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1、集團備用金使用申請、核銷管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 集團備用金管理制度一、制定目的：為加強某某集團備用金的管理，規范備用金使用流程，提高資金使用效率，有效控制資金占用，特制定本制度。二、適用范圍：本規定適用于某某集團各地分公司。三、職責說明1、備用金申請人備用金申請人對備用金的使用及所持發票的真實性、有效性、合法性負責，建立備用金臺賬，登記備用金的接收、使用、核銷情況，定期與財務部核對。日常行政費用、團隊建設費以及市場推廣費為各地各部門指定負責人，差旅費申請人為即將出差的員工。目前分公司備用申請人由各地2、分公司人事行政擔任，如進行變動，另行申請。備用金由分公司人事行政從公司財務部借支，并負責管理。出現現金短款的情況時，人事行政須承擔補償短款部分外，還須接受相應的行政處罰。2、財務部備用金接口對接人財務部備用金借口對接人對各申請人提交的備用金申請、核銷進行審核，以確保申請及核銷事項符合公司規定，并審核原始單據的完整性、真實性和一致性，審核審批流程是否規范，并定期與各地各部門的備用金申請人核對金額。四、備用金使用原則備用金實行專款專用，不得用于與申請事項不符的事由。超申請范圍使用的，須經主管領導批準，否則財務人員有權拒核銷。五、備用金使用范圍備用金用于無法直接向供應商支付的業務，包括日常行政費用、3、市場推廣活動，以及申請預支團隊建設費用、差旅費用等。1、用于日常行政費用、市場推廣活動：日常經營活動中，提供服務方或供貨方未與公司簽訂相關合同，或確系無法提供對公賬戶及發票的費用，可使用備用金付款。此項借款每月至少核銷一次。備用金不得用于固定資產采購（單價2000元以上物品）。2、用于團隊建設費：為加強團隊協作，維護員工關系，以公司、城市、部門或者團隊為單位進行的團隊活動，經由領導審批后，可申請備用金，備用金應在活動結束當月核銷款項。上次未核銷，下次不可申請。3、用于差旅費核銷：此借款僅限于員工差旅費用，差旅費發生地為員工關系所在地的異地差旅費，并應在返回駐地5個工作日內辦理核銷還款手續。六、4、備用金申請條件備用金申請人為該部門該城市的唯一備用金負責人；考慮到備用金從支出結算再郵寄到總公司結算需一段時間的過程，為滿足各地區經營需要，不影響業務開展，特制定備用金庫存限額為：沖銷后備用金余額小于10，000.00元，即當地各地區備用金賬戶大于以上金額時，不借備用金，不足以上金額，續借后，不超過以上金額；團隊建設、差旅備用金前不清后不借。七、備用金申請流程1、日常行政費用及市場推廣活動的備用金申請流程：填寫備用金申請表提交審批人審批審批后根據費用項目提交至相關人員審批人審批財務備用金負責人核實申請人備用金余額滿足申請條件方可由出納付款2、差旅費備用金申請流程：填寫備用金申請表提交至審批人審5、批財務部付款3、團隊建設備用金申請流程填寫備用金申請表及某某集團公司簽呈提交審批人審批財務部付款注：以上申請需要相關審批人簽字或者郵件批復，不接受不簽字或郵件批復或者口頭批復的申請。八、備用金支付使用人填寫備用金申請單，注明備用金的種類、日期、申請部門、使用人、金額、用途，然后由分公司領導負責簽字確認。財務中心出納采用銀行轉款的方式支付至備用金負責人賬戶。款項借支必須嚴格按照公司所規定的流程進行，并執行前款不清后款不借的原則，如有特殊情況，則由分公司經理簽字確定前款的報銷時間后方與借支。九、備用金核銷1、核銷審批流程：合格的備用金報銷單填寫費用報銷單，費用報銷手續參照借款報銷制度，后附備注金申6、請單報銷單上應由申請人、審批人簽字，如為郵件審批，應將完整的審批郵件與報銷單粘貼在一起。根據備用金的用途不同，需由不同審批人審批。：日常行政費用-批復順序為：分公司行政-分公司負責人-總部行政-銷售中心負責人-董事長-財務負責人附加文件：費用簽呈市場推廣活動批復順序為：市場主管-分公司負責人-總部行政-銷售中心負責人-董事長-財務負責人附加文件：市場活動簽呈須附加文件：由公司下發的活動通知或者活動簽呈。團隊建設費批復順利為：分公司負責人-總部行政-銷售中心負責人-董事長-財務負責人附加文件：團隊建設簽呈。差旅費-公司行政-分公司負責人-總部行政-銷售中心負責人-董事長-財務負責人備用金報銷規定7、為每月底一次，人事行政將所有報銷單據提交到財務部進行報銷，取得報銷金額的備用金。所有備用金應當在當月內清帳，不得無故拖延，如當月借款清不完，不發放當月工資。2、票據種類發票金額應與報銷單金額相符，如有不能開具發票的情況，應提供相應單據：（1）收據：用備用金支付押金的，將押金收據復印后連同當月備用金報銷單提交至財務，三個月以內原件自行存檔保管，不能丟失，作為后續退回押金使用。（2）發票：除押金以及政府行政事業部門收費、銀行收費的收據外，其余項目必須提供發票。3、票據要求：（1）發票付款單位名稱：上海某某或上海襄本。原則是根據受益部門所屬公司開具發票抬頭（2）單位為個人或者空白不予報銷（3）發票項8、目應與出票單位經營范圍對應，如超市開具發票項目為餐費，超出該店的經營范圍，為不合格發票。不可以開具“禮品”發票：辦公用品單張發票金額在1000元以上，需要同時提供供貨明細（辦公用品）并加蓋收款單位印章；郵寄快遞費應向快遞公司索取正規的發票，并有快遞公司的蓋章，快遞單不可作為發票報銷。（4）任何發票必須蓋有收款單位發票專用章且清晰可辨，無章發票或發票章無法辨認的為違規發票，不予報銷。（5）任何發票不可有任何涂改。（6）銀行費用應提供銀行回單：工商、稅務、政府、事業單位收費若無發票應提供正規收費收據。（7）報銷發票有效期為開票日起3個月之內，超出時間范圍為不合格發票，不予報銷。（8）報銷時需注明受9、益部門。（9）對于業務獎勵部分票據要求,可報銷票據包含: 差旅費（車票，機票）, 交通費（出租車發票不得連號，總量不得過多），住宿費（需提供本市以外發票），辦公用品（單張金額不得超過1萬元，附明細清單且不得包含固定資產類辦公用品,如打印機,復印機,掃描儀,電腦等）, 通訊費（發票抬頭為公司名稱或定額發票）, 咨詢服務顧問費(如單筆金額1萬元以上，附雙方蓋章的相關合同),策劃費，會議費，場地費（需提供場地租賃合同），汽車租賃發票（需提供租賃合同），油費（需提供汽車租賃發票）。其他票據如業務招待費,禮品,食品，勞保,廣告費等一律不予報銷。4、發票金額與報銷金額不符的，財務實報或核銷金額取發票金額和10、報銷單上審批金額較低者予以報銷或核銷。5、票據粘貼辦法：（1）票據分類。對于集中較多的票據按照內容進行分類，如辦公用品、電話費、差旅費、室內交通費等等，按照類別、業務發生所在地區分別粘貼。（2）準備粘貼單。到財務部領取原始憑證粘貼單。（3）將票據整理整齊后，將膠水涂抹在票據左側背面，自左至右沿上邊依次均勻排開橫向粘貼，且應避免將票據貼出粘貼單外，不得將票據集中在粘貼單中間，以免造成中間厚，四周薄。（4）禁止將發票粘貼在其他發票上或者使用訂書釘，以免損壞檔案裝訂設備。（5）發票粘貼后必須能顯示發票號，發票代碼、發票金額、稅務章。（6）如票據大小不一樣，可以在同一張粘貼單上按照先大后小的順序粘貼。11、（7）備用金報銷單據上，必須注明所在地區分公司的具體名稱。（8）備用金發票必須注明真實用途，不得存在虛假票據，票據標準參考費用報銷管理制度。十、備用金賬戶負責人變更的相關規定備用金賬戶負責人變更：該負責人在獲悉崗位更換或離職時，需事先通知財務，由財務與原備用金負責人進行賬務核對，全部賬目核對完畢財務簽字確認后，方能繼續辦理調動或者離職手續。核對清楚后通知相關人員，此時備用金新負責人方可接受。 員工離職時應先沖銷所有借支款項，全部賬目結清之后方給予辦理離職手續十一、備用金的其他規定備用金由分公司人事行政從公司財務部借支，并負責管理。出現現金短款的情況時，人事行政須承擔補償短款部分外，還須接受相應的行政處罰。對于備用金出現的差異任何人不得瞞報，應立即查明原因，并根據公司的相關制度確定相關人員的責任，及時進行處理備用金管理人員必須對每次使用備用金支出及報銷做好臺帳。定期每月進行盤點，出具備用金盤點表，并報送總公司一份，自留一份存檔。十二、附則本規定自公布之日起執行，由某某集團財務中心宣講落實、檢查督促，并負責解釋和修訂。