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1、融資擔(dān)保公司辦公用品管理制度附申領(lǐng)單編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 目 錄第一章 總則第二章 辦公用品管理范圍第三章 辦公用品采購第四章 辦公用品入庫第五章 辦公用品領(lǐng)用第六章 辦公用品日常管理第七章 辦公用品費用成本控制第八章 辦公用品合理使用流程第九章 附則 附件一：辦公用品申領(lǐng)單 附件二：辦公用品入庫單 附件三：辦公用品采購申請表第一章 總則為了確保公司辦公用品的正常使用，規(guī)范辦公用品管理、嚴(yán)格控制成本、合理節(jié)約開支減少浪費，從而使行政部工作系統(tǒng)化，提高工作效率，特制定本制度。第二章 辦公用品管理范圍 根據(jù)辦2、公用品的性能及功能，辦公用品包括以下兩大類：一、耐用品：1.辦公家具，如：各類辦公桌、空調(diào)、微波爐、椅子、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、儲物柜、保險柜等;2.辦公設(shè)備，如：電話、電腦、傳真機、復(fù)印機、碎紙機、投影儀、移動硬盤、U盤等。二、易耗品：1.文具類辦公用品，如：鉛筆、膠水、單（雙）面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、中性筆、剪刀、訂書釘、插線板、大頭針、紙類印刷品。2.生活類辦公用品，如：飲用水、衛(wèi)生紙、洗手液、紙杯、垃圾桶、抹布等。第三章 辦公用品采購一、申請范圍：1.辦公用品申請以部門為最小單位，各部門每月29日提交次月的采購申請計劃到行政部，便于行政部根據(jù)申請計劃統(tǒng)一安3、排采購，預(yù)期不報視為無需求，屆時行政專員有權(quán)拒發(fā)；部門采購申請內(nèi)容主要為耐用品。2.審核及審批：（1） 由申請部門填寫辦公用品采購申請表報行政部經(jīng)理審核簽字后，提交分管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可購買。3.采購安排：（1） 各部門所需辦公用品，需經(jīng)行政部統(tǒng)一購買，其它部門不得擅自購買。辦公用品購買實行兩人以上共同負(fù)責(zé)制。（2）采購分為定期采購和臨時應(yīng)急采購。行政部根據(jù)批示意見，在規(guī)定時間內(nèi)完成采購。（3）行政部根據(jù)公司需求和市場情況，選擇固定辦公用品合作商，采取上門送貨、定期結(jié)算的合作方式。部門特殊物品或?qū)I(yè)物品采購，由行政部派專人負(fù)責(zé)采購，使用部門派專業(yè)人員協(xié)助采購。行政部會定期對辦公用品市場價格4、進行調(diào)查、核實，隨時與合作商根據(jù)市場情況，對供貨價格進行調(diào)整。第四章 辦公用品入庫一、入庫登記辦公用品采購到位后，由行政專員核對、入庫。行政專員辦理入庫后，建立辦公用品采購登記，對年度辦公用品采購情況進行整體統(tǒng)計。二、入庫物品明細(xì)單每次采購入庫后，行政專員制作入庫明細(xì)單，行政部經(jīng)理簽字確認(rèn)，填寫辦公用品入庫單。第五章 辦公用品領(lǐng)用一、耐用品由行政部一次性發(fā)放到各部門，部門辦公用品由部門指定人員簽字領(lǐng)用，如領(lǐng)用人更改，由部門經(jīng)理到行政部做變更記錄。易耗品于每周一早上統(tǒng)一領(lǐng)用，除特殊情況，其他時間不發(fā)放或領(lǐng)用辦公用品。二、耐用品的領(lǐng)用、管理實行部門負(fù)責(zé)制。耐用品由部門負(fù)責(zé)人指定專人或使用人領(lǐng)取，部5、門負(fù)責(zé)人需簽字確認(rèn)，行政部存根備案。三、新員工入職后，行政部統(tǒng)一為其配備辦公用品，耐用品由本人簽字領(lǐng)取，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，行政部存根備案。第六章 辦公用品日常管理 一、易耗品統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)申請、采購、發(fā)放。行政部會定期進行盤點（每季度一次）、整理、成本核算，做出后期調(diào)整計劃。二、耐用品的管理，主要是指辦公用品/設(shè)備的報修：（1） 耐用品的維修對象為員工個人使用電腦及電腦外部設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、通訊設(shè)備等，報修人到行政部詳細(xì)描述并登記故障現(xiàn)象，行政專員統(tǒng)籌安排，維修人員于每周一下午排查并解決問題，此費用納入辦公物品耗損維修保養(yǎng)費預(yù)算內(nèi)。（2）各部門耐用辦公用品的保養(yǎng)，主要由各部門專人進行維修保養(yǎng)6、登記并跟蹤維護情況，行政部將不定期檢查。公共設(shè)施或設(shè)備，由行政部統(tǒng)一管理。（3）其他辦公設(shè)備（辦公桌、沙發(fā)）等出現(xiàn)故障，各部門應(yīng)及時與行政部聯(lián)系，由行政部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)廠家維修解決。在保修期內(nèi)不能維修解決的，憑購買發(fā)票、保修單退、換給廠家。三、辦公用品領(lǐng)用必須認(rèn)真履行手續(xù)，應(yīng)填寫辦公用品申領(lǐng)單后領(lǐng)用和發(fā)放，嚴(yán)禁先借后領(lǐng)的行為。四、各類辦公用品應(yīng)愛惜使用、節(jié)約能源，打印或復(fù)印資料時，如非正式或非對外文件可使用雙面打印；回形針、大頭針不得隨意丟棄。五、禮品的購買、管理與贈送（或發(fā)放）類同易耗品，由行政部統(tǒng)一辦理。第七章 辦公用品費用成本控制一、各部門需做出年度預(yù)算，并且分解個人指標(biāo)。二、行政部需嚴(yán)格控制7、辦公用品的申請、領(lǐng)用、使用過程等。三、各部門電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、碎紙機等辦公設(shè)備的耗材及維修費用，由行政部統(tǒng)一管理，年終計入各部門辦公用品總費用當(dāng)中。屬多個部門共用的，費用按照公司使用人數(shù)進行分?jǐn)偂Ｋ摹⒎舱{(diào)出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數(shù)歸還。有缺失的應(yīng)照價賠償，否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。五、公司辦公用品應(yīng)做公用，私用或帶出公司者應(yīng)按辦公用品兩倍的價格從當(dāng)月工資中扣除。員工應(yīng)自覺愛護各類辦公用品，如因不正當(dāng)或不合理使用而損壞物品應(yīng)照價賠付。第八章 辦公用品合理使用流程一、耐用品合理使用流程1.碎紙機操作細(xì)則；打開電源開關(guān)，電源指示燈亮，即進8、入碎紙工作狀態(tài)。從喂紙口放入紙張，機器自動進紙粉碎，當(dāng)紙張全部粉碎后，機器會自動延時停機。如果一次性粉碎紙張過多，機器會停止進紙。操作者應(yīng)退出紙張，此時智能電路自動清除碎紙刀上的紙屑，機器重新恢復(fù)正常工作狀態(tài)。當(dāng)機器箱內(nèi)的紙屑超過2/3箱時，將電源切斷，提起主機，將機箱內(nèi)碎紙倒去，這時安全指示燈亮，表示主機進入斷電狀態(tài)，當(dāng)主機重新按放在機箱上后，機器又恢復(fù)正常。及時清理機器內(nèi)紙屑。粉碎文件時，將回形針、訂書針等金屬物去除，以免損壞刀具。無論機器是否工作，都不要將手或衣物伸進入紙口。當(dāng)電源電壓較低時，要適當(dāng)減少粉碎張數(shù)。碎紙機進紙張數(shù)每次不得超過四張，連續(xù)使用不得超過20分鐘。 2.復(fù)印機復(fù)印時9、原稿不要有裝訂針、回形針，以免導(dǎo)致進稿器卡紙；為防止復(fù)印機卡紙，禁止使用非復(fù)印紙、已皺折或超出復(fù)印尺寸的紙，卡紙時，打開右邊側(cè)門取出紙張，看看取出來的紙張是否完整，如果有殘缺，請仔細(xì)查找紙張的剩余，取完紙張后，請關(guān)嚴(yán)實所打開的側(cè)門；在復(fù)印多份的情況下，復(fù)印者應(yīng)當(dāng)先復(fù)印一份，做出調(diào)整后再復(fù)印；注意保持復(fù)印機周圍的衛(wèi)生，在每一次復(fù)印之后要及時處理復(fù)印產(chǎn)生的廢紙、臟紙，及時將自已打印的文件拿走，機密文件應(yīng)使用碎紙機進行處理；因操作失誤造成復(fù)印機損壞，責(zé)任人負(fù)責(zé)維修費用，并承擔(dān)一切損失。3.會議室使用 A4紙3張、鉛筆1支、簽字筆1支，會議結(jié)束后應(yīng)由行政部專人收回可用物品。第九章 附則1、本制度須嚴(yán)格10、遵守，對違規(guī)操作者，公司將視情節(jié)輕重，追究其相應(yīng)責(zé)任。2、以上條款中涉及有合同、上級領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)文件和政府有關(guān)文件應(yīng)在行政人事部留檔一份，以便于審核和檔案管理3、本制度由行政人事部負(fù)責(zé)解釋和修訂。4、本制度從年一月一日起執(zhí)行，此前與本制度不相一致的制度或規(guī)定同時廢止。附件一：辦公用品申領(lǐng)單融資擔(dān)保公司抄送：行政部 辦公用品申領(lǐng)單申領(lǐng)部門時間申領(lǐng)物品名稱數(shù)量申購用途申領(lǐng)人：直屬上級：附件二：辦公用品入庫單融資擔(dān)保有限公司辦公用品入庫單抄送 ：行政部采購日期入庫日期入 庫 物 品 清 單序 號品 名數(shù) 量序 號品 名數(shù) 量采購人簽字入庫人簽字融資擔(dān)保有限公司辦公用品采購申請表抄送：行政部申請部門：申請日期：序號 申請采購辦公用品名稱規(guī)格/品牌數(shù)量備注12345678申請人簽字部門經(jīng)理審批簽字總經(jīng)理審批簽字說明：1、申請采購辦公用品需在每月29日.30日報送辦公室統(tǒng)一采購；2、提交本單時申請人與申請人主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)簽字完畢。