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1、集團(tuán)公司來賓接待場地及工作流程管理制度附表編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 集團(tuán)公司來賓接待管理制度第一節(jié) 總 則第一條 為加強(qiáng)和完善來賓接待工作的統(tǒng)一管理，展示和宣傳企業(yè)良好形象，有秩序、有步驟地做好來賓接待工作，特制訂本管理辦法。第二條 本辦法適用集團(tuán)內(nèi)各職能部門、子公司第三條 所有參觀、考察、業(yè)務(wù)洽談或檢查工作的來訪賓客，皆采用對口接待的辦法，誰接待、誰負(fù)責(zé)。一切來賓接待均秉著節(jié)約不失周到的接待原則，真誠服務(wù)，賓至如歸。第二節(jié) 來賓類別劃分第四條 按照邀請部門性質(zhì)劃分，分為：“集團(tuán)型”貴賓、“非集團(tuán)型”貴賓和“2、普通型”來賓。第五條 “集團(tuán)型”貴賓：由集團(tuán)高層領(lǐng)導(dǎo)親自或授權(quán)的，以集團(tuán)名義邀請的，關(guān)系整個(gè)集團(tuán)利益和形象的來賓。第六條 “非集團(tuán)型”貴賓：由各職能部門或子公司邀請的，主要關(guān)系本部門或本公司業(yè)務(wù)的來賓。第七條 “普通型”來賓：由個(gè)人邀請或個(gè)別約見的，主要關(guān)系個(gè)人工作或業(yè)務(wù)往來事宜的來賓。第三節(jié) 總臺接待 被訪人會(huì)客第八條 “集團(tuán)型”和“非集團(tuán)型”貴賓由主要接待部門負(fù)責(zé)接待，總臺配合接待。第九條 原則上，“普通型”來賓接待統(tǒng)一安排于一樓大廳會(huì)客。由總臺電話聯(lián)系被訪人并確認(rèn)會(huì)客事宜后，被訪人到一樓會(huì)客。第十條 原則上，被訪人在接受拜訪的前提下，接到總臺會(huì)客通知后十分鐘內(nèi)下樓會(huì)客。來賓在一樓大廳等待3、時(shí)間不得超過十分鐘。若被訪人有要事不能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)下樓會(huì)客，必須親自電話告之來賓表示歉意，請來賓諒解，并盡快下樓會(huì)客。第十一條 普通來賓若因特殊工作需要須上樓者，必須經(jīng)被訪人所在部門負(fù)責(zé)人同意后，由被訪人到一樓迎領(lǐng)。來訪可能造成的財(cái)物、形象等損失均由該部門承擔(dān)。 第十二條 集團(tuán)總裁、副總裁、總裁助理，各職能部門總經(jīng)理、副總經(jīng)理，各子公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理可根據(jù)實(shí)際需要上樓會(huì)客。其中，集團(tuán)總裁、副總裁、總裁助理，職能部門總經(jīng)理、副總經(jīng)理賓客由總臺引領(lǐng)至相應(yīng)地點(diǎn)會(huì)客；各子公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理賓客由各辦公室或相應(yīng)部門文員至一樓引領(lǐng)。第四節(jié) 接待或參觀場地管理第十三條 原則上，所4、有來賓一律不允許進(jìn)入辦公區(qū)域，統(tǒng)一安排至?xí)h室或接待室會(huì)客。第十四條 集團(tuán)一樓大廳、會(huì)議室、貴賓室、集團(tuán)形象展示廳、數(shù)字城市體驗(yàn)館為來賓接待參觀的主要場所，可根據(jù)實(shí)際接待需要選擇性地申請使用。（集團(tuán)形象展示廳、數(shù)字城市體驗(yàn)館使用規(guī)定詳見附件）第十五條 若因接待需要申請使用集團(tuán)接待場地，原則上，須提前一天向總裁辦申請、并做好登記，再由總裁辦統(tǒng)一安排，以免發(fā)生沖突，影響工作。第五節(jié) 歸還及總結(jié)建議第十六條 申請使用場所及設(shè)備在使用完畢后，必須及時(shí)到總裁辦辦理安全歸還手續(xù)。第十七條 為及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，也為增進(jìn)主要接待部門和主要協(xié)助部門間的交流溝通，不斷完善來賓接待工作，特設(shè)置意見反饋欄，主要5、接待部門和總裁辦都可在“本次工作總結(jié)建議”一欄寫下本部門對本次接待工作的總結(jié)建議或意見。第六節(jié) 相關(guān)責(zé)任部門職責(zé)第十八條 接待部門職責(zé) （一）接待部門在確定來訪事宜后，及時(shí)開展接待籌備工作。具體籌備事項(xiàng)可參考集團(tuán)來賓接待工作流程表內(nèi)容。（二）若籌備或接待工作中有需集團(tuán)其他部門協(xié)助的，請?zhí)崆耙惶鞂碣e接待工作流程表中相關(guān)內(nèi)容填寫清楚，并報(bào)送總裁辦，由總裁辦負(fù)責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)，以免發(fā)生沖突。 （三）若需使用接待場地，必須在來賓接待工作流程表中的“使用協(xié)議”欄上簽字。協(xié)議自簽訂時(shí)即時(shí)生效。在此期間展示廳內(nèi)一切物品及知識產(chǎn)權(quán)安全等管理責(zé)任均由使用方承擔(dān)。（四）來賓參觀時(shí)，必須派人陪同。接待人員在接待或陪同參6、觀過程中，必須保守公司機(jī)密，必須及時(shí)婉言謝絕客人翻閱公司資料或超越規(guī)定范圍的參觀要求。特殊情況應(yīng)向部門領(lǐng)導(dǎo)或更高級別領(lǐng)導(dǎo)請示，獲得準(zhǔn)許后方可。（五）參觀完畢后，接待部門人員到總裁辦辦理設(shè)備和場地使用的歸還手續(xù)，將使用權(quán)限移交回總裁辦。第十九條 總裁辦職責(zé)（一）總裁辦負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排“集團(tuán)型”貴賓的接待工作，包括接待方案及接待具體籌備事項(xiàng)的督促落實(shí)等工作。 （二）協(xié)助“非集團(tuán)型”貴賓接待的協(xié)調(diào)工作。 （三）接到接待場地使用申請后，做好參觀前準(zhǔn)備工作，包括開門、燈、設(shè)備及通知各責(zé)任部門開啟并調(diào)試好系統(tǒng)等。（四）對集團(tuán)形象展示廳、數(shù)字城市體驗(yàn)館進(jìn)行統(tǒng)一管理，包括：衛(wèi)生管理，機(jī)器設(shè)備及各類展示資料完好度管7、理，使用管理等。（五）及時(shí)檢查、調(diào)查、協(xié)調(diào)、解決因展示廳使用所引起的財(cái)物損壞、遺失等造成的直接經(jīng)濟(jì)損失。（六）接受集團(tuán)各部門、子公司關(guān)于接待相關(guān)問題的咨詢，并協(xié)助提供建議。（七）將每次來賓資料及展示廳使用資料整理歸檔備案。（八）必要時(shí)，負(fù)責(zé)貴賓證的發(fā)放和回收工作。第二十條 其他協(xié)助部門職責(zé)（一）品牌部負(fù)責(zé)“形象展示廳”和“數(shù)字城市體驗(yàn)館”的品牌形象深化設(shè)計(jì)、橫幅制作、電視墻歡迎詞制作等工作。（二）各展示區(qū)塊責(zé)任部門負(fù)責(zé)對應(yīng)區(qū)塊的系統(tǒng)調(diào)試、演示和講解工作。（三）物業(yè)公司負(fù)責(zé)橫幅懸掛和撤離工作。第七節(jié) 罰 則第二十一條 主要接待部門未及時(shí)填寫來賓接待登記表及需協(xié)助工作詳細(xì)內(nèi)容，并及時(shí)報(bào)送總裁辦登記8、審批，而對接待工作造成影響的，由接待部門負(fù)全部責(zé)任，并視情節(jié)嚴(yán)重程度予以相應(yīng)處罰。第二十二條 貴賓參觀展示廳時(shí)，未派陪同人員而造成公司財(cái)物損失或機(jī)密泄露的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視情節(jié)輕重給予接待負(fù)責(zé)人相應(yīng)處罰。第二十三條 接待人員在接待或陪同接待過程中未及時(shí)謝絕客人翻閱公司資料或超越規(guī)定范圍的參觀要求，泄露公司機(jī)密而對我公司造成不良影響或其他損失的，追究當(dāng)事人責(zé)任，并視情節(jié)嚴(yán)重程度予以相應(yīng)處罰。第二十四條 接待場所參觀使用完畢后，使用部門/公司未及時(shí)到總裁辦辦理“接待使用場地及設(shè)備使用協(xié)議”移交手續(xù)者，取消其三個(gè)月的場地使用、參觀申請權(quán)。第二十五條 總裁辦接到申請協(xié)助相關(guān)事項(xiàng)后未及時(shí)安排工作，給接待工作9、帶來影響的，視情節(jié)嚴(yán)重程度予以相應(yīng)處罰。第二十六條 協(xié)助接待部門未及時(shí)做好本職工作，影響接待工作的順利開展，視情節(jié)嚴(yán)重程度予以相應(yīng)處罰。第八節(jié) 接待行程（參考）第二十七條 “集團(tuán)型”貴賓：園區(qū)參觀集團(tuán)形象展示廳數(shù)字城市體驗(yàn)館研發(fā)中心參觀區(qū)集團(tuán)貴賓接待室（總裁、副總裁或集團(tuán)常委級別領(lǐng)導(dǎo)）第二十八條 “非集團(tuán)型”貴賓：園區(qū)參觀集團(tuán)形象展示廳數(shù)字城市體驗(yàn)館（可自行選擇）研發(fā)中心參觀區(qū)公司接待室、會(huì)議室（公司或職能部門總經(jīng)理、總監(jiān)級別領(lǐng)導(dǎo)）第二十九條 “普通型”來賓：公司接待室、會(huì)議室（部門經(jīng)理級別領(lǐng)導(dǎo)）或一樓大廳會(huì)客接待（被訪人）第九節(jié) 接待費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)（參考）第三十條 用餐標(biāo)準(zhǔn)（一）“集團(tuán)型”貴賓：政10、府首長、各國財(cái)團(tuán)、重點(diǎn)項(xiàng)目業(yè)主、大型企業(yè)負(fù)責(zé)人及友好人士（150元/天/人）以內(nèi)（二）“非集團(tuán)型”貴賓：普通項(xiàng)目業(yè)主、相關(guān)業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人及友好人士（80元/天/人）以內(nèi)（三）“普通型”來賓：食堂工作餐第三十一條 接待費(fèi)用處理 接待費(fèi)用由接待責(zé)任部門自理。第十節(jié) 附 則第三十二條 本辦法由總裁辦負(fù)責(zé)制訂、解釋及修訂第三十三條 本辦法自發(fā)布之日起實(shí)施附件：1來賓接待工作流程表 2集團(tuán)形象展示廳使用管理?xiàng)l例 3數(shù)字城市體驗(yàn)館使用管理?xiàng)l例*集團(tuán)來賓接待工作流程表主要接待部門接待負(fù)責(zé)人來訪單位名稱主要領(lǐng)導(dǎo)及職務(wù)人 數(shù)抵達(dá)時(shí)間返回時(shí)間來訪目的參觀考察業(yè)務(wù)洽談視察、檢查工作其它來賓接待規(guī)格集團(tuán)型 非集團(tuán)型 11、邀請擬參與接待人員集團(tuán)高層領(lǐng)導(dǎo)（需主要接待部門自行邀請） 職能部門或公司總經(jīng)理、總監(jiān) 部門經(jīng)理 其他人員 準(zhǔn)備事項(xiàng)（帶“*”為可申請總裁辦安排事項(xiàng)，帶“”為可申請總裁辦協(xié)調(diào)事項(xiàng)）會(huì)議室：茶水* 播放企業(yè)宣傳片* 投影儀* 桌簽* 公司宣傳資料* 攝影* 貴賓證*桌簽卡紙（16*7cm）水果 臺花 筆記本電腦其 他 ：接站牌 車輛 歡迎牌 香煙 紀(jì)念品或禮品 其它 橫幅 （內(nèi)容）： 一樓電視墻歡迎詞（內(nèi)容）： 總裁辦簽復(fù)： 使用場所 會(huì)議室 貴賓接待室 集團(tuán)形象展示廳 數(shù)字城市體驗(yàn)館 其它 要求數(shù)字城市體驗(yàn)館展示狀態(tài)：隨意瀏覽，可不啟動(dòng)系統(tǒng) 重點(diǎn)參觀，需開啟系統(tǒng)并調(diào)試運(yùn)行 總裁辦簽復(fù)： 用 餐是12、 否 用餐地點(diǎn) 用餐時(shí)間 規(guī)格： 住 宿是 否 住宿酒店 房間數(shù)量： 規(guī)格： 協(xié)助部門信息總裁辦受理責(zé)任人（總裁辦填寫）聯(lián)系方式（總裁辦填寫）接待場地及設(shè)備使用協(xié)議書 我單方因來賓接待需要，特需借用以上場地及設(shè)備。我方承諾，在借用期間嚴(yán)格保護(hù)場地的財(cái)物安全，若有損壞或遺失，我方愿承擔(dān)全部責(zé)任！借用人簽名： 歸還人簽字： 歸還時(shí)間： 總裁辦簽復(fù)意見： 籌備及接待工作流程（參考）1前期籌備工作：確定接待事項(xiàng)參照來賓接待安排表填寫相關(guān)附件并送相應(yīng)部門制訂接待方案，明確籌備接待責(zé)任人和協(xié)助部門聯(lián)系主要協(xié)助單位/部門做好相應(yīng)準(zhǔn)備2當(dāng)日接待工作：接車（機(jī)場、車站、公司正門口等） 園區(qū)參觀 辦公大樓參觀領(lǐng)導(dǎo)接見餐飲、住宿安排送車電話回訪注意事項(xiàng)1橫幅制作：長度：20米（位置：園區(qū)大門口正門處）2桌簽長度：長16厘米，寬7厘米，紅底黑字，字體一般為宋體加粗。3桌簽擺放位置：客為尊，將來賓安排于面對門的位置。最高領(lǐng)導(dǎo)位于正中間，再根據(jù)其他來賓的職務(wù)高低依次左、右排列。（例：部門副經(jīng)理 | 辦公室主任 | 第一副總經(jīng)理 | 總 裁 | 第二副總經(jīng)理 | 辦公室副主任 | 一般員工）本次接待工作總結(jié)-主要接待部門總結(jié)建議：-總裁辦總結(jié)建議：注：此表一式兩份，主要接待部門及總裁辦各執(zhí)一份備案。