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1、食品經(jīng)營(yíng)公司文書(shū)收發(fā)保存管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 一、總則1為使公司的文書(shū)管理制度化、規(guī)范化，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，特制定本制度。2文書(shū)包括：業(yè)務(wù)工作上的往來(lái)公文、報(bào)告、會(huì)議決議、規(guī)定、合同書(shū)、專(zhuān)利許可證書(shū)、各種帳簿、圖表參考書(shū)等一切業(yè)務(wù)用書(shū)與公文。3全部文書(shū)歸公司所有并收藏、任何個(gè)人不得私自占有。4必須嚴(yán)格保守文書(shū)的秘密。5文書(shū)按下列要點(diǎn)處置或辦理：（1）凡屬重要事宜的指示、請(qǐng)示、匯報(bào)、報(bào)告、傳達(dá)、答復(fù)等等，一律以“文書(shū)”形式出現(xiàn)。所有文書(shū)的處置都必須以準(zhǔn)確與迅速為原則，且必須明確責(zé)任。（22、）即使在緊急狀況下以口頭或電話(huà)形式處置的事項(xiàng)，事后也必須以文書(shū)形式記錄下來(lái)。6文書(shū)的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由公司辦公室負(fù)責(zé)。二、文書(shū)的收放1到達(dá)文書(shū)全部由公司辦公室接收。2到達(dá)文書(shū)由辦公室按下列要點(diǎn)處置：（1）一般文書(shū)予以啟封，分送各部門(mén)。（2）私人文書(shū)不必開(kāi)啟，直接送收件人。（3）分送各部門(mén)的文書(shū)若有差錯(cuò)，必須立即退回行政部。三、文書(shū)的處理1文書(shū)的分類(lèi)：（1）帶密級(jí)文書(shū)，具體分為：a、絕密，指極為重要并且不得向無(wú)關(guān)人員泄露內(nèi)容的文書(shū)。b、機(jī)密，指重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無(wú)關(guān)人員透露的文書(shū)。c、秘密，指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書(shū)。（2）普通文書(shū)，指非秘密文書(shū)。如果附有其他調(diào)查問(wèn)3、卷之類(lèi)的重要東西，則另當(dāng)別論。（3）傳閱文書(shū)，指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書(shū)。2普通文書(shū)的處理原則：（1）由部門(mén)負(fù)責(zé)人以上級(jí)別的主管，負(fù)責(zé)對(duì)文書(shū)進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要的處理，或者由其指定下屬對(duì)文書(shū)進(jìn)行具體處理。（2）如果遇到重要或異常事項(xiàng)，必須及時(shí)與上一級(jí)主管取得聯(lián)系，按上級(jí)指使辦理。（3）各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)，必須與各部門(mén)商議后方能予以處置。3帶密級(jí)文書(shū)的處理原則：（1）帶密級(jí)文書(shū)原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。（2）指名或親啟文書(shū)，原則上由信封上所指名的人開(kāi)啟，其他人未竟授權(quán)，不得擅自啟封。如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來(lái)件所指名者，不接受本條規(guī)定的約束。4文書(shū)的閱覽原則：某文書(shū)被閱覽后4、，閱覽者必須簽字，表示已經(jīng)閱覽完畢。如果有必要，可在文書(shū)的空白處填寫(xiě)閱覽后的意見(jiàn)，并轉(zhuǎn)給或交還文書(shū)的主管。5與各部門(mén)有關(guān)的文書(shū)，在處理意見(jiàn)上如果存在分歧，則由文書(shū)的主管部門(mén)出面進(jìn)行協(xié)商，如果不能協(xié)商一致，上報(bào)或請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，由上級(jí)裁決。四、請(qǐng)示審批1請(qǐng)示審批是公司經(jīng)營(yíng)的一項(xiàng)重要程序，凡屬公司經(jīng)營(yíng)重要事項(xiàng)，都必須經(jīng)請(qǐng)示，獲得總經(jīng)理審查、裁決和公文批復(fù)之后，方能執(zhí)行。特殊情況需董事長(zhǎng)審批通過(guò)后方可執(zhí)行。2必須請(qǐng)示審批事項(xiàng)如下：（1）職務(wù)及重要人事安排；（2）各種制度性規(guī)定的變更；（3）重要合同xx的締結(jié)、解除與變更；（4）訴訟行為；（5）與政府機(jī)構(gòu)有關(guān)的各種重要的請(qǐng)求回執(zhí)、申請(qǐng)等等；（6）土地、建5、筑物的購(gòu)買(mǎi)與轉(zhuǎn)讓?zhuān)唬?）大額饋送、謝禮、以及宣傳廣告費(fèi)用的開(kāi)支；（8）分支機(jī)構(gòu)的增減；（9）預(yù)算與決算事宜；（10）借款與貸款，以及借貸銀行的開(kāi)設(shè)和變更；（11）重要或高額物品的采購(gòu)；（12）有關(guān)公司經(jīng)營(yíng)的重要計(jì)劃與企劃；（13）其他上述未涉及的重要事項(xiàng)。3請(qǐng)示審批的事項(xiàng)，必須以提案文書(shū)的方式，經(jīng)主管呈交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。如果事情緊急，允許直接以非文書(shū)形式請(qǐng)示，但事后必須盡快書(shū)寫(xiě)請(qǐng)示提案文書(shū)上報(bào)。4請(qǐng)示提案文書(shū)的內(nèi)容包括標(biāo)題、正文、理由、說(shuō)明和附錄。提案文書(shū)應(yīng)一式多份，分送有關(guān)部門(mén)如業(yè)務(wù)部門(mén)、行政部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)等。5請(qǐng)示提案文書(shū)必須注明起草者或請(qǐng)示者，所屬分支機(jī)構(gòu)及部門(mén)，并簽名蓋章。6請(qǐng)示審批內(nèi)容一旦6、被上級(jí)認(rèn)可并作出決定，則以請(qǐng)示提案書(shū)（副本）替代批復(fù)返回，并請(qǐng)示部門(mén)予以執(zhí)行。7請(qǐng)示提案的原件由公司辦公室保管。五、文書(shū)的整理與保存1文書(shū)按內(nèi)容進(jìn)行整理后，分為兩類(lèi)保管，一類(lèi)是尚未完結(jié)的文書(shū)，一類(lèi)是可以歸檔的文書(shū)。2全部完結(jié)的文書(shū)，分別按所屬部門(mén)、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯，并在“文書(shū)保存簿”上做好登記，歸檔保存。3制度規(guī)定、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利書(shū)、合同書(shū)、往來(lái)公文與專(zhuān)利、證書(shū)等特別重要的文書(shū)，由公司辦公室填寫(xiě)“重要文書(shū)目錄”后，予以保存。4文書(shū)的保存年限如下：（1）永久保存文書(shū)，包括章程、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書(shū)、協(xié)議書(shū)、登記注冊(cè)文書(shū)；重要的訴訟關(guān)系文本；重要的政府許可證書(shū)；7、有關(guān)公司歷史的文書(shū)；決算書(shū)和其他重要的文書(shū)。（2）保存十年文書(shū)，包括請(qǐng)求審批提案文書(shū)，人事任命文書(shū)，獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書(shū)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)帳簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表，以及永久保存以外的重要文書(shū)。（3）保存五年文書(shū)，指不需要保存十年的次重要文書(shū)。（4）保存一年文書(shū)，指不太重要或者臨時(shí)性文書(shū)。如果是調(diào)查報(bào)告原件，則由所在部門(mén)主管負(fù)責(zé)確定保存年限。5所有重要的帶密級(jí)文書(shū)，一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中。6保存期滿(mǎn)以及沒(méi)必要繼續(xù)保存的，經(jīng)主管決定，填寫(xiě)廢除理由和日期后，予以銷(xiāo)毀。機(jī)要文書(shū)以焚燒或碎紙機(jī)銷(xiāo)毀。7如果職務(wù)或部門(mén)劃分發(fā)生變更，或者做出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更調(diào)整后的結(jié)果。8必須做好重要文件的借閱登記工作，并注明歸還日期。9本制度難以執(zhí)行時(shí)，須與公司辦公室聯(lián)系，由辦公室相關(guān)負(fù)責(zé)人作出裁定。六、附則1本制度報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行，需要時(shí)由公司辦公室修改并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)施行。2本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋與檢查。3本制度施行后，其他相同的規(guī)章制度或與之相抵觸的制度或規(guī)定自行廢止。4本制度自頒布xx施行。