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1、集團公司固定電話及手機卡通訊費管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 通信費管理制度一目的與意義為了有效發揮通信工具在日常工作中的作用，提高工作效率，同時嚴格控制公司的通訊費用成本，特制定本制度。二范圍本制度適用于xx集團總部各中心事業部。三. 職責第一條 由信息技術部負責本制度的修訂完善及解釋工作。第二條 由集團信息技術部全權負責總部各中心事業部固定電話、移動電話的管理工作（號碼的申請、變更業務，固定電話、移動電話費用統計表的登記及上報工作及總部各中心事業部因人員變動造成的移動電話卡的保管和重新發放工作）。第三條2、 固定電話使用管理人全權負責固定電話：(一) 使用管理（包括使用時間管理，使用人員管理，長途電話管理）。(二) 資產保管（負責固定電話的資產物品保管和故障報修工作）。(三) 費用管理（負責固定電話發生費用管理工作，發生費用不能超過集團額定費用）。第四條 固定電話使用管理人的確定：由使用部門的部門經理擔任，或由部門經理指派本部門具體人員擔任。第五條 使用固定電話超過報銷額度的部門，超出額度由部門內部平均攤銷。第六條 集團運營中心負責對集團信息技術部提交電話考核數據進行考核第七條 審計監察部負責對集團通訊費用使用情況開展月度審計工作。第八條 xx集團全體人員一律遵照執行，各負監督職責。四 手機卡及3、費用報銷申請人資格以下崗位人員轉正后可配置公司內部手機卡，并按標準予以報銷手機費用。(一) 公司部門經理級以上人員。(二) 職能部門特殊崗位人員，具體包括駐外人員等。(三) 公司特殊作業類崗位人員，包括出納等。(四) 符合以上條件的試用期人員原則上不配置手機卡與報銷手機話費，特殊情況須經中心第一負責人特批。五 申報流程及表單流程表 流程所在部門工作內容判斷標準要求時間申請人提出申請填寫申請報告（注明職務級別，超過以上可配卡范圍的申請人要從工作需要角度詳細羅列配卡的理由）部門負責人簽字審核申請人的申領資格，報銷標準是否在標準之內根據公司文件標準中心經理審核申請人的申領資格，報銷標準是否在標準之內4、報銷標準、工作性質信息中心審核申請人所需套餐及報銷標準根據公司文件及運營商最新套餐情況財務中心審核審核報銷標準是否符合公司要求根據公司文件 董事長審批是否同意報銷資格手機號碼申請表申請人所在部門崗位申請描述部門經理審批號碼發放所屬套餐信息技術部意見運營中心意見財務中心意見董事長意見六 手機話費交款方式 第一條 初次辦卡員工需一次性繳納辦卡費用100元（含話費），由運維主管負責辦理手機并將辦卡發票交至申請人。次月六日提交辦卡發票至運維主管。由運維主管統計提交至財務中心與工資一同發放。員工均按預繳款的方式，即先交款后使用，每月報銷隨工資一同發放 第二條 集團實行實報實消七 手機話費報銷 通訊費補助5、與工資一起當月發放，員工個人進行繳納。所有享受通訊費補助的人員每月1-10日前使用充值卡繳費，運維主管每月6日赴移動公司打印的有公司名稱的發票（當月實際消費單）。運維主管據實填寫移動費用統計表。財務中心負責對運維主管上報的移動費用統計表進行審核，對審核通過的費用予以報銷。七手機卡的管理第一條 員工之間聯系應當首先使用內部固定電話分機。在無人接聽或線路繁忙的情況下方可撥打對方手機。第二條 所有配置手機卡的人員必須保持每天24小時手機開機，不得隨意關機。如發現隨意關機特別是上班時間關機，第一次罰款2分，第二次由信息中心取消其手機話費報銷資格。(有待討論)第三條 為確保通訊暢通，所有人員應及時繳納話6、費，以免欠費停機，如因工作忙碌造成欠費停機，必須在2小時內(有待討論)補交話費，若手機在當天晚上6點以后欠費，必須在次日上午10點之前補交話費，逾期未補交話費的人員，一經發現，每人次罰款1分。第四條 若員工欠費導致上月話費發票無法打出，非特殊原因當月內信息技術部不再為其專門補打發票。但行政可為其開具介紹信由其自行補打或由信息技術部下月統一打印發票時再補打。對同一人員行政再次為其補打發票時仍欠費的，取消該月報銷資格。第五條 xx集團總部各中心事業部銀川地區員工使用以xx集團名稱辦理的號碼，商貿事業部西安公司員工使用以各下屬公司名稱辦理的號碼。供應部外派員工以個人名義在當地辦理電話卡，本電話卡在以7、后人員崗位變動時，須辦理名稱變更手續留給接任人員。電話卡一旦丟失，使用人須進行補辦并承擔相關費用。第六條 員工一旦領用手機卡，除了離職和調動等特殊原因外，不得退卡，如堅持退卡，在退卡后半年內不得再領用公司手機卡。第七條 若公司手機卡不慎遺失，應立即到當地移動營業廳辦理相關補卡手續，補卡費用由其自行承擔。第八條 出差或在外辦事人員遇到通訊盲區漏接電話時，經過盲區后應及時回復未接電話。違反本規定的員工，無論是否享受集團通訊費用補助，一律由上級領導統計并上報集團行政部進行當月2分的考核。八. 外派和離職員工手機卡的管理 第一條 外派員工手機卡的管理（1）有正式調令的員工，自人力資源部辦理調動手續之日8、起，須在一個星期內將公司卡退回信息技術部，并可在接到調令當日起在規定時間內辦理呼叫轉移，呼叫轉移時間為15日，信息技術部將負責將此卡交至崗位交接人保留原卡。此期間所產生費用由公司承擔（通過話費發票報銷）。外派人員正式到子公司報到后，調入公司行政部門應及時為其辦理新的手機卡號，并嚴格按照費用標準及流程予以報銷。（2）臨時外派人員，外派時間超過15日的，到子公司后須領取當地手機卡。由臨時外派轉為正式調動的人員，須在調令下發起半月內結清手機話費并將卡交回集團總部信息技術部門；逾期不交者，其當月話費不予報銷。第二條 離職員工手機卡的管理（1）正常離職：信息技術部門在離職交接表簽字前，應確認其是否持有公9、司手機卡。若離職人員已領公司卡，退卡前必須保證無欠費、并改為停機保號狀態，方可退還其手機卡押金，否則應要求其先補交欠費后再辦理移交手續。（2）非正常離職：所在部門負責人在確定人員非正常離職后兩日內書面通知信息技術部，信息技術部在收到部門負責人通知后核查離職人員是否持有公司手機卡。對持有公司手機卡的，信息技術部門在收到部門負責人通知后24小時內辦理補卡或報停手續，否則造成損失的將追究相應責任人的責任。辦理過程中所產生的費用（如補卡手續費、補交的欠費等）由經辦人事先墊付（數額較大的可事先向財務借款），然后憑發票報銷。但此費用最終須由原手機卡使用人（已離職者）承擔。九. 固定電話費用控制及管理規定第10、一條固定電話費用按照集團核定的報銷標準由財務中心按月度統一繳納，電話使用管理人負責協調使用。第二條部門因工作需要申請配備固定電話，由部門經理通過OA提出申請，集團信息技術部審核后報總經理批準，由信息技術部向電信運營商申請安裝或根據現有電話系統資源進行調配。第三條使用部門負責人應對本部門的固定電話費用嚴格控制，對所有固定電話各部門應落實到人，實行專人負責制。第四條員工打電話，用語除規范、禮貌外應盡量長話短說，簡潔扼要，以免耗時又占線。特別是收費電話要求簡明扼要，言簡意賅以節約通話費用。一般通話時間不得超過五分鐘。第五條工作期間禁止公話私用。嚴禁打私人長途、聊天、談私事；禁止撥打信息服務電話，員工11、值班期間嚴禁使用公司電話撥打熱線，禁止非我司人員使用我司電話。第六條未經部門負責人同意，任何人不得隨意遷移公司電話。電話發生故障，應及時向信息系統部門報修，任何人不得私自修理。第七條對固定電話費經常超標、公話私用現象嚴重的部門，行政部（待討論）門在下年度初將建議對該部門負責人視情節輕重予以扣2-5分的處罰第九條固定電話消費金額以電信發票為準。第十條插卡電話充值由信息技術部在每月的第一天進行，充值部分為公司規定報銷額減去固定電話座機費用，插卡電話作為一種輔助管理手段，因插卡電話故障等設備原因、及費率設置不當等人為原因造成的費用超支由電話使用管理人無條件承擔并及時向信息技術部申請辦公設備維修。未經允許使用非本部門電話的員工，一經發現，由該電話使用管理人上報集團行政部進行當月0.2分的考核。 附：通訊費定額管理清單附: 移動報銷話費樣單附：移動電話卡移交流程及表格16-2