公司合同管理制度附資信調查表.doc
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上傳人:職z****i
編號:1134272
2024-09-08
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1、公司合同管理制度附資信調查表編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 1 為加強合同管理,保障公司的合法權益,預防合同糾紛,促進公司依法經營管理,特制定本制度。2 適用范圍本制度適用于公司各部門、本制度適用于加盟、廣告、代理銷售、采購、維修等方面的合同。分公司可參照本制度另行制訂細則。有關勞動合同和勞務合同管理制度另行制定,不適用本制度。3 職責權限3.1 總部總裁辦法務主管負責總部直屬各類合同的文本規范及法律風險的防范,包括合同內容和形式的合法性、嚴密性、可行性等。3.2 財務部門主要負責審查合同支付要約是否符合公司的財務2、管理及支付條件,并督導收付履約。3.3 合同經辦部門負責合同的履行跟蹤、及所經辦合同資料的整理歸檔。3.4 總部簽訂的合同,根據分權規范管理辦法,可由權限內分管領導批準;涉及到費用大于2000元、或有合同違約、變更事宜的,統一由執行總裁審核、總裁批準;合同的履行,視其所涉金額大小,根據分權規范管理辦法和財務有關審批制度,由權限內的分管領導審批。合同履約責任,由各部長承擔。3.5 各直營公司、經營單位的合同管理需依據分公司首責人權限設置,權限內的合同簽訂和履行,報備總部總裁辦,權限外的合同簽訂和履行報總部批準。合同的履約責任由各公司、經營單位首責人承擔。總裁辦有權對分公司合同管理工作進行監督檢查3、。4 內容與要求4.1 合同的簽訂準備 簽訂合同,必須嚴格遵守國家的法律、法規、政策以及其他有關規定。 在簽訂合同前,洽談人、經辦人、簽約人必須做好以下各項工作后,方可簽訂合同。主要包括:a) 對方當事人主體資格(營業執照)、經營權限、履約能力(各種資質證書)以及資信情況(附件3)、對方簽約人的簽約權限等。b) 我方的履約能力、對市場進行預測和調查、合同的可行性和合法性,防止簽訂無效合同。c) 對資信不明、資信狀況不好,且無可靠擔保單位的,不得與之簽約。 簽訂合同,應驗證對方相關證明文件,核對無誤后方可正式簽訂合同,對方交驗的證明文件要妥善保管。4.2 合同簽訂流程及權限法務財務執行總裁加盟洽4、談填寫格式合同審核YESNO審核NO審核YESNOYES審核NO簽訂合同YES總裁YES批準NO 加盟合同簽訂流程 1洽談 由加盟工作人員負責與客戶進行洽談,洽談時注意控制選址的確認。 2填寫格式合同 由洽談經理負責與客戶進行溝通,相關權利義務經雙方確認無異議后,填寫加盟格式合同,報上級審核批準。如有條款修改,必須先填寫加盟合同呈報簽批表,報法務、執行總裁審核、并經總裁批準后,方可修改簽約。 3合同評審 洽談經理書寫完成加盟合同(或加盟意向書)后,填寫合同評審記錄表,先交由加盟首責人從內容上對合同進行審核,再交由總裁辦法務主管從法律上對合同進行審查,由財務對加盟費收取是否符合標準進行審查,最后5、交執行總裁和總裁審核,審核人員審核后均須將意見寫入合同評審記錄表(附件4)。 4合同簽訂 合同評審完成后,由加盟商(乙方)代表人簽字。其后,由行政人員填寫裕興公司公章使用申請單,持合同原件至總裁辦辦理蓋章手續,同時加蓋騎逢章。 采購合同 (流程圖見附件5) 1與供方洽談 一般采購由物流中心采購人員與供方進行洽談,確認到貨方式和時間、驗收標準、價格和付款方式。涉及年度采購總額在200010000元的項目,需提供三家以上詢比價記錄并報財務、執行總裁審核、總裁審批;涉及年度采購總額在10000元以上的項目,需進行招標采購。2起草合同我公司有固定采購合同的盡量使用本公司合同文本,本公司沒有的可重新起草6、或使用其它文本。3合同評審無論是本公司起草的合同還是借用其他合同文本,均需填寫合同評審記錄表,先由物流中心首責人從內容上進行審核,再由法務審核合同的合法性、財務對合同付款方式、付款金額及票據合法性進行審核,最后報總裁審核。審核人員審核后均須將意見寫入合同評審記錄表。4合同簽訂 合同評審完成后,由供方(乙方)代表人簽字并蓋章,采購經辦人填寫裕興公司公章使用申請單,持合同原件至總裁辦辦理蓋章手續,同時加蓋騎逢章。 廣告業務合同(流程圖見附件5)1洽談公司對外廣告業務合同,統一由品牌管理中心負責對外進行洽談。2起草合同。由品牌管理中心負責合同內容的擬定,明確雙方的義務和權利。3合同評審(協議)合同起7、草 經辦人填寫合同評審記錄表 品牌管理中心首責人審核 法務審核 財務審核 總裁審核。審核人員審核后均須將意見寫入合同評審記錄表。4合同簽訂合同評審完成后,由供方(乙方)代表人簽字并蓋章 品牌管理中心經辦人填寫裕興公司公章使用申請單,持合同原件至總裁辦辦理蓋章手續,同時加蓋騎逢章。4.2.4 維修/裝修合同 (流程圖見附件5)1洽談一般維修/裝修項目,由物流中心選擇維修/裝修合作方,并對維修/裝修合作方式,價格,付款方式等相關內容進行洽談。維修/裝修項目,年度總額在200010000元的項目,需提供三家以上詢比價記錄并報財務、執行總裁審核、總裁審批;年度總額在10000元以上的項目,需進行招標。8、2起草合同物流中心經辦人就合作雙方洽談情況起草合同,合同應公平公正。3合同評審合同起草完成后 經辦人填寫合同評審記錄表 物流中心首責人審核 法務審核 財務審核 總裁審核。審核人員審核后均須將意見寫入合同評審記錄表4合同簽訂合同評審完成后,由供方(乙方)代表人簽字并蓋章 物流中心經辦人填寫裕興公司公章使用申請單,持合同原件至總裁辦辦理蓋章手續,同時加蓋騎逢章。業務類合同 租賃、置換等業務類合同,公司已有格式版本,如需修改,由公司法務人員或杭州公司行政人員修改,初稿完成后,需組織相關財務、業務等人員一起討論、對合同進行評審,評審通過的報分管領導審批,批準后需到工商局備案,再發放到各片區、門店,啟用9、新的格式合同。其它合同簽訂流程: 經辦人洽談 經辦人起草合同 合同評審(部門首責人/法務/財務/執行總裁/總裁依次序審核) 簽訂合同4.3 合同的履行 合同依法成立,即具有法律約束力。一切與履行合同有關的部門、單位和員工都必須本著“重合同、守信譽”的原則,嚴格執行合同所規定的義務,確保合同的實際履行或全面履行。 合同簽訂后,合同經辦部門必須指定一名合適的員工作為合同的履行責任人。被指定的員工對該合同的履行承擔責任,負責到底。指定合同履行責任人后,在該合同履行完畢之前,原則上不更換人。特殊情況需要更換履行責任人的,雙方應當做好交接工作,并及時書面通知合同相對方。原履行責任人必須將合同資料完整地移10、交給接任人。 財務部門按照合同的規定收款或付款。支付與合同有關的款項,務必認真審查合同內容,確認對方單位的名稱、開戶行、銀行帳號等是否與合同規定一致,以防錯付。除對方單位正式書面委托以外,嚴禁任何人擅自改變收款單位付出款項。合同履行中的收款或付款細則,參見合同費用收付管理細則。 在合同履行過程中,對任何涉及各方當事人的或者義務發生變化的事項,均必須獲得有關當事人的書面同意或者確認,取得書面憑證。 合同履行中在向對方當事人發出或者簽收、確認改變合同權利、義務的書面憑證之前,應當先咨詢公司法務主管律師意見并獲得其認可。違者按其造成的后果承擔行政責任、經濟賠償責任直至法律責任。 合同的履行責任人,必11、須完整地收集合同履行過程中產生的全部書面憑證并妥善保管。丟失合同有關資料的,按其造成的后果承擔相應的行政責任、經濟賠償責任直至法律責任。 合同履行完畢的標準,應以合同約定或法律規定為準。沒有合同約定或法律規定的,一般應以物資交清、工程竣工并驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續為準。驗收報告一律要按合同規定并通過合同管理部門批準方可向對方出具。 公司總部有關部門、簽約人和經辦人應隨時了解、掌握合同的履行情況,發現問題及時處理或向總裁匯報。對于因自身原因造成合同不能履行、不能完全履行的,應追究有關人員的責任。4.4 合同的管理4.4.1 公司對合同實行分級管理、專業歸口及法人授權委托書管理、公章管理12、檔案管理等制度。凡公司有定式合同的,要求優先使用定式合同。4.4.2 合同經辦部門在合同簽訂時,要求一式三份,一份本部門使用,一份交財務,一份交檔案室存檔。4.4.3檔案室及合同經辦部門要做好以下基本工作。具體內容如下:a) 建立合同檔案。做好本公司的合同的檔案管理,每一份合同都必須有一個編號,不得重復、遺漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件,合同文本的簽收記錄,合同分批履行的情況記錄,變更、解除合同的協議(包括文書、函電等),均應妥善保管。b) 建立合同管理臺帳:合同承辦部門應根據合同的不同種類,建立合同臺帳(一式二份)。其主要內容包括:序號、合同號、經辦人、對方單位、簽約日期、合同標的13、價金、履行期限、履行情況及備注等。合同臺帳一份按月登記,另一份按年度登記,留本部門長期保存。 法務部應建立合同臺賬,包括公司各類合同的基本格式、審核過的合同明細登記、合同修訂記錄等。財務部應就合同中與費用收付有關的問題,建立單獨明細賬,對款項支付根據時間和重要性、緊迫性程度進行排序,使能夠時時明確合同履行的程度、費用收付的進度、合理安排款項進出。合同的借用 存檔合同要借用時,必須按以下流程操作:4.4.6.1 借用人填寫借用審批單 合同借用部門首責人簽字 合同經辦部門首責人簽字 檔案室負責人簽字 憑表到檔案室借用4.4.6.2 如借用人為合同經辦部門人員時,可直接填寫工作聯系單到檔案管理部門14、簽字后,可直接到檔案室借用。 每半年需進行一次集中的合同盤點,先由經辦部門、法務部、財務部、檔案室各自整理臺賬及其資料,再由法務部牽頭召開總結討論會,內容為半年內合同的起草、定式、合同履行、合同檔案等合同管理問題,目的在于及時總結經驗教訓,對于同類型合同,可盡早定式,對于個性合同,可尋找風險防范的方法,以及發現合同在簽訂、履行等過程中的問題。4.7 獎勵與懲罰 本公司對在合同管理中成績顯著和為本公司獲得超額收益或避免、挽回重大經濟損失的部門和個人,給予表揚或一定獎勵。 違反國家法律、法規和本規定,在簽訂、履行合同和合同管理中失職、瀆職或以權謀私,損害國家和本公司利益的,應視情節輕重,依據有關規15、定追究責任人的行政、經濟責任;構成犯罪的,移交司法機關依法追究刑事責任。 簽訂合同,必須以維護公司合法權益和提高經濟效益為宗旨,嚴禁借簽訂合同假公濟私、損公肥私。合同洽談人、經辦人對所洽談、經辦的合同的下列事項負責并承擔責任:a) 對方當事人的情況;b) 合同內容的真實性;c) 價格條款的合理公平。合同洽談人、經辦人因過失或故意導致上列情況不明、不實、不公,造成我方經濟損失的,應按其過失或故意所造成的損害后果,承擔相應的行政責任、經濟賠償責任直至法律責任。 負責審查合同的部門和員工,因工作失職或循私舞弊而疏忽、放任審查,致使不該簽訂的合同得到簽訂而造成經濟損失的,應按后果及其責任的大小,承擔相16、應的行政責任、經濟賠償責任直至法律責任。 合同承辦人不得以口頭承認形式改變合同權利或者義務。對因口說無憑造成損失的,責任人應按后果及責任的大小,承擔相應的行政責任、經濟賠償責任直至法律責任。 以變更、解除合同為名,以權謀私、假公濟私、損公肥私的,一經發現,提請司法機關追究其法律責任。 合同履行不能或變更、解除而造成損失,過錯在我方的,公司保留追究相關責任人的管理責任和法律責任的權力。5 其它5.1 本制度由公司總裁辦負責解釋。5.2 本制度經總裁簽發批準之日起實施。附件1法人委托書申請單申請被授權人:姓 名: 性 別: 年 齡: 工作部門: 職 務: 申請被授權人在 (工作部門)從事 工作,其17、與 有限公司的勞動合同期限從 年 月 日始至 年 月 日止。現申請代表 有限公司進行 (授權范圍) 萬元人民幣以內的合同的商談、會議紀要、意向書及合同草稿及相關書面文件的簽署,對 有限公司形成法律約束力的文件,必須蓋 合同專用章確認。被授權人義務:1. 被授權人以 有限公司所進行的一切活動必須在以上授權范圍內進行2. 被授權人不得將法人委托書擅自涂改、轉借、濫用或丟失3. 被授權人必須遵守并執行公司內部相關管理規程4. 被授權人如違反協議中相關內容,公司可對其進行通報批評、扣發工資、扣發績效獎金、降職、直至解除勞動合同等懲罰,公司同時保留對公司遭受損失要求賠償責任的權利。 被授權人簽字: 部門18、負責人: 年 月 日附件2法人委托書本公司委托 在授權范圍內開展業務活動。受托人有權與 簽訂 合同,不得超越委托權限。本委托書與身份證合并使用,不得轉借他人。合同的商談、會議紀要、意向書及合同草稿及相關書面文件對 有限公司形成法律約束力的文件的簽署,必須蓋 行政或合同專用章確認。委托權限:委托期限:法定代表人:委托單位(蓋章):年 月 日附件3資 信 調 查 表 順序號:單位名稱(全稱):單位地址:營業執照號碼 開戶銀行經濟性質賬號注冊資金法定代表人或負責人單位概況及項目(產品、服務、資金)來源:是否初次合作:歷次合作情況(我方或第三方是否有違約情況發生):是否有可靠資信:聯系人姓名聯系人電話19、填表單位填表人姓名填表日期注:1.本表一式二份由合同簽訂人員填寫。一份報合同評審組作為合同評審依據,一份合同承辦部門;2.有標記的為常規項目;3.需方營業執照復印件附后。附件4合 同 評 審 記 錄 表編號: 順序號:初次評審 修訂合同編號對方單位評審方式評審日期評審負責人評審單位1.合同承辦部門意見:評審人: 日期:2. 分管部長意見:評審人: 日期:3.財務部意見:評審人: 日期:4.公司法務主管意見:評審人: 日期:5. 其它相關部門意見意見:評審人: 日期:6.執行總裁意見:評審人: 日期:7.總裁意見:評審人: 日期:備 注評審結論總裁: 日期:注:本表由合同簽訂部門負責填寫,簽完后與合同原件一起存檔保存。附件5法務財務執行總裁經辦部門洽談起草合同審核YESNO審核NO審核YESNOYES審核NO簽訂合同YES總裁YES批準NO一般合同簽訂流程