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1、投資集團有限公司財務(wù)檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、總則第一條為了加強公司財務(wù)檔案的科學管理，建立、健全會計檔案的立卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，切實完善檔案管理工作，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本制度。第二條資金財務(wù)部是公司財務(wù)檔案的具體負責部門。資金財務(wù)部的財務(wù)檔案管理工作分為五大類，包括會計檔案管理、年度報告及審計等資料管理、預(yù)算檔案管理、保險文件管理、日常往來文件及合同檔案管理。其中每部分需依據(jù)具體情況進行詳細分類，如日常往來文件管理需分為公司內(nèi)部往來文件和外部往來文件兩大類等。二、會計2、檔案管理第三條 會計檔案的管理包括會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括： 1會計憑證類：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會計憑證。 2會計帳簿類：總帳、明細帳(依據(jù)科目建立)、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他會計帳簿。 3財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表及附表、附注和文字說明，其他財務(wù)報告。 4其他類：會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，銀行余額調(diào)節(jié)表，其他應(yīng)保存的會計核算專業(yè)資料。第四條 每月形成的會計檔案，應(yīng)由專人按照歸檔要求，負責整理立卷、裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。檔案依據(jù)上述分3、類，分別保存，憑證按月整理保存，年終將本年帳簿存檔。第五條 資金財務(wù)部指定專人負責會計檔案的保管工作，檔案柜由專人負責分類整理，檔案柜鑰匙由專人負責保管。第六條 保存的會計檔案不得外借。如有特殊需要，經(jīng)公司財務(wù)總監(jiān)批準，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，不得在會計檔案上涂畫，不得拆封、抽換會計檔案。第七條 資金財務(wù)部負責設(shè)置會計檔案查閱登記清冊，及時登記查閱人或者復(fù)制人的姓名、工作單位、日期、查閱內(nèi)容、歸還日期等。第八條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、10年、15年、20年、25年5種。其中1納稅人的帳簿、記帳憑證等資料保存期限為14、0年。2原始憑證、記帳憑證和匯總憑證保管期限為10年。3總帳(包括日記總帳)、明細帳、日記帳保管期限為10年。其中現(xiàn)金和銀行存款日記帳保管期限為15年。4固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保存3年。5輔助帳簿保存期限為3年。6月、季度財務(wù)報告保管期限為3年。年度財務(wù)報告(決算)永久保管。7會計移交清冊保管10年，會計檔案保管及銷毀清冊永久保留。8銀行余額調(diào)節(jié)表保存3年。第九條會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天計起。第十條 對會計檔案保管期限有特殊要求的，可以報公司總裁批準，報財政部、國家檔案局備案。第十一條 保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀：1編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀的會5、計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2公司總裁在會計檔案銷毀冊上簽署意見。3資金財務(wù)部經(jīng)理負責銷毀會計檔案，財務(wù)總監(jiān)與總裁辦公室主任共同監(jiān)銷。4監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司總裁。第十二條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證，不得銷毀。應(yīng)獨立抽出立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。第十三條 計算機電子財務(wù)文檔，原則上應(yīng)當打印出書面會計檔案進行保存。磁帶、磁盤、光盤等會計檔案，要進行備份保管。第十四條 公司分立，會計檔案由分立后的一方統(tǒng)一保管6、，另一方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)有關(guān)的會計檔案。對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當單獨抽出，移交業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第十五條 公司合并，原單位形成的會計檔案應(yīng)當由合并后的單位統(tǒng)一保管。第十六條 單位之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)辦理會計檔案交接手續(xù)。第十七條 交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的財務(wù)負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。三、年度報告及審計等資料管理第十八條 年度資料包括月、季、年度報表、審計報告、驗資報告等，這些報表及資料應(yīng)依據(jù)時間、類別分別由專人專柜保管。第十7、九條 年終報告、審計、驗資報告應(yīng)長期保存，分別包裝，注明名稱、截止日期、編號等。第二十條 年度報告及審計等資料原則上不予外借。如公司內(nèi)部單位或股東等需要查閱或復(fù)制，需由公司總裁批準，資料保管人需記錄發(fā)放或借出時間、姓名、工作單位、數(shù)量等，并由接收人簽字或蓋章。四、預(yù)算檔案管理第二十一條 預(yù)算檔案包括月度、季度、年度預(yù)算與年度決算案，預(yù)算調(diào)整方案，預(yù)算執(zhí)行情況等，涉及收入、費用及固定資產(chǎn)等方面。第二十二條 預(yù)算檔案按年度進行分類保管。年度預(yù)算與決算應(yīng)永久保存。五、保險文件管理第二十三條 保險文件作為公司重要文檔應(yīng)單獨予以保存。包括以下幾方面內(nèi)容：1有關(guān)投保、續(xù)保等保險往來傳真、信函等。2保險索賠8、文件。3保險合同條款、保險單據(jù)等正本文件。第二十四條 保險文件應(yīng)依據(jù)上述第二十三條所列內(nèi)容分類存檔。同時，依據(jù)保險類別進行詳細分類，如保險合同檔案可分為財產(chǎn)險、利潤損失險、第三者責任險等。第二十五條 投保、續(xù)保等往來文件應(yīng)依據(jù)時間前后存檔保管，有關(guān)保險索賠文件單獨存檔。第二十六條 保險合同正本依據(jù)保險類別建立檔案并存放于保險柜中。每一年度保險應(yīng)分別存放，并注明年度時間，不得遺失。保險單據(jù)正本作為原始憑證記帳。第二十七條 依據(jù)保險合同復(fù)印件建立檔案，合同正本不予外借。第二十八條 對每年保險合同做出明細表，注明保險類別、保險范圍、保期、保額、保率及保費等。第二十九條 及時依據(jù)新的續(xù)保合同更改明細表9、，對年度中有關(guān)投保續(xù)保情況作詳細持續(xù)記錄。六、日常往來文件、合同檔案管理第三十條 日常往來文件分為內(nèi)部往來文件及外部文件兩大類。其中內(nèi)部往來文件包括各子公司、各部門之間以及部門內(nèi)部發(fā)放的文件，包括“內(nèi)部請示報告”、“內(nèi)部通知”等；外部文件包括公司同外單位之間的所有國內(nèi)外往來文件。第三十一條 日常往來內(nèi)部文件應(yīng)依據(jù)部門進行分類，有些文件需依據(jù)內(nèi)容單獨分類保存，如員工福利、公司內(nèi)部規(guī)章制度、審計往來文件等等；外部文件應(yīng)依據(jù)往來單位進行分類存檔，如某某公司可單獨建立一個檔案。第三十二條 部門上交的數(shù)據(jù)資料文件應(yīng)單獨歸類存檔，同往來通訊事務(wù)性文件區(qū)分。第三十三條 部門對外發(fā)放文件，如內(nèi)部通知或內(nèi)部請示10、報告，需分別注釋加以區(qū)分，無論內(nèi)部文件還是外部文件，均需分別編號，以每一年度為限，如財 (請)內(nèi)2001001或財(備)外 2001001；新一年度進行重新編號，如財 (請)內(nèi)2002001或財(備)外200200l，依此類推。第三十四條 部門對外發(fā)放文件，除編號注釋外，還需用磁盤存檔保留文件內(nèi)容。文件正本需依據(jù)編號順序單獨建檔保存，以年度為限，新年度需重新建檔，以前年度原件檔案均需另行存放，不得遺失。第三十五條 公司內(nèi)部往來文件或外部文件亦需依據(jù)時間順序存檔，以年度為限。以前年度檔案需另行存放。第三十六條 公司日常文件設(shè)專人專柜保管。注明檔案名稱，以便查閱。第三十七條 依據(jù)公司文件管理規(guī)定，國家或上級主管部門下發(fā)文件正本應(yīng)由公司檔案管理部門統(tǒng)一保管。文件復(fù)印件由部門內(nèi)部留存。第三十八條 依據(jù)文件復(fù)印件單獨建立檔案。依據(jù)文件規(guī)定內(nèi)容進行分類存檔，如財政、稅務(wù)、審計、外幣兌換、房地產(chǎn)、交通、電力等等。第三十九條 依據(jù)公司合同管理規(guī)定，合同正本應(yīng)交予公司檔案管理部門統(tǒng)一存檔管理。第四十條 根據(jù)財務(wù)需要，留存合同復(fù)印件作為憑證原始依據(jù)，但有些經(jīng)營購銷合同需留用正本合同為憑證原始依據(jù)存檔。七、附則第三十八條 本制度由公司資金財務(wù)部負責解釋。第三十九條 本制度由公司總裁辦公會決定內(nèi)容的修改與補充。第三十九條 本制度自公司總裁辦公會批準，總裁簽發(fā)之日起公布、實施。