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1、能源投資有限公司文件管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): XXXXXX能源投資有限公司文件管理制度第一章 目的第一條 為使公司文檔工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，進(jìn)一步提高文件處理工作的質(zhì)量和效率，使文件暢通流轉(zhuǎn)，保障公司的正常運(yùn)作，并保證公司日常工作有據(jù)可查，有文可依，特制訂本規(guī)定。第二章 適用范圍第二條 本制度適用于公司所有內(nèi)部流轉(zhuǎn)或?qū)ν饬鬓D(zhuǎn)的正式文件。第三章 術(shù)語(yǔ)第三條 信件：指通過(guò)郵寄的方式發(fā)給公司或其員工的信件。第四條 文件：公司運(yùn)作過(guò)程中傳送的文檔，包括各類(lèi)報(bào)告、程序規(guī)定及各類(lèi)來(lái)往信函等。第五條 傳真：通2、過(guò)傳真機(jī)傳送的文件。第六條 電子郵件：通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送的文件。第七條 外發(fā)文件審簽單：文件在審核簽發(fā)過(guò)程中所使用的封面。主要用于處理發(fā)向包括控股公司 (不含簽報(bào))、政府和職能部門(mén)等在內(nèi)的所有文件，可供簽署意見(jiàn)和跟蹤管理。此封面由文件作者填寫(xiě)，封面中應(yīng)包含內(nèi)容，詳見(jiàn)附件1。第八條 下發(fā)文件審簽單：專(zhuān)用于公司機(jī)關(guān)內(nèi)部和所屬各礦的制度、規(guī)定、通報(bào)等文件的下發(fā)，須各部門(mén)會(huì)審（如需要），并逐級(jí)上報(bào)簽發(fā)。詳見(jiàn)附件2。第九條 合同會(huì)審單：處理公司對(duì)外簽訂的所有需歸檔并分發(fā)的合同所使用的封面，可供簽署意見(jiàn)和跟蹤管理。詳見(jiàn)附件3。第十條 公文會(huì)辦單：外部來(lái)文的處理，由人力資源與行政部登記并簽署擬辦意見(jiàn)。人力資源與行3、政部可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，作出相應(yīng)處理。詳見(jiàn)附件4。第十一條 公司傳真格式：通過(guò)傳真機(jī)發(fā)送文件所使用的標(biāo)準(zhǔn)格式。詳見(jiàn)附件5。第四章 職責(zé)第十二條 人力資源與行政部負(fù)責(zé)建立并完善文件管理制度，負(fù)責(zé)對(duì)該制度的執(zhí)行、更新和改版，以公司名義的外發(fā)文件全部由人力資源與行政部負(fù)責(zé)處理；其他各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件的處理和登記備案（不涉及公司名義）。第十三條 行政秘書(shū)：熟練掌握文件的編碼系統(tǒng)，對(duì)于各類(lèi)來(lái)往信函需準(zhǔn)確的編號(hào)。及時(shí)收集、整理、分發(fā)各類(lèi)文件，準(zhǔn)確分類(lèi)、立卷、提供利用。第五章 文件編碼第十四條 凡經(jīng)公司發(fā)出或收悉的文件都應(yīng)當(dāng)有文件索引號(hào)，便于管理和查找。此索引號(hào)應(yīng)包括：?jiǎn)挝幻Q(chēng)、文件類(lèi)別號(hào)、年份、文4、件序號(hào)，詳細(xì)編號(hào)規(guī)則見(jiàn)附件6。其格式如上表所示：文件類(lèi)別號(hào)單位名稱(chēng)年份文件序號(hào)XX/XXXX/20XX-XXXX（一） 單位名稱(chēng)：我公司名稱(chēng)為XX；（二） 文件類(lèi)別號(hào)：編碼可設(shè)3位，按附件6編碼規(guī)則進(jìn)行編制；（三） 年份：年份取4位數(shù)字；（四） 文件序碼：文件序碼為文件類(lèi)別號(hào)、發(fā)文單位、年份三個(gè)索引標(biāo)志一致情況下的流水序號(hào)，按4位數(shù)編寫(xiě)，當(dāng)任一索引標(biāo)志發(fā)生變化，重置流水號(hào)。第十五條 公司正式發(fā)文的編號(hào)統(tǒng)一按“XXXX字20XXXXXX號(hào)”編號(hào)。第六章 程序第十六條 公司收文處理程序（一） 公司收文，原件都必須首先交人力資源與行政部行政秘書(shū)；對(duì)電子郵件方式傳送的文件，收悉者需在當(dāng)天將文件輸出。（5、二） 行政秘書(shū)填寫(xiě)收文處理單后，須及時(shí)交人力資源與行政部總經(jīng)理，人力資源與行政部總經(jīng)理根據(jù)收文內(nèi)容確定送交分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理閱批。（三） 行政秘書(shū)根據(jù)公司高管閱批內(nèi)容送交主辦部門(mén)，主辦部門(mén)分以下兩種情況辦理。1、如在主辦部門(mén)即可辦結(jié)的，辦結(jié)后向有關(guān)人員反饋處理情況。2、如需要其他部門(mén)協(xié)辦的，轉(zhuǎn)發(fā)其他部門(mén)，移交協(xié)辦部門(mén)相關(guān)人員處理，協(xié)辦部門(mén)辦結(jié)后返回到主辦部門(mén)，所有協(xié)辦部門(mén)辦結(jié)后，向有關(guān)人員反饋處理情況。（四） 主辦部門(mén)辦結(jié)后將收文原件交回人力資源與行政部存檔。（五） 有關(guān)處理人員應(yīng)在一個(gè)工作日之內(nèi)對(duì)文件內(nèi)容給予答復(fù)。特殊情況不得超過(guò)兩個(gè)工作日。（六） 有關(guān)處理人員可根據(jù)需要復(fù)印文件。但是凡屬于保6、密類(lèi)文件在未經(jīng)總經(jīng)理許可的情況下不得擅自復(fù)印。（七） 處理人員在閱讀完文件后需簽署意見(jiàn)、日期及名字。（八） 主辦部門(mén)隨時(shí)跟蹤文件的處理情況，對(duì)急辦文件及時(shí)進(jìn)行催辦。第十七條 部門(mén)收文處理程序:部門(mén)所收文件，應(yīng)由部門(mén)自行處理的，主辦部門(mén)呈報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)，自行辦結(jié)；部門(mén)所收文件涉及公司事項(xiàng)的，應(yīng)及時(shí)將文件遞交人力資源與行政部，人力資源與行政部按照公司收文程序及時(shí)辦理。第十八條 公司發(fā)文處理程序（一） 公司員工在工作過(guò)程中都有可能需要編輯外發(fā)文件。1、 文件作者編輯外發(fā)文件須使用外發(fā)文件審簽單，按照規(guī)定的格式擬稿。2、外發(fā)文件擬好后，擬稿人需送部門(mén)總經(jīng)理核稿。（二） 部門(mén)總經(jīng)理核稿后，簽署意見(jiàn)，并根據(jù)文7、件內(nèi)容，視工作需要送相關(guān)部門(mén)會(huì)簽，并交業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審核。（三） 經(jīng)業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，起草部門(mén)交文字秘書(shū)，填寫(xiě)文件編號(hào)。必要的話，文字秘書(shū)可以對(duì)文件會(huì)簽進(jìn)行再次分配。（四） 文字秘書(shū)根據(jù)文件內(nèi)容決定是否送公司管理層會(huì)簽，最終由文字秘書(shū)交總經(jīng)理簽發(fā)。（五） 簽發(fā)后的文件由行政秘書(shū)按照各級(jí)審核、審批意見(jiàn)修改后，依照規(guī)定的格式要求進(jìn)行排版，輸出正文，由行政秘書(shū)蓋章。文字秘書(shū)負(fù)責(zé)文件電子檔的存儲(chǔ)，行政秘書(shū)負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)文稿紙?jiān)鏅n。（六） 起草人根據(jù)文件主/抄送單位發(fā)放文件，外發(fā)文件可面交收件人，或者通過(guò)傳真、郵寄等方式傳遞。（七） 對(duì)于通過(guò)控股信息報(bào)送平臺(tái)報(bào)送控股的各類(lèi)信息報(bào)表，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，統(tǒng)一8、交經(jīng)營(yíng)策劃部，由經(jīng)營(yíng)策劃部報(bào)總經(jīng)理審批后發(fā)送，并登記備案。第十九條 部門(mén)公文由部門(mén)自行保管，各部門(mén)結(jié)合自身工作實(shí)際，參照公司公文的要求，自行做好內(nèi)部公文的起草、審核、校對(duì)、發(fā)文等工作，必要時(shí)須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。第二十條 簽報(bào)紙：簽報(bào)分為兩種，一種用于向控股或董事會(huì)報(bào)送的重要事項(xiàng)所使用的封面；另一種（公司內(nèi)部簽報(bào)格式）專(zhuān)用于XXXX內(nèi)部之用。公司內(nèi)部簽報(bào)在使用中，應(yīng)注意：1、簽報(bào)必須由專(zhuān)人負(fù)責(zé)報(bào)送、統(tǒng)一編號(hào)和登記管理；2、簽報(bào)所涉及附件的內(nèi)容，如有確認(rèn)的必要，須呈報(bào)單位負(fù)責(zé)人簽字證明；3、簽報(bào)正文的主要內(nèi)容只能反映在簽報(bào)紙上，內(nèi)容較多的可作為附件進(jìn)行說(shuō)明；涉及金額的事項(xiàng)，禁止修改或手寫(xiě)；4、非緊急9、事項(xiàng)，簽報(bào)禁止用傳真件。 第七章 文字格式第二十一條 文字材料格式如下：（一） 紙型：A4；頁(yè)邊距：上下：2.54厘米，左右：3.18厘米；頁(yè)眉距邊界1.5厘米，頁(yè)腳距邊界1.75厘米；（二） 文頭：按公司文頭圖片使用，正規(guī)文件需用彩色打印。（三） 文件編號(hào)位置：右對(duì)齊；宋體、簡(jiǎn)體，五號(hào)。按公司規(guī)定由人力資源與行政部進(jìn)行編號(hào)。（四） 標(biāo)題位置：居中；宋體、簡(jiǎn)體、加粗，小二號(hào)。（五） 正文：首行縮進(jìn)兩字符，兩端對(duì)齊；宋體、簡(jiǎn)體，四號(hào)。（六） 段落：段前0.5行；行間距使用固定值：30磅。（七） 序號(hào)：序號(hào)使用自動(dòng)編號(hào)。第一層標(biāo)題為“一”，第二層標(biāo)題為“（一）”，第三層標(biāo)題為“1”，第四層標(biāo)題為“10、（1）”。（八） 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)：標(biāo)點(diǎn)符號(hào)一律使用全角符號(hào)。（九） 制表位：文中一般不使用制表位。（十） 頁(yè)碼：宋體小四，居中對(duì)齊；格式為“1”。第七章 文件保存第二十二條 所有收發(fā)文件，經(jīng)收件人（或經(jīng)辦人）辦理后，應(yīng)及時(shí)入卷存檔（存檔的傳真文件如為感光傳真紙，需另行復(fù)印后再存檔）。每一自然年結(jié)束后的兩個(gè)月內(nèi)，各部門(mén)主管應(yīng)負(fù)責(zé)安排將上一年度的文件檔案妥善歸檔并做好編號(hào)記錄工作。第二十三條 人力資源與行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查各部門(mén)的文件檔案歸檔情況，并將檢查情況上報(bào)公司總經(jīng)理。第二十四條 文件歸檔的方法詳見(jiàn)“檔案管理制度”。第八章 保密文件的管理第二十五條 文件保密制度是文件管理制度的一個(gè)重要組成部分，全體11、員工均有責(zé)任作好文件保密工作，要做到保守公司的秘密人人有責(zé)。如發(fā)生泄密情況，要追究泄密者的責(zé)任。需銷(xiāo)毀的文件應(yīng)及時(shí)銷(xiāo)毀。第二十六條 根據(jù)文件的重要程度將公司文件分為：絕密文件、機(jī)密文件和一般保密文件。（一） 絕密文件是指在公司總經(jīng)理和副總經(jīng)理（或有關(guān)人員）之間傳閱的文件，需由經(jīng)辦人直接交收件人，這類(lèi)文件包括：1、 公司每年經(jīng)營(yíng)計(jì)劃及各項(xiàng)預(yù)算；2、 董事會(huì)議文件、會(huì)議紀(jì)要；3、 公司員工的調(diào)薪等人事文件；4、公司員工工資結(jié)構(gòu)、獎(jiǎng)金及其他福利待遇。（二） 機(jī)密文件是指公司部門(mén)經(jīng)理（或有關(guān)人員）之間傳閱的文件，由公司行政秘書(shū)安排傳閱，包括：1、公司的經(jīng)營(yíng)情況、財(cái)務(wù)狀況、存在的問(wèn)題和解決方案；公司的經(jīng)12、營(yíng)計(jì)劃、發(fā)展方向和目標(biāo)；2、 總經(jīng)理辦公會(huì)議文件和會(huì)議紀(jì)要。（三） 公司的非絕密（機(jī)密）文件為一般保密文件。公司的一般保密文件不得隨意向無(wú)關(guān)人員和公司以外人員提供。第九章 附則第二十七條 本制度由人力資源與行政部起草并負(fù)責(zé)解釋。第二十八條 人力資源與行政部負(fù)責(zé)更新此程序文件。凡任何有關(guān)對(duì)此程序文件的改版意見(jiàn)，送交給人力資源與行政部審核。第二十九條 本制度自XX年12月1日起執(zhí)行。XXXXXX能源投資有限公司 Shanxi China Resources Lasen Energy Investment Co., Ltd. 外發(fā)文件審簽單編號(hào)：XX-部門(mén)-XX-00XX XX年 月 日文件名稱(chēng)文件13、涉及內(nèi)容主送抄送主辦部門(mén)部門(mén)擬稿人部門(mén)總經(jīng)理意見(jiàn)部門(mén)會(huì)簽財(cái)務(wù)部基建部經(jīng)營(yíng)策劃部銷(xiāo)售部安全生產(chǎn)技術(shù)部人力資源與行政部核稿業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽總經(jīng)理意見(jiàn)XXXXXX能源投資有限公司 Shanxi China Resources Lasen Energy Investment Co., Ltd. 下發(fā)文件審簽單文件編號(hào)：XXXXXX00XX號(hào) XX年 月 日總經(jīng)理意見(jiàn)：公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽：業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)：人力資源與行政部核稿：會(huì)簽部門(mén)意見(jiàn)人力資源與行政部：財(cái)務(wù)部：基建部：安全監(jiān)察部：銷(xiāo)售部：經(jīng)營(yíng)策劃部：總工辦：主辦部門(mén)部門(mén)經(jīng)營(yíng)策劃部擬稿人 毛詩(shī)全部門(mén)總經(jīng)理意見(jiàn)簽發(fā)后抄送：歐陽(yáng)亮許為民羿其德李俊 14、劉榮亮洪杰 朱阿明主題： 合同會(huì)審單合同號(hào)： XX部門(mén)-類(lèi)別10-0001 XX年 月 日合同名稱(chēng)合同主體 對(duì)方單位 合同金額大寫(xiě)： 小寫(xiě)：主辦部門(mén)部門(mén)主辦人 部門(mén)總經(jīng)理 法律事務(wù)專(zhuān)員意見(jiàn)年 月 日 會(huì)簽部門(mén)財(cái)務(wù)部年 月 日經(jīng)營(yíng)策劃部年 月 日商務(wù)部年 月 日基建部年 月 日審核意見(jiàn)業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)年 月 日公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽?zāi)?月 日批準(zhǔn)意見(jiàn)總 經(jīng) 理授權(quán) 簽訂合同年 月 日 XXXXXX能源投資有限公司 Shanxi China Resources Lasen Energy Investment Co., Ltd.來(lái)文單位來(lái)文文號(hào)來(lái)文日期份 數(shù)標(biāo) 題附 件來(lái)文辦理： 公司領(lǐng)導(dǎo)批示：承辦部門(mén)意見(jiàn)或辦理15、結(jié)果：公文會(huì)辦單XXXXXX能源投資有限公司 XXXX傳真XX00X號(hào) XX年 月 日To收件機(jī)構(gòu)Approved簽發(fā) ：Attention收件人 Fax傳真From發(fā)件人 XXXXXX能源投資有限公司 From 發(fā)件人： 人力資源與行政部Total總頁(yè)數(shù)共計(jì) 頁(yè) If you do not receive any page, please call us immediately 如文件不清晰或有遺漏，請(qǐng)與發(fā)件人聯(lián)絡(luò) Tel： 標(biāo)題（居中、小二、宋體加粗）主送單位（宋體、簡(jiǎn)體四號(hào)字）：正文（宋體、簡(jiǎn)體四號(hào)字，首行縮進(jìn)兩字符，標(biāo)準(zhǔn)字間距，行距為固定值30磅，段前0.5行）正文編號(hào)為按公司文字材料排版格式要求執(zhí)行。附件： 二X年X月X日（右空四字蓋章）