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1、XXXX有限公司 XXXX管理制度中小企業融資擔保公司業務檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 江蘇中小企業融資擔保有限公司業務檔案管理制度（試行）第一章 總 則第一條 為了規范公司業務檔案管理、保證業務資料的安全與完整，特制定本制度。第二條 擔保業務檔案是指公司在在辦理擔保業務過程中形成的記錄并反映擔保業務的重要憑據，包括未保項目的客戶檔案；已保項目（含在保和脫保項目）的文書檔案，經濟檔案和客戶檔案；反擔保標的物權利證書。第三條 業務檔案管理的要求是“在流程中完成，在收集中整理，在補充中完備”。第二章 檔案2、管理第四條 公司檔案管理將根據客戶檔案的移交、立卷、歸檔、調閱、提取、保管、銷毀、人員交接等流程執行，做到分類科學、流程收集與補充，方便查閱、及時移交，嚴防毀損散失，確保業務檔案完整與安全，確保相關法律手續完備與有效。第五條 業務檔案按擔保客戶或項目建立，做到一戶一檔，分類編序管理。第六條 檔案管理責任部門。風險控制部是公司業務檔案管理的責任部門，但不同性質的檔案其保管責任分別如下部門：1、未保項目的客戶檔案擔保業務部； 2、已保項目（含在保和脫保項目）、擔保投資項目，業務合作項目等形成的文書檔案、經濟檔案、客戶檔案風險管理部；3、反擔保標的物權利證書財務部。第三章 檔案分類第七條 公司擔保業3、務檔案分為三類：1、權證類檔案：（一類檔案）主要包括抵（質）押物的權屬證書及相關抵（質）反擔保的文件、清單、證明、保險單、評估報告等屆時脫保后需還給給客戶的檔案，存放在財務部門，風險控制部備份清單備查，此類檔案一般不準外借，復印。特殊情況（如：訴訟、司法部門需要等）需經總經理批準。2、重要文件檔案：（二類檔案）主要包括借款合同、擔保合同、委托擔保協議、擔保協議、公證書、律師見證書、抵（質）保證書、反擔保協議等法律訴訟時需要的檔案，存放在風險管理部，該類檔案未經總經理批準不能對外借閱；3、備查類檔案：（三類檔案）主要包括包括客戶基本資料、財務報表、審批過程資料、保后檢查報告、催收通知書等資料用于4、查詢的檔案，經分管副總經理批準可以借閱。第八條 公司內部管理資料列為綜合類，內容包括各類業務統計報表，登記表，業務調查報告及有關業務處理意見及會議紀要等等。第九條 客戶檔案及公司內部管理資料除權證原件由財務主管保存外，其它檔案以客戶為單位，分區、分類存放在檔案柜，存放順序按檔案編號排列：立卷區：存放在保項目的權證類、重要文件類、備查類檔案，屬于重點管理的檔案；立卷區的檔案按債僅銀行歸類存放；歸檔區：主要存放脫保項目的要件類、備查類檔案，按企業歸類存放。綜合區：存放公司內部管理資料檔案。第四章 歸檔要求第十條 歸檔的業務檔案必須為原件或與原件核對蓋有“與原件核對無誤”章的復印件，不允許是傳真件，5、與原文件有關的簽報，批示等附件、附屬材料均應齊全完整。第十一條 同筆業務的原件及附件形成同檔案，應放在一起組卷。第十二條 卷內文件要逐頁編號，使用號碼機在文件正面右上角、背面左上角邊緣按順序打號，有效頁編一個號。第十三條 組卷資料由歸檔責任人逐件填寫一式三份資料目錄，連同檔案移交管理部門，并履行移交手續。第十四條 資料目錄歸檔責任人、監交人各存一份，案卷組卷一份。 第十五條 歸檔時間原則上在業務合同生效后的一周內完成。第十六條 任何部門或個人都不允許保存、銷毀應當歸檔的業務資料原件。第五章 流程管理第十七條 檔案移交：業務發生后，項目業務責任人應在每個業務程序完畢二個工作日內整理好擔保業務原始6、資料，登記業務資料移交清單，經雙方簽字確認后，將全部資料移交業務檔案管理員。業務員可對有關業務資料復印保存。第十八條 立卷：檔案管理員對業務員移交的業務檔案進行分類整理及立卷，填寫立卷檔案卷內文件目錄，同時建立歸檔檔案保管清冊。此項工作要求在三個工作日內完成。第十九條 歸檔：檔案管理員憑業務部門的免除擔保責任通知書將已完成擔保的客戶檔案從立卷區抽出，將其轉入歸檔區重新編號保管，同時，建立歸檔檔案保管清冊。第二十條 調閱：擔保業務檔案只能現場調閱，一律不許外借（特殊情況除外），業務人員調閱擔保業務檔案應填寫檔案借閱單，屬于備查類的檔案，由檔案所在部門主管審批，屬于重要文件類和權證類的檔案，需逐級7、上報總經理或分管副總經理批準同意后，方可查閱。 第二十一條 提取：因業務部門需要提取財務部保管的重要權證時，要經風險管理部的確認，報總經理批準同意后領取，事后要及時再存入財務部，并辦好交接手續。對已還清貸款，符合脫保條件的權證類檔案，由業務發展部申請，風險管理部審核，報分管副總經理審批，方可提取歸還客戶。第二十二條 保管檔案管理人員要對業務檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，不得違章借出業務檔案，要定期檢查各類檔案的保管情況，做好防蟲、防潮、防霉工作，確保檔案管理處于良好保管狀態。第二十三條 銷毀：保管期滿的業務檔案，要由風險控制部門提出銷毀意見，并編造業務檔案銷毀清冊，列明檔案的名稱、冊數、起止年度和檔案編號，應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。風險控制部門和業務發展部門要共同派員監銷，并將情況報告公司總經理。第六章 責 任第二十四條 對損毀、遺擅自銷毀、涂改、偽造擔保業務檔案及相關資料的，視情節輕重給予相關處分。第七章 附 則第二十五條 本制度由風險控制部門負責解釋、補充、修改。第二十六條 本制度自發布之日起執行。- 6 -