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1、投資企業經營發展公文公章管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XX企業公文公章管理制度一、公文審批1、審批公文按以下原則辦理：凡以公司名義行文交由總經理審批。緊急情況下如總經理外出由主持工作的副總審批，但應向總經理報告。2、若收到交通局來文，要及時登記，送主要領導閱批。3、以總經辦名義發文，由總經辦主任審閱。二、文件處理要嚴格公文處理程序。1、公文處理包括公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。要堅持實事求是、精簡、高效原則，做到及時、準確、安全。 2、凡交通局或其他單位來文，文員要認真做好2、簽收、登記工作。3、經審核，對符合規定的公文，文員應及時送主管公文處理工作的領導批示后辦理。4、未經登記、分辦的公文，一般不予辦理。特殊情況下直接送領導閱批公文，總經辦要及時補辦登記手續。5、文員收到交辦的公文后，按要求及時辦理，不得延誤、推諉。6、送領導批示或轉交各部室辦理的公文，文員要負責催辦，要做到緊急公文跟蹤催辦，重點公文重點催辦，一般公文定期催辦。7、傳閱的文件在閱者手中時間不得超過三天，急件當天辦理，領導外出前，由文員負責督促將文件處理完畢。外出期間，急需辦理或處理的文件，由其他他領導代行辦理，避免文件積壓，提高工作效率。8、行文應注重實效，言簡意賅，文件起草，由秘書負責，應堅持以3、下方面的原則：（1）符合國家的法律、法規及其他有關規定。（2）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。（3）正確使用文種。（4）引用人名、地名、數字等要引文準確。引用公文應當先引標題，后文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。（5）應當使用國家法定計量單位。（6）公文中的數字，除發文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。9、文件起草成型送領導審批簽發前，秘書要對文件進行認真審核。審核的內容：是否需要制發文件，是否符合國家的法律、法規要求4、，方針、政策結構是否合理，語言是否合語法要求，文種使用、公文格式等是否符合規定。10、公文正式印制前，文員應認真校核，重點是：有無錯別字，審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全等。文件簽發后，文員認真登記編號，計算印制份數，避免浪費。11、文件繕印字跡要務求清晰、整潔、排列勻稱，印制要分清主次緩急，急件先印，密級較高的文件應專人打印。12、文件打印好后，要認真加蓋印章，加蓋印章應距正文2至4毫米，端正、居中下壓成文時間。13、公文處理完畢后，及時整理（立卷）、歸檔。14、文員要認真做好各類會議記錄，并按要求進行整理。三、公文管理1、公文管理包括文件的登記、傳閱、分發、歸檔等一系列相關的、銜接5、有序的工作程序。2、總經辦收到來文后，應及時進行登記辦理，急件要立即辦理。3、傳閱文件應根據批辦要求，進行辦理，不得延遲。4、文件傳閱時間不宜過長，送領導的文件原則上時間不超過3天，急件不得過夜。盡量避免橫傳文件，以防文件丟失。5、需要各部室辦理的文件，時間一般不超過三天，特殊情況下或難度較大的不得超過一個星期。6、嚴格加強催辦制度，采取多種方式進行催辦，對急需辦的文件，應單獨進行登記，以便及時催辦。7、文件收回后，要及時進行整理、清退，以便查閱、歸檔。8、嚴格文件銷毀工作，對過期的文件，由總經辦登記、造冊，按程序上報后統一銷毀。9、文件或信件的辦理工作一定要做好、做細，力求高效、安全、穩妥地6、傳閱。四、公章管理印章是公司經營管理活動中行使職權，明確公司各種權利義務關系的重要憑證和工具，印章的管理應做到分散管理、相互制約，為明確使用人與管理人員的責權，特制定如下條例： 各類印章的具體管理條例：(一)印章的刻制刻制按公司業務需要由部門提出申請，公司領導批準后，由行政辦統一辦理。印章刻好后由行政辦辦理印章登記手續，填寫印章管理登記表（附件1）備案并留好印章樣圖。1、新公司成立，基本印章（公章、合同章、法人私章、財務章）的刻制，應由指定的印章管理人員負責刻制，后交由行政辦備案，并從刻制之日起執行相關使用條例。2、因業務發展需要申請各職能部門專用章時，由需求部門填寫印章制發申請表(附件2)經7、總經理核準后送交行政辦刻制。（二）印章的保管和使用1、印章的保管通過總經理授權賦予一些部門對其部門（專業）印章的保管權和使用權。由被授權人在總經辦簽字領取印章，指定專人保管。2、印章的使用任何部門在啟用印章前，均需與公司行政辦辦理領取手續，接受相應的責權告知，填寫印章簽收單（附件3）并備案（已經開始使用的需自通知當日補辦理領取手續）。印章一經簽收，所有責任由接收人承擔。（1）公章：公章由公司行政經理或行政辦保管。各部門有需蓋公章的文件、通知等，須先到行政辦領取并填寫印章使用申請表（附件4），經由上級領導核準后并在印章使用申請表中簽批，蓋章后經手人需將簽批申請表交由行政辦，并在印章使用登記薄（附8、件5）簽字。行政辦需將印章使用申請表與印章使用登記薄同期留檔。（2）合同章：合同章由財務部保管。主要用于公司簽訂各類合同使用專用章，蓋章前須先到行政辦領取并填寫印章使用申請表，經由公司經理或部門主管審批，財務總監審核并在印章使用申請表中簽批，經手人需將簽批后申請表交由行政辦并在印章使用登記薄簽字。行政辦需將印章使用申請表與印章使用登記薄同期留檔。（3）法人私章：法人私章由公司或分公司出納保管，主要用于銀行匯票、現金支票等業務，使用時憑審批的支付申請或取匯款憑證方可蓋章。（4）財務章：由財務總監保管，主要用于銀行匯票、現金支票等需要加蓋銀行預留印鑒等業務或發票上使用，發票專用章主要用于發票蓋章。9、（5）其他職能部門章： 其他職能部門章，主要適用于各部門內部使用，已經刻制的職能部門章，需由部門負責人進行保管并嚴格該章的使用辦法。（6）嚴格加強對空白公函的使用管理，對因工作需要使用的空白公函，必須報總經理審批后才能發放，遇特殊情況且總經理外出，需報副總審批。管理人員要做好登記，注明用途，要及時核實使用情況，做好核銷工作。（7）加蓋公章時要字跡清晰，方向正確。（8）因工作原因印章需移交時，要填寫印章交接單（附件6），注明交接時間、交接人，印章一旦完成交接手續，則印章交出期間原保管人員不承擔任何責任，一切責任均由印章接收人承擔。3、印章的廢止、更換：（1）廢止或繳銷的印章應由保管人員填寫印章廢10、止申請單（附件7），并呈公司經理核準后交由楊國齊副總統一廢止或繳銷。（2）遺失印章時應由印章保管人員填寫印章廢止申請單，并呈總經理核準后，簽批遺失處理及處罰辦法，交由行政辦按批示處理，如是遺失公司基本印章時必需登報申明。（3）更換印章時應由印章保管人員依公司文件填寫印章廢止申請單，并呈總經理或副總核準后，交由行政辦按批示處理。如有需要，須填寫印章制發申請表申請新的印章。4、 印章保管人的責權范疇：對于公司主要印章管理，采用的是分散管理相互監督的辦法。行政辦主要職責是對印章的使用進行合理性管理，而印章保管人具有使用、監督、保管等多重責任與權力，具體劃分如下：（1）職能部門印章保管人對印章具有獨立11、使用權力，同時承擔全部使用責任。（2）公章的保管人無獨立使用權力，但具有監督及允許使用權力，因此公章的保管人對公章的使用結果負主要責任，經手人則負部分責任，而對未經由負責人或保管人簽批的公章使用經手人負主要責任，保管人負部分責任。（3）財務章的保管人無獨立使用權力，但具有監督及允許使用權力，因此財務章的保管人對財務章的使用結果負主要責任，經手人則負部分責任，而對未經由保管人（財務總監）簽批的公章使用經手負主要責任，保管人負部分責任。（4）法人私章的保管者是出納，即是保管者又是使用者，但其無獨立使用權力，需依據財務部負責人審批的支付申請或取匯款憑證方可使用，否則負全部責任。（5）公司嚴禁公章、合12、同章、法人私章獨立帶離公司使用，因此保管人如遇需帶公章、合同章外出辦事使用時，需經總經理或主管審批，并同辦事人填寫印章交接單。如遇要辦理工商等年檢等事務，需將表格帶回公司蓋章。（6）公司高、中層領導，因異地執行重大項目或完成重要業務，需要攜帶公司印章出差的，須經公司總經理審批并填寫印章交接單。處理完事務應及時歸還。（7）如遇個人需開具個人相關證明，需由部門負責人以上擔保簽批后方能使用，但如涉及到個人經濟擔保與證明時，原則上一律不予證明，其不良結果由簽批人與保管人以情節共同負責。（8）所有印章的使用，必須嚴格執行公司的公章使用章程，做好申請和使用登記。公司印章只適用于與公司相關業務，不得從事有損13、公司利益之行為。（9）印章使用申請人及管理負責人要嚴格按照上述規定申請使用印章，如出現問題，后果自負。給公司造成重大損失的，公司將依法追究其法律責任。五、本制度從 年 月 日正式施行 附件1 XX企業印章管理登記表附件2 XX企業印章制發申請表附件3 XX企業印章簽收單附件4 XX企業印章使用申請表附件5 XX企業印章使用登記簿附件6 XX企業印章交接單附件7 XX企業印章廢止申請單XX企業總經辦 2014年7月10日附件1 XX企業印章管理登記表序號印章名稱管理人員印章印模簽字確認附件2 XX企業印章制發申請表申請刻章部 門 經手人 申 請日 期 年 月 日申請章類 公章 合同章 部門專用章14、 其它 刻 章狀 況 初次 復次（第 次）印 章內 容 印 章形 狀 印 章字 體 印章制造材 料印 章尺 寸 申請刻章原 因 新刻制，原因： 原章損壞，損壞原因： 其它 部門領導意 見簽名： 日期： 年 月 日行政部意 見簽名： 日期： 年 月 日總經理意 見簽名： 日期： 年 月 日附件3 XX企業印章簽收單接 收 日 期接 收 部 門接 收 人接收印章名稱行政辦確認簽字備 案 號印 章 印 模備 注 XX企業印章簽收單接 收 日 期接 收 部 門接 收 人接收印章名稱綜合管理部確認簽字備 案 號印 章 印 模備 注附件4 XX企業印章使用申請表申請使用單位（部門）申請使用人（經辦人）印章15、類別申請事由部門領導意見公司領導意見蓋章人簽字使用時間 年 月 日上述材料共 份備注1、凡使用公司印章須填寫此表；2、申請事由一欄應將用印的文本名及文本內容填寫清楚；如文本是合同的應填寫涉及金額數及簽訂合同的對方單位名稱。XX企業公章使用申請表申請使用單位（部門）申請使用人（經辦人）印章類別申請事由部門領導意見公司領導意見蓋章人簽字使用時間 年 月 日上述材料共 份備注1、凡使用公司印章須填寫此表；2、申請事由一欄應將用印的文本名及文本內容填寫清楚；如文本是合同的應填寫涉及金額數及簽訂合同的對方單位名稱。附件5 XX企業印章使用登記簿序號用章日期公章類別使用部門事 由監印人使用人簽字備注123456789101112131415161718192021222324252627282930313233343536附件6 XX企業印章交接單印章名稱印章印模交接事由交接時間年 月 日 時 分交章人接章人審批人監交人XX企業印章交接單印章名稱印章印模交接事由交接時間年 月 日 時 分交章人接章人審批人監交人附件7 XX企業印章廢止申請單申請部門申請人廢止日期印章名稱廢止原因印模經理審批意見原保管人簽字銷毀接收人簽字XX企業印章廢止申請單申請部門申請人廢止日期印章名稱廢止原因印模經理審批意見原保管人簽字銷毀接收人簽字