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1、集團總公司、子公司公文處理管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.目的：為進一步加強公司的公文管理，嚴格公文處理程序，提高公文運轉時效，明確公文承辦要求，實施公文管理工作的規范化、制度化，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于集團總公司、子公司。3.職責范圍3.1集團總裁辦總裁辦是公司公文處理的管理部門。負責公文收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。同時負責指導各部門和各子公司的文件處理工作。負責建立健全公司文件管理制度，負責本制度的制定與修改。負責本制度的實施。3.2 集團其它各部門、子公司不得以2、集團名義自行對外正式行文。負責按本制度規定執行4. 公文處理原則4.1公文處理原則4.1.1公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。4.1.2公文處理應按照行文要求和公文處理規范進行，做到準確、及時、安全、保密。5. 公文的種類：5.1公文的定義公司公文是實施管理、處理公務的具有特定效力和規范格式的公務文書，是傳達、發布指示、請示和答復問題，指導和商洽工作、報告情況、交流經驗的重要工具。5.1.2常用的公文種類常用的公文種類有：決定、決議、意見、通知、通報、報告、請示、規定、函、會議紀要等。（一）決定、決議：對重要事項重大行為做出安排，用“決定”；經會議討論通過并要求3、貫徹執行的事項，用“決議”。（二）意見：用于對組織工作重要問題提出見解和處理辦法。（三）通知：用于傳達上級部門指示，要求下級部門辦理和需要周知和共同執行的事項。（四）通報：用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。（五）報告、請示：向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議用“報告”；向上級部門請示指示、批準用“請示”。（六）規定：用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范。（七）函：是相互商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門提出請求的公文。（八）會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求全公司共同遵守執行。6. 公文格式和行文規則6.1公文格式和行文規則公文用4、紙幅面及版面尺寸(1).公文用紙幅面尺寸 公文用紙采用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm297mm。 (2).公文頁邊與版心尺寸 公文用紙天頭（上白邊）為：37mm1mm，公文用紙訂口（左白邊）為：28mm1mm，版心尺寸為：156mm225mm（不含頁碼）。 公文中圖文的顏色除紅頭文件外，未作特殊說明的公文中圖文的顏色均為黑色。 排版規格與印制裝訂要求(1).排版規格 正文用4號宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。 (2).制版要求 版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。 (3).印刷要求 單面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過5、2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色油墨應達到色譜所標Y80%，M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。 (4).裝訂要求 公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差1mm，四角成90，無毛茬或缺損。 6.2公文中各要素標識規則組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統稱6、眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記。 6.2.1眉首 (1).公文份數序號 公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。 (2).秘密等級和保密期限 密級公文應分別標明“密級”字樣，用3號黑體字，頂格；密級分為ABC三個等級。密級程度應由發文主管單位領導根據文件內容確定。如需標識和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行。 (3).緊急程度 如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。 (4).發文機關標識 由公司全7、稱或規范化簡稱后面加“文件”組成，即“湖南九州集團有限公司（文件）”或“九州集團”；對一些特定的公文可做相應的改變，如通知即可寫為“湖南九州集團有限公司（通知）”。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。 發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm15mm。 (5).發文字號 發文字號包括公司、部門字號、年號、順序號。如發文單位為總裁辦，則具體格式為：（總）字部門【2013】年號第03-001號號碼月份序號公司XX 發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。 (6).簽發人 公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。8、簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名，特殊情況手簽簽發人姓名。 如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。 6.2.2主體 (1).公文標題 紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。 (2).主送部門 左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格。(3).公文正文 標題下另起一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。 (4)9、.附件 公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1.”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文序號并在其后標識附件（或帶序號）。 (5).成文時間 用漢字將年、月、日標全；“”寫為“零”；成文時間的標識位置見公司內部文件標準格式說明書。 (6).公文生效標識 a.單一發文印章 單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右10、空4字；加蓋印章應上距正文2mm-4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。 當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上； 當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。 b.聯合行文印章 當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。 當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余11、一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。 c. 加蓋印章的頁面如無正文時，應在頁面左上方括符說明（此頁無正文）。 (7).附注 公文如有附件注，用4號仿宋體字，居左空2號字。 6.2.3版記 (1).主題詞 主題詞用4號仿宋體字，加粗，居左頂格標識，后標全角冒號詞目用4號小標宋體字；詞目之間空2字。 (2).抄送 公文如有抄送，用4號仿宋體字，加粗，居左頂格標識，后標全角冒號詞目用4號小標宋體字；詞目之間空2字。 (3).編寫機關和印發時間 位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）居左頂格標識，后標全角冒號詞目用4號小標宋體字；詞目之間空212、字。 如有打印份數，份數用阿拉伯數字標記。(4).版記中的反線 版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。 (5).版記的位置 版記應置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。 6.2.4頁碼如需標注頁碼，用4號阿拉伯數字在頁面底部居中標注頁碼，空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。7. 行文規則7.1行文規則行文應當確有必要，注重效用。行文應根據隸屬關系、職權范圍和工作需要確定。各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向子公司正式行文。除總裁辦外，其他部門對外正式行文需申請總裁辦同意方可發文，一般情況不得對外正式發文?！罢埵尽睉斠晃囊皇?；一般只寫一個主送單位，需13、要同時送其他單位的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單位。“報告”或其他文種不得夾帶請示事項。8.發文辦理和審核8.1發文辦理發文辦理指以公司名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。草擬公文應當做到：（一）符合法律、法規及市集團有關規定。如提出新的規定、辦法、制度等，要切實可行并加以說明。（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。（三）公文的文種應當根據行文目的、公司的職權和與主送單位的行文關系確定。（四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。（五）人名、地名、數字、引文準確14、。引用公文應當稱引標題，后引發文字號。引用外文應當注明文中含義。日期應當寫明具體的年、月、日。（六）結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。（七）應當使用國家法定計量單位。（八）文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。（九）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。8.2公文審核8.2.1公文送公司總裁簽發前，應當由總裁辦進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定15、等。以公司名義制發的公文，由總裁審批后簽發。公文正式印發前，總裁辦應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附加材料是否齊全，格式是否統一、規范等。經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。9. 收文辦理9.1收文辦理收文辦理指對公司收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。9.1.1收到需要辦理的公文，總裁辦應進行審核。審核的重點是：屬何部門辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他部門或企業職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規范。經審核，對符合本辦法規定的公文，總裁辦應及時提出擬辦意見送總裁批示后，交16、有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回總裁辦并說明理由。收到集團下發或交辦的公文，由總裁辦提出擬辦意見，送總裁批示后辦理。公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商；如有分歧，主辦部門負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請公司領導決定。9.1.6審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項17、的，圈閱表示已閱知。交有關部門辦理的公文，由總裁辦負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重要催辦，一般公文定期催辦。10. 公文歸檔和管理10.1公文歸檔公文辦理完畢后，應當根據檔案管理規定，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作情況，便于保管和利用。歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向總裁辦移交。擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料應符合存檔要求。10.2公文管理公文由總裁辦專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀?？偛棉k建立的公文18、處理的有關制度，各部門及子公司必須嚴格遵守執行。集團各部門或各子公司的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外， 經公司領導批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數和印發范圍。公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經集團公司領導批準，可以銷毀。銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文應當進行登記。部門合并時，全部公文應當隨之合并管理。部門撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規定移交總裁辦。工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。11.附則11.1本制度由總裁辦制定，本制度的解釋、修改、廢止權歸總裁辦。11.2本制度自發布之日起執行。