食品公司存貨內部控制管理制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1133885
2024-09-08
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1、食品公司存貨內部控制管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 內部控制制度 存貨第一章 總 則 第一條 為了加強某某公司(以下簡稱“公司”)對存貨的管理和控制,保證存貨的安全完整,提高存貨運營效率,保證合理確認存貨價值,防止并及時發(fā)現(xiàn)和糾正存貨業(yè)務中的各種差錯和舞弊,根據(jù)國家有關法律法規(guī)和企業(yè)內部控制基本規(guī)范,制定本制度。第二條 本制度所稱存貨,是指公司在日常活動中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程或提供勞務過程中耗用的材料和物料,主要包括各類原材料、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品、商品、周轉材料2、低值易耗品等。 公司代銷、代管存貨,委托加工、代修存貨也適用于本制度。第三條 公司在存貨購買、生產(chǎn)、銷售過程中,至少應關注涉及存貨管理的下列風險:(一)存貨業(yè)務違反國家法律法規(guī),可能遭受外部處罰、經(jīng)濟損失和信譽損失。(二)存貨業(yè)務未經(jīng)適當審批或超越授權審批,可能因重大差錯、舞弊、欺詐而導致資產(chǎn)損失。(三)請購依據(jù)不充分,采購批量、采購時點不合理、相關審批程序不規(guī)范、不正確,可能導致公司資產(chǎn)損失、資源浪費或發(fā)生舞弊。(四)驗收程序不規(guī)范,可能導致資產(chǎn)賬實不符和資產(chǎn)損失。(五)存貨保管不善,可能導致存貨損壞、變質、浪費、被盜和流失等。(六)存貨盤點工作不規(guī)范,可能由于未能及時查清資產(chǎn)狀況并做出處3、理而導致財務信息不準確,資產(chǎn)和利潤虛增。第四條 公司在建立與實施存貨內部控制過程中,至少應強化對下列關鍵方面或關鍵環(huán)節(jié)的控制:(一)職責分工、權限范圍和審批程序應明確規(guī)范,機構設置和人員配備應科學合理。(二)存貨請購的事項應明確,請購的依據(jù)應充分適當。(三)存貨管理控制流程應清晰嚴密,存貨管理原則及程序應明確規(guī)范。(四)存貨的確認、計量和報告應符合企業(yè)會計準則和企業(yè)會計準則應用指南的規(guī)定。第二章 崗位分工及授權批準第五條 公司應建立存貨業(yè)務的崗位責任制,明確相關部門和崗位的職責、權限,確保辦理存貨業(yè)務的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。存貨業(yè)務的不相容崗位至少包括:(一)存貨的請購、審批與執(zhí)行。4、(二)存貨的采購、驗收與付款。(三)存貨的保管與相關記錄。(四)存貨發(fā)出的申請、審批與記錄。(五)存貨退回的申請、審批與記錄。(六)存貨處置的申請、審批與記錄。第六條 公司應配備合格的人員辦理存貨業(yè)務。辦理存貨業(yè)務的人員應具備良好的業(yè)務知識和職業(yè)道德,遵紀守法,客觀公正。公司要定期對員工進行相關的法律、政策及業(yè)務知識培訓,不斷提高他們的業(yè)務素質和職業(yè)道德水平。第七條 公司應對存貨業(yè)務建立嚴格的授權批準制度,明確審批人對存貨業(yè)務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施,規(guī)定經(jīng)辦人辦理存貨業(yè)務的職責范圍和工作要求。第八條 審批人應根據(jù)存貨授權批準制度的規(guī)定,在授權范圍內進行審批,不得超越審批5、權限。經(jīng)辦人應在職責范圍內,按照審批人的批準意見辦理存貨業(yè)務。第九條 公司內部除存貨管理部門及倉儲人員外,其余部門和人員接觸存貨時,應由相關部門特別授權。對屬于貴重物品、危險品或需保密物品的存貨,應規(guī)定更嚴格的接觸限制條件,必要時,存貨管理部門內部也應執(zhí)行授權接觸。第十條 公司可以根據(jù)業(yè)務特點及成本效益原則選用計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡技術實現(xiàn)對存貨的管理和控制,但應注意計算機系統(tǒng)的有效性、可靠性和安全性,并制定防范意外事項的有效措施。第三章 請購與采購控制第十一條 公司應建立存貨采購申請管理制度,明確請購部門或人員的職責權限及相應的請購程序。公司自行生產(chǎn)的產(chǎn)成品應按照成本費用有關規(guī)定,合理計算產(chǎn)品成本6、。第十二條 公司應根據(jù)倉儲計劃、資金籌措計劃、生產(chǎn)計劃、銷售計劃等制定采購計劃,對存貨的采購實行預算管理,合理確定原材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、庫存商品、發(fā)出商品、受托代銷商品等存貨的比例。第十三條 公司應指定專人逐日根據(jù)各種材料、商品的采購間隔期和當日材料、商品的庫存量,分析確定應采購的日期和數(shù)量,或者通過計算機管理系統(tǒng)重新預測材料、商品需要量以及重新計算安全存貨水平和經(jīng)濟采購批量,據(jù)此進行再訂購,盡可能降低庫存或實現(xiàn)零庫存。第十四條 公司確定采購時點、采購批量時,應考慮公司需求、市場狀況、行業(yè)特征、實際情況等因素。第十五條 公司應對采購環(huán)節(jié)建立完善的管理制度,確保采購過程的透明化。公司應根據(jù)預算7、或采購計劃辦理采購手續(xù),預算外或計劃外采購需經(jīng)嚴格審批。公司應根據(jù)預算有關規(guī)定,結合本公司的業(yè)務特點編制存貨年度、季度和月份的采購、生產(chǎn)、存儲、銷售預算,并按照預算對實際執(zhí)行情況予以考核。存貨采購和審批程序應按照公司內部控制制度采購的有關規(guī)定執(zhí)行。第四章 驗收與保管控制第十六條 公司應對入庫存貨的質量、數(shù)量、技術規(guī)格等方面進行檢查與驗收,保證存貨符合采購要求。第十七條 外購存貨入庫前一般應經(jīng)過下列驗收程序:(一)檢查訂貨合同協(xié)議、入庫通知單、供貨公司提供的材質證明、合格證、運單、提貨通知單等原始單據(jù)與待檢驗貨物之間是否相符。(二)對擬入庫存貨的交貨期進行檢驗,確定外購貨物的實際交貨期與訂購單中8、的交貨期是否一致。(三)對待驗貨物進行數(shù)量復核和質量檢驗,必要時可聘請外部專家協(xié)助進行。(四)對驗收后數(shù)量相符、質量合格的貨物辦理相關入庫手續(xù),對經(jīng)驗收不符合要求的貨物,應及時辦理退貨、換貨或索賠。(五)對不經(jīng)倉儲直接投入生產(chǎn)、使用或銷售的存貨,應采取適當?shù)姆椒ㄟM行檢驗。第十八條 擬入庫的自制存貨,生產(chǎn)部門應組織專人對其進行檢驗,只有檢驗合格的產(chǎn)成品才可以作為存貨辦理入庫手續(xù)。由生產(chǎn)車間發(fā)出至客戶、實物不入庫的產(chǎn)成品,以及采購后實物不入庫而直接發(fā)至使用現(xiàn)場或客戶的外購存貨,應采取適當方法辦理出、入庫手續(xù)。 第十九條 公司應建立存貨保管制度,倉儲部門應定期對存貨進行檢查,加強存貨的日常保管工作。9、公司應建立存貨動態(tài)反饋制度,對入庫后三個月內未動銷的存貨,應及時向存貨管理部門的上一級主管部門進行報告。(一)因業(yè)務需要分設倉庫時,應對不同倉庫之間的存貨流動辦理出入庫手續(xù)。(二)應按倉儲貨物所要求的儲存條件貯存,并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盜、防爆和防變質等措施。(三)貴重物品、生產(chǎn)用關鍵備件、精密儀器和危險品的倉儲,應實行嚴格審批制度。(四)公司應重視生產(chǎn)現(xiàn)場的材料、低值易耗品、半成品等物資的管理控制,防止浪費、被盜和流失。第二十條 存貨管理部門對入庫的存貨應建立存貨明細賬,詳細登記存貨類別、編號、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、計量單位等內容,并定期與財會部門就存貨品種、數(shù)量、金額等進行核對。10、入庫記錄不得隨意修改。如確需修改入庫記錄,應經(jīng)有效授權批準。第二十一條 對于已售產(chǎn)品(商品)退貨的入庫,倉儲部門應根據(jù)銷售部門填寫的產(chǎn)品(商品)退貨憑證辦理入庫手續(xù),經(jīng)批準后,對擬入庫的產(chǎn)品(商品)進行驗收。因產(chǎn)品(商品)質量問題發(fā)生的退貨,應分清責任,妥善處理。對于劣質產(chǎn)品(商品)或在銷售環(huán)節(jié)作過樣品的產(chǎn)品(商品),可以選擇修復、報廢等措施。第二十二條 公司應根據(jù)自身的生產(chǎn)經(jīng)營特點制定倉儲的總體計劃,并考慮工廠布局、工藝流程、設備擺放、商品存放要求等因素,相應制定人員分工、實物流動、信息傳遞等具體管理制度。存貨的存放和管理應指定專人負責并進行分類編目,嚴格限制其他無關人員接觸存貨,入庫存貨應11、及時記入收發(fā)存登記簿或存貨卡片,并詳細標明存放地點。第二十三條 存貨采購應按照企業(yè)會計準則、企業(yè)會計準則應用指南的規(guī)定進行初始計量,正確核算存貨采購成本。第五章 領用與發(fā)出控制第二十四條 公司應建立嚴格的存貨領用流程和制度。公司生產(chǎn)部門、基建部門領用材料,應持有生產(chǎn)管理部門及其他相關部門核準的領料單。超出存貨領料限額的,應經(jīng)過特別授權。第二十五條 公司應建立嚴格的存貨發(fā)出流程和制度。存貨的發(fā)出需要經(jīng)過相關部門批準,大批商品、貴重商品或危險品的發(fā)出應得到特別授權。倉庫應根據(jù)經(jīng)審批的銷售通知單發(fā)出貨物,并定期將發(fā)貨記錄同銷售部門和財會部門核對。存貨發(fā)出的責任人應及時核對有關票據(jù)憑證,確保其與存貨品12、名、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格一致。第二十六條 公司財會部門應針對存貨種類繁多、存放地點復雜、出入庫發(fā)生頻率高等特點,加強與倉儲部門經(jīng)常性賬實核對工作,避免出現(xiàn)已入庫存貨不入賬或已發(fā)出存貨不銷賬的情形。第六章 盤點與處置控制第二十七條 公司應制定并選擇適當?shù)拇尕洷P點制度,明確盤點范圍、方法、人員、頻率、時間等。第二十八條 公司應制定詳細的盤點計劃,合理安排人員、有序擺放存貨、保持盤點記錄的完整,及時處理盤盈、盤虧。對于特殊存貨,可以聘請專家采用特定方法進行盤點。第二十九條 存貨盤點應及時編制盤點表,盤盈、盤虧情況要分析原因,提出處理意見,經(jīng)公司財會部門、財務總監(jiān)或總經(jīng)理批準后,在期末結賬前處理完畢13、。第三十條 倉儲部門應通過盤點、清查、檢查等方式全面掌握存貨的狀況,及時發(fā)現(xiàn)存貨的殘、次、冷、背等情況。倉儲部門對殘、次、冷、背存貨的處置,應選擇有效的處理方式,并經(jīng)存貨管理部門、銷售部門、財會部門共同審核,經(jīng)財務總監(jiān)或總經(jīng)理審批后作出相應的處置。第三十一條 存貨的會計處理,應符合企業(yè)會計準則和企業(yè)會計準則應用指南的規(guī)定。公司應根據(jù)存貨的特點及公司內部存貨流轉的管理方式,確定存貨計價方法,防止通過人為調節(jié)存貨計價方法操縱當期損益。計價方法一經(jīng)確定,未經(jīng)批準,不得隨意變更。倉儲部門與財會部門應結合盤點結果對存貨進行庫齡分析,確定是否需要計提存貨跌價準備。經(jīng)公司財會部門和財務總監(jiān)審批后,方可進行會計處理,并附有關書面記錄材料。 第七章 附 則第三十二條 本制度適用于公司及所屬公司,包括公司總部、各分公司及全資子公司、控股子公司。第三十三條 公司及所屬公司可以參照本制度制定相關實施細則或具體執(zhí)行辦法,實施細則或執(zhí)行辦法不得違反本制度相關規(guī)定。實施細則或執(zhí)行辦法經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會批準后執(zhí)行,并上報公司備案。第三十四條 本制度由公司董事會負責解釋和修訂。第三十五條 本制度自公司董事會審議批準之日起執(zhí)行,修改時亦同。