房地產公司會議組織與效率管理制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1133606
2024-09-08
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1、房地產公司會議組織與效率管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 第一章 總則第一條 為提高公司工作效能,使公司會議管理規范化、有序化,提升會議質量,特制定本制度。第二條 會議本著精簡、高效、節約的原則運行。第二章 會議形式第三條 工作例會(一)出席人員:(二)周期:每周一次或不定期。(三)會議內容:上周工作總結,下周工作安排。(四)主持人:總經理或副總經理。(五)記錄人:辦公室主任。第四條 工作匯報會(一)內容:下級向上級匯報指定內容。(二)出席人員:上下級或有關負責人。(三)主持人:上級主管。(四)周期:定期或不2、定期。第五條 專題會議(一)內容:討論或商定某一問題。(二)出席人員:有關人員。(三)主持人:相關主管。(四)周期:定期或不定期。第三章 會議組織第六條 會議程序一般而言,公司的會議組織過程包括一下幾個步驟:(一)確立會議議題。(二)安排會議議程。(三)發出會議通知。(四)會務準備。(五)作會議記錄。(六)整理會議紀要、決議。(七)相關領導閱改、簽批。(八)印發至有關部門人員,并歸檔。第七條 確立會議議題會議的議題可能有以下來源:公司領導提出或各部門提出,集團辦公室收集得到等。會議議題應提前三天報集團辦公室,經董事長同意,即可召開會議。第八條 對定期的常規會議,在會前應明確該次會議主題和臨時出3、席或列席人員。對不定期的重要會議,承辦人應提出會議企劃報告,該報告包括:(一)會議名稱。(二)會議主旨和目標。(三)會議議項。(四)會議時間。(五)會議議程。(六)會議主持人。(七)出席人員(名單)。(八)會議財務(支出收入)預算。(九)現籌備時間進度及進展。(十)籌備時間進度等。該報告批準后方可執行。第九條 提前發出會議通知(一)通知內容包括:時間、地點、出席人、議題、議程、編組等。(二)方式:由會議承辦人通過口頭或短信、郵件等書面形式發出,注意口頭僅適用于例會事項的確認。(三)出席會議的重要或主要人員,應通過電話等方式確認其是否能如期出席,并做出相應安排。(四)通知時間:根據會議要項擬定會4、議通知,并提前發送。第十條 會務準備會務準備包括以下內容:會議場所座次布局、準備與調試會議需用的設備、出席者主賓座次銘牌、資料袋(內裝鉛筆和記錄紙)、簽到簿、備用桌椅、墨水、電源插頭和延長線、話筒和播放系統、錄音工具、茶水、投影儀、幻燈片和白板或黑板等。根據會議內容和性質不同進行相應的準備。第十一條 會議記錄與起草會議紀要的內容要求(一)必須全面記錄會議的內容。(二)必須準備記錄與會人的意見,不能以個人的喜好、觀點增刪改變內容。(三)會議紀要必須做到全而精,要詳略得當、突出重點。(四)起草會議紀要應采用打印體;時間緊急的情況下也可采用手寫體,但為了長久保持要求墨水筆寫,同時要保持紙面清潔。(五5、)會議紀要應在會后三天內提交集團辦公室存檔。(六)會議紀要一般要由董事長或總經理簽批,重要決議必須經所有與會人員閱讀簽字后存檔。第四章 會議效率管理第十二條 判斷會議效率的高低有以下的標準(一)會議是否按期準時進行。(二)目的及議題是否清晰,討論是否徹底。(三)會場準備是否完善。(四)資料是否齊全。(五)會議日程是否有計劃性。(六)參加者是否預先了解了主題。(七)討論時是否離題嚴重。(八)會議氣氛是否熱烈。(九)建設性發言的數量。(十)是否得出結論或對策。第十三條 提高會議效率的要領(一)嚴格遵守會議的開始時間。(二)在開頭就議題的要旨作一番簡潔的說明。(三)把會議事項的進行順序與時間的分配預6、先告知與會者。(四)在會議進行中要注意以下事項:1.發言內容是否偏離了議題。2.發言內容是否出于個人的利害。3.是否全體人員都專心聆聽發言。4.發言的內容是否朝著結論推進。(五)應當引導與會者在預定時間內作出結論。(六)在必須延長會議時間時,應取得大家同意,并決定延長的時間。(七)應當把整理出來的結論交給全體人員表決確認。(八)應當把決議付諸實行的程序理出,并加以確認。第十四條 會議禁忌事項(一)發言時不可長篇大論、滔滔不絕。(二)不可取用不正確的資料。(三)不可打斷他人的發言。(四)不要中途離席。第十五條 會議管理技巧(一)控制出席人數,與會議無關者不邀請參加。(二)每次會議須明確主題。(三7、)對重大或有分歧的議題,在會議上爭議不下時,主持人應及時制止且擱置該問題,會后再議。(四)會議發言應言簡意賅,相對控制每位發言時間。(五)對有多個議題的會議,每段時間只集中討論其中一個議項。主持人可在每一儀項后或每隔一段發言時間進行小結,及時做出決定。第五章 會議室管理第十六條 會議室必備的物品和環境設置(一)會議室需備有會議桌椅。(二)會議室需備有飲水設施。(三)會議準備有特殊要求的,應與董事長或總經理協商。(四)會議室應保持清潔,會前會后即時保潔。第十七條 會議室使用環境的衛生要求(一)注意保持會議室的環境衛生。(二)嚴禁在會議室里吃東西。(三)嚴禁在會議室及桌面上,堆放與會議室配套物品無關的設施。(四)嚴禁在會議室處理與工作無關的事情。第十八條 會議室維護費用由集團辦公室編制預算并執行。第六章 附則第十九條 本制度的擬定或者修改由辦公室負責,報董事長、總經理審批后執行。第二十條 本制度由集團辦公室負責解釋。