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1、集團公司公務接待工作管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公務接待管理規定1 主題內容與適用范圍1.1 為規范集團公司公務接待工作，提高接待工作效率和效果，降低接待成本，制定本規定。1.2 本規定中所指公務接待主要指集團公司經營活動中,接待賓客所需的用餐、住宿、票務以及禮品等物品的配備或饋贈等。 2 基本原則公務接待應堅持有利經營、嚴格程序、嚴控標準、總額預算；務實節儉、適度適量、有禮有節、規格對等、言行得體、保守秘密的原則。3 組織與管理3.1 公司辦公室為集團公司公務接待主管部門，歸口管理集團公司公務接待工作2、及招待費的提出、使用管理與控制。3.1.1 提出、管理、審核集團公司招待費用的計劃、使用與控制，對其執行情況負責；3.1.2 負責集團公司級重大公務接待活動的組織運行；3.1.3 負責集團公司所屬各部室以及無銷售業務的各相關單位公務接待事宜的安排與協調；3.1.4 負責對承擔對外銷售業務各相關單位日常公務接待事宜執行情況的監督與指導；3.1.5 定期向集團公司總經理報告招待費的使用情況，接受集團公司監察委員會的監督，并對其提出的問題及時整改；3.1.6 根據集團公司及其所屬各單位年度招待費預算指標，對各單位所發生的招待費用進行審核、備案與累積沖減。每月對使用情況進行評估，對控制不嚴，超額、超標3、的單位提出預警及整改。3.2 對外有銷售業務的各相關公司（事業部），其日常公務接待工作的運行與管理由本單位行政辦公室負責。3.2.1 負責向集團公司報告本單位公務接待報告與計劃，安排實施本單位日常公務接待事宜；3.2.2 在公務接待中如涉及費用的開支，應在批準的額度內控制使用，并對費用標準、開支范圍及票據的真實性負直接責任。3.2.3 接受集團公司辦公室公務接待工作的檢查、監督與指導，并對存在問題及時整改。3.3 集團公司財務資產部負責公務招待費用的核銷以及資金支出計劃的控制。對報銷憑證的合法合規、列支渠道、付款方式等進行審核，對不符合規定的費用有權拒絕支付。3.4 集團公司經營管理部負責對集4、團公司招待費使用與管理情況進行考核。3.5 集團公司審計部負責公務招待費使用情況的監察審計。每季度進行一次抽檢，每年進行專項審計，對審計結果負責。4 分級管理4.1 根據接待對象，集團公司公務接待工作分為一級接待、二級接待、三級接待。一級接待為集團公司重大公務接待，由集團公司主要領導參加；二級接待為集團公司重要公務接待，由集團公司分管領導參加；三級接待為日常公務接待，由相關業務部室或單位領導參加。4.1.1 一級接待：接待對象為地市級及以上政府機構組織的檢查調研、官員視察、參觀考察；政府及相關重要企事業單位廳（局）級及以上領導來訪；合作企業及所在地區的領導來訪和相關業務交流；境內外投資機構的商5、務談判、商務合作；與集團公司有較大合作意向及集團公司新興目標客戶的考察、業務洽談；集團公司董事長批示的其他重要客戶來訪等。4.1.2 二級接待：接待對象為政府及有關企事業單位或社會團體組織的處級（副處級）領導帶隊的檢查調研、參觀考察；國外客商及國內相關企業副總師以上（含副總師）領導前來考察、接洽、談判等商務活動；集團公司總經理、董事長批示的其他客戶來訪等。4.1.3 三級接待：接待對象為政府及有關企事業單位或社會團體組織的科級（含副科級）領導帶隊的檢查調研、參觀考察；國內外客戶前來考察、技術交流、業務接洽等商務活動，由集團公司相關部門、單位組織安排接待。5 接待標準、接待地點及禮品 5.1 用6、餐標準：集團公司辦公室負責對接待用餐標準進行核定。5.1.1 宴請標準（菜金）：一級接待按每人每餐100元以內控制；二級接待按每人每餐80元以內控制；三級接待按每人每餐50元以內控制。5.1.2 工作用餐：工作餐標準每人每餐不超過20元，其中僅含中餐和晚餐。5.1.3 隨行司機原則上吃工作餐，特殊情況可請示接待組織部門視實際情況安排。5.2 酒水標準：原則上不提倡使用酒店提供用酒用煙，由集團公司辦公室指定地點集中采購酒水領取使用。一級接待每瓶酒水不高于230元，二接待接待不高于170元，三級接待不高于120元。工作用餐不安排酒水。5.3 住宿標準：住宿費用原則上由賓客自理，如賓館收費高于賓客所7、在單位規定的報銷標準，來賓按其規定標準結算后，由相關接待單位負責承擔超額部分。確需由我方承擔住宿費用的，需報經集團公司總經理批準后實施。按照來賓級別，處級及以上領導安排住單人間，其他人員安排住標準間。5.4 接待地點：由集團公司辦公室定點協議單位，根據來賓要求、級別、民族、風俗等信息安排。5.4.1 住宿地點：根據來賓要求安排相應規格的住宿賓館。5.4.2 用餐地點由公司辦公室指定協議單位（1）在東營本地的接待，原則上在集團公司辦公室定點協議單位進行。（2）在本地區外發生的接待業務，接待場所的確定，按照上述原則，由接待管理部門審核確定。5.5 禮品年度預算總額內，經集團公司批準，由集團公司辦公8、室統一定點購置領取使用。所發生的費用按月分解劃轉到相關費用發生單位。6 基本運行程序6.1 一級接待、二級接待由集團公司辦公室組織運行。6.1.1 相關業務部門或單位接到來賓來訪的信息后，需了解來賓的基本情況，如人員數量、職務、級別、年齡、性別、民族、興趣愛好及特殊要求等，落實來訪的目的、交通方式、抵達的日期和地點、是否接站等，至少提前1天填寫公務接待報告單，經部門或單位主管領導簽字確認后報集團公司辦公室。6.1.2 集團公司辦公室對公務接待報告單所報信息進行核實，并根據接待信息確定活動內容，擬定接待方案，報請集團公司領導審批。6.1.3 根據集團公司領導批示的接待方案，集團公司辦公室組織安排9、接待、交流、食宿以及參觀考察路線等。6.1.4 來賓到達時，由集團公司辦公室通知集團公司相關領導或部門、單位負責人迎接。6.1.5 根據活動方案，由集團公司辦公室具體組織或承辦會談、參觀、考察以及宴請等事項。集團公司有關部門、單位要做好業務洽談準備工作，洽談中遇到非權限內的事情，要及時向集團公司請示。6.1.6 根據需要，由集團公司辦公室安排會談期間的文字記錄、攝像、拍照等事宜。6.1.7 根據需要，安排票務預訂和接站、送站，并根據總經理批準，安排饋贈禮品等事宜，所發生的費用，由集團公司辦公室分解劃轉到各相關業務歸口單位。6.2 三級接待由相關單位行政辦公室遵照本規定限定標準組織實施。6.3 10、對外有銷售業務的單位，應填寫來賓接待計劃（報告）表，以郵件形式分別報集團公司董事長、總經理、銷售副總經理，并同時抄送集團公司辦公室備案。7 接待審批程序7.1 接待用餐的審批7.1.1 由集團公司相關業務部室或單位填寫公務用餐審批單，經集團公司分管領導審核簽字后報集團公司辦公室，由辦公室根據用餐人數擬定用餐標準和用餐地點，呈報總經理批準后實施。7.1.2 外出公務接待，需經本單位主要領導申請、集團公司分管領導審核同意，報經集團公司總經理批準、集團公司辦公室備案后實施。7.1.3 瓦斯事業部、海外事業部、乏風事業部、煉化事業部、沼氣事業部、三聯供事業部、陸用柴油機及配件銷售公司、船用機銷售公司、11、石油機械公司、電氣公司、設備再造公司、工程安裝公司、工程設計院等承擔對外銷售業務或其他與客戶業務聯系較多的單位，在集團公司辦公室下達年度招待費總額預算內，遵照此規定限定定額標準、經集團公司分管領導批準后實施。所發生的費用，一律以現金形式結算。7.1.4 對外無銷售業務的其他單位或部門按照本規定6.3要求執行。7.1.5 物資供應公司、裝備工藝部門等相關單位，原則上不安排對供貨廠家、協作單位的業務招待。7.2 住宿費審批。確需由我方承擔住宿費用的，相關單位應在公務接待報告單擬辦意見中提出，經單位主管和集團公司分管領導簽字，報經集團公司總經理批準后實施。7.3 禮品審批。一般不提倡饋贈禮品或紀念品12、，根據業務需要確需饋贈的，須由相關單位提出計劃，經集團公司分管領導審核，報經集團公司總經理批準，到集團公司辦公室登記領取或到指定地點購置。7.4 遇特殊情況，公務接待可電話請示集團公司辦公室，由集團公司辦公室請示集團公司領導批準后備案實施，但事后2天內須補辦手續。8 招待費用的核銷8.1 招待費用核銷實行“分級審批”和 “二單一票”制度，一般應于當月核銷并計入相應單位，集團公司辦公室對各類招待費用登記備案并審核，審核時必須提供 “二單一票”，無備案或“二單一票”不全的不予報銷。“二單一票”指：接待用餐審批單、用餐消費清單和稅務發票單據。8.1.1 由集團公司辦公室在定點協議酒店安排實施的招待費13、用由集團公司辦公室審核確認，經財務總監審批核銷。8.1.2 經集團公司總經理批準、集團公司辦公室備案，外出公務接待或在定點協議酒店以外發生的接待費用，需提供“二單一票”，經集團公司辦公室審核確認，集團公司總經理批準后，報財務總監審批核銷。8.1.3 本規定7.1.3所規定的對外有銷售業務的相關單位，經批準，且在年度預算范圍和本規定中所規定的定額標準內，在集團公司定點協議酒店或在東營區域外按規定實施的業務招待所發生的費用，經集團公司辦公室審核“二單一票”并簽字確認，報集團公司業務分管領導簽字，經財務總監審批核銷。8.1.4 外出接洽工作、聯系業務、參加會議等，出差期間原則上不報銷餐費，特殊情況按14、本規定7.1.2請示批準后，方可報銷。9 其他要求9.1 未經審批或超出審批標準的費用由承辦部門或個人自理。9.2 嚴禁先斬后奏。對事先未履行審批手續，或事前未報告、事后也未及時補辦相關手續，或“兩單一票”不全的，不予核銷。9.3 嚴禁借公務接待之名以權謀私。集團公司所屬各部室、公司（事業部、院、所、室）不得相互宴請。9.4 各公司（事業部、院、所、室）應健全和完善公務接待規章制度，嚴格執行集團公司有關規定和接待標準，不得超標準接待。加強招待費用管理。不得突破預算計劃支出。按照公司有關厲行節約的要求，壓縮費用支出。9.5 本規定自下發之日起施行。附件： 1、公務接待報告單2、公務用餐審批單3、15、公務接待管理流程圖附件1公務接待報告單報告部門報告人報告時間來賓情況單 位姓 名職 務活動意圖抵達時間食宿參觀 領導批示擬辦意見附件2公務用餐審批單存根 年 月 日來 賓 單 位主要客人姓名職 務人數陪同部門、人數經辦人就餐地點申請單位（部門）主管簽字菜金標準集團公司辦公室審核酒 水集團公司主要領導審批備 注公務用餐通知單 年 月 日來 賓 單 位主要客人姓名職 務人數陪同部門、人數經辦人就餐地點申請單位（部門）主管簽字菜金標準集團公司辦公室審核酒 水集團公司主要領導審批備 注附件3公務接待管理流程圖公務接待申請審核意見NOYES擬定接待方案 集團公司審批 是否同意NOYES公務接待報告單反饋申請部門 實施接待