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1、中小企業(yè)融資擔保公司業(yè)務(wù)檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 江蘇xx 中小企業(yè)融資擔保有限公司業(yè)務(wù)檔案管理制度（試行）第一章 總 則第一條 為了規(guī)范公司業(yè)務(wù)檔案管理、保證業(yè)務(wù)資料的安全與完整，特制定本制度。第二條 擔保業(yè)務(wù)檔案是指公司在在辦理擔保業(yè)務(wù)過程中形成的記錄并反映擔保業(yè)務(wù)的重要憑據(jù)，包括未保項目的客戶檔案；已保項目（含在保和脫保項目）的文書檔案，經(jīng)濟檔案和客戶檔案；反擔保標的物權(quán)利證書。第三條 業(yè)務(wù)檔案管理的要求是“在流程中完成，在收集中整理，在補充中完備”。第二章 檔案管理第四條 公司檔案管理將根2、據(jù)客戶檔案的移交、立卷、歸檔、調(diào)閱、提取、保管、銷毀、人員交接等流程執(zhí)行，做到分類科學、流程收集與補充，方便查閱、及時移交，嚴防毀損散失，確保業(yè)務(wù)檔案完整與安全，確保相關(guān)法律手續(xù)完備與有效。第五條 業(yè)務(wù)檔案按擔保客戶或項目建立，做到一戶一檔，分類編序管理。第六條 檔案管理責任部門。風險控制部是公司業(yè)務(wù)檔案管理的責任部門，但不同性質(zhì)的檔案其保管責任分別如下部門：1、未保項目的客戶檔案擔保業(yè)務(wù)部；2、已保項目（含在保和脫保項目）、擔保投資項目，業(yè)務(wù)合作項目等形成的文書檔案、經(jīng)濟檔案、客戶檔案風險管理部；3、反擔保標的物權(quán)利證書財務(wù)部。第三章 檔案分類第七條 公司擔保業(yè)務(wù)檔案分為三類：1、權(quán)證類檔案3、：（一類檔案）主要包括抵（質(zhì)）押物的權(quán)屬證書及相關(guān)抵（質(zhì)）反擔保的文件、清單、證明、保險單、評估報告等屆時脫保后需還給給客戶的檔案，存放在財務(wù)部門，風險控制部備份清單備查，此類檔案一般不準外借，復(fù)印。特殊情況（如：訴訟、司法部門需要等）需經(jīng)總經(jīng)理批準。2、重要文件檔案：（二類檔案）主要包括借款合同、擔保合同、委托擔保協(xié)議、擔保協(xié)議、公證書、律師見證書、抵（質(zhì)）保證書、反擔保協(xié)議等法律訴訟時需要的檔案，存放在風險管理部，該類檔案未經(jīng)總經(jīng)理批準不能對外借閱；3、備查類檔案：（三類檔案）主要包括包括客戶基本資料、財務(wù)報表、審批過程資料、保后檢查報告、催收通知書等資料用于查詢的檔案，經(jīng)分管副總經(jīng)理批準4、可以借閱。第八條 公司內(nèi)部管理資料列為綜合類，內(nèi)容包括各類業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表，登記表，業(yè)務(wù)調(diào)查報告及有關(guān)業(yè)務(wù)處理意見及會議紀要等等。第九條 客戶檔案及公司內(nèi)部管理資料除權(quán)證原件由財務(wù)主管保存外，其它檔案以客戶為單位，分區(qū)、分類存放在檔案柜，存放順序按檔案編號排列：立卷區(qū)：存放在保項目的權(quán)證類、重要文件類、備查類檔案，屬于重點管理的檔案；立卷區(qū)的檔案按債僅銀行歸類存放；歸檔區(qū)：主要存放脫保項目的要件類、備查類檔案，按企業(yè)歸類存放。綜合區(qū)：存放公司內(nèi)部管理資料檔案。第四章 歸檔要求第十條 歸檔的業(yè)務(wù)檔案必須為原件或與原件核對蓋有“與原件核對無誤”章的復(fù)印件，不允許是傳真件，與原文件有關(guān)的簽報，批示等附件5、附屬材料均應(yīng)齊全完整。第十一條 同筆業(yè)務(wù)的原件及附件形成同檔案，應(yīng)放在一起組卷。第十二條 卷內(nèi)文件要逐頁編號，使用號碼機在文件正面右上角、背面左上角邊緣按順序打號，有效頁編一個號。第十三條 組卷資料由歸檔責任人逐件填寫一式三份資料目錄，連同檔案移交管理部門，并履行移交手續(xù)。第十四條 資料目錄歸檔責任人、監(jiān)交人各存一份，案卷組卷一份。第十五條 歸檔時間原則上在業(yè)務(wù)合同生效后的一周內(nèi)完成。第十六條 任何部門或個人都不允許保存、銷毀應(yīng)當歸檔的業(yè)務(wù)資料原件。第五章 流程管理第十七條 檔案移交：業(yè)務(wù)發(fā)生后，項目業(yè)務(wù)責任人應(yīng)在每個業(yè)務(wù)程序完畢二個工作日內(nèi)整理好擔保業(yè)務(wù)原始資料，登記業(yè)務(wù)資料移交清單，經(jīng)雙6、方簽字確認后，將全部資料移交業(yè)務(wù)檔案管理員。業(yè)務(wù)員可對有關(guān)業(yè)務(wù)資料復(fù)印保存。第十八條 立卷：檔案管理員對業(yè)務(wù)員移交的業(yè)務(wù)檔案進行分類整理及立卷，填寫立卷檔案卷內(nèi)文件目錄，同時建立歸檔檔案保管清冊。此項工作要求在三個工作日內(nèi)完成。第十九條 歸檔：檔案管理員憑業(yè)務(wù)部門的免除擔保責任通知書將已完成擔保的客戶檔案從立卷區(qū)抽出，將其轉(zhuǎn)入歸檔區(qū)重新編號保管，同時，建立歸檔檔案保管清冊。第二十條 調(diào)閱：擔保業(yè)務(wù)檔案只能現(xiàn)場調(diào)閱，一律不許外借（特殊情況除外），業(yè)務(wù)人員調(diào)閱擔保業(yè)務(wù)檔案應(yīng)填寫檔案借閱單，屬于備查類的檔案，由檔案所在部門主管審批，屬于重要文件類和權(quán)證類的檔案，需逐級上報總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準同意7、后，方可查閱。第二十一條 提取：因業(yè)務(wù)部門需要提取財務(wù)部保管的重要權(quán)證時，要經(jīng)風險管理部的確認，報總經(jīng)理批準同意后領(lǐng)取，事后要及時再存入財務(wù)部，并辦好交接手續(xù)。對已還清貸款，符合脫保條件的權(quán)證類檔案，由業(yè)務(wù)發(fā)展部申請，風險管理部審核，報分管副總經(jīng)理審批，方可提取歸還客戶。第二十二條 保管檔案管理人員要對業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，不得違章借出業(yè)務(wù)檔案，要定期檢查各類檔案的保管情況，做好防蟲、防潮、防霉工作，確保檔案管理處于良好保管狀態(tài)。第二十三條 銷毀：保管期滿的業(yè)務(wù)檔案，要由風險控制部門提出銷毀意見，并編造業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊，列明檔案的名稱、冊數(shù)、起止年度和檔案編號，應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。風險控制部門和業(yè)務(wù)發(fā)展部門要共同派員監(jiān)銷，并將情況報告公司總經(jīng)理。第六章 責 任第二十四條 對損毀、遺擅自銷毀、涂改、偽造擔保業(yè)務(wù)檔案及相關(guān)資料的，視情節(jié)輕重給予相關(guān)處分。第七章 附 則第二十五條 本制度由風險控制部門負責解釋、補充、修改。第二十六條 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。