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1、閥門制造公司商務部合同及技術資料管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一部分 商務部主要職能及責任第一條 工作內容1、負責公司產品和售后解決方案的推廣工作；2、負責客戶的商務談判工作；3、負責項目合同的評審并對合同的執行狀況進行跟蹤；4、負責商務標書制作；5、負責項目報價的制定；6、負責資質文件的管理；7、負責區域經銷商、代理商資料的管理，負責商務文件的管理，并建立檔案；8、負責向合作方提供公司相關資料和用于招標的資質文件；9、協助銷售人員進行業務款項的回收；10、負責與設計院和工程顧問公司的溝通與合作，搜集設2、計師已近設計、正在設計和計劃設計的項目信息，向設計師宣傳、推廣公司產品；11、 負責建立健全設計院和工程顧問公司檔案，制定并執行技術交流計劃；12、 負責組織實施公司的對外宣傳和交流會工作；13、 負責接待客戶來訪、安排客戶考察等工作；14、 負責產品的出、入庫等庫房管理工作，并于每月末與財務進行核對；15、 負責往來賬項的管理，并于每月末與財務進行核對.第二條 責任1、 對商務標書的合格性負責；2、 對項目報價的合理性負責；3、 對經銷商、代理商檔案管理的規范性負責；4、 對設計院、工程顧問公司檔案管理的規范性負責；5、 對來訪客戶、考察客戶的滿意度負責；6、 對庫房的安全性負責。第三條 權3、限1、 有權對標書提出審核意見；2、 有權調閱經銷商、代理商檔案，有權調閱設計院、工程顧問公司檔案及項目相關信息；3、 有權對項目報價提出修改意見；4、 對投標策略有建議權. 第二部分 商務部管理規定及相關流程第一章 合同標書及技術資料管理規定為強化公司合同管理，保障公司業務規范化、制度化運作，減少和防范法律風險，特制定本規定。第一條 合同的訂立1、 合同是作為明確合同雙方權利義務的依據，具有法律約束力，故凡在經營管理活動中以公司名義與外界發生經濟往來的，應當簽定合同。2、 合同采取書面形式，所謂的書面合同指正式合同文本、備忘錄、傳真、信函、圖表等可以以書面形式加以固定的形式。如果因情況緊急，4、要采取國際流行的電子簽名加以確認合同內容的，首先要經公司總裁同意，其后要盡可能地采用上面的提到的幾種合同形式加以固定。3、 本制度所指的合同包括國內采購合同、國外采購合同、特許經營協議、銷售合同、銷售代理合同以及未列明但與公司業務有關的其他合同，但不包括勞動合同。4、 公司由法務部、財務部、商務部對合同進行動態監督管理，有關合同的訂立、履行、變更、解除和終止等重要事宜由法務部實行指導。5、 禁止倒簽合同（即事實上履行完畢或已開始履行后再行補簽合同）。因倒簽合同引發爭議的由經辦人承擔責任。6、 法務部根據公司業務運作情況，建立和完善制式合同文本，合同的訂立應優先使用公司制式的合同。7、 非制式合5、同由各級經辦人自行擬稿，合同內容包括標的，數量和質量，價款或酬金履行的期限、地點和方式，違約責任等主要條款。8、 合同正本的訂立一式四份，雙方各執兩份，財務部、商務部各留存一份。第二條 合同審批權限及流程公司合同由商務部負責擬定，填寫合同審批表，提交公司法務部、財務部進行審核，其最終簽署權由公司總經理或集團總裁簽訂。第三條 合同、標書及技術資料的歸檔管理1、合同管理：1）合同正本及合同審批表應交與商務部歸檔保管，各部門應自留復印件備檔。2）個人不得擅自散存應歸檔的合同，否則給公司造成損失的，公司保留追究其責任的權利。3）商務部應遵循完備、整齊、分類檢索和易于查找的原則對其管理的合同進行編號歸檔6、及妥善管理。4）加蓋合同專用章的空白制式合同由商務部負責保管，填寫作廢的合同不得隨意處置或銷毀，應在登記后統一進行銷毀。制式合同如不慎發生丟失，應由責任人出具書面說明，經總經理簽字確認后提交集團總部，并根據集團總部的意見做出處理。2、工程招標文件及技術資料的管理：1）商務部招投標負責人應認真履行職責，按照工程招投標檔案目錄做好本職范圍內有關資料的收集、審查，相關各部門審核簽章要注明審核日期，對不完善的工程招標文件的做到不移交、不接收。2）項目招投標工作結束后，應將該套項目的整套資料收集齊全交由商務部備檔，因特殊情況資料暫缺的經辦人須負責在十個工作日內將資料補齊。3）與工程有關的技術資料、資質認7、證、檢驗資格證書等應統一編檔進行管理，凡公司各部門相關人員需要借閱者，應辦理相關的借閱手續經部門經理審核同意方可借閱。4）所有資料原則上借閱不許帶出辦公室，如有損壞要追究其責任。檔案資料需復印的，必須經相關負責人批準。5）公司內部技術資料要加強安全防范，嚴格保密，確保各類檔案、文件資料完好無損。6）對無保存價值的技術檔案資料，經鑒定準予銷毀，但須經主管領導批準，會同監銷部門共同采用碎紙機進行銷毀。第四條 合同的追蹤控制1、合同在簽訂之后，原則上整個過程應當由經辦人負責全過程的執行，經辦人員要做到對合同的內容、每一個細節要有充分的了解。2、當合同在執行過程中出現任何新的重大的事實情況時，經辦人應8、及時向部門負責人匯報并及時征求法務的意見，以尋求對策。3、合同在執行期間如發生人員變動的，如該人員只是在公司內部變動，則由該經辦人員繼續負責，有特殊情況的可以由原經辦人向新經辦人完全、充分說明合同執行的整個情況，環節，交接相關資料。新經辦人不了解的地方，原經辦人要負責說明。如原經辦人離開公司的，要由其將合同執行的全部資料交接下來，并充分說明整個合同的執行情況，經該業務部門確認無誤的，方可辦理離職手續。4、合同執行完畢后，相關資料由經辦人及時交商務部門入檔。經辦人要對入檔材料的真實性負責。5、商務部對已到期合同的履行情況進行追蹤確認，以及時發現和防范法律風險，公司各部門應予以支持和配合。6、經辦9、人對所簽訂的合同及應收帳款負全部責任。第五條 合同的履行、變更和終止1、合同訂立后應當全面履行。如果發生不能完全、適當履行情況時，主辦部門應采取緊急措施以減少損失，并積極與對方協商，達成書面補充協議。補充協議的簽署流程比照合同訂立流程進行。2、合同變更和提前終止涉及對方違約的，主辦部門應根據原合同決定是否行使追索權，必要時可提請法務部協助和配合。第六條 合同的爭議解決1、經辦人是合同爭議解決的第一責任人，有義務全程跟進爭議的解決。2、法務部負責指導和協助處理合同糾紛。3、合同爭議無法通過協商方式解決并擬采取相應法律行動時，主辦部門應將爭議事項及時通知商務部、法務部，并附送與爭議有關的資料。商務10、部、法務部會商主辦部門后提出解決方案，重要事項應草擬書面報告，提請總經理及集團總裁審批。4、合同爭議進入訴訟/仲裁程序前，由主辦部門負責處理，商務部、法務部協助支持；合同爭議進入訴訟/仲裁程序后，由法務部負責處理，主辦部門協助支持。第七條 合同的責任違反國家法律法規和本規定，在訂立、履行、管理合同中失職、瀆職或以權謀私，簽署假合同、無效合同損害公司利益的，除給予責任人經濟處罰外，公司保留追究其法律責任的權利。構成犯罪的，移交司法機關依法追究刑事責任。第二章 庫房物品管理規定及流程為更好的使貨品在環節中得到有效的管理，保障庫房倉儲安全，降底庫存成本和運輸費用，使貨品出入庫、盤點、退庫、退貨等環節11、的控制手段有所依循，適時、適量、適地高效動作，特制訂并實施本規定。第一條 物品入庫管理1、 物品采購回來后須及時辦理入庫手續，庫房管理員要根據商務部提供的采購清單的項目認真清點所要入庫物品數量，并檢查物品的規格、型號、數量、品種準確無誤，質量完好，配套齊全，分類存放，填寫物品入庫單，由采購員簽字確認，做好入庫登記，及時入庫。2、對于特殊不需要經存倉庫的貨品，由供貨單位直接發往收貨單位，但倉庫管理員必須按照商務部出具的送貨清單辦理相關的入出庫手續，即填寫入庫單并同時填寫出庫單辦理出庫手續。3、入庫單一式四聯，倉庫、財務部、商務部和行政部各執一聯。第二條 物品出庫管理1、物品出庫，倉庫管理員要做好12、相關記錄，經手人簽字確認。2、倉庫管理員要嚴格執行憑經商務部開具的送貨清單發貨，無單不發貨，內容填寫不準確不發貨，數目有涂改痕跡不發貨，發生上述問題應及時與相關人員做好貨物的核對，保證發貨的正確性，及時解決，及時供貨，保證合同的完整履行。3、物品出庫數量價格要準確（賬面出庫數量與送貨清單、實際出庫數量相符）。做到帳、標牌、貨物相符合。發生問題不能隨意更改，應查明原因，是否有漏出庫，多出庫。4、對于樣品出庫，業務員需填寫樣品申請簽收單，由公司總經理審批，商務部主管同意后，交由庫房管理員，庫房管理員必須依據樣品申請簽收單進行配貨發貨，并做好出庫手續。如遇節假日或緊急情況時，商務部主管會電話臨時通知13、庫房負責人進行配貨發貨，但必須于二日內補辦樣品申請簽收單。樣品申請簽收單一式二份，其中一份由倉庫保管，另一份需經客戶簽收后交由商務部備檔保存，當樣品回收后，由庫房管理員首先進行貨品檢驗，在確認貨品合格后在樣品申請簽收單規定處簽字確認交由商務部，商務部依據此單將客戶簽收的單據交回業務員予以銷帳。5、倉庫保管員要做好出庫登記，為防止出現貨物差錯，要嚴格遵守出庫制度。第三條 物品退/換貨管理1、所有物品的退/換貨，業務部門必須事先向商務部提出退/換貨申請，商務部要與貨物發出時的送貨清單和訂貨合同進行核對是否為本公司發出的貨品，由業務人員填寫退/換貨申請單交由公司總經理進行審批后交由商務部備檔，商務部14、統一填寫退/換貨清單交由倉庫予以收貨。原則上所有的貨品退/換貨總額均不能超過該銷售合同總額的5%，如特殊情況除經總經理同意外，需上報集團總裁批準后方可執行。2、領導審批通過后，由庫房人員和技術人員到現場對其物品型號、數量、外觀、功能等各方面進行相關檢測，如有損毀（非人為因素除外）則不予接收。對于換貨的物品要根據商務部重新開具的送貨清單進行發貨（詳見物品出庫管理）。3、所有換貨的商品在送貨的同時，必須將拆卸下來的物品帶回庫房，實行一換一，如貨物數量較大或當時不便于現場拆卸，則必須在一周內將換貨物品帶回庫房，對于退回的不良品（指非收貨方人為等因素造成的不良品）分類存放，倉庫保管員應出具不良品庫存報15、告，上報商務部，由商務部統一向集團公司提出申請，經公司協商批準后進行相應處理。4、退/換貨清單一式四聯，由客戶簽章后第一聯交由商務部留存，第二聯交由財務部記帳，第三聯為客戶留存，第四聯由庫房留存。行政部需留存一份復印件。第四條 物品倉庫管理1、商務部、行政部對公司倉庫管理情況進行定期與不定期的檢查，并對庫房管理中存在的不足及時指出并督促倉庫進行整改；倉庫管理應從以下幾方面進行定期檢查： 貨位規劃：貨位是物品存放地點。檢查物品的貨位規劃是否合理，是否可根據庫房標記可準確地找到物品所在位置。 物品的碼放：盤點過程中，應檢查倉庫對物品是否進行分類碼放，是否分類型、型號、規格，是否分正品區、不良品區。16、標牌與實物是否相符，物品碼放應合理、牢固、定量、整齊、節省、安全。 檢查庫房安全性：檢查庫房防火防盜設施，檢查是否做好三防工作即防銹、防潮、防物品老化，嚴禁與我公司無關的人員進入倉庫。 庫房的衛生：庫房保管員應最少三天進行一次庫房打掃，對庫房地面及閥門貨品清掃干凈，保證閥門表面及貨架及地面無沉土，清潔一新，庫房主管為第一責任人。2、庫存管理：包括帳務管理、實物管理和庫存盤點。 帳務管理目標：帳帳相符 帳實相符。 倉庫應有單獨的物流明細帳，根據送貨清單實時做好庫存登記。 遇有退貨等特殊情況，要及時調整庫存，保證帳實相符。 庫房主管應每月末最后一天提交本月庫存月報表至商務部進行庫存核對，并經財務部17、和行政部審核，無誤后進行簽字確認，上交集團總裁。 實物管理 倉庫保管員不僅對帳實負責，同時對庫房內貨物的品質進行監管。定期檢查貨物包裝及內部是否完好。如有異常及時解決。. 對銷售過程中產生的不良品，倉庫保管員要及時與公司商務部聯系處理，不得積壓。 季度盤點 公司每季度安排行政部與商務部、財務部共同對庫存貨物進行實物盤點與監控，確保存貨數據真實性。季度盤查工作應在每季初第一個星期內進行，財務部、行政部、商務部可隨時對倉庫庫存進行抽查。 盤點流程 盤點應根據公司月度庫存報表與實物進行核對。 盤點時應將貨物質量好壞狀況準確填寫，將客戶退回貨物與正品貨物分類盤點統計。 發生帳實不符情況時，查明原因后，18、需填寫書面說明上報至公司商務部，由商務部與行政部、財務部進行審核，必要時需上報公司總經理及集團公司總裁同意后方可進行調帳。 盤點結束，盤點人員應在盤點庫存表上簽字認可。第三章 商務部訂單管理流程1、 訂單發貨流程：1）商務部根據合同管理規定簽訂銷售合同。2）經審核后根據銷售合同所簽定的發貨日期（業務部門也可另行通知具體發貨日期），填寫送貨清單送至公司財務部。3）財務部根據銷售合同所簽定的結算方式及付款方式進行審核無誤后，在送貨清單中簽字確認，由商務部通知倉庫發貨。4）倉庫應按送貨清單的要求進行配貨并通知物流通過貨運部門發貨，外省市的客戶倉庫還應在發貨后將物流公司的名稱、大約到達時間、貨運單號等19、告之客戶，本地接收客戶應提前一天通知收貨單位做好相應的接收準備。5）商務部應將貨單及合同裝訂后存檔，并口頭通知業務相關人員貨物發出的詳細情況。2、送貨清單回收1）對于本地接收客戶，倉庫應在貨到三日內將客戶簽收確認的送貨清單第一聯交至商務部，第二聯交至財務部進行備檔。2）外省市接收客戶，倉庫應在客戶收到貨物后三日內將客戶回傳的確認清單連同送貨清單原件第1聯交至商務部，將第2聯轉交財務部進行備檔。3）商務部定期將未按時回交簽收清單明細發送通知至倉庫；督促倉庫按時提交簽收清單。第四章 公司資質、投標報價管理規定為加強公司產品銷售價格的管理，統一規范報價體系，保障公司的經濟利益，做到有制可依，有章可詢20、，特制定本規定。第一條 詢報價流程1、公司所有閥門產品的對外價格均由商務部統一管理。公司業務部相關人員接到客戶需要的報價單后，首先要根據所承接的工程項目分析此次報價的合理性及有效性，不能盲目報價，亂報價。2、對于陌生電話詢價、無項目、無責任人的閥門詢價原則上不予報價。3、商務部會制定公司閥門產品統一價格表，業務員可依據項目自身情況在不低于公司價格的基礎上自行報價。4、銷售合同簽訂后，依據回款情況對于超出公司價格部分的利潤，由商務部負責核算和申請將扣除相關稅金后的金額部分，提交公司財務部進行審核，交由集團總裁進行審批。5、商務部要對報價進行監管，協助業務人員做好相關報價工作，并且做好對該項目的報21、價歸檔工作，隨時可以查閱調檔。6、要嚴格遵守報價制度，做好報價保密工作。第二條 投標流程1、業務員經公司同意后購買招標書文件交予商務部。2、商務部商務專員依據投標書要求及投標時間制作投標書商務文件。技術部人員依據投標書要求負責制作技術標段。由商務專員負責整體標書整理及封存，3、投標書報價詳見詢報價流程。4、商務部將投標書封存蓋章后交予業務員進行投標。第三條 公司信用資質管理規定1、公司所有資質證明文件均由商務部統一進行管理。2、對于已經到期及特殊需要新申辦的資質證明文件由商務部負責提出，及時更新或協同相關部門進行辦理。3、需要招投標以及對外業務往來需要借用或使用資質證明文件的需由商務部同意在前22、臺登記后方可支取。4、公司前臺將對業務員每一次支取做詳細記錄，進行定期統計，業務員需根據客戶需求合理進行支取，不得隨意丟棄或用于它用，一經發現，公司將嚴肅處理。第五章 應收帳款管理規定為進一步規范賒銷及應收賬款的日常管理，保證公司最大可能的利用資源，拓展市場，擴大銷售；加速資金的良性循環，提高資金周轉效率；防范經營風險，降低損失機率，特制定本規定。第一條 范圍本制度所指的應收帳款指發出產品賒銷所產生的應收款項。第二條 管理部門應收賬款的日常管理部門為公司的商務部和財務部，財務部負責數據傳遞和信息反饋，商務部負責與客戶的溝通以及協助業務部項目責任人參與應收賬款的催收。第三條 應收帳款的管理1、公23、司所有的應收款項必須簽定指定合同后方能產生，合同中必須注明結算方式、付款方式及付款周期，其付款方式需遵循公司相關付款管理規定。2、公司商務部對每一個項目所涉及的應收款項及付款期限進行登記管理，對于即將到期應收取的款項會提前通知業務部相關責任人進行收取，財務部同時進行監督管理。3、商務部每月5日前會將業務部所有人員上月的銷售業績及銷售回款情況提交財務部出納處進行業務人員工資提成的核算（其提成核算辦法詳見閥門公司考核與獎懲實施辦法）。4、商務部每月5日前會上報應收帳款月報表及預警分析發往總經理及業務部門相關人員提供參考。并要求業務人員對自己所經管的應收帳款簽字確認，對異常情況和已發現的異常入帳情況24、進行及時反饋給財務部并說明情況。5、業務人員取得客戶匯票、支票后應及時交予商務部，由商務部統一登記后交予財務部進行帳務處理。對于現金及匯款的客戶，應及時通知商務部和財務部，以便財務及時入帳和登記結算。第四條 應收帳款催收程序1、業務部相關人員對所簽定的合同發生的應收帳款負全責，負責全面催收貨款是業務人員的職責。2、對于合同所簽定的結算期限，超過30天則列為超帳期帳款，業務人員要說明延期收款理由并確定最終收款期限，并由客戶簽署擔保函，由集團總裁批示后，業務責任人繼續負責帳款催收。3、對于合同所簽定的結算期限，超過3個月的則列為問題帳款，公司則下達最后催收期限（不超過15個工作日），由公司指派專人25、協同業務責任人進行帳款催收。4、對公司指派專人清欠貨款仍無結果的情況下，由業務相關責任人會同部門經理及總經理向法務部提供客戶資料及拖欠款項的全部相關證據，包括但不限于對賬單、貨物簽收單等經客戶簽字、蓋章的文件及保證人簽署的保證函；5、法務部根據業務部門提供的相關證據擬定出具法律文件，形式包括通知函、警告函、律師函等，對于經上述催收程序無效仍惡意拖欠的客戶，由公司總裁最終確定是否由法務部啟動仲裁或訴訟程序。第六章 采購管理規定及流程 為了規范公司的物品采購行為，降低物品采購成本，確保公司各項物品供應，加強公司物品采購的監督管理，特制定本規定。 第一條 范圍凡與閥門有關的詢價、議價、采購等作業,均26、適用本規定。第二條 采購原則 1、嚴格執行詢議價程序對于物品的采購，每次采購金額在2000元以上，必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信等因素的基礎上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。2、 一致性原則采購人員所采購的物品或服務必須與銷售合同所列要求規格、型號、數量相一致，達到公司所規定的質量與標準。3、 最低價搜尋原則采購人員應當根據市場信息做到比質、比價采購，隨時搜集市場價格信息，建立供應商信息檔案庫，了解市場最新動態及各地區最低價格，實現最優化采購。4、 廉潔制度采購人員必須做到：1）熱愛公司，自覺維護公司利益，努力提高27、采購材料質量，降低采購成本。2）加強學習，提高認識，增強法治觀念。3）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。4）嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監督。5）工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。6）努力學習業務，廣泛掌握與采購業務相關的新材料、新工藝、新設備及市 場信息。5、 建立長期合作供應商對于通用性閥門，要做到每一種產品都建立固定的廠家和供應商體系，選擇價格較低、質量過硬的供應商，由公司技術部對閥門進行質量把關，符合公司標準的簽署長期合作協議，以簡化采購程序，提高工作效率。對于價格隨市場變化較快的物品，應隨時掌握市場行情，調整采購價格。對于已簽署的長28、期供應商，應建立詳細完整的供應商檔案體系，包括供應商資質、信譽、產品樣本、標準等。6、 審計監督采購人員要自覺接受財務部門對采購活動的監督和質詢。對采購人員在采購過程發生的違犯廉潔制度的行為，相關部門將有權對有關人員提出降級、處罰、開除的處理建議，直至追究法律責任。第三條 采購流程1、采購的物品原則上做到不積壓不留庫存，對于庫房已有的貨品優先使用。2、 非一般性通用閥門或臨時性采購物品商務部采購人員依據銷售合同的物品量單進行詢比價，至少選擇三家廠家進行價格對比，挑選性價比較高的作為采購對象，對于已簽署長期供貨協議的供應商可在費用審批后直接下產品訂貨單進行訂貨。3、 商務部采購人員填寫請款申批單29、，需注明采購項目名稱、采購物品名稱、單價、數量、稅金及運費等相關情況，經商務部主管、總經理同意后交予財務部進行審核，上報集團總裁審批。4、 集團總裁簽批后方可簽訂采購合同或對供應商下產品訂貨通知單。采購合同內容必須將標的；(2)數量；(3)質量；(4)價格；(5)包裝；(6)交貨期限； (7)驗收地點及辦法；(8)交貨方式及地點；(9)付款條件及付款方式； (10)保險； (11)運輸損耗的承擔；(12)違約責任。內容明確、清楚、具體寫出，不得含糊其辭。5、 合同簽定或訂單下達后，商務部采購人員必須負責追蹤，督促交貨進度。 6、 物品到達后，由商務部、技術部負責對每一批物品進行技術監督檢驗，如30、遇供應商送來的物品品質、數量等與合同規定的不相符，應及時書面通知供應商及時處理，必要時進行退貨處理。7、 商務部應每月5日前向集團公司上報當月采購明細報表。第四條 貨款結算1、商務部根據所訂物品的到貨期及付款條件，測算資金的使用時間，每月5日前上報下月月度應付帳款明細表經總經理簽字后，遞交財務部進行核對，上報集團總裁。2、對于加急的應付帳款，需在請款審批單上方注明“加急”字樣，并通知財務部緊急備款。3、貨款原則上由財務部進行轉帳或匯款，特殊情況下可進行現金交易。供應商到公司自提貨款需由商務部提前書面通知財務部，并由商務部帶領提款人員到財務部辦理相關手續。4、一批貨物驗收完畢后，采購人員應及時整31、理各種單據，送財務部做為付款憑證，貨物的付款憑證有：合同、發票、簽收單等； 5、帶款提貨及預付貨款管理（本款提貨人不得是新進員工），在部分貨物緊張處于賣方市場時，供應商堅持要求先款后貨，因而需要帶款提貨，其所需貨款須由商務部、財務部和集團總裁嚴格審查批準方能辦理。第五條 采購注意事項 1、當與供應商初次合作時必須事先派采購人員或主管人員與技術人員去實地調查供應商的實物供應，質量保證情況和目前的經濟狀態等情況。 2、必須有完整的正式合同，在合同中必須有明確的交貨地點，交貨期限，質量標準，和在需方所在地的法院管轄范圍內履約。 3、預付款的額度控制，須由公司商務部、財務部根據供應商的信用資質討論決定32、，作出既要保證生產的需要，又要保證貨款安全的相應對策。 4、貨物預付貨款支付以后，商務部和財務部必須同時明確專人負責該項貨物和貨款的追蹤記錄，直至該合同履行完畢。第六條 采購入庫1、簽訂采購合同后，商務部應及時通知庫房管理員該批貨物的到貨時間及到貨地點，庫房管理員做好接貨準備。2、相關入庫流程詳見第二章 庫房物品管理規定及流程第七章 售后服務管理規定為了增進經營效能，對售后服務過程進行有效控制，把客戶權益同企業利益很好的統一起來，確保為用戶提供及時，周到，滿意的服務，及時反饋以便做出相應的改進措施，特制定本規定。第一條 適用范圍適用于銷售服務管理工作；適用于售后服務技術人員。第二條 售后服務工33、作方針信息準確、反應敏捷、處理有效、用戶滿意；第三條 售后服務目標服務及時率90%;用戶滿意程度85%;用戶抱怨率（確屬服務責任的）3%. 第四條 售后人員行為規范一、售后人員或技術人員應嚴格遵守公司的規章制度，執行本公司的產品質保期規定，樹立處處為用戶著想、視用戶為上帝、全心全意為用戶服務的宗旨，服務態度要熱情、耐心、周到；二、售后人員或技術人員到達現場后要詳細了解現場情況、故障情況，認真檢查、分析故障原因，并按規定進行處理，同時將售后處理情況如實填寫在設備售后維修派工單上（詳見附件5）。服務結束后，應請用戶簽字（蓋章）認可。不允許在服務前要求用戶簽字（蓋章），不允許涂改、偽造客戶的簽字（蓋34、章）或建議，否則，一經發現，嚴肅處理。三、售后人員或技術人員在實施技術服務中，不能只滿足于解決客戶提出的問題，還應主動向客戶傳授閥門使用保養知識，指導用戶正確使用、維護、保養閥門。四、售后人員或技術人員不準以任何理由或借口向用戶收取各種費用（有償服務需經上級主管領導同意，回公司后如數上繳，沖抵服務費用），杜絕吃、卡、拿、要等有損公司形象行為，否則同經發現，嚴肅處理。五、售后人員或技術人員在服務過程中應使用文明用語，自覺維護公司形象，對不了解的問題和與技術、服務無關的事不準亂下結論，同時應注意保護與本公司有關的信息。六、售后人員或技術人員應本著為公司節約成本的原則，能電話解決問題的不去現場，能夠35、維修好的不更換新的閥門，如果產品質量原因，要提交商務部與廠家進行協調，讓廠家補發新貨。對于工期要求必須及時更換的閥門，所更換的閥門庫房有的先從庫房出貨，沒有的再從外部進行采購，對于拆換后的閥門應及時拉回退回廠家換貨。第五條 售后服務工作流程一、接受任務和指令1、商務部由專人負責接收客戶的售后服務電話及投訴，商務部接到通知后，應書面通知售后服務人員并辦理相關手續，填寫設備售后維修派工單。2、 技術人員接到商務部下達的設備售后維修派工單，應先熟悉本次任務的詳細內容（先以電話方式向客戶詳細詢問故障原因，如電話提供的技術支持能夠解決故障原因，則不必到現場解決）。3、 準備好維修所需要的相關工具及配件和36、設備售后維修派工單。4、 做好出發前的準備工作（二人以上外出，應指定一人臨時負責）。二、預借款1、主動與用戶聯系，詢問具體故障，根據此次前去可能出現的相關費用和差旅費預估填寫請款審批單或出差申請單。2、經上級主管批準，報集團總裁審批后到財務處預借款。3、如更換的閥門需外部采購，程序同采購流程。三、到達后問題處理1、見到客戶后，首先自我介紹說明來意，并請客戶帶領前往故障現場，了解并實地查看故障具體情況。2、 “聽”：詳細聽取客戶反映閥門具體使用、出現故障的前后情況，對故障必須做好記錄。3、 “看”：核對閥門是否為我公司所供貨品，故障原因是否為人為或外界環境因素，以進一步證實客戶提供的情況。4、 37、“查”：針對故障部位進行檢查，確定故障的真正原因。四、 作出處理1、實事求是對問題進行處理，分析故障原因、責任，盡量與客戶達成共識。2、詳細填寫設備售后維修派工單，最后由客戶簽名（蓋章），如需更換閥門，必須寫清原因、所更換的貨品名稱和數量以及出處，經上級主管同意后方可進行更換。3、 較大問題必須及時向上級領導匯報，應首先提出自己的處理意見和客戶要求，便于上級領導決策參考。4、換下的舊閥門或配件須妥善包裝及時帶回。5、處理結束離開前簡要向上級主管匯報處理結果，并請示有否其他任務和安排。五、 返回公司后工作：1、返回后應及時上班（如要休息需經領導同意）。2、向主管領導匯報處理的具體情況。3、將設備38、售后維修派工單交主管領導審批后存檔。4、及時填寫各種報銷憑證，交主管領導審核后一周內到財務報銷（差旅費標準遵照公司行政管理手冊中差旅費報銷制度）。5、設備售后維修派工單的完成情況，將作為售后服務技術人員的績效列入考核標準。第六條 客戶意見與投訴、一、本公司為加強對客戶的服務，并培養售后人員“顧客第一”的觀念，特設立客戶投訴、意見調查，將所得結果，作為改進售后服務措施的依據。二、客戶意見或投訴反饋將作為售后人員每月績效考核的組成部分，對客戶的意見或投訴，商務部應特別加以重視，認真處理，以精益求精，建立本公司售后服務的良好信譽。三、對客戶的意見或投訴，其情節重大者，商務部應即提集團總截核閱，提前加以處理，并將處理情況函告該客戶；其屬一般性質者，商務部自行酌情處理，以書面或電話通知該客戶。