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1、集團(tuán)公司內(nèi)部資料室管理規(guī)定附表編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 集團(tuán)公司內(nèi)部資料室管理規(guī)定一、 目的 為了加強(qiáng)集團(tuán)公司文件檔案及資產(chǎn)的管理工作，確保公司相關(guān)文件檔案和資產(chǎn)的有效控制，特制定本制度。二、 適用范圍 集團(tuán)公司及所屬各單位的文件檔案和資產(chǎn)管理。三、 職責(zé)1. 集團(tuán)公司資料館文件檔案資料和資產(chǎn)由資料館專人負(fù)責(zé)管理。2. 集團(tuán)公司及所屬各單位各部門的文件和業(yè)務(wù)檔案資料和資產(chǎn)由各單位指定專人負(fù)責(zé)管理。（統(tǒng)稱資料員）四、 歸檔文檔和資產(chǎn)范圍1. 集團(tuán)及各所屬單位的營(yíng)業(yè)執(zhí)照(正、副本)、法人登記證、各類資質(zhì)證、企業(yè)代2、碼證、稅務(wù)登記證、房產(chǎn)證、土地證及其他證件等。2. 集團(tuán)及各所屬單位的對(duì)外重大經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議及其他經(jīng)濟(jì)性文件。3. 其他反映集團(tuán)及各所屬單位經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)活動(dòng)，具有查考價(jià)值的文件資料。4. 集團(tuán)及各所屬單位收到的政府部門或外單位來文，集團(tuán)各單位間重要往來資料。5. 集團(tuán)及各所屬單位所簽發(fā)的紅頭文件或重要會(huì)議的會(huì)議記錄。6. 集團(tuán)及各所屬單位定期或不定期編制的工作簡(jiǎn)報(bào)（報(bào)紙），所屬單位向集團(tuán)的各類報(bào)告。7. 集團(tuán)及各所屬單位送的月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，財(cái)務(wù)部門對(duì)各所屬單位的審計(jì)資料。8. 集團(tuán)及各所屬單位固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表及調(diào)整表。9. 集團(tuán)所屬金額巨大的固定資產(chǎn)的實(shí)物和文件（如汽車鑰匙、相關(guān)憑證等3、）。10. 工程圖紙、工程備案資料、政府部門頒發(fā)的各類許可證及其他涉及日后法律效力的資料。11. 集團(tuán)及各所屬單位的人事資料備案材料。12. 集團(tuán)及各所屬單位的每月薪資備案材料。13. 集團(tuán)及各所屬單位高層人員對(duì)外交流的講話稿，對(duì)外宣傳及交流的各種音像制品和文字資料。14. 與集團(tuán)及各所屬單位有重大經(jīng)濟(jì)往來的外單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、負(fù)責(zé)人身份證復(fù)印件、聯(lián)系方式等。15. 集團(tuán)總裁個(gè)人收集的文件資料。五、 文檔和資產(chǎn)分類1. 文檔和資產(chǎn)分類采取層級(jí)式的目錄分類法，以便文檔和資產(chǎn)管理。2. 一級(jí)目錄統(tǒng)一劃分為集團(tuán)及各所屬單位名稱。3. 二級(jí)目錄可劃分為證照類、外部來文類、合同協(xié)議類、內(nèi)部文件類、4、宣傳類等科目；4. 三級(jí)目錄可劃分為經(jīng)濟(jì)、法律合同協(xié)議、往來文書、圖表圖紙等明細(xì)科目。六、 文檔和資產(chǎn)歸整1. 歸檔的文檔和資產(chǎn)資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔的，由集團(tuán)及各所屬單位負(fù)責(zé)人同意后，可保存復(fù)印件，各類文件檔案歸檔均須填寫文檔和資產(chǎn)登記表（見附件1）。2. 原則上集團(tuán)各所屬單位保存的各類文件檔案，資料館都須備案。資料館負(fù)責(zé)整理總表，監(jiān)控集團(tuán)各所屬單位文件檔案的數(shù)量及流向；集團(tuán)各所屬單位每月向資料館上報(bào)部門文件檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，注明各文檔和資產(chǎn)的現(xiàn)有數(shù)量、借閱情況。3. 集團(tuán)各所屬單位員工外出學(xué)習(xí)、考查、培訓(xùn)、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)，必須將主要的文件資料向5、資料館辦理歸檔手續(xù)。4. 凡集團(tuán)各所屬單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中收到的文件、函件，承辦人員承辦后應(yīng)在二天內(nèi)歸檔。5. 以公司名義發(fā)出的文件、函件，要留底稿和正文以備查。6. 各部門資料員應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及主要工作任務(wù)，編制文件檔案歸檔時(shí)使用的案卷類目，案卷類目必須簡(jiǎn)明、確切并編上條款號(hào)。7. 文檔和資產(chǎn)歸案時(shí)，資料員應(yīng)按照案卷類目放入文件卷夾內(nèi)對(duì)號(hào)入座，并在文檔和資產(chǎn)歸檔登記表（見附件2）上注明相關(guān)內(nèi)容。8. 文檔和資產(chǎn)的歸整必須建立手工帳和電子帳兩套帳目，分明細(xì)登記各類文檔和資產(chǎn)。9. 資料館必須做到每月清點(diǎn)一次，每季度盤點(diǎn)一次。發(fā)現(xiàn)文檔和資產(chǎn)遺失或損壞，資料員應(yīng)及時(shí)以書面形式報(bào)告總裁。七、 文檔6、和資產(chǎn)保管1. 資料館應(yīng)有存放文檔和資產(chǎn)的專門箱柜，應(yīng)根據(jù)保存文檔和資產(chǎn)數(shù)量，設(shè)置存放文檔和資產(chǎn)的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。2. 資料員應(yīng)科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。3. 文檔和資產(chǎn)要分類，分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)合理。4. 庫存文檔和資產(chǎn)必須圖物相符，帳物相符，帳帳相符。5. 根據(jù)規(guī)定及集團(tuán)各所屬單位實(shí)際情況，確定文檔和資產(chǎn)保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。6. 經(jīng)鑒定需銷毀的文檔和資產(chǎn)，由資料館資料員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)集團(tuán)總裁與各所屬單位負(fù)責(zé)人會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的文檔和資產(chǎn)清單由資料員永7、久保存。7. 資料員嚴(yán)格遵守文檔和資產(chǎn)安全保密制度，做好文檔和資產(chǎn)流失的防護(hù)工作。8. 凡集團(tuán)各所屬單位員工調(diào)離崗位前，必須做好文檔和資產(chǎn)資料移交工作后，方可辦理離崗手續(xù)。八、 文檔和資產(chǎn)借閱1. 文檔和資產(chǎn)屬于集團(tuán)公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)不得借閱。2. 借閱資料館保管的文檔和資產(chǎn)材料，須經(jīng)文檔和資產(chǎn)提供單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在指定的地方閱讀，不得攜帶外出。3. 借閱文檔和資產(chǎn)，必須履行登記、簽收手續(xù)，填寫文檔借閱登記表（見附件3）。需要借出或復(fù)印文檔的，須經(jīng)總裁批準(zhǔn)。4. 因工作需要借出時(shí)，若此文檔和資產(chǎn)不能短期內(nèi)歸還，應(yīng)填寫文檔和資產(chǎn)借出登記表（見附件8、4）。5. 借出文檔和資產(chǎn)材料的時(shí)間不得超過一周，必要時(shí)可以續(xù)借，過期由資料員催還。6. 借出文檔和資產(chǎn)時(shí)，資料員應(yīng)在借出的文檔和資產(chǎn)位置上放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。7. 調(diào)閱或借閱文檔和資產(chǎn)者必須妥善保管文檔和資產(chǎn)，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印，不得拆卸、損污文件，歸還的文檔和資產(chǎn)材料應(yīng)完整無損，否則，追究當(dāng)事人的責(zé)任。8. 借出的文檔和資產(chǎn)資料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告所屬單位負(fù)責(zé)人及資料館及時(shí)處理。九、 處理?xiàng)l例 有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50500元的扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：1. 毀損、丟失或擅自銷毀公司文件檔案。2. 擅自9、向外界提供、抄摘公司文件檔案。3. 涂改、偽造文件檔案。4. 未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的資料員。5. 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級(jí)查閱者（資料員同罰）。附件1 文檔和資產(chǎn)登記表 序號(hào)文檔和資產(chǎn)名-文號(hào)份 數(shù)提供單位（公司名稱）來源登記時(shí)間移交人接交人備 注 附件2 文檔和資產(chǎn)歸檔登記表序號(hào)文檔和資產(chǎn)名-文號(hào)歸還人歸還日期備注附件3 文檔借閱登記表序號(hào)文檔名-文號(hào)用 途借閱人批準(zhǔn)人備注附件4 文檔和資產(chǎn)借出登記表 序號(hào)文檔和資產(chǎn)名-文號(hào)份 數(shù)用 途批準(zhǔn)人借出期限借用人資料員備 注附件5 文檔和資產(chǎn)登記（歸還）回執(zhí) ：今收到你單位上交（歸還）資料館的 資料（產(chǎn)） 份，特此回執(zhí)。資料員： 年 月 日附件6 文檔借閱表借閱人借閱時(shí)間文件名用 途批準(zhǔn)人資料員附件7 文檔和資產(chǎn)借出表借出人借出期限文件名用 途單位負(fù)責(zé)人總裁