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1、投資集團有限公司文件與檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一條 公司文件與檔案實行統一管理。文件與檔案的管理，要做到規范、準確、及時、安全。公司行文要克服官僚主義和文牘主義。總裁辦公室是公司文件與檔案的主管部門。第二條 稱呼規范：1) 公司本部：指公司總部包括總裁辦公室、人力資源部、資金財務部、資產管理部、投資管理部、審計監察部、投資銀行部、研究發展部。2) 各部門：指公司本部各部門及中國木材流通協會3) 所屬公司：指華星大廈、北京地產公司、天津中木、天津奧克亞、華東公司、上海公司及其它公司全資、控股或參2、股的具有獨立法人資格的公司4) 集團：指中國華星發展集團公司5) 董事會：本公司董事會。第三條 本規定所稱文件是指公司董事會、公司及各部門、所屬公司內部之間及與外界（包括政府機構、企事業單位、法人機構、個人）相互交流的書面文檔、電子文檔、傳真、電報、電子郵件、圖書期刊、聲像材料等。第四條 公司本部的文件管理部門為總裁辦公室，凡涉及公司的文件均需由總裁辦公室統一安排處理；所屬公司的文件管理部門為各公司的辦公室或總裁辦公室。管理文件與檔案的部門要設專職文件與檔案管理員。第五條 公司發文：包括以公司名義發文，以部門名義發文，以黨委名義發文，以工會名義發文。第六條 文號管理：各部門發文必須先向總裁辦公3、室申請發文文號，發文文號規范如下：1) 以公司名義發文：中*司字 年 號，此文號用于公布公司的重大事項及向董事會、政府機構、相關企事業單位發文；2) 以總裁辦公室名義發文：中*管字 年 號，此文號用于涉及總裁辦公室業務的發文；3) 以人力資源部名義發文：中*人字 年 號，此文號用于涉及人力資源部業務的發文；4) 以資金財務部名義發文：中*財務字 年 號，此文號用于涉及資金財務部業務的發文；5) 以投資管理部名義發文：中*投資字 年 號，此文號用于涉及投資管理部業務的發文；6) 以審計監察部名義發文：中*監字 年 號，此文號用于涉及審計監察部業務的發文；7) 以投資銀行部名義發文：中*投行字 年4、 號，此文號用于涉及投資銀行部業務的發文；8) 以資產管理部名義發文：中*資產字 年 號，此文號用于涉及資產管理部業務的發文；9) 以研究發展部名義發文：中*研字 年 號，此文號用于涉及研究發展部業務的發文；10) 以黨委名義發文：中國*黨字 年 號；11) 以工會名義發文：中國*工字 年 號。12) 公司文號順序以年為單位從001號開始，公司及各部門采用大排序的方式編號。13) 各部門無須加蓋公司章的發文，不須申請文號。第七條 發文種類：1) 請示：請上級指示和批準。2) 報告：向上級機關匯報工作，反映情況。3) 指示：對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則。4) 批復：答復請示事項。55、) 通知：傳達公司的重要情況以及相關事項，發布規章制度、要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發上級公文，公布應當遵守或周知的事項。6) 決定：對某些問題或者重大行動作出安排。7) 函：平行部門之間互相商洽工作，答復問題或知會有關事項。8) 會議紀要和決議：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關部門共同遵守執行的。第八條 發文格式：采有B5號紙，橫排。1) 文件抬頭：中國*投資集團有限公司文件，紅字。2) 文號：加黑宋體小四號字。3) 主送單位及標題：加黑宋體四號字。4) 正文：仿宋小四號字，1倍半行距。5) 單位印章：紅色公司章。6) 日期：加黑宋體四號字，用大寫。7) 抄報、抄送6、存檔：宋體四號字。第九條 草擬公文應注意以下事項：1) 內容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規章。2) 反映情況要客觀，實事求是。3) 文字要準確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結構要緊密，用語要規范。4) 人、地、物名、引文及時間要具體、準確。第十條 發文程序：1) 發文部門負責文件的起草工作，文件起草完成后，首先到總裁辦公室申請文號，并填寫發文登記表。2) 各部門發文前，首先由部門經理及主管總裁審核，后交由需會簽的部門，由會簽部門經理簽字確認后，交總裁審批。3) 總裁審批后，由總裁辦公室秘書負責蓋章及形成正式文件下發。第十一條 文件發送與簽收程序：1) 公司本部采7、用書面簽收發式，總裁辦公室秘書直接將文件交各部門經理，由部門經理在文件發文單上簽收。2) 對公司所屬公司發文，首先由秘書以傳真方式發送文件，然后采用郵寄方式遞送文件原件，各公司于每月25日，將收到的公司文件，以書面形式簽收，再將簽收單郵寄回公司，由秘書備案。若屬緊急事務，需立刻知悉各公司是否收到文件，秘書需在傳真中注明，各公司收到傳真后，應立刻以傳真形式簽收，并由秘書在發文單中注明。3) 在北京的部門及公司，緊急文件以傳真方式，一般文件以遞送方式，各公司在文件發文單中簽收。若由本公司人員代交，需在發文單中注明。第十二條 發文的判行權限：1) 以董事長署名行文者，應送呈董事長判行。2) 加蓋公司8、章的發文：應送呈總裁判行。3) 若因緊急事務，總裁不在的情況下，可由公司主管行政的副總裁代為判行，但須經總裁補簽。4) 以各部門名義發文，無須加蓋公章者，由各部門主管總裁判行。第十三條 傳真發文管理：公司傳真由前臺負責，公司所有傳真必須在前臺登記，未登記的傳真，前臺有權拒絕發送，且可視為未經公司認可的文件。第十四條 收文：公司收文由前臺負責，發往公司的各類文件均由前臺進行登記，公司人員若代為公司傳送文件，也應首先將文件交與前臺，由前臺登記。第十五條 收文管理程序：1) 公文處理：公司的所有收文必須登記，并注明公文轉移的去向。前臺將公文登記后，交總裁辦公室秘書，由秘書根據公文內容向各部門及有關領9、導分發。若秘書不能判明，由總裁辦公室主任決定。秘書須將文件內容、收到時間、去向予以登記，如需存檔，秘書要立刻辦理文件存檔手續。2) 信函處理： 指名營業、工務、資材及采購人員收受的信函由信封上的記載可認為公務文書者，應視同公務文書拆封，如系私事，再予發還；未能認為公務文書的信函，經其收信人本人拆封后如系公務文書，應交回前臺依公文處理。 指名總裁助理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務文書，再交回前臺依公文辦理。3）圖書期刊處理：當日的期刊報紙，由前臺放于閱報處，公司員工可自由取閱，但員工應在閱后及時放回原處，如需摘要，需采用復印的形式。專業性的報紙期刊，由前臺每月25日整理一次，統一交秘書存檔10、。4） 聲像材料的處理；所有聲像材料交由秘書處理。5） 傳真、電報處理：傳真、電報視同公文，依公文原則辦理。第十六條 收文處理要點1) 遇有關系重大足以影響公司權益之重要文件，秘書應將正本妥為保藏，若需調用，應以復印件代用。2) 為利文書處理并達到分層負責目的，經辦人應就內容要點簽擬意見或選稿隨來文呈部門經理核閱批辦，各主管人員應對文案注明意見，避免只簽名而無意見。第十七條 文件處理期限1) 前臺及秘書收文時，原則上應隨到隨送，不得積壓，最遲應于文到一小時內送交有關人員。2) 經辦人員的處理期限。 急件、電報、機密文件等應隨到隨辦，于文到一日內處理完畢為原則。 一般文件由部門經理指定處理期限，11、一般以文到三日內處理完畢為原則。 來文定有答復期限者，應盡力于來文所定期限內處理完畢。 計劃、研究、開發、規章修訂、測定、搜集資料等特殊文件的管理應斟酌實際需要分別規定其處理期限。3）文件歸檔，應日案日清，最遲不得逾二日。4）簽呈及傳閱文件：時接時清，接到文件后立刻簽呈或簽閱，最遲不得超過一日。第十八條 檔案管理：總裁辦公室秘書為公司專職檔案管理員，負責管理公司的全部檔案。各部門可設兼職檔案管理員，負責管理各部門的檔案。公司檔案原則上均交由總裁辦公室負責保管。文件處理完成后，原稿由總裁辦公室歸檔，經辦部門視實際需要留存復印件。如因業務處理特殊需要，原稿須由經辦部門保管者，應經秘書同意后妥為保存12、，秘書以復印件歸檔，并在備注中注明，各部門使用原件完畢后仍應將原件交秘書保存。第十九條 歸檔文件的檢查：1) 檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。2) 文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。3) 與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。第二十條 歸檔文件的保存期限：文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：1) 永久保存：1.公司章程；2.股東名簿；3.規章制度及公司條例；4.董事會及股東會紀錄；5.財務報表；6.政府機關核準文件；7.不動產所有權證及其他債權憑證；8.工程設計圖；9.其他經核定須永久保存的文書。2)13、 10年保存：1.預算、決算書類；2.會計憑證；3.事業計劃資料；4.其他經核定須保存10年的文書。3) 5年保存：1.期滿或解除之合約；2.其他經核定保存5年的文書。4) 1年保存：無長期保存必要者。5) 須銷毀的文件須經總裁辦公室主任批準后，由秘書負責并派專人監銷。第二十一條 檔案文件的調用：1) 各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填具調卷單經其部門經理批準后由秘書調閱。2) 秘書接到調卷單經核查后，取出該項檔案，并于調卷單上填注調閱的具體文件名稱、總份數及借出日期，將檔案交與調卷人員。調卷單則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。3) 于檔案室當場借閱者，可免填調卷單。4) 檔案歸還14、時，經秘書核查無誤并于調卷單填注歸還日期及簽字確認后，檔案即行歸入檔夾。調卷單由管檔人員留存備查。5) 檔案的借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。6) 調卷人員對于所調案卷，不得抽換增損。7) 調卷人員調閱檔案，應于規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應重新填寫“調卷單”不得私自授受。8) 調閱檔案限與經辦業務有關者，如調閱與經辦業務無關之檔案，需經總裁辦公室主任同意。9) 公司總裁助理以上人員調卷，由秘書負責填寫“調卷單”。由調卷人員簽字確認。10) 公司重要檔案須經總裁批準后方可調卷。第二十二條 聲像檔案管理：聲像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝15、像帶、影片(母片)、照片(含底片)、各種光電介質等及文字說明兩部分組成。第二十三條 聲像檔案是本公司檔案的組成部分，由總裁辦公室集中統一管理。第二十四條 聲像檔案種類：1) 反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；2) 各級領導人和著名人物參加的與本公司有關的重大活動的聲像資料；3) 本公司有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。4) 涉及本公司權益的聲像資料。5) 其它單位形成的與本公司有關的重要聲像資料。6) 其它具有保存價值的聲像資料。第二十五條 電子文檔管理：公司所有的檔案應盡可能制作成電子文檔，電子文檔與書面文檔及其他形式的文檔要分別保存。公司總裁辦公室秘書負責采用錄入、掃描的形式完成電子文檔的制作。借閱電子文檔的程序同借閱檔案。第二十六條 本規定自發布之日起生效，修訂權、廢止權在總裁辦公會議，由總裁辦公室負責解釋與實施。