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1、金融投資集團企業公文管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 編 制總裁辦審核批 準名 稱公文管理制度密級III總頁碼編 號版 本1.0發布日期公文管理制度1. 目的：為了使集團公文管理規范化、制度化，提高工作效率，特制訂本管理制度。2. 范圍：2.1本制度適用于集團各職能中心、各部門及下屬子公司、分公司。2.2本制度所指公文包括：決定、通知、通報、請示、報告、公函、批復、計劃、總結、會議紀要/會議記錄、制度（規定、管理辦法）、合同（協議）等。3. 職責：3.1總裁辦負責公文格式的制定，指導各部門草擬公文；負責公文發2、布蓋章前的內容審核；負責集團公文的發布及備案；3.2集團各職能中心、各部門及下屬子公司、分公司須嚴格按本制度要求進行公文管理，規范各自部門內部公文。4. 公文的種類：4.1按行文的方向：一般可將公文分為上行文、平行文和下行文。 上行文：是指下級單位向所屬上級單位的發文。 下行文：是指上級單位向所屬下級單位的行文。 平行文：是指相互沒有隸屬關系的同級單位或者不屬同一系統的單位之間的行文。4.2按文書的來源：公文分為收寄公文、外發公文和內部公文。其中，被廣泛應用的是內部公文，更多被管理、保存、編碼、甚至銷毀的，同樣來自于內部公文。4.3按發文的性質：將公文分為詢問文和答復文。 詢問文：是指征詢意見3、或解答問題的文書。 答復文：是指針對詢問文的解答和回復性文書。4.4按公文內容處理的要求：將公文分為參閱性公文，又稱參閱件；承辦性公文，即承辦件。4.5按處理文書的時間要求：可將公文分為特急公文、急辦公文和常規公文（平件）。其中，平件在企業應用中比較頻繁。4.6按文書的機密程度：將文書分為絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文。企業中最常使用的則是普通公文。5. 公文的文種（企業常見公文）5.1決定：適用于對集團重要事項或重大行動做出安排，任免集團職能中心副總經理級和下屬公司主持工作副總經理級以上管理干部和技術人員，頒布重要的管理制度等。5.2請示：是用于下級機構或單位向上級單位或主管請求指示4、/批準的一種上行公文，請示的事情都是將要發生的，即產生于事前。5.3報告：是下級單位向上級單位匯報工作、反映情況、答復上級單位詢問時所使用的陳述性公文，屬上行文，一般產生于事后和事務發展中。5.4批復：是用于答復下級單位的請示事項的公文，為下行文。批復發生于事后，與請示公文相對應。5.5通知：是批轉下級單位、轉發上級單位和不相隸屬單位的公文，傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者執行的事項及任免人員的公文，為下行文或平行文，具有廣泛性、曉諭性和時限性的特點。5.6通報：是適用于表彰先進、批評后退、傳達重要精神或情況的公文，屬下行文。5.7計劃：是為完成一定時期的任務而事前對目標、措施和步驟5、做出簡要部署的事務性公文，產生于事前。5.8總結：是對自我進行回顧性的分析研究探索有關規律，用于指導今后工作的文書，產生于事后。5.9會議紀要和會議記錄：僅一字之差，其實卻是兩種不同的文種。從文字含義角度解釋，“錄”是一字不差全盤皆錄；“要”是記要點，將要點言簡意賅地表示出來。 會議紀要：是用于記載傳達會議情況和議定事項的會務公文。會議紀要一般均由會議記錄人書寫，會議主持人審核，發給與會人員參閱。 會議記錄：是在會議過程中，由專門記錄人員把會議的組織情況和具體內容如實地記錄下來而形成的書面材料。首先會議紀錄的標題為會議的名稱和文種；正文則記錄會議的時間、地點、出席列席人員、主持人、缺席人、記錄6、人、記錄時間、發言人名字及發言內容，甚至記錄散會、休息情況，會議記錄必須真實全面。5.10公函：格式基本與其他公文格式相同，標題內容為制發單位、事由和文種，公函的稱呼即受發單位與其他公文有所不同必須保留；公函的導言部分寫明函的背景、目的、意義和作用，主體部分主要闡述公函具體的事由、措施和方法；一般在公函結尾部分使用一些專業術語，例如“轉此函達請答復”或者“特此函請回復”，落款是制文單位直接加蓋公章。5.11制度（規定、管理辦法）：適用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范。5.12合同、協議：適用于集團與其它公司、自然人、其他社會組織之間為實現一定經濟目的，明確相互權利義務關系的文7、書。6. 公文格式：6.1公文分“紅頭文件”和“黑白文件”兩種類型。決定、對外文件用“紅頭文件”格式行文，其他文件用“黑白文件”格式行文。6.2公文排版規定：公文用紙為A4型，左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。公文的文字從左至右橫排書寫，公文上下左右頁邊距各2CM。所有公文統一使用電腦打印的形式。7. 公文的行文特點：7.1實用性：公文書寫切記除了具有合乎規范的文種、選擇和格式外，實用是公文最大的特點，即公文要能夠應用。7.2真實性：如果公文書寫內容是虛假或虛構，甚至是捏造或編造的，則失去了公文實用的價值。所以，真實是公文的生命。7.3時效性：公文的時效性是指其內容與事務的發生具8、有同步性。7.4規范性：公文的含義明確了公文的文種選擇、格式、甚至標點符號，都應該規范、實用。8. 公文的寫作要求8.1完整：公文書寫完整通常指意思、結構要完整，尤其在公文整體結構的布局方面，首先是組成導語的標題和前言，然后是正文，最后是結尾和落款。8.2具體：公文中所請示的事項、呈遞的意見要具體，使得閱文單位能夠清楚了解公文表達的意思。8.3準確：準確是指在公文的書寫中選擇準確、適合的文種，選用準確的格式進行特寫信息的傳遞。8.4清晰：清晰是指公文的層次和過渡要清晰、連貫自然，表達出公文的具體意義。8.5簡潔：公文的語言要規范、簡潔，通常選用專業化的書面語言。公文中雖然需要運用言簡意賅的語言9、，但不表示可以改變公文要表達的意思。9. 公文管理9.1公文編碼：用來管理公司各種各樣由不同公司不同部門不同時間收發的公文。9.2公文的編碼依照系統性和反映公文的一定性質兩個原則進行管理。通過公文編碼可以了解公司信息、收文、發文及公文時間。例如，廈門XX集團總裁辦2014年第一次發文，編碼為：XX集團總字【2014】第001號 ，其他部門分別以各自的“*字”代表發文部門，“001”代表流水號。9.3所有正式發布的公文原件必須存放在總裁辦檔案室，正式發布的公文在特定時間內作為公司管理制度的補充，和管理制度具有同樣的管理效應。10. 發文管理 公文發文審批：公文發文前應填寫行文審批表經行文部門負責10、人審核總裁辦主任審核分管副總裁審批簽發，重大事項需加蓋公章后發文； 發文申請部門負責人負責對公文內容及發文的必要性進行審核，對公文的內容負全部責任。 總裁辦負責對公文的格式以及是否符合集團制度進行審核； 發文審批后，由發文經辦人(或送達IT部門協助)在OA或公司內部網站上以掃描版文件進行網上發布，未經權限領導審批的公文不得在網站上發布。 總裁辦在職權范圍和集團領導的指示下，對各項公文要求辦理的事項的辦理情況進行稽查。11. 公文存檔 所有在網絡發布的公文，原件以及行文審批表必須送達總裁辦檔案管理處存檔。發起部門復件存檔。12. 附則：本制度由總裁辦制定、修改，最終解釋權歸總裁辦。自公布之日起實施。