行歸檔；聯合行文，主辦部門負責歸檔，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復印件，原件次年移交集團人事行政中心管理。3、集團或上級單位的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，經下屬子公司負責人及集團人事行政中心負責人批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的部門、日期、份數和印發人和印發范圍等。公文復印件作為正式文件使用時，應加蓋復印件單位證明章，視同正式文件妥善保管。4、沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別由集團公司主管領導批準，可以定期銷毀。銷毀公文，應進行登記，有專人監督，保證不丟失、不漏銷、不誤銷。銷毀秘密公文，應進行登記，由二人監銷。5、公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。6、公司或部門合并時，全部公文應當隨之合并管理。公司或部門撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規定移交集團人事行政中心。工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移清退。7、各下屬子公司行政人事部門應當依據本制度建立健全本單位公文處理的有關制度。