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1、集團公司來賓招待管理制度附接待工作流程表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一節(jié) 總 則第一條 為加強和完善來賓接待工作的統一管理，展示和宣傳企業(yè)良好形象，有秩序、有步驟地做好來賓接待工作，特制訂本管理辦法。第二條 本辦法適用集團內各職能部門、子公司第三條 所有參觀、考察、業(yè)務洽談或檢查工作的來訪賓客，皆采用對口接待的辦法，誰接待、誰負責。一切來賓接待均秉著節(jié)約不失周到的接待原則，真誠服務，賓至如歸。第二節(jié) 來賓類別劃分第四條 按照邀請部門性質劃分，分為：“集團型”貴賓、“非集團型”貴賓和“普通型”來賓。第五條 “集2、團型”貴賓：由集團高層領導親自或授權的，以集團名義邀請的，關系整個集團利益和形象的來賓。第六條 “非集團型”貴賓：由各職能部門或子公司邀請的，主要關系本部門或本公司業(yè)務的來賓。第七條 “普通型”來賓：由個人邀請或個別約見的，主要關系個人工作或業(yè)務往來事宜的來賓。第三節(jié) 總臺接待 被訪人會客第八條 “集團型”和“非集團型”貴賓由主要接待部門負責接待，總臺配合接待。第九條 原則上，“普通型”來賓接待統一安排于一樓大廳會客。由總臺電話聯系被訪人并確認會客事宜后，被訪人到一樓會客。第十條 原則上，被訪人在接受拜訪的前提下，接到總臺會客通知后十分鐘內下樓會客。來賓在一樓大廳等待時間不得超過十分鐘。若被訪3、人有要事不能在規(guī)定時間內下樓會客，必須親自電話告之來賓表示歉意，請來賓諒解，并盡快下樓會客。第十一條 普通來賓若因特殊工作需要須上樓者，必須經被訪人所在部門負責人同意后，由被訪人到一樓迎領。來訪可能造成的財物、形象等損失均由該部門承擔。 第十二條 集團總裁、副總裁、總裁助理，各職能部門總經理、副總經理，各子公司總經理、副總經理、總經理助理可根據實際需要上樓會客。其中，集團總裁、副總裁、總裁助理，職能部門總經理、副總經理賓客由總臺引領至相應地點會客；各子公司總經理、副總經理、總經理助理賓客由各辦公室或相應部門文員至一樓引領。第四節(jié) 接待或參觀場地管理第十三條 原則上，所有來賓一律不允許進入辦公區(qū)4、域，統一安排至會議室或接待室會客。第十四條 集團一樓大廳、會議室、貴賓室、集團形象展示廳、數字城市體驗館為來賓接待參觀的主要場所，可根據實際接待需要選擇性地申請使用。（集團形象展示廳、數字城市體驗館使用規(guī)定詳見附件）第十五條 若因接待需要申請使用集團接待場地，原則上，須提前一天向總裁辦申請、并做好登記，再由總裁辦統一安排，以免發(fā)生沖突，影響工作。第五節(jié) 歸還及總結建議第十六條 申請使用場所及設備在使用完畢后，必須及時到總裁辦辦理安全歸還手續(xù)。第十七條 為及時總結經驗，吸取教訓，也為增進主要接待部門和主要協助部門間的交流溝通，不斷完善來賓接待工作，特設置意見反饋欄，主要接待部門和總裁辦都可在“本5、次工作總結建議”一欄寫下本部門對本次接待工作的總結建議或意見。第六節(jié) 相關責任部門職責第十八條 接待部門職責 （一）接待部門在確定來訪事宜后，及時開展接待籌備工作。具體籌備事項可參考集團來賓接待工作流程表內容。（二）若籌備或接待工作中有需集團其他部門協助的，請?zhí)崆耙惶鞂碣e接待工作流程表中相關內容填寫清楚，并報送總裁辦，由總裁辦負責統一協調，以免發(fā)生沖突。 （三）若需使用接待場地，必須在來賓接待工作流程表中的“使用協議”欄上簽字。協議自簽訂時即時生效。在此期間展示廳內一切物品及知識產權安全等管理責任均由使用方承擔。（四）來賓參觀時，必須派人陪同。接待人員在接待或陪同參觀過程中，必須保守公司機密6、，必須及時婉言謝絕客人翻閱公司資料或超越規(guī)定范圍的參觀要求。特殊情況應向部門領導或更高級別領導請示，獲得準許后方可。（五）參觀完畢后，接待部門人員到總裁辦辦理設備和場地使用的歸還手續(xù)，將使用權限移交回總裁辦。第十九條 總裁辦職責（一）總裁辦負責統籌安排“集團型”貴賓的接待工作，包括接待方案及接待具體籌備事項的督促落實等工作。 （二）協助“非集團型”貴賓接待的協調工作。 （三）接到接待場地使用申請后，做好參觀前準備工作，包括開門、燈、設備及通知各責任部門開啟并調試好系統等。（四）對集團形象展示廳、數字城市體驗館進行統一管理，包括：衛(wèi)生管理，機器設備及各類展示資料完好度管理，使用管理等。（五）及時7、檢查、調查、協調、解決因展示廳使用所引起的財物損壞、遺失等造成的直接經濟損失。（六）接受集團各部門、子公司關于接待相關問題的咨詢，并協助提供建議。（七）將每次來賓資料及展示廳使用資料整理歸檔備案。（八）必要時，負責貴賓證的發(fā)放和回收工作。第二十條 其他協助部門職責（一）品牌部負責“形象展示廳”和“數字城市體驗館”的品牌形象深化設計、橫幅制作、電視墻歡迎詞制作等工作。（二）各展示區(qū)塊責任部門負責對應區(qū)塊的系統調試、演示和講解工作。（三）物業(yè)公司負責橫幅懸掛和撤離工作。第七節(jié) 罰 則第二十一條 主要接待部門未及時填寫來賓接待登記表及需協助工作詳細內容，并及時報送總裁辦登記審批，而對接待工作造成影響8、的，由接待部門負全部責任，并視情節(jié)嚴重程度予以相應處罰。第二十二條 貴賓參觀展示廳時，未派陪同人員而造成公司財物損失或機密泄露的，一經發(fā)現，視情節(jié)輕重給予接待負責人相應處罰。第二十三條 接待人員在接待或陪同接待過程中未及時謝絕客人翻閱公司資料或超越規(guī)定范圍的參觀要求，泄露公司機密而對我公司造成不良影響或其他損失的，追究當事人責任，并視情節(jié)嚴重程度予以相應處罰。第二十四條 接待場所參觀使用完畢后，使用部門/公司未及時到總裁辦辦理“接待使用場地及設備使用協議”移交手續(xù)者，取消其三個月的場地使用、參觀申請權。第二十五條 總裁辦接到申請協助相關事項后未及時安排工作，給接待工作帶來影響的，視情節(jié)嚴重程度9、予以相應處罰。第二十六條 協助接待部門未及時做好本職工作，影響接待工作的順利開展，視情節(jié)嚴重程度予以相應處罰。第八節(jié) 接待行程（參考）第二十七條 “集團型”貴賓：園區(qū)參觀集團形象展示廳數字城市體驗館研發(fā)中心參觀區(qū)集團貴賓接待室（總裁、副總裁或集團常委級別領導）第二十八條 “非集團型”貴賓：園區(qū)參觀集團形象展示廳數字城市體驗館（可自行選擇）研發(fā)中心參觀區(qū)公司接待室、會議室（公司或職能部門總經理、總監(jiān)級別領導）第二十九條 “普通型”來賓：公司接待室、會議室（部門經理級別領導）或一樓大廳會客接待（被訪人）第九節(jié) 接待費用標準（參考）第三十條 用餐標準（一）“集團型”貴賓：政府首長、各國財團、重點項目10、業(yè)主、大型企業(yè)負責人及友好人士（150元/天/人）以內（二）“非集團型”貴賓：普通項目業(yè)主、相關業(yè)務單位負責人及友好人士（80元/天/人）以內（三）“普通型”來賓：食堂工作餐第三十一條 接待費用處理 接待費用由接待責任部門自理。第十節(jié) 附 則第三十二條 本辦法由總裁辦負責制訂、解釋及修訂第三十三條 本辦法自發(fā)布之日起實施附件：1來賓接待工作流程表 2集團形象展示廳使用管理條例 3數字城市體驗館使用管理條例*集團來賓接待工作流程表主要接待部門接待負責人來訪單位名稱主要領導及職務人 數抵達時間返回時間來訪目的參觀考察業(yè)務洽談視察、檢查工作其它來賓接待規(guī)格集團型 非集團型 邀請擬參與接待人員集團高層11、領導（需主要接待部門自行邀請） 職能部門或公司總經理、總監(jiān) 部門經理 其他人員 準備事項（帶“*”為可申請總裁辦安排事項，帶“”為可申請總裁辦協調事項）會議室：茶水* 播放企業(yè)宣傳片* 投影儀* 桌簽* 公司宣傳資料* 攝影* 貴賓證*桌簽卡紙（16*7cm）水果 臺花 筆記本電腦其 他 ：接站牌 車輛 歡迎牌 香煙 紀念品或禮品 其它 橫幅 （內容）： 一樓電視墻歡迎詞（內容）： 總裁辦簽復： 使用場所 會議室 貴賓接待室 集團形象展示廳 數字城市體驗館 其它 要求數字城市體驗館展示狀態(tài)：隨意瀏覽，可不啟動系統 重點參觀，需開啟系統并調試運行 總裁辦簽復： 用 餐是 否 用餐地點 用餐時間 12、規(guī)格： 住 宿是 否 住宿酒店 房間數量： 規(guī)格： 協助部門信息總裁辦受理責任人（總裁辦填寫）聯系方式（總裁辦填寫）接待場地及設備使用協議書 我單方因來賓接待需要，特需借用以上場地及設備。我方承諾，在借用期間嚴格保護場地的財物安全，若有損壞或遺失，我方愿承擔全部責任！借用人簽名： 歸還人簽字： 歸還時間： 總裁辦簽復意見： 籌備及接待工作流程（參考）1前期籌備工作：確定接待事項參照來賓接待安排表填寫相關附件并送相應部門制訂接待方案，明確籌備接待責任人和協助部門聯系主要協助單位/部門做好相應準備2當日接待工作：接車（機場、車站、公司正門口等） 園區(qū)參觀 辦公大樓參觀領導接見餐飲、住宿安排送車電話回訪注意事項1橫幅制作：長度：20米（位置：園區(qū)大門口正門處）2桌簽長度：長16厘米，寬7厘米，紅底黑字，字體一般為宋體加粗。3桌簽擺放位置：客為尊，將來賓安排于面對門的位置。最高領導位于正中間，再根據其他來賓的職務高低依次左、右排列。（例：部門副經理 | 辦公室主任 | 第一副總經理 | 總 裁 | 第二副總經理 | 辦公室副主任 | 一般員工）本次接待工作總結-主要接待部門總結建議：-總裁辦總結建議：注：此表一式兩份，主要接待部門及總裁辦各執(zhí)一份備案。