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1、集團(tuán)公司ERP系統(tǒng)運(yùn)行及賬款管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 1.目的為進(jìn)一步強(qiáng)化公司財(cái)務(wù)管理，規(guī)范會(huì)計(jì)核算，保證ERP上線后順利運(yùn)行，制定本制度。2.適用范圍有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）。3.職責(zé)3.1 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)創(chuàng)建財(cái)務(wù)客戶及財(cái)務(wù)供應(yīng)商。3.2 SD、MRO、MM模塊根據(jù)各自的業(yè)務(wù)，分別負(fù)責(zé)管理維護(hù)公司所有銷售訂單客戶主數(shù)據(jù)和采購(gòu)訂單供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的創(chuàng)建和維護(hù)。3.3 財(cái)務(wù)部門有權(quán)對(duì)公司的客戶、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的維護(hù)進(jìn)行監(jiān)督、審核。4.業(yè)務(wù)流程和要求4.1 財(cái)務(wù)客戶及供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的創(chuàng)建流程及要求4.1.1 公司2、財(cái)務(wù)部必須指定專人負(fù)責(zé)對(duì)客戶及供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的創(chuàng)建和維護(hù)工作，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、審核有關(guān)供應(yīng)商、客戶主數(shù)據(jù)信息。主數(shù)據(jù)管理人員可以專職也可以兼職，主數(shù)據(jù)的創(chuàng)建要及時(shí)與往來(lái)管理人員取得聯(lián)系。4.1.2 所有客戶及供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的統(tǒng)馭科目必須按照客戶及供應(yīng)商的性質(zhì)設(shè)定為應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款等有關(guān)科目。4.1.3 客戶及供應(yīng)商主數(shù)據(jù)管理員在創(chuàng)建主數(shù)據(jù)時(shí)，首先必須認(rèn)真檢查該客戶或供應(yīng)商在SAP系統(tǒng)中是否已經(jīng)創(chuàng)建。4.1.4 如果某一客戶或供應(yīng)商屬集團(tuán)公司及其下屬單位或集團(tuán)公司集團(tuán)及其下屬單位，應(yīng)首先檢查集團(tuán)公司及其下屬單位編碼信息表，如果存在該單位，則以外部給碼方式增加該客戶或供應(yīng)商，如果不存在該單位，則必須以規(guī)3、定的方式向集團(tuán)公司申請(qǐng)編碼，待審批同意并下發(fā)編碼后再以外部給碼方式增加該客戶或供應(yīng)商。4.1.5 所有外部客戶（組：SD03）及供應(yīng)商（組：SK03）在主數(shù)據(jù)創(chuàng)建時(shí)由SAP系統(tǒng)內(nèi)部自動(dòng)編碼。4.1.6 客戶與供應(yīng)商主數(shù)據(jù)管理員在創(chuàng)建某一客戶或供應(yīng)商時(shí)必須認(rèn)真檢查該單位信息是否已經(jīng)創(chuàng)建，如果已經(jīng)創(chuàng)建，則須將已創(chuàng)建的供應(yīng)商或客戶的編碼填入該新建客戶或供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的相應(yīng)字段中。4.1.7 公司所有的客戶與供應(yīng)商都必須創(chuàng)建主數(shù)據(jù)，其中有銷售訂單的客戶主數(shù)據(jù)、有采購(gòu)訂單的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)分別由SD模塊、MRO模塊創(chuàng)建，原油供應(yīng)商主數(shù)據(jù)由MM模塊負(fù)責(zé)創(chuàng)建，其他客戶與供應(yīng)商主數(shù)據(jù)由財(cái)務(wù)部門創(chuàng)建。4.2 員工主數(shù)4、據(jù)創(chuàng)建流程及要求4.2.1 員工主數(shù)據(jù)由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)報(bào)銷人員向供應(yīng)商主數(shù)據(jù)管理員提出申請(qǐng)，由供應(yīng)商主數(shù)據(jù)管理員負(fù)責(zé)創(chuàng)建。4.2.2 供應(yīng)商主數(shù)據(jù)管理員在創(chuàng)建員工主數(shù)據(jù)時(shí)必須讓有關(guān)人員提供該員工的姓名、所在部門、HR的人員編號(hào)等必要信息。任何人不得以任何虛擬信息創(chuàng)建員工主數(shù)據(jù)。4.2.3 員工主數(shù)據(jù)（組：SK98）以外部給碼方式進(jìn)行創(chuàng)建，員工編碼規(guī)則為：“NM”+工號(hào)。4.2.4 員工主數(shù)據(jù)的統(tǒng)馭科目為“其他應(yīng)付款”。4.3 客戶、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)流程及要求4.3.1 財(cái)務(wù)客戶、供應(yīng)商及員工主數(shù)據(jù)的相關(guān)專管人員負(fù)責(zé)客戶、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的維護(hù)。4.3.2 專管人員應(yīng)隨時(shí)關(guān)注有關(guān)主數(shù)據(jù)信息的變化情況5、并及時(shí)進(jìn)行修改。4.3.3 客戶、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)相關(guān)部門和人員有義務(wù)就相關(guān)單位的信息變動(dòng)及時(shí)向?qū)９苋藛T提供變動(dòng)信息。4.3.4 任何單位和個(gè)人不得以任何形式要求專管人員向客戶、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)中添加不真實(shí)的信息或?qū)⒃刃畔⑿薷臑椴徽鎸?shí)信息。4.3.5 專管人員有義務(wù)將原先上線時(shí)已存在部分虛擬信息逐步修改為真實(shí)信息。4.3.6 客戶及供應(yīng)商主數(shù)據(jù)管理員在對(duì)客戶和供應(yīng)商主數(shù)據(jù)進(jìn)行凍結(jié)和刪除等維護(hù)時(shí)，必須及時(shí)與往來(lái)管理人員取得聯(lián)系，由往來(lái)管理人員查找該賬戶是否由余額、并向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示未清項(xiàng)的處理辦法。4.4 一般應(yīng)收應(yīng)付過(guò)賬流程4.4.1 財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)查看采購(gòu)訂單情況，并按規(guī)定進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)、和過(guò)賬處理。4.6、4.2 財(cái)務(wù)人員應(yīng)將有關(guān)非采購(gòu)訂單發(fā)票正確、及時(shí)地過(guò)賬到SAP系統(tǒng)中。4.4.3 財(cái)務(wù)人員對(duì)于應(yīng)收賬款及應(yīng)付賬款以外的客戶和供應(yīng)商掛賬，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)所選的特別總賬標(biāo)志，以確保相關(guān)業(yè)務(wù)正確過(guò)賬到對(duì)應(yīng)的科目下。4.4.4 財(cái)務(wù)部門在收付款時(shí)應(yīng)對(duì)該客戶或供應(yīng)商的預(yù)收、預(yù)付及應(yīng)收、應(yīng)付款情況進(jìn)行全方位的關(guān)注，對(duì)有關(guān)情況及時(shí)與相關(guān)部門聯(lián)系，并對(duì)于非常情況及時(shí)采取必要措施。4.4.5 其他與客戶、供應(yīng)商相關(guān)部門，應(yīng)隨時(shí)關(guān)注相關(guān)客戶、供應(yīng)商的預(yù)收、預(yù)付及應(yīng)收、應(yīng)付款情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即與財(cái)務(wù)部門聯(lián)系，并采取必要措施。4.4.6 應(yīng)收、應(yīng)付的清賬工作應(yīng)盡可能在收付款的同時(shí)進(jìn)行，同時(shí)必須保證賬務(wù)處理的正確性與及時(shí)性7、。4.5 員工借款及報(bào)銷流程及要求4.5.1 財(cái)務(wù)部門在員工借款時(shí)，應(yīng)根據(jù)借款單據(jù)，通過(guò)特別總賬標(biāo)志將借款過(guò)賬到“其他應(yīng)收款員工”科目下。4.5.2 財(cái)務(wù)部門在員工報(bào)銷時(shí)，應(yīng)根據(jù)報(bào)銷單據(jù)，通過(guò)發(fā)票的形式將報(bào)銷款過(guò)賬到“其他應(yīng)付款員工”科目下。4.5.3 其他應(yīng)收與其他應(yīng)付的清賬工作應(yīng)盡可能在收付款的同時(shí)進(jìn)行，如有特殊情況必須單獨(dú)清賬時(shí)，必須保證賬務(wù)處理的正確性與及時(shí)性。4.6 往來(lái)的管理及收付款流程4.6.1 在系統(tǒng)中，對(duì)往來(lái)的管理是通過(guò)未清項(xiàng)的管理來(lái)進(jìn)行的，財(cái)務(wù)部要設(shè)立專人進(jìn)行未清項(xiàng)的檢查、審核和管理。4.6.2 收款流程：應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)在收到客戶交來(lái)的款項(xiàng)首先進(jìn)行審核和檢查，填寫銀行進(jìn)賬單送8、至銀行出納會(huì)計(jì)，銀行出納在收到銀行的進(jìn)賬單據(jù)應(yīng)及時(shí)傳遞到應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)，應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)此時(shí)根據(jù)客戶名稱在系統(tǒng)中及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理、并進(jìn)行客戶的未清項(xiàng)處理。4.6.3 付款流程：業(yè)務(wù)部門采購(gòu)人員填寫請(qǐng)付款申請(qǐng)書經(jīng)業(yè)務(wù)部門的行政領(lǐng)導(dǎo)審核、同意，傳遞到應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)等分別進(jìn)行檢查、審核，最后經(jīng)分管處長(zhǎng)審核同意后由應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)在系統(tǒng)中進(jìn)行應(yīng)付賬款處理，并由資金管理按排資金、銀行出納付款。4.7 應(yīng)收應(yīng)付會(huì)計(jì)憑證審核流程及要求4.7.1 財(cái)務(wù)部應(yīng)設(shè)專人對(duì)各類憑證進(jìn)行檢查、稽核，以確保各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及時(shí)、準(zhǔn)確地在財(cái)務(wù)上進(jìn)行反映。4.7.2 應(yīng)收、應(yīng)付會(huì)計(jì)憑證審核的主要內(nèi)容包括：相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)是否與會(huì)計(jì)憑證反映的9、內(nèi)容相一致；“抬頭文本”：填寫憑證張數(shù)；“長(zhǎng)文本”：填寫憑證摘要或選擇相關(guān)選項(xiàng)；憑證日期、記賬日期、貨幣、業(yè)務(wù)范圍、業(yè)務(wù)金額等填寫是否正確；總賬科目、借貸等選擇是否正確；是否正確填寫必要的分配項(xiàng)；是否正確地選擇了相關(guān)稅碼及相關(guān)稅費(fèi)計(jì)算是否正確；與總賬科目相關(guān)的各項(xiàng)內(nèi)容是否符合總賬模塊管理的相關(guān)要求；其他按規(guī)定需填寫項(xiàng)目是否填寫正確。4.7.3 從其他模塊過(guò)入的會(huì)計(jì)憑證應(yīng)認(rèn)真審核其業(yè)務(wù)的正確性、及時(shí)性以及必要的輸入項(xiàng)是否齊全、完整、符合要求等，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題因及時(shí)通過(guò)適當(dāng)途徑要求有關(guān)部門和人員進(jìn)行修正。4.8 應(yīng)收、應(yīng)付月末結(jié)賬流程及要求4.8.1 財(cái)務(wù)部必須指定專人進(jìn)行結(jié)賬管理。4.8.2 結(jié)賬專10、管人員必須在每月1日上班前打開當(dāng)月賬務(wù)，并在每月賬務(wù)結(jié)束后關(guān)閉該月賬務(wù)。4.8.3 關(guān)賬后須重新開賬的，須由有關(guān)人員寫出書面說(shuō)明，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可。4.9 報(bào)表及客戶化程序運(yùn)行流程及要求4.9.1 在集團(tuán)公司全面實(shí)施ERP之前，報(bào)表按照集團(tuán)公司規(guī)定的報(bào)表，通過(guò)“集團(tuán)公司ERP報(bào)表管理系統(tǒng)”以數(shù)據(jù)抽取形式進(jìn)行編制。4.9.2 上報(bào)集團(tuán)公司報(bào)表必須按財(cái)務(wù)部有關(guān)編報(bào)要求及時(shí)準(zhǔn)確上報(bào)。4.10 其它流程及要求4.10.1 ERP實(shí)施后其它須客戶化的程序，由需求人員按有關(guān)規(guī)定提出，并在完成后由其具體管理。4.10.2 ERP實(shí)施后其它須新增的流程，由需求人員按有關(guān)規(guī)定提出，由相關(guān)主管人員分析后決定是否實(shí)施。4.10.3 應(yīng)收、應(yīng)付模塊的會(huì)計(jì)檔案按總賬模塊中的會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)規(guī)定實(shí)行統(tǒng)一管理。 5.支持性文件支持性文件主要包括：集團(tuán)公司關(guān)于ERP的相關(guān)管理制度，用戶手冊(cè)等。