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1、集團會議組織、召開及落實工作管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 會議管理規定1 目的：為加強集團會議管理，提高會議質量及會議效率，保障會議決議落實效果，特制定本制度。2 范圍：本制度適用于集團各種會議的組織、到會、召開、記錄、落實等管理工作。3 主要會議類型3.1集團戰略研討會3.1.1 時 間：每年12月下旬3.1.2 參加人員：集團總部部長及以上管理者，各事業部總經理、子公司總經理3.1.3 主 持 人：投資發展總監3.1.4 記 錄 人：項目發展部長3.1.5 主要議題：3.1.5.1 研討未來三年戰略目2、標和衡量指標，并達成共識；3.1.5.2 研討未來三年具體戰略任務，并達成共識。3.1.6 會后：3.1.6.1 投資發展總監利用滾動修訂法匯編制定未來三年戰略規劃報告，經總裁審批后下發；3.1.6.2 各事業部、子公司根據未來三年戰略規劃報告，分解制定戰略行動計劃，并上報總部投資發展總監審核、總裁審批。3.1.6.3 戰略行動計劃由經營管理中心監督執行。3.2集團年度經營大會時 間：每年1月中旬參加人員：集團總部部長及以上管理者，各事業部總經理、子公司總經理主 持 人：經營管理總監記 錄 人：經營管理主管主要議題： 事業部總經理和各總監做述職報告，內容包括上一年度的總結、下一年度的計劃和主要3、改進措施； 各子公司總經理和各總部部長做各自上級的述職補充； 研討述職報告，與會人員提出明確的合理化建議； 總裁總結并給予明確的指導意見。會后： 經營管理主管制定會議紀要，經經營管理總監審核、總裁審批后下發； 事業部總經理和總監編制下一年度工作計劃； 總裁審批各子公司總經理和總監下一年度工作計劃； 各部門分解制定部門下一年度工作計劃。 各中心年度工作計劃由副總裁協助總裁監督執行，各事業部年度工作計劃由經營管理中心監督執行。3.3集團年中經營總結會時 間：每年7月下旬參加人員：總裁、副總裁、集團各總監、總裁辦主任、審計部長，各事業部總經理、子公司總經理主 持 人：經營管理總監記 錄 人：經營管理4、主管主要議題： 事業部總經理和各總監做述職報告，內容包括上半年度的總結、下半度的計劃和主要改進措施；3.3.5.2 各子公司總經理做各自上級的述職補充；3.3.5.3 研討述職報告，結合新形勢、新情況，與會人員提出明確的合理化建議；3.3.5.4 總裁總結并給予明確的指導意見。會后：3.3.6.1 經營管理主管制定會議紀要，經經營管理總監審核、總裁審批后下發；3.3.6.2 事業部總經理和總監修訂下半年度工作計劃；3.3.6.3 總裁審批各子公司總經理和總監下半年度工作計劃；3.3.6.4 各部門分解制定部門下半年度工作計劃；3.3.6.5 各中心年度工作計劃由副總裁協助總裁監督執行，各事業部5、年度工作計劃由經營管理中心監督執行； 團隊建設活動和培訓活動。3.4 集團年度總結表彰大會3.4.1 時 間：每年1月下旬3.4.2 參加人員：全體員工3.4.3 主 持 人：副總裁 主要議題：3.4.5.1 總裁做總結發言和宣導公司文化3.4.5.2 年度優秀員工表彰3.4.5.3 聯歡 3.4.6 會后：團隊建設活動和培訓活動。3.5 集團月度經營調度會3.5.1 時 間：每月6日，13:3016:303.5.2 參加人員：總裁，副總裁，集團總部各總監、總裁辦主任、審計部長，各事業部總經理、各公司總經理3.5.3 列席人員：經營問題或經營事件相關人員（視需要臨時召集）3.5.4 主 持 人6、：經營管理總監3.5.5 記 錄 人：經營管理主管3.5.6 主要議題：3.5.6.1 財務總監根據上月度財務報表和預算執行情況宣講財務分析，包括靜態分析和動態分析，并指出經營問題，包括經營目標達成問題、成本費用問題、現金預警問題等；3.5.6.2 經營管理總監根據戰略行動計劃、年度和月度工作計劃，說明經營工作實施過程中發現的問題，并提出解決建議；3.5.6.3 各事業部總經理根據月度工作計劃匯報上月度工作情況，言簡意賅，重點匯報需要解決的問題及解決問題的具體建議；3.5.6.4 與會人員溝通、研討、協商需要處理的問題，并拿出達成共識的具體措施和解決方案；3.5.6.5 總裁整體部署下個月度的7、工作重點和經營決策。3.5.7 會后：3.5.7.1 經營管理主管制定會議紀要，經總裁審批后下發，并由經營管理中心監督執行；3.5.7.2 各事業部總經理和總監向下屬分解和分配任務。3.6 集團總部月度工作例會 時 間：每月30日9：003.6.2 參加人員：總裁、副總裁、總裁助理、各中心總監、審計部部長3.6.3 主持人：總裁3.6.4 記錄人：總裁辦主任3.6.5 主要議題：3.6.5.1 各與會人員匯報當月工作完成情況及下月工作計劃內容；3.6.5.2 各中心提出需要總裁確定的相關事宜，由總裁給予明確指示； 3.6.5.3 總裁對各中心下月度臨時工作任務的安排及完成標準、完成時間要求。 8、3.6.6 會后： 3.6.6.1 會后由會議記錄人將會議紀要交由總裁簽發，并由總裁辦主任負責監督落實情況。3.7 各事業部經營調研會（未成立事業部的按產業群開） 時 間：每季度第一周3.7.2 參加人員：總裁、集團各中心總監、調研事業部部長級以上人員、總裁辦主任3.7.3 主持人：事業部總經理3.7.4 記錄人：總裁辦主任3.7.5 主要議題： 3.7.5.1 事業部財務總監匯報當季事業部的財務信息及預算執行情況，并對差異部分進行重點說明； 3.7.5.2 事業部主管經營的管理人員依據年度工作任務分解目標對計劃執行情況進行差異分析并提出具體的管理建議； 3.7.5.3 各部部長匯報季度工作任9、務完成情況，言簡意賅，重點說明計劃差異及下季度的工作目標； 3.7.5.4 事業部總經理對一些管理問題給予明確的解決意見，并提出需集團協調解決的問題； 3.7.5.5 總裁對需要集團協調解決的工作給予明確的處理意見。3.7.6 會后： 3.7.6.1 由總裁辦主任整理會議紀要，交由總裁審核后下發，總裁辦主任監督集團各中心的執行情況，事業部主管經營的高管監督事業部各部、各公司的執行情況。3.8 集團總部各中心周例會 3.8.1 時 間：每周一8:309:303.8.2 參加人員：本中心全體人員3.8.3 主 持 人：本中心總監3.8.4 記 錄 人：由總監指定 主要議題：3.8.5.1 各部長匯10、報需要決策、溝通、協調的問題及解決問題的具體建議，其下屬員工補充說明；3.8.5.2 總監給予現場解決，涉及其它部門的總監給予下屬明確的時間表；3.8.5.3 總監指示本周工作重點。會后：3.8.6.1 記錄人制定會議紀要，經總監審批后下發，并由總監監督執行。3.9 各事業部、各子公司周例會3.9.1 時 間：每周一8:309:303.9.2 參加人員：本事業部總經理、子公司總監及以上管理人員3.9.3 主 持 人：本事業部總經理3.9.4 記 錄 人：由事業部總經理指定3.9.5 主要議題：3.9.5.1 各子公司總經理匯報需要決策、溝通、協調的問題及解決問題的具體 建議，其下屬員工補充說明11、；3.9.5.2 事業部總經理給予現場解決，涉及其它部門的事業部總經理給予下屬 明確的時間表；3.9.5.3 事業部總經理指示本周工作重點。3.9.6 會后：3.9.6.1 記錄人制定會議紀要，經事業部總經理審批后下發，并由業部總經理監督執行。3.10 各子公司周例會：3.10.1 時 間：每周一10:3011:303.10.2 參加人員：本公司部長以上管理人員3.10.3 主 持 人：子公司總經理3.10.4 記 錄 人：子公司總經理指定3.10.5 主要議題：3.10.5.1 各總監、部長匯報需要決策、溝通、協調的問題及解決問題的具體建議，其下屬員工補充說明；3.10.5.2 子公司總經理12、給予現場解決，涉及其它部門的子公司總經理給予下屬明確的時間表；3.10.5.3 子公司總經理指示本周工作重點。3.10.6 會后：3.10.6.1 記錄人制定會議紀要，經子公司總經理審批后下發，并由子公司總經理監督執行。3.11 各作業單位日例會3.11.1 時 間：每個工作日8:308:503.11.2 參加人員：本作業單位全體人員3.11.3 主 持 人：本作業單位負責人3.11.4 主要議題：3.11.4.1 作業單位負責人點名；3.11.4.2 作業單位負責人說明本日工作重點并將任務安排到人；3.11.4.3 作業單位負責人說明昨日的工作問題及糾正和預防措施；3.11.4.4 作業單位13、負責人強調安全生產和工作紀律。3.11.5 說明: 各作業單位包括施工隊伍、銷售隊伍、生產一線隊伍、保安、保潔、司機、維修工等各個基層業務單元團隊。4 會議組織：4.1 一般會議由主持人負責組織召開；4.2 經營管理總監負責組織臨時性的經營類會議；4.3 總裁辦主任負責組織總裁直接安排的專題性或臨時性會議；4.4 其它臨時會議、業務現場會、商務談判會由發起人負責組織召開。5 會議紀要：5.1 對于各類會議的召開，根據要求，由主持人安排專人做好會議簽到、會議記錄，以便制定會議紀要，確保落實執行及管理歸檔；5.2 會后1個工作日內記錄人負責整理制定出會議紀要，明確說明會議決議分配的工作任務的管理四14、要素：執行人、擬行措施、完成期限、完成標準；5.3 各部門負責人指派專人負責各自會議記錄、紀要的保存管理，由部門負責人負責監督、檢查效果；5.4 重要商務談判會，也必須形成會談紀要，如實紀錄會談過程和成果（或者主要分歧），并把會談紀要交上級審閱后，由部門存檔。5.5 會議紀要格式參見附件一。6 會前準備：6.1 對于年度和月度會議：6.1.1 會議主持人會前應做好準備工作，包括擬好會議議程、議題、議案，并落實會場、落實會期、落實通知等，確保會議按期召開、按時完成；6.1.2 會議主持人會前應及時將會議議程、議題、議案、會場、會期通知參會人；6.1.3 參會人員會前應做好準備工作，包括擬好發言提15、綱、提案重點、需要公司解決的問題及解決建議等，控制發言時間，確保發言有效。6.2 對于其它會議：參考以上要求，由會議主持人確定會議準備事項。7 會議紀律：7.1 無論何種會議與會者必須按時到會就座，因公出差或其他特殊情況不能參加會議者，務必于開會前30分鐘向主持人請假，否則將按照曠會處理，曠會視同曠工；7.2 開會時參會人員一律將隨身攜帶的手機調為振動或者靜音狀態，確保會議不受影響；7.3 會議召開時，與會人員嚴禁隨意離會，如遇特殊情況須征得主持人同意方可，離會人員可另行指定人員參會，做好會議記錄，傳達會議精神；7.4 會議主持人負責會議期間事務的處理，會場秩序的維護， 并對其負責。8 會議發16、言：8.1 參會人員發言要聚焦、中肯，內容不能偏離議題，不提出與主題無關的言論，不能夸張表述；8.2 輪流發言時要重點突出，條理清晰，明確表述自己觀點，不能含混，尤其是需要上級支持/決策和同級協調/配合的事項，必須提出明確的需求。9 會議成效管理：9.1 要嚴格遵守會議時間；9.2 會議開始時，主持人應對議題做簡潔說明；9.3 會議主持人要把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會者；9.4 會議主持人應當引導會議在預定時間內做出結論，并表決確認，形成會議決議，會后形成會議紀要；9.5 各項會議紀要除本部門存檔外，都需要向監督執行者提交一份，以便監督執行者督察跟進；9.6 總裁有權調閱各種會議紀要，并提出指導和修正意見；9.7 會議決議任務的完成情況，將計入績效考核。10 有效期：本制度自頒布之日起執行。