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1、融資擔保公司融資擔保貸款檔案管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 為統一規范公司融資擔保貸款文檔編號、歸檔、調檔、查閱，特制定本管理制度。一、職責（一）融資擔保業務經理1. 負責融資擔保貸款擔保前客戶資料收集與整理；2. 負責收集通過擔保評審融資擔保貸款之相關文檔、編制目錄和移交歸檔；3. 負責受理階段否決和未通過擔保評審融資擔保貸款已收集的文檔的目錄編制和檔案移交歸檔；4. 負責擔保中定期跟蹤客戶的經營情況及資信變化情況并形成保后檢查報告，移交歸檔；5. 負責個人專用章管理。（二）融資擔保部經理1. 負責融2、資擔保貸款文件、資料查閱、借出、增補的真實性和合理性的審核；負責對融資擔保貸款全程相關資料、文檔的完整性進行監督與規范。（三）風控部經理1. 負責融資擔保貸款法律風險審查并出具法律審查意見，并交由融資擔保貸款經理收集歸檔；2. 負責審核通過評審融資擔保貸款相關文檔的完整性、合法性，并監督文檔的移交；3. 負責融資擔保貸款文件文件、資料借出、增補等法律風險審核及采取補救措施。（四）檔案管理員1. 負責統一編制文檔編號；負責收檔資料及文檔的保管；2. 負責核對移交文檔與文檔目錄的一致性；3. 負責公司檔案歸檔和調檔事務管理；4. 負責跟蹤及提示借出、定期增補等文件在規定時間內歸檔。（五）副總經理13、. 負責審查整個融資擔保貸款歸檔資料的完整性；2. 負責融資擔保貸款文件查閱、借出、增補的初步審批。（六） 總經理負責融資擔保貸款文件查閱、借出、增補的最后審批。二、融資擔保貸款文檔（一）申保企業材料1. 申保企業基本材料1) 擔保融資擔保貸款申報書；2) 企業法人營業執照（副本）、企業代碼證、稅務登記證（國稅、地稅）、銀行開戶許可證；3) 公司章程；4) 企業（或相關個人）貸款卡和貸款卡打印出的信息；5) 企業近期納稅申請表及納稅證明；6) 企業法定代表人身份證明書及身份證（須本人簽名）；7) 企業全部股東的身份證（須本人簽名）；8) 董事會成員名單及簽名式樣；9) 股東會或董事會決議（根據4、公司章程）；10) 委托授權書；11) 經會計師事務所審計的近3年的及最近一期（即期）的企業財務報表（含資產負債表、損益表、現金流量表和財務報表編制說明等；若未審計，可用相關財務資料代替；12) 關于企業的全部的驗資報告（包括但不限于注冊驗資報告、歷次股權變更的驗資報告等）；2. 申保企業其他重要資料1) 申保企業如有大額資產或對經營有重大影響的資產，必須要求其提供相關權屬證明。2) 申保企業及其主要股東已經涉及的訴訟、仲裁和可能涉及的訴訟、仲裁，必須要求其提供相關判決和仲裁書。3) 其他。以上資料（1）、（4）、（5）、（8）、（9）、（10）應提供原件，其余均可提供復印件（復印件應由申保企5、業加蓋或書寫“與原件核對相符”字樣，并簽名、蓋章，且融資擔保貸款經理應在核對原件無異后簽字確認）。（二）公司內部調查及相關流程文件1.基本文件 1) 融資擔保貸款調查審批表；2) 法律審查意見書；3) 評審委員會表決意見表；4) 擔保協議書（與申保企業簽訂）、擔保合同（與借款銀行簽訂）等；5) 各類（反）擔保合同；6) 公司擔保決議、確認書、承諾函、保函、繳款通知書、止付通知書等；7) 上述5）、6）、7）項法律文件的用印申請單。2.其他文件1) 有條件通過，須補充有條件通過審批流程表；2) 擔保條件變更，須補充變更擔保條件審批；3) 否決或再議融資擔保貸款，除了最新通過的相關流程文件外，還須6、包括之前所有流程文件，以及否決融資擔保貸款復議申請。4) 出具擔保確認書時須填報擔保決議及聲明審批表（三）反擔保措施相關材料1.（第三方）保證擔保；2.土地、房產等抵押擔保；3.設備抵押擔保；4.股權質押擔保；5.商標權質押擔保；6.其他。包括：1）反擔保人的基本資料（參照申保企業）；2）需提供的有關股東會決議、董事會決議等；3）相關權屬資料；4）其他。（四）增補材料1、保后跟蹤材料；由融資擔保貸款經理及時形成文件并移交檔案管理員，由檔案管理員進行檔案補充。2、其他。三、編號管理（一）文件編號結構文件編號結構為“融資擔保貸款銀行文件名年月”，如：美旗城-中行-承諾函-201003。1.融資擔保7、貸款編號融資擔保貸款編號一般采取三四五個字中文簡寫，如福建美明達鞋業發展有限公司，可以采取“美明達”或“福建美明達”2.銀行編號銀行編號一般采取二三四個字中文簡寫，列明如下：1) 中國銀行：中行；2) 江蘇銀行：商行；3) 建設銀行：建行；4) 興業銀行：興業；5) 農村合作銀行：農合；6) 民生銀行：民生；7) 交通銀行：交行；8) 中國農業銀行：農行；9) 中信銀行：中信；10) 工商銀行：工行。3.對外文檔名各類文件直接寫明文件名，若文件不止1份，第1份為：反擔保合同1, 第2份為：反擔保合同2,文件名列明如下：1) 承諾函；2) 擔保協議書；3) 反擔保合同；4) 不可撤銷聲明；5) 8、止付通知書；6) 繳款通知書；以下不一一列明。（二）編號管理1) 融資擔保貸款文檔編號由檔案管理員統一制定；2) 融資擔保貸款確定受理后，融資擔保貸款經理應及時在檔案管理員處進行融資擔保貸款受理登記備案，檔案管理員應擬定融資擔保貸款編號目錄；3) 融資擔保貸款對外的法律文書和單證，編號由檔案管理員負責核對無誤后，才可發出。四、歸檔管理（一）文檔目錄融資擔保貸款文檔按三級目錄管理，文件按歸入一級目錄分類整理。1、一級目錄一級目錄包括申保企業材料，公司內部調查及相關流程文件、反擔保措施材料和增補材料四大類。所有融資擔保貸款文檔按四大類分類整理和編制目錄。2、二級目錄二級目錄，主要是根據不同融資擔保9、貸款之間的差異，必須提交的“其他材料”類。3、三級目錄三級目錄為二級目錄下的具體文件名。目錄格式附后。（二）目錄結構文檔目錄結構，應包括一級文檔名二級文檔名三級文件名，文件頁碼，及檔案資料交接情況。（三）印章管理1. 融資擔保貸款經理印章管理1) 融資擔保貸款經理應刻制個人融資擔保貸款檔案專用印鑒，提供“留樣”以備核對；2) 融資擔保貸款經理應負責保管好個人印鑒，不得借出給他人使用，印鑒遺失應及時報失，重新刻制報備；3) 檔案管理員應負責融資擔保貸款經理檔案專用印鑒“留樣”的保管。2. 公司檔案專用章管理公司檔案專用章由公司指專人歸口管理。（四）歸檔管理1. 整理1) 融資擔保貸款經理應負責根10、據不同擔保融資擔保貸款和反擔保措施，融資擔保貸款調查過程中客戶資信核實所需的相關材料，以及評審會要求的反擔保措施，把相關資料收集整理。2. 目錄1) 融資擔保貸款經理將整理的融資擔保貸款資料，根據目錄管理要求，編制目錄。3. 核對1) 檔案管理員應根據融資擔保貸款經理提供的資料和目錄，編制材料頁碼，并逐一核對移交融資擔保貸款資料是否與目錄一致并列明資料歸檔日期。2) 風險控制部應審查檔案目錄，與擔保融資擔保貸款和反擔保措施，融資擔保貸款調查過程中客戶資信核實所需的相關材料，以及評審會要求的反擔保措施所需的材料內容是否一致，并隨機抽檢，移交材料與檔案目錄的一致性。4. 移交1) 受理階段否決融資11、擔保貸款，如客戶沒有要求退還檔案，融資擔保貸款經理應在否決客戶之日起三個工作日內完成檔案移交；2) 評審會否決融資擔保貸款，如客戶沒有要求退還檔案，融資擔保貸款經理應在否決客戶之日起三個工作日內完成檔案移交；3) 公司給予擔保融資擔保貸款，融資擔保貸款經理應在開出用款通知書之日起三個工作日內完成檔案移交。5. 檔案簽章1) 融資擔保貸款經理、檔案管理員、風控部經理，應分別在移交人、接收人與監交人簽章。2) 融資擔保貸款經理應在所移交的文件內用個人檔案專用章簽章，檔案管理員在校對后在移交文件內用公司檔案專用章簽章。五、調閱管理調閱范圍采取分級查閱，統一審批管理，原則上不得借離公司。1.查閱權限112、) 融資擔保貸款經理只有權查閱所負責的融資擔保貸款檔案；2) 風控部經理和融資擔保部經理有權查閱所有融資擔保貸款檔案；2.審批管理1) 查閱人應根據公司查閱流程，填制查閱審批表；2) 直接上級應負責查閱人查閱需要的真實性，具有查閱的審核權；3) 副總經理負責查閱申請的初步審批權；4) 總經理負責查閱申請的最終審批權，未經總經理審批通過，查閱申請人無權查閱融資擔保貸款材料；5) 檔案管理員應負責查閱材料的及時收回、再核實和歸檔。6) 查閱資料需填報資料調用申請單逐級申請。六、借出管理客戶材料包括客戶提供的影印件、復印件材料和客戶交由公司代保管的原件。客戶材料影印件、復印件材料原則上不對外借出；由13、公司代保管材料，借出須由客戶提出申請，經核實審批后方可借出。1. 借出審批管理1) 客戶可口頭或電話提出借出請求，融資擔保貸款經理核實后，可代客戶擬定借出請求函件。借出請求函件，須經客戶法定代表人或委托代表人簽字并加蓋客戶公司公章。借出函件應列明借出文件名、事由及歸還時限。2) 融資擔保貸款經理須按公司流程填制正件借用申請單，均我方工作人員簽名屬實之復印材料視同為正件材料；3) 主管部門經理須核實借出的真實性和合理性，并監促融資擔保貸款經理及時返還借出文件；4) 風控部經理須核實原件借出后法律風險；5) 副總經理負責查閱申請的初步審批權；6) 總經理負責查閱申請的最終審批權，未經總經理審批通過14、，查閱申請人無權查閱融資擔保貸款材料；7) 檔案管理員根據借出申請及申批的時限，及時用電子郵件警示融資擔保貸款經理及相關責任人。七、檔案增補增補內容包括定期的保后跟蹤報告、客戶法人主體變更以及相關法律文書變更等材料。增補管理1) 保后跟蹤報告等常規性文件，經主管部門經理、風險部經理和主管副總閱后，便可增補歸檔，按一般文件歸檔來管理，由融資擔保貸款經理、檔案管理員和風控部進行移交、接收與監交工作；2) 檔案管理員必須列明文件增補的時間；3) 檔案管理員負責規定時間必須增補文件的時間提示、催交及歸檔工作；4) 對于按常規管理要求在規定的時間內沒有移交的報告，須經主管部門經理審核后方可移交。索引號內15、容原件份數復印件份 數頁數備注1基本材料3401561)委托擔保申請書和擔保融資擔保貸款申請表162)企業法人營業執照、企業代碼證、稅務登記證、銀行開戶許可證663)公司章程194)企業（或相關個人）貸款卡和貸款卡打印出的信息115)企業近期納稅申請表及納稅證明266)企業法定代表人及股東身份證、個人信用報告337)股東會或董事會決議118)相關企業財務報表10489)驗資報告11810)企業簡介1211)企業榮譽4412)企業電費繳交情況31513）企業及個人對帳單42914）企業之間合作協議12其他重要資料1)相關權屬證明1382)判決和仲裁書擔保資料清單(客戶基礎檔案資料)融資擔保貸款名16、稱： 融資擔保貸款檔案號： 歸檔日期：交件人： 時間：接件人： 時間：監交人： 時間：（本目錄由融資擔保貸款經理填報）公司內部調查及相關流程文件融資擔保貸款名稱： 融資擔保貸款檔案號： 索引號內容原件份數復印件份 數頁數備注1基本文件 1)擔保融資擔保貸款調查書A角報告2)擔保融資擔保貸款調查書B角報告3)法律審查意見書4)評審委員會表決意見書5)擔保協議書6)與銀行擔保合同、借據7)各類（反）擔保合同8)公司決議9)不可撤銷聲明10)承諾函11)繳款通知書12)止付通知書13)同意用款通知書14)各類用印申請單15）收妥通知及移交證明2其他文件1)有條件通過融資擔保貸款審批表2)變更擔保條件17、審批3)否決融資擔保貸款復議申請交件人： 時間：接件人： 時間：監交人： 時間：（本目錄由融資擔保貸款經理填報）反擔保措施相關材料融資擔保貸款名稱： 融資擔保貸款檔案號： 歸檔日期：索引號內容原件份數復印件份 數頁數備注1反擔保方基本材料（參照申保企業）1）（第三方）保證擔保2）土地、房產等抵押擔保3）設備抵押擔保4）股權質押擔保5）商標權質押擔保2相關權屬資料3其他資料交件人： 時間：接件人： 時間：監交人： 時間：（本目錄由融資擔保貸款經理填報）增補材料融資擔保貸款名稱： 檔案號：索引號內容原件份數復印件份 數頁數備注1保后跟蹤材料2其他資料交件人： 接件人： 監交人： （本目錄由檔案管理18、員填寫）總目錄融資擔保貸款名稱： 檔案號：索引號內容頁碼備注1申保企業材料1)基本材料2)其他重要資料2公司內部調查及相關流程文件1)基本文件 2)其他文件3反擔保措施相關材料1)基本材料2)其他資料4增補材料1)保后跟蹤材料2)其他資料（本目錄由檔案管理員填寫）融資性擔保業務企業提供材料清單1營業執照副本復印件2份2代碼證復印件2份3企業章程復印件1份4法人代表身份證復印件2份 (如有委托公證書請提供)5股東身份證復印件2份6上一年度至今繳納電費復印件1份7近六個月銀行往來對帳單1份（含個人主要結算帳戶）（以上七項為承諾函發出前企業需提供，反擔保企業應提供資料類同）8稅務登記證復印件1份9開19、戶許可證復印件1份10最近驗資報告復印件1份11企業工商登記基本情況表1份（到行政審批中心工商窗口打印）12貸款卡復印件1份和貸款卡打印信息1份（銀行打印）13法人代表或實際經營者個人征信系統信息1份（銀行打印）14 企業上年度的會計報表（復印件），以及近期企業會計報表復印件1份-需含現金流量表15主要存貨、固定資產、長期投資明細表，應收、應付、其他應收、其他應付帳款明細以及帳齡分析表各1份等16去年以及今年至今納稅證明1份（稅務部門打印），上一年度至今繳納電費復印件1份（816為承諾函發出后企業需補充提供資料，反擔保企業應提供資料類同）注：請嚴格按以上順序及份數整理，并加蓋公章證明與原件相符20、。請通過順豐快遞（專線4008111111）寄至：江蘇省徐州市銅山區北京南路518號 收件人；擔保有限公司 郵編：221112 聯系專線：051683316888 擔保公司資料調用申請單（一） 擔保 典當 創投 客戶（二） 事由： （三） 去向： （四） 清單詳列：1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 三級審批：申請人： 保管人： 總經理/常務董事： 年 月 日擔保公司正件借用申請單年 月 日（五） 擔保 典當 創投 貿易 源清貿易 御臨貿易 客戶 （六） 事由（“申請人+風險崗”雙人執行并及時歸還保管人）： （七） 去向： （八） 清單詳列：11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 申請人： 服務中心： 總經理/常務董事： 保管人： 風險崗： 歸還時間： 保管人簽收：擔保公司用章申請單年 月 日（九） 擔保 典當 創投 貿易 （十） 公章 財務公章 發票專用章 私章: 、 、 （十一） 事由：蓋章 借用（“申請人+風險崗”雙人執行并及時歸還保管人） （十二） 去向： （十三） 清單詳列：21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 蓋章申請申請人： 服務中心： 總經理/常務董事： 保管人： 借用申請申請人： 服務中心： 總經理/常務董事： 保管人： 風險崗： 歸還時間： 保管人簽收：